Donnerstag, 29. August 2013

Ja zur E-Mail-Archivierung - aber nie im isolierten E-Mail-Archiv

Seit Anfang 2007 sind E-Mails in Unternehmen offiziell Geschäftsbriefe. Gesetzliche Vorgaben verpflichten Unternehmen in Deutschland dazu, E-Mails und andere Geschäftsbriefe über viele Jahre hinweg revisionssicher (vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar) zu archivieren.


Erst vergangene Woche kam wieder ein Kunde auf mich zu, dem seine beiden bestehenden IT-Dienstleister zwei unterschiedliche isolierte E-Mail-Archive angeboten hatten - in diesem Fall waren es MailStore und Reddoxx. Er wollte von mir wissen, welches der beiden Systeme ich ihm empfehlen würde. Meine Antwort: Grundsätzlich bin ich für E-Mail-Archivierung. Ich würde aber keinem Unternehmen ein isoliertes E-Mail-Archiv empfehlen.

Vorteile/Nutzen der E-Mail-Archivierung

Zuerst will ich hier kurz die Vorteile und den Nutzen einer E-Mail-Archivierung benennen.

Vermeidung rechtliche Nachteile

Die in vielen Unternehmen praktizierte wissentliche Verletzung der gesetzlichen Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen und nicht selten auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

Wirtschaftliche Vorteile

  • Schutz vor Datenverlust: Schluss mit fehlenden E-Mails durch defekte PST-Dateien oder durch absichtliche oder unabsichtliche Löschung durch Mitarbeiter.
  • IT-Kosten reduzieren: E-Mail-Archivierung hilft gegen überlastete Server, steigende Storage-Kosten sowie aufwändige Backup- und Restore-Prozesse. Finanzielle Risiken durch Datenverlust und rechtliche Konflikte mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Behörden, etc. werden minimiert.
  • Produktivitätssteigerung durch schnelles Suchen und Finden über alle E-Mails im Unternehmen

Technische Vorteile

  • Kontrolle über alle E-Mails im Unternehmen
  • E-Mail-Server entlasten
  • Speicherbedarf reduzieren
  • Backup- und Restore-Prozesse vereinfachen
  • Verteilte E-Mails zusammenführen
  • Postfach-Begrenzungen abschaffen
  • Ständige Verfügbarkeit aller E-Mails im Unternehmen, auch im Falle eines Ausfalls des E-Mail-Servers.
Die genannten Vorteile sollten jeden Unternehmer und IT-Verantwortlichen überzeugen, sofort eine E-Mail-Archivierung im Unternehmen einzuführen. Allein über das schnellere Suchen und Finden amortisieren sich die Investitionskosten für Lizenzen und Einführung in der Regel in 6-12 Monaten.

Aber wenn Sie das Thema schon angehen, es gibt auch...


Kritik an isolierter E-Mail-Archivierung

Vgl. hierzu Wikipedia"Die isolierte Archivierung von E-Mails stellt für Unternehmen [...] ein Risiko dar, da E-Mails in einen Sachzusammenhang mit anderen elektronischen Dokumenten gebracht werden müssen. Information muss entsprechend Inhalt, Nutzung und Rechtscharakter archiviert werden und nicht in Abhängigkeit von der Form. Es setzt sich daher der Ansatz des E-Mail-Managements durch, der E-Mails an elektronische Archivsysteme übergibt, die auch andere elektronische Dokumente, gescannte Faksimiles und Datensätze unter einem gemeinsamen Index verwalten. So können E-Mails als Bestandteil von elektronischen Akten visualisiert werden, die die Vollständigkeit und den Kontext aller zusammengehörigen Informationen berücksichtigen."

"isoliert" bedeutet hier, dass die E-Mails getrennt von anderen Dokumentenarten wie Fax, Brief, aufbewahrt werden. Für mich und alle anderen in Projekten und anderen elektronischen Akten denkenden und ablegenden Menschen ist eine getrennte Aufbewahrung von E-Mails einfach nur unlogisch. Für alle die es bisher nicht verstanden haben: In einem isolierten E-Mail-Archiv können eben nur E-Mails aufbewahrt werden und keine anderen Dokumente.
Dokumenten-Arten in DOCUframe

Stellen Sie sich bitte vor, Sie (oder Ihr Mitarbeiter) möchten sich schnell ein Bild über alle Dokumente zu einem bestimmten Projekt oder Vorgang machen. Wollen Sie es sich und Ihren Mitarbeitern wirklich zumuten, die zum Projekt gehörenden E-Mails im E-Mail-Archiv zu suchen, während alle anderen Informationen in der Projektakte zusammengefasst sind?



