10 Jahre yourIT - ein innovatives Systemhaus entsteht

Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System

Uns 3 neugebackenen Geschäftsführern war schnell klar: Wenn wir nicht sofort eine größere Anzahl Mitarbeiter für (Projekt-) Verwaltung und Vertrieb einstellen wollten, mussen wir ein IT-System finden und so aufbauen, das dieses uns so gut wie nur möglich unterstützt. Unnötige Prozesse konnten und wollten wir uns nicht leisten.

Ich muss zugeben, es lag vermutlich vor allem an mir, dass wir nicht bei Microsoft Outlook / Exchange geblieben sind. Als Vertriebler wünschte ich mir eben eine besondere Sicht auf Kunden, Ansprechpartner, Projekte, Vorgänge, Produkte, Dokumente und andere Informationen. Ich hatte viele Fragen - und als Non-IT´ler traute ich mich, diese zu stellen: 

• Weshalb sind in meinem Outlook-Eingang nur E-Mails? Weshalb sind die anderen Dokumente wie z.B. Faxe oder Besuchsberichte woanders abgelegt – z.B. im Papierordner oder im Explorer? 
• Wie bekommen wir alle Dokumente elektronisch dargestellt, damit wir alle gleichzeitig, jederzeit und von überall auf diese zugreifen können? 
• Wie ist die optimale Struktur im Explorer? Kunde – Produkt - Projekt oder Produkt – Kunde – Projekt oder doch besser Projekt – Kunde – Projekt? In meinen Gesprächen mit den Kollegen stellte ich schnell fest, dass jeder anders dachte. Daraus folgte die nächste Frage: 
• Wieso muss man überhaupt eine feste Struktur vorgeben? Wäre es nicht denkbar, alle Objekte einfach mal anzulegen und dann nach Bedarf zu verknüpfen? 
• Wenn mein Posteingang doch bereits die E-Mail-Adresse einer eingehenden E-Mail erkennt – wieso verknüpft er dann nicht dieses E-Mail-Dokument sofort mit dem Ansprechpartner und der diesem zugeordneten Hauptadresse? Was ist mit Eingangsfaxen? Könnte man so auch Dokumente automatisch mit den passenden Projekten/Vorgängen verknüpfen? 
• Wieso muss man E-Mails und andere Dokumente nach dem Ablegen (z.B. im CRM) danach noch einmal archivieren? 
• Wenn mir ein Kunde anruft, wie bekomme ich dann schnellstmöglich die gesamte elektronische Kunden- und Projektakte auf meinen Tisch? Wenn das Telefon mit dem Server verbunden ist – wieso öffnen sich diese Akten dann  nicht bereits beim Anruf des Kunden?

Ich vermute, mit meinen Fragen ging ich meinen beiden Mitgeschäftsführern so lange auf die Nerven, bis mein Bruder Ralf mit mir im September 2002 nach München zur Systems fuhr. Ich kam mir damals vor wie ein Bub, der mit seinem Vater in den Spielwaren-Großmarkt fahren durfte um sich etwas auszusuchen. Allerdings hatte ich mit meiner rein kaufmännischen Ausbildung das Problem, dass ich annähernd kein Wort von dem verstand, was die Verkäufer an den Messeständen mir zu verkaufen versuchten. Das wiederum zeigte mir, dass wir mit unserer Geschäfts-Idee, EDV-Lösungen für unsere Kunden verständlich darzustellen, auf dem richtigen Weg waren. Zum Glück hatte ich meinen Dolmetscher dabei – in Form meines Bruders Ralf. Dieser bemühte sich redlich, den IT-Abkürzungs-Kauderwelsch irgendwie zu übersetzen. Teilweise musste aber auch er aufgeben. Die Aussteller erzählten uns von DMS, CRM, CMS, ERP, CTI, … Auf meine Fragen gingen dabei die wenigsten ein. Das war denen egal. Ich sollte mich anscheinend deren Lösung anpassen und nicht deren Lösung an mich. Mir schwirrte bald der Kopf und wir waren kurz davor, die Sache aufzugeben und wieder nach Hause zu fahren.

