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Montag, 18. Februar 2019

Datenschutzkonformes digitalisiertes Bewerbermanagement gemäß EU-DSGVO in 6 Schritten

Seit Inkrafttreten  der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) am 25. Mai 2018 wirkt sich diese umfangreich auf beinahe alle Geschäftsprozesse aus. Dabei ist in den meisten Unternehmen die Personalabteilung besonders betroffen. In kaum einer anderen Abteilung werden so viele besondere personenbezogene Daten erfasst, gespeichert, bearbeitet und weitergegeben.


Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie in Ihrem Unternehmen in nur 6 Schritten ein Bewerbermanagement aufbauen, das den Ansprüchen des Datenschutzes genügt und sich damit einen Vorsprung im Kampf um Fachkräfte verschaffen.

Vorteile eines datenschutzkonformen digitalisierten Bewerbermanagement gemäß EU-DSGVO

Schritt 1: Eingang von Bewerbungen


Bereits beim Empfang der Bewerbungsunterlagen sind Unternehmen verpflichtet, dem Bewerber möglichst sichere Übertragungswege bereitzustellen. Solange beispielsweise keine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation und kein sicheres Online-Tool bereitgestellt werden, tut das Unternehmen gut daran, auch Bewerbungen per Post zu akzeptieren...

Dienstag, 17. April 2018

GoBD & EU-DSGVO - Worauf Sie bei der Aufbewahrung Ihres elektronischen Schriftverkehrs achten müssen

Elektronische Dokumente wie z.B. E-Mails können Geschäftsbriefe oder Handelsbriefe darstellen und damit auch steuerrechtlich von Bedeutung sein. Jeder Kaufmann ist gemäß §§ 238 Abs. 2 und 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB verpflichtet, eine mit dem Original übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten und - geordnet - aufzubewahren. § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB regelt dies auch für empfangene Handelsbriefe.


Definition des "Handelsbriefes". Was fällt alles unter diese Bezeichnung?


Laut § 257 Abs. 2 HGB sind alle Schriftstücke gleichbedeutend mit Handelsbriefen, die ein Handelsgeschäft betreffen. Gemäß § 257 Abs. 3 HGB können mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse diese Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Diese müssen allerdings den „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) entsprechen....


GoBD & EU-DSGVO - So bekommen Sie die E-Mail-Flut in den Griff



Mittwoch, 3. Mai 2017

GoBD 2017 - Ja zur E-Mail-Archivierung, aber nie im isolierten E-Mail-Archiv

Seit dem 01. Januar 2017 gilt die verschärfte Version der GoBD für deutsche Unternehmen. Bereits seit Januar 2007 sind E-Mails in Unternehmen offiziell Geschäftsbriefe. Gesetzliche Vorgaben verpflichten Unternehmen in Deutschland dazu, E-Mails und andere Geschäftsbriefe über viele Jahre hinweg revisionssicher (vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar) zu archivieren. Aber wie verhält man sich nun richtig, um das Ziel des digitalen Büro 4.0 nicht aus den Augen zu verlieren?


Nutzen Sie die GoBD zum Vorteil für Ihr Unternehmen - durch integriertes Dokumentenmanagement
Nutzen Sie die GoBD zum Vorteil für Ihr Unternehmen - durch integriertes Dokumentenmanagement

Uns allen ist es bewusst: Die tägliche E-Mail-Flut nimmt immer mehr zu. Anfragen, Bestellungen, Rechnungen, Schriftverkehr, Newsletter und viele E-Mails mehr finden sich meist unstrukturiert in unseren Postfächern.


Sonntag, 28. Februar 2016

yourIT gratuliert Büro 4.0-Kunde GEMOTEG zur ISO 9001

GEMOTEG schafft ISO 9001 Zertifizierung - mit Unterstützung durch Büro 4.0 von yourIT.


Die Firma GEMOTEG GmbH & Co. KG in Hechingen führte mit dem yourIT-Systemmanagement Büro 4.0 eine integrierte Lösung für die Geschäftsprozessoptimierung ein. Das Hechinger Unternehmen aus der Branche der Antriebstechnik unterstützt damit u.a. die Bereiche Managed IT-Services, Dokumentenmanagement (DMS), Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Kommunikation.

Vor allem die Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) DOCUframe sowie der Aufbau unternehmensspezifischer Geschäftsprozesse haben stark dazu beigetragen, dass die ISO-9001-Zertifizierung so problemlos vonstatten ging.

Eine Ausdehnung der Anwendung auf die Abläufe in der Warenwirtschaft ist bereits geplant.

"Bei der Einführung des Systems und den zukünftig damit verbundenen Aufgaben standen und stehen wir vom Systemhaus yourIT als