DOCUframe-Projektakte-verschiedene-Dokumentenarten


Alle rechtlichen, wirtschaftlichen und technischen Vorteile lassen sich multiplizieren, wenn Sie statt einer isolierten E-Mail-Archivierung eine komplette Archivierungslösung für alle Arten von Dokumenten einführen. Die etwas höheren Investitionskosten amortisieren sich trotzdem innerhalb weniger Monate. Wenn Sie also verstanden haben, dass sich E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen rechnet, dann werden Sie erst recht verstehen, dass sich die umfassende Archivierung aller Dokumente im Unternehmen rechnen wird.

Als informierter Unternehmer oder IT-Entscheider sollten Sie nun erkannt haben, dass die Einführung eines isolierten E-Mail-Archivs in Ihrem Unternehmen definitiv zu kurzsichtig wäre. Ein isoliertes E-Mail-Archiv wird nie zu einer kompletten Archivierungslösung ausgebaut werden können. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter aber erstmal gewohnt sind, mit einem E-Mail-Archiv zu arbeiten, werden Sie ganz schnell dessen Grenzen erkennen und sich fragen, weshalb nur E-Mails archiviert werden und eben keine anderen Dokumente. Können Sie sich den Aufwand vorstellen, den die Ablösung eines als "Schnellschuss" eingeführten isolierten E-Mail-Archivs auf eine komplette Dokumenten-Archivierungslösung verursachen wird? Für mein Verständnis führt dies die isolierte E-Mail-Archivierung ad absurdum.

Denken Sie bitte langfristig und entscheiden Sie sich von Anfang an für die Archivierung aller Dokumente und Informationen in Ihrem Unternehmen in einem einzigen Archivsystem. Kombiniert mit den zusätzlichen Vorteilen eines Dokumentenmanagement-Systems wie DOCUframe werden Sie und Ihre Mitarbeiter mittel- und langfristig damit sicher zufriedener sein.

Fordern Sie uns! Wir kümmern uns gerne um Ihr Archivierungs- und Dokumentenmanagement.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Link: Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.

Rechnungseingangsworkflow in DOCUframe

Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat wichtige Vereinfachungen im Bezug auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen für Unternehmen gebracht. Im Wesentlichen lauten diese Vorteile: Steuerliche Gleichbehandlung von Papier- und elektronischer Rechnung, elektronische Signatur oder andere Verfahren, Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit, Innerbetriebliches Kontrollverfahren muss schriftlich dokumentiert sein, Elektronische Rechnung muss elektronisch archiviert werden (10 Jahre), Konkludente Zustimmung möglich.


Auf Kundenanfrage haben wir von yourIT bereits Ende 2010 innerhalb kürzester Entwicklungszeit einen komplexen Rechnungseingangsworkflow (auch Eingangsrechnungsworkflow oder Rechnungsworkflow) mit einem mehrstufigen Freigabeprozess auf Basis von DOCUframe entwickelt. Wichtig für uns dabei war, dass dieser Rechnungsworkflow an beliebige ERP-Systeme angebunden werden kann, z.B. SAP, Navision, Infor, Proalpha, Abas, ...)

Rechnungseingangsworkflow-in-DOCUframe-mit-Buchungsfahne

 

Ihr Nutzen durch den Einsatz des DOCUframe-Rechnungsworkflows:

  • Basis-Nutzen:
    • schneller
    • zuverlässiger
    • transparenter
    • rechtssicher
  • Prozess-Nutzen:
    • kürzere Durchlaufzeiten
    • schnellere Informationsgewinnung
    • strukturierte Arbeitsabläufe
  • Unternehmens-Nutzen:
    • Einhaltung der Skontofristen
    • Vorteile im Wettbewerb
    • gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
    • Kostenersparnis
    • Kundenbindung

 

Die Prozesschritte beim Rechnungseingang:


Nicht alle Prozesschritte beim Rechnungseingangsworkflow sind bedingungslos lohnenswert. Ab nur wenigen Eingangsrechnungen sollten Sie durchführen:
  • Scannen
  • Erfassung Finanzbuchhaltung
  • Prüfung
  • Endkontrolle Finanzbuchhaltung
  • Freigabe
  • Archivierung der Eingangsrechnung
Lohnenswerte Prozesschritte im Rechnungseingangsworkflow