Am späten Nachmittag dann standen wir plötzlich am Stand der GSD Software und alles änderte sich schlagartig. Während wir uns auf dieser armseligen Systems 2002 bis dahin unsere Getränke selber kaufen mussten, hatten wir am GSD-Stand sofort einen Kaffee in der Hand und es gab sogar noch etwas zu beißen dazu. Als Schwaben erkannten wir am auf diesem Stand gesprochenen Oberfränkisch sofort: Hier verstellt sich keiner! Die sind alle echt! Ein Mitarbeiter nahm sich wirklich Zeit für uns, hörte sich meine Non-IT-Fragen geduldig an und präsentierte uns dann „DOCUframe“.  Plötzlich jemand, der meine Ideen aufnahm, verstand und mir eine Lösung vorstellte, die genau dafür gemacht war, Dokumente und Informationen mit Adressen, Ansprechpartnern, Projekten, Vorgängen und Produkten zu verknüpfen. Das wichtigste Wort, das ich an diesem Tag lernte war sicherlich „objektorientiert“. Denn DOCUframe bringt eine objektorientierte Datenbank mit – das bedeutet, dass tatsächlich alles mit allem verknüpft werden kann. Es gibt kein oben und unten, kein rechts und kein links. Eine fantastische Lösung für flexible Unternehmen mit Ideen!

Zwei Wochen nach der Messe kauften wir DOCUframe als zentrale IT-Lösung für alle unsere wichtigsten Prozesse als IT-Systemhaus. Wir fuhren mitten im Winter zu GSD nach Oberfranken und besuchten alle verfügbaren DOCUframe-Schulungen - auch ich! Ich denke, ich spreche hier im Namen meiner Geschäftsführer-Kollegen: Bis heute war der Kauf von DOCUframe eine unserer wichtigsten und besten Entscheidungen. Wir haben es nie bereut.

Aber damit ging es erst los. Kurz darauf fragte uns nämlich GSD, ob wir nicht Partner für deren Lösungen werden möchten. Und damit begann unsere erfolgreiche Karriere des Geschäftsbereichs Solutions, den damals mein Bruder Ralf übernahm. Wer konnte damals ahnen, dass viele der heutigen Lösungen bei unseren Kunden auf Basis dieser Software-Lösung DOCUframe entstehen würden.

Tipp 1: Wenn Sie jemals auf einer IT-Messe an einem Stand das Logo der GSD-Software erblicken, gehen Sie bitte auf keinen Fall dran vorbei!Gehen Sie stattdessen an den Empfang, lassen Sie sich einen Kaffee und/oder ein Häppchen anbieten und hören Sie einem der GSD-Mitarbeiter zu, wenn er Ihnen in breitestem Oberfränkisch die Vorzüge der GSD-Software-Lösungen ERPframe, DOCUframe, DATAframe, FIBUframe, … erklärt. Man sieht sofort, dass denen ihre Arbeit am Messestand Spaß macht und dass sie von den eigenen Lösungen absolut begeistert sind. Im Messe-Alltag tut so etwas wirklich gut. Und vielleicht bekommen Sie so die Gelegenheit, den visionären Firmengründer Hans Rebhan kennen zu lernen , der sich z.B. die heutigen Leistungen von DOCUframe zu einer Zeit vorstellen konnte, als Festplattenplatz wirklich noch eine große Rolle spielte. Scheuen Sie sich nicht, dem ehemaligen Elektromeister die Hand zu drücken. Er ist ein ganz netter.

Tipp 2: Die Systems in München ist mittlerweile Geschichte. Die Nachfolgemesse ist die IT&Business in Stuttgart - also bei uns um die Ecke. Wir werden auch in 2012 gemeinsam mit unserem Netzwerk IT&TK der IHK Reutlingen daran teilnehmen. Besuchen Sie mich doch an unserem Stand in Halle 3- F62! Schreiben Sie mir, wenn Sie noch kostenlose Eintrittskarten benötigen. Übrigens: Auch GSD Software wird auf der Messe ausstellen. Ich begleite Sie gerne dorthin.

Übersicht zu dieser Serie von Posts:
Teil (1) Wie alles begann
Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System
Teil (3) Das Ende der Volma – unser erster großer IT- Wartungsvertrag
Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde
Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?
Teil (6) Was macht eigentlich ein Datenschutzbeauftragter? folgt am Montag 10.09.2012