Mittwoch, 11. Juni 2014

Ist das wichtig oder kann das weg?

In bislang unbekanntem Ausmaß erleben Unternehmen und Verbraucher derzeit eine Veränderung ihres Umgangs mit Dokumenten. Was landläufig als Digitalisierung bezeichnet wird, ist heute wichtiger denn je und bestimmt das Geschehen in einem wesentlich stärkeren Ausmaß als bislang.

War es vor Jahren noch üblich, Dokumente auf dem Papierweg zu erstellen, auf dem Postweg zu versenden und im klassischen Leitz-Ordner zu archivieren, so ist derzeit eine rasante Änderung dieses Verhaltens festzustellen. Nie zuvor war die Beweiskraft elektronischer Dokumente so groß wie heute, nie zuvor wurden so viele Dokumente elektronisch gespeichert. Damit verbunden sind professionelle Systeme eines hochwertigen Dokumenten-Managements (auch DMS).

Immer öfter trennen sich Unternehmen über Nacht von den bisher so beliebten Ordnern und Hängemappen.

Beweiskraft elektronischer Dokumente nimmt immer weiter zu


Für das Dokumentenmanagement ergibt sich daraus eine ganz neue Herausforderung. Das moderne Zeitalter setzt mehr denn je darauf, dass elektronische Dokumente entsprechend verwaltet werden. Ob im privaten Bereich oder im Umgang mit Behörden: Die Beweiskraft elektronischer Dokumente nimmt kontinuierlich zu. Inzwischen ist es selbstverständlich, dass im Justiz- und Bankenwesen wichtige Unterlagen digital verwaltet und professionell gemanagt werden. So werden gerade im Gerichtswesen immer mehr Dokumente als Beweismittel von Zeugen und Verfahrensbeteiligten anerkannt oder sogar speziell gefertigt.
Inzwischen ist es sogar üblich, dass Grundbuchauszüge nur noch elektronisch gefertigt und verwaltet werden. Dank der gestiegenen Beweiskraft elektronischer Dokumente werden auch in klassischen Gerichtsverfahren immer mehr Dokumente in elektronischer Form ins Verfahren eingeführt, während die Dokumente in Papierform in ihrer Bedeutung zurückgehen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass elektronische Signaturen und verlässliche Archivierungs-Standards im Dokumentenmanagement für eine wesentlich größere Sicherheit als noch vor Jahren sorgen. Wer seine Dokumente verlässlich managt und sie so für die spätere Aufbereitung nutzbar macht, der schafft zusätzliche Möglichkeiten der Verwendung - auch vor Gericht.


Digitales Dokumentenmanagement hilft beim Platzsparen


Sowohl im privaten als auch im gewerblichen Bereich nimmt das nicht weiter analoge Dokumentenmanagement kontinuierlich zu. So werden Dateien auf Servern geordnet abgelegt und damit für den späteren Zugriff vorbereitet. Sei es der Schriftwechsel mit Geschäftspartnern oder die fotografische Dokumentation wichtiger Sachverhalte: Was gemeinhin als "Electronic Filing" bezeichnet wird, gehört heute zum Alltag des Dokumentenmanagements. Die rasante Verbreitung dieser Digitalisierung ist nur ein Aspekt bei der Abwägung der Frage von Nutzen oder Überfluss: Neben der zunehmenden Beweiskraft elektronischer Dokumente ist die professionelle Verwaltung von Dokumenten auf digitalem Wege natürlich auch ein überaus platzsparendes Verfahren.
Durch das Scannen von Papierunterlagen werden Dokumente nicht nur auf engstem Raum gespeichert, sondern auch vor einer physischen Beeinträchtigung und Beschädigung geschützt. Im Zeitalter des Computerlebens ist deshalb davon auszugehen, dass das professionelle, digitale Dokumentenmanagement weiter an Bedeutung gewinnt. Sei es im privaten oder industriellen Bereich, sei es bei Behörden oder Institutionen: Jedes Dokument ist nur so viel wert, wie es auch dem Vergessen entzogen und professionell genutzt werden kann.

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