Erst ab einer Anzahl von Eingangsrechnungen von mehr als 50.000 pro Jahr lohnen sich in der Regel folgende weitere Prozesschritte:
  • Vorverarbeitung
  • Texterkennung
  • Klassifizierung
  • Datenextraktion
Erfahrungsgemäß machen die meisten Unternehmen mit weniger als 50.000 Eingangsrechnungen den Fehler, zu viele Prozesschritte bei der Einführung eines Rechnungseingangsworkflows zu wollen. Irgendwann im Projekt stellen sie fest, dass sich das Projekt so nicht rechnen wird - und dann entscheiden Sie sich, erstmal gar nichts einzuführen. Dabei wäre es nur logisch, sofort die Projekt-Anforderungen auf die zuerst genannten Prozesschritte zu reduzieren und erstmal diese einzuführen.

Weshalb die moderne elektronische Rechnung die klassische Papierrechnung ersetzen wird


Folgende Vorteile bietet der Empfang elektronischer Rechnungen dem Rechnungsempfänger:
  • Scannen (OCR) entfällt
  • Sofortige elektronische Archivierung
  • Volltextsuche möglich
  • Einfache unternehmensweite Distribution möglich
  • Wenn Daten mitgeliefert werden, können diese automatisch an das ERP-System weitergegeben werden.
  • Verfahrensdokumentation
  • Innerbetriebliches Kontrollverfahren
  • Die Ersparnis für den Rechnungsempfänger beträgt etwa 10 EUR je Eingangsrechnung.

Das sollten Sie nutzen: Versenden Sie ab sofort nur noch elektronische Rechnungen (siehe hierzu http://www.E-Billing.de) und fordern Sie zusätzlich Ihre Lieferanten dazu auf, Ihnen ab sofort nur noch elektronische Rechnungen auszustellen. Wir unterstützen Sie sehr gerne dabei.

Handlungsempfehlung:

Der Rechnungseingangs-Workflow ist ab sofort als yourIT-Modul für DOCUframe bei uns erhältlich und kann bei Bedarf einfach an Kundenanforderungen angepasst werden. Anfragen bitte über unser Kontaktformular. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Dienstag, 6. August 2013

yourIT mit DOCUframe auf dem Weg zur DIN EN ISO 9001:2008

yourIT ist seit langem Vorreiter in Sachen Dokumentenmangement & Archivierung (seit 2003), Datenschutz & IT-Sicherheit (seit 2006). In diesen Bereichen üben wir Vorbildfunktion aus für viele befreundete IT-Systemhäuser. Nun legen wir einen neuen Maßstab an: In Kürze werden wir die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008 erreichen.

Unser Kunde GEMOTEG hat es uns Ende 2012 vorgemacht (Wir berichteten in diesem Blog). Mit Hilfe der von yourIT bei GEMOTEG eingeführten Prozess-Management-Lösung DOCUframe gelangten diese ohne Probleme zur ISO-Zertifizierung.

Lesen Sie hier die Success Story zu GEMOTEG, entweder auf unserer Webseite oder als E-Paper:


Öffnen der DOCUframe Success Story GEMOTEG

Als IT-Systemhaus wird diese Norm bisher zwar nicht von uns verlangt, dennoch möchten wir uns für unsere Kunden verbessern und durch die Zertifizierung den Standard unserer Prozesse und Produkte nachweisen.

Da wir bereits seit vielen Jahren unsere Organisation komplett mit DOCUframe im Team bestreiten, rechnen wir mit einer zügigen Zertifizierung durch den beauftragen Dienstleister.

In DOCUframe bilden wir beispielsweise folgende QM-relevanten Prozesse ab:
  • Versionierung
  • Maßnahmenmanagent
  • Dokumentenmanagement
  • Aufgabenmanagement
  • Reklamationsmanagement
  • Ticketsystem / Helpdesk
  • Prozessmanagement für spezielle Projekte oder das Auditmanagement
Künftig bildet DOCUframe zusätzlich ein komplettes QM-Portal (Cockpit) zur Statusüberwachung.

Die Einführung des QMS bedeutet für yourIT den nächsten Schritt hin zur Weiterentwicklung des eigenen Potentials und damit zur Zukunftssicherung unseres Unternehmens. Unser QMS, welches den Anforderungen der Normenreihe genügt, bereitet den Weg, unser IT-Systemhaus – trotz des Wandels und der dadurch veränderten Rahmenbedingungen und Anforderungen – auch in Zukunft sicher gestalten und lenken zu können.


Sie benötigen Hilfe bei Ihrer ISO-Zertifizierung? Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Samstag, 3. August 2013

Zero Mail Policy - Problemfall interne E-Mail-Weiterleitung

Seit meinen beiden ersten Posts zur "Zero Mail Policy" bei yourIT erhalte ich hierzu viele Anfragen. Die E-Mail-Flut ist mittlerweile in jedem Unternehmen und an jedem Arbeitsplatz spürbar. Dabei fällt auf, dass vielen Lesern das Problem nicht bewusst ist. Oft lautet die Frage: "Was unterscheidet Unternehmen mit Zero Mail Policy und Dokumentenmanagementsystem (DMS, z.B. DOCUframe) von solchen mit Outlook/Exchange?"

Hier nochmal die Links zu meinen beiden ersten Zero Mail Posts:
http://docuframe.blogspot.de/2013/02/erfahrungsbericht-10-jahre-zero-mail.html
http://docuframe.blogspot.de/2013/07/zero-mail-policy-bei-celesio-do-not-e.html

Gerne erkläre ich die Vorteile durch den Einsatz des Dokumentenmanagementsystems DOCUframe in Ihrem Unternehmen. Dazu schauen wir uns nochmal die Gründe an, weshalb es überhaupt zur E-Mail-Flut beim Einsatz bisheriger Mailsysteme wie z.B. Outlook / Exchange kommt.

Problem 1: Quelle der E-Mail-Flut - aus 1 E-Mail mach viele

Zählen Sie einfach mit: Es geht 1 E-Mail im Postfach eines Mitarbeiters oder in der Zentrale ein. Der Empfänger versendet die E-Mail an 3 Mitarbeiter und diese jeweils wiederum an 3 weitere Mitarbeiter.

Bitte beachten Sie: Jede Weiterleitung einer E-Mail bedeutet bildlich, dass die vorhergehende E-Mail kopiert, in einen Umschlag (nichts anderes ist eine E-Mail) gesteckt und so an den nächsten Empfänger weitergeleitet wird.

E-Mail-Weiterleitung statt DOCUframe mit Zero Mail Policy

Zählen wir zusammen, ergeben sich so 13 selbständige E-Mail-Dokumente. Davon sind 12 völlig unnötig entstanden. Und das ist gefährlich. Nehmen wir nur mal an, dass an der E-Mail eine Zeichnung für einen Projektauftrag hängt. Wenn einige Mitarbeiter die Zeichnung vor der Weiterleitung verändert haben, ist jetzt schon nicht mehr klar, was der richtige Versionsstand der Zeichnung ist, um den Projektvertrag auszuführen. Ein Horrorszenario für jedes QM-Management - aber der tagtäglich Wahnsinn.

Problem 2: Viele Mitarbeiter erhalten E-Mails mehrfach

Da die per E-Mail angeschriebenen Mitarbeiter nicht wissen können, dass ein bestimmter Kollege die E-Mail bereits bekommen hat, kommt es nicht selten vor, dass ein und derselbe Mitarbeiter die interne Mail zweimal oder noch häufiger erhält. Wenn diese dann noch verschiedene Versionsstände einer Zeichnung enthalten, landen wir ganz schnell bei Problem 3.

Problem 3: Jetzt kommen die Rückfragen

E-Mails werden nicht nur in 1 Richtung weitergeleitet. Wenn jetzt die Mitarbeiter nur je 1 Rückfrage an den Versender stellen (+12 E-Mails) und dieser nur je einmal antwortet (+12 E-Mails) haben wir bereits 37 E-Mails im System. Und sind wir mal ehrlich: Schaffen Sie es jedesmal, eine Frage per E-Mail mit nur 1 Hin und Her zu klären. Nicht selten entsteht so aus nur 1 eingehenden E-Mail eine E-Mail-Flut von über 100 internen E-Mails.

Vermeiden Sie jetzt die E-Mail-Flut!

