Montag, 16. Juni 2014

Geschäftsführungs-Dokumente zuverlässig und rechtssicher archivieren



Die revisionssichere Archivierung kaufmännischer Dokumente ist für Unternehmen grundsätzlich verpflichtend. Die von yourIT favorisierte Lösung DOCUframe® des Software-Herstellers GSD unterstützt Unternehmen bei der Erfüllung dieser Anforderungen. Für besonders sensible Informationen, wie z.B. die Geschäftsführung betreffende Dokumente, besteht mit DOCUframe® zudem die Möglichkeit der Dokumenten-Verschlüsselung mittels Kennwort. Das Öffnen eines Dokuments durch Unbefugte wird hierdurch wirkungsvoll verhindert.



Elektronische Dokumente sind als Beweise zulässig


Digitale Dokumente, wie z. B. eingescannte und in elektronischer Form archivierte Verträge, sind nach einem wissenschaftlichen Test des Instituts für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel vor Gericht wohl als Beweis genauso zulässig wie Print-Dokumente (Quelle: http://www.heise.de/newsticker/meldung/Studie-Elektronische-Dokumente-als-Beweismittel-zulaessig-2036739.html). Dieser Umstand verleiht der sicheren elektronischen Aufbewahrung solcher, für die Geschäftsführung wichtiger Dokumente besondere Bedeutung.

Mit yourIT und DOCUframe Geschäftsführerdokumente zuverlässig und rechtssicher archivieren

Mit Dokumenten im Geschäftsführer-Archiv verantwortungsvoll umgehen


Wo an anderen Stellen innerhalb einer Organisation auf Prozesstransparenz und "offene Türen" gesetzt wird, steht bei Dokumenten der Geschäftsführung der Vertraulichkeitsaspekt absolut im Vordergrund. Hierbei muss sichergestellt werden, dass die entsprechenden Dokumente nicht nur langfristig revisionssicher abgelegt werden, sondern auch von unberechtigten Usern auf keinen Fall eingesehen werden können, es sei denn, der Geschäftsführer bezieht einen Benutzer oder eine Benutzergruppe explizit mit ein.

Den ersten Punkt erfüllen Unternehmen bei entsprechender Anwendung mit den Möglichkeiten von DOCUframe® ohnehin (Dokumente lassen sich unveränderbar revisionssicher in der objektorientierten Datenbank speichern). Der zweite Punkt wird mit der Möglichkeit der Verschlüsselung z.B. durch ein Kennwort zusätzlich abgedeckt. Alle Dokumente, ob kennwortgeschützt oder nicht, werden in ein und derselben zentralen Datenbank abgelegt. Das GSD Motto „Integration statt Insellösungen“ wird auch hier groß geschrieben! Dadurch bleibt der Aufwand für Recherche, Administration und Sicherung gleich - im Gegensatz zu Anbietern, die Geschäftsführungsdokumente in separaten Datenbanken speichern, und dadurch die Administrations- und Integrationsaufwände erhöhen. Jedes Dokument gibt es in DOCUframe genau 1x. Damit kann an diesem einen Dokument festgelegt werden, wer es sehen, lesen, etc. darf und wer nicht.

So profitieren Geschäftsführer im Management sensibler Dokumente mit DOCUframe®:


  • Verantwortungsvoller Umgang mit relevanten Daten der Geschäftsführung
  • Minderung rechtlicher Risiken durch die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben 
  • Verbesserte Argumentationsbasis bei gerichtlichen Auseinandersetzungen
  • Rechte- und Rollenkonzept sowie Kennwortschutz zur wirkungsvollen Vermeidung des Dokumentenzugriffs durch Unbefugte (inkl. Administratoren)
  • Einfaches Wiederfinden von Dokumente
 

Durchgängige Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse


Neben der revisionssicheren Archivierung und dem geeigneten Umgang mit Geschäftsführungsdokumenten lassen sich mit der GSD Lösung viele andere Anforderungen abdecken. Dokumentenmanagement, CRM, Warenwirtschaft, Projektmanagement und Workflowsteuerung (z.B. Rechnungseingangsworkflow) sind nur einige Beispiele für den Funktionsumfang unserer Lösung. Wie Sie mit DOCUframe® nicht nur rechtliche Vorgaben erfüllen, sondern Ihre Geschäftsprozesse durchgängig unterstützen, erfahren Sie, wenn Sie mich anrufen oder anschreiben..

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr

Thomas Ströbele