yourIT DOCUframe® Blog

Unser Partner und DOCUframe-Hersteller GSD hat ein neues Erklärvideo veröffentlicht. Darin werden die grundlegenden Eigenschaften von DOCUframe eindrucksvoll beschrieben, die DOCUframe zur optimalen Basis für jedes Büro 4.0-Projekt macht.

Die E-Mail- und Dokumenten-Flut rollt über die Mitarbeiter der Unternehmen hinweg

Unternehmen stehen täglich einer Flut von eingehenden Dokumenten gegenüber (lesen Sie hierzu unsere Beiträge zur E-Mail-Flut). Mit DOCUframe können sämtliche Eingangs-Dokumente in einer einzigen Datenbank erfasst, be- und verarbeitet und revisionssicher archiviert werden (Stichwort GoBD, früher GDPdU und GoBS).

PDF, E-Mail, Faxe, Bilder und Audio-Dateien, Office-Dokumente (Word, Excel, Powerpoint, etc.), Notizen, und eingehende sowie ausgehende Belege wie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen - Jeder Benutzer kann auf alle Dokumente zugreifen, vorausgesetzt er besitzt die notwendigen Rechte.

Der Clou in DOCUframe - die objektorientierte Mehrfach-Zuordnung von Dokumenten und Informationen

Jede Datei in der DOCUframe-Datenbank kann gleichzeitig zu mehreren verschiedenen Objekten zugeordnet werden - und das zum Großteil vollautomatisiert. Zu diesen Objekten gehören zum Beispiel Projekte, Adressen, Ansprechpartner, Artikel / Produkte oder verschiedene elektronische Vorgänge. Letztere entsprechen elektronischen Akten (sogenannte eAkten) - vergleichbar mit elektronischen Hängemappen oder auch Ordnern. Ausprägungen von Vorgängen können z.B. sein:
- Vertriebsvorgänge
- Geräteakten / Fahrzeugakten
- Aufgaben
- Hotline-Tickets
- Reklamationsvorgänge
- und viele andere mehr.

Ein Dokument / eine Information kann also zum Beispiel gleichzeitig bei einem Projekt, einem Vorgang, zwei Adressen (z.B. Lieferant und Kunde) und bei einem Ansprechpartner in der jeweiligen Struktur gefunden werden.

Keine Dubletten - dank proaktiver Datendeduplizierung in DOCUframe

Das Besondere in DOCUframe ist dabei, dass sich jedes Dokument trotzdem nur ein einziges Mal in der Datenbank befindet. Dank virtueller Links ist das Dokument aber dennoch an verschiedenen Orten in dem System auffindbar. Das Versenden interner Emails kann entfallen (vgl. unsere Beiträge zur Zero Mail Policy). Dokumente lassen sich mit oder ohne Anmerkung (eine Art elektronischer Klebezettel - Wer, Wann, Was an Wen) intern weiterleiten, sodass erst gar keine keine Dubletten entstehen (vgl. hierzu unseren Beitrag zur proaktiven Datendeduplizierung).

Somit wird auch sichergestellt, dass Anwender immer auf die aktuellste Version der Dokumente zugreifen. Jeder Benutzer kann also auf das Original-Dokument zugreifen und es bearbeiten. Inwieweit Dokumente gelesen und bearbeitet werden dürfen, wird in DOCUframe über Sicherheiten bestimmt. Diese können auf Benutzer- und Benutzergruppen-Ebene individuell gesetzt werden.

Das DOCUframe-Prinzip - attraktive Vorteile für Ihr Unternehmen

Die Vorteile, die das Arbeiten mit DOCUframe für Ihr Unternehmen mit sich bringt, liegen auf der Hand:

Jedes Dokument existiert nur ein einziges Mal in der Datenbank.
Es entstehen keine Dubletten, wodurch die Datenbankgröße gering gehalten wird.
Die Zeitersparnis beim Suchen und Finden von Dokumenten ist dank multipler interner Verlinkungen enorm.
Dokumente können mehreren Objekten zugeordnet werden. Sie sind also an verschiedenen Orten auffindbar, was die Zusammenhänge von Geschäftsprozessen schneller erkennbar werden lässt.
Das interne Weiterleiten von Dokumenten mit Anmerkungen ist problemlos möglich. Interne Mails können also vollständig entfallen.
DOCUframe stellt auch sicher, dass jeder Benutzer immer auf alle Versionen und die Original-Dokumente zugreifen können.
Unternehmen, die auf DOCUframe zurückgreifen, arbeiten deutlich effizienter und Ressourcen-schonender .

Eine ausführlichere Ausarbeitung zu den Vorteilen von Dokumentenmanagementsystemen haben wir Ihnen in unserem Beitrag "Welche Vorteile bietet eigentlich Dokumentenmanagement?" zusammengefasst. Hier weiterlesen...

Das DOCUframe-Prinzip - die optimale Basis für Ihr Büro 4.0

Büro 4.0 beschreibt die notwendige Digitalisierung der Verwaltungsprozesse in mittelständischen Unternehmen zur Vorbereitung kommender Industrie 4.0-Projekte. Erst muss die Kommunikation "Mensch - Mensch" optimiert werden, bevor Sie an die Ebenen "Mensch - Maschine" und "Maschine - Maschine" herangehen. Anders gesagt: Was bringt Ihnen die Digitalisierung Ihrer Produktion, wenn Ihre Verwaltung, Ihr Vertrieb und Ihr Service mangels entsprechender technischer Möglichkeiten nicht mit den digitalen Informationen umgehen können.

Kostenloser Download der Success Story "Büro 4.0 bei GEMOTEG"

Die attraktivsten Ziele und Vorteile von Büro 4.0 Projekten sind:
+++ digitaler +++ kommunikativer +++ schneller +++ einfacher +++ effizienter +++ transparenter +++ sicherer +++ gesünder +++ und Vieles mehr +++

Wann starten wir Ihr Büro 4.0 Projekt - mit DOCUframe als Basis?

Zum Schluss noch ein Hinweis in eigener Sache: yourIT ist einer der erfolgreichsten Partner von DOCUframe. Wir leben seit 13 Jahren dafür, Kunden zu beraten, bei diesen DOCUframe und andere IT-Lösungen zu implementieren und immer wieder die Geschäfts- und speziell die Kern-Prozesse zu optimieren. Nebenbei schreiben wir Blogbeiträge und helfen so vielen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse - ganz im Sinne von "simplify yourIT". Wenn Ihnen unsere Beiträge wie dieser gefallen, dann bieten Sie uns die Chance, unser Können auch in Ihrem Unternehmen zu beweisen. Was wir wirklich zu leisten im Stande sind, werden Sie nur erfahren, wenn wir uns persönlich kennenlernen.

Ich freue mich auf Ihre Anfragen. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Unser Angebot für Sie: Die yourIT-Kern-Prozessanalyse - Geringe Kosten durch staatliche Förderung

Wir bieten Ihnen die Durchführung einer Kern-Prozessanalyse bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT

Unsere Beratungspakete

wurden beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand mit dem Preis BEST OF CONSULTING 2015 ausgezeichnet.