Was kostet diese E-Mail-Flut Ihr Unternehmen

Die Bearbeitung jeder einzelnen E-Mail benötigt durchschnittlich 15 Minuten Zeit. Bei 37 E-Mails in unserem Beispiel ergibt das 555 Minuten. Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 30 EUR kostet jede Minute 0,50 EUR. Demnach kostet unsere kleine Beispiel-E-Mail-Flut 277,50 EUR. Jetzt müssen Sie nur noch überlegen, wie viele solche E-Mail-Fluten tagtäglich in Ihrem Unternehmen aus eingehenden E-Mails entstehen, dann können Sie für sich kalkulieren, was Sie der Einsatz eines konventionellen E-Mail-Systems wie Outlook / Exchange tatsächlich kostet. Dagegen sind die Software-Kosten nur Peanuts. Also treffen Sie jetzt die richtigen Entscheidungen.

Problem erkannt  - wie lässt es sich lösen mit DOCUframe + Zero Mail Policy?

Mir ist keine Lösung bekannt, wie sich diese E-Mail-Flut mit einem herkömmlichen E-Mailsystem wie Outlook / Exchange lösen lässt. Im Gegenteil: Indem Sie Ihren Mitarbeitern Outlook / Exchange als E-Mailsystem anbieten, zwingen Sie diese geradezu, jedesmal solche E-Mail-Fluten loszutreten. Was sollen diese auch anderes machen?

Die Situation ist ganz anders, wenn Sie sich entschließen, DOCUframe und die Zero Mail Policy in Ihrem Unternehmen einzuführen und gleichzeitig das konventionelle E-Mailsystem Outlook / Exchange abzuschaffen. In diesem Fall geht eine eingehende E-Mail nämlich nicht mehr im Postfach eines Mitarbeiters oder der Zentrale ein, sondern Sie wird direkt in der zentralen DOCUframe-Datenbank abgelegt. Dort wird sie erstmal automatisch mit den zugehörigen Objekten Adresse, Ansprechpartner und Vorgang/Projekt verknüpft (siehe in meinem zweiten Zero Mail Post). Erst dann wird sie in das Postfach des Empfängers abgelegt - und dieses befindet sich selbstverständlich ebenfalls in DOCUframe. Da dem Mitarbeiter per Zero Mail Policy untersagt ist, intern E-Mails weiterzuleiten, kann er sie nur "an Benutzer mit Anmerkung senden".

Dabei wird eben nicht wie oben beschrieben eine Kopie der E-Mail in einem neuen Umschlag an den Kollegen verschickt, sondern das Original-Dokument wird lediglich auch in seinen Posteingang verlinkt. An der E-Mail hängt ein elektronischer Klebezettel, auf dem der Versender notiert hat, was der Empfänger mit der E-Mail machen soll. Wenn also hier 13 Mitarbeiter die E-Mail erhalten, arbeiten alle am selben Dokument. Hiermit ist Problem 1 gelöst.

DOCUframe und Zero Mail Policy statt E-Mail-Weiterleitung

Außerdem sieht jeder Mitarbeiter, wer von seinen Kollegen diese E-Mail bereits erhalten hat, wie der bisherige Weg durch das Unternehmen war und wo die E-Mail überall verknüpft ist. Somit lassen sich mehrfache Anfragen an ein und denselben Mitarbeiter vermeiden. Und selbst wenn ein Mitarbeiter zwei oder mehr Rückfragen zu der E-Mail bekommt, kann diese technisch bedingt nur 1x in seinem Postfach liegen - sie ist ja nur 1x in der Datenbank vorhanden. Es stehen dann lediglich mehrere Anweisungen auf dem elektronischen Klebezettel. Problem 2 und 3 gelöst.

Hätten Sie gedacht, dass die Lösung gegen die E-Mail-Flut in Ihrem Unternehmen so einfach sein kann? Gerne zeige ich Ihnen diesen Geschäftsprozess live in einer kurzen Web-Demo oder bei einem "DOCUframe live!" in unserem Haus. Danach unterstützen wir Sie bei der Ablösung Ihres bisherigen E-Mailsystems und der Einführung von DOCUframe und der Zero Mail Policy in Ihrem Unternehmen. Ich freue mich jetzt bereits auf das Projekt bei Ihnen. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Ach ja, bevor ich es vergesse: Anfang des Jahres haben wir bereits gemeldet, dass beim Windows Server 2012 der Small Business Server (SBS) wegfällt. Dem Nachfolger Essentials fehlen die für mittelständische Kunden bisher wichtigen Zugaben Exchange und Sharepoint. Vor allem Exchange war immer das wichtigste Kaufargumente für unsere Kunden. Ein Grund mehr für Sie, jetzt auf DOCUframe in Ihrem Unternehmen umzusteigen. Ich freue mich auf Ihre Anfragen.

Link: Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.