Rechnungseingangsworkflow in DOCUframe

Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat wichtige Vereinfachungen im Bezug auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen für Unternehmen gebracht. Im Wesentlichen lauten diese Vorteile: Steuerliche Gleichbehandlung von Papier- und elektronischer Rechnung, elektronische Signatur oder andere Verfahren, Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit, Innerbetriebliches Kontrollverfahren muss schriftlich dokumentiert sein, Elektronische Rechnung muss elektronisch archiviert werden (10 Jahre), Konkludente Zustimmung möglich.

Auf Kundenanfrage haben wir von yourIT bereits Ende 2010 innerhalb kürzester Entwicklungszeit einen komplexen Rechnungseingangsworkflow (auch Eingangsrechnungsworkflow oder Rechnungsworkflow) mit einem mehrstufigen Freigabeprozess auf Basis von DOCUframe entwickelt. Wichtig für uns dabei war, dass dieser Rechnungsworkflow an beliebige ERP-Systeme angebunden werden kann, z.B. SAP, Navision, Infor, Proalpha, Abas, ...)

Rechnungseingangsworkflow-in-DOCUframe-mit-Buchungsfahne

 

Ihr Nutzen durch den Einsatz des DOCUframe-Rechnungsworkflows:

• Basis-Nutzen:
• schneller
• zuverlässiger
• transparenter
• rechtssicher
• Prozess-Nutzen:
• kürzere Durchlaufzeiten
• schnellere Informationsgewinnung
• strukturierte Arbeitsabläufe
• Unternehmens-Nutzen:
• Einhaltung der Skontofristen
• Vorteile im Wettbewerb
• gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
• Kostenersparnis
• Kundenbindung

 

Die Prozesschritte beim Rechnungseingang:

Nicht alle Prozesschritte beim Rechnungseingangsworkflow sind bedingungslos lohnenswert. Ab nur wenigen Eingangsrechnungen sollten Sie durchführen:

• Scannen
• Erfassung Finanzbuchhaltung
• Prüfung
• Endkontrolle Finanzbuchhaltung
• Freigabe
• Archivierung der Eingangsrechnung

Lohnenswerte Prozesschritte im Rechnungseingangsworkflow

Erst ab einer Anzahl von Eingangsrechnungen von mehr als 50.000 pro Jahr lohnen sich in der Regel folgende weitere Prozesschritte:

• Vorverarbeitung
• Texterkennung
• Klassifizierung
• Datenextraktion

Erfahrungsgemäß machen die meisten Unternehmen mit weniger als 50.000 Eingangsrechnungen den Fehler, zu viele Prozesschritte bei der Einführung eines Rechnungseingangsworkflows zu wollen. Irgendwann im Projekt stellen sie fest, dass sich das Projekt so nicht rechnen wird - und dann entscheiden Sie sich, erstmal gar nichts einzuführen. Dabei wäre es nur logisch, sofort die Projekt-Anforderungen auf die zuerst genannten Prozesschritte zu reduzieren und erstmal diese einzuführen.

Weshalb die moderne elektronische Rechnung die klassische Papierrechnung ersetzen wird

Folgende Vorteile bietet der Empfang elektronischer Rechnungen dem Rechnungsempfänger:

• Scannen (OCR) entfällt
• Sofortige elektronische Archivierung
• Volltextsuche möglich
• Einfache unternehmensweite Distribution möglich
• Wenn Daten mitgeliefert werden, können diese automatisch an das ERP-System weitergegeben werden.
• Verfahrensdokumentation
• Innerbetriebliches Kontrollverfahren
• Die Ersparnis für den Rechnungsempfänger beträgt etwa 10 EUR je Eingangsrechnung.

Das sollten Sie nutzen: Versenden Sie ab sofort nur noch elektronische Rechnungen (siehe hierzu http://www.E-Billing.de) und fordern Sie zusätzlich Ihre Lieferanten dazu auf, Ihnen ab sofort nur noch elektronische Rechnungen auszustellen. Wir unterstützen Sie sehr gerne dabei.

Handlungsempfehlung:

Der Rechnungseingangs-Workflow ist ab sofort als yourIT-Modul für DOCUframe bei uns erhältlich und kann bei Bedarf einfach an Kundenanforderungen angepasst werden. Anfragen bitte über unser Kontaktformular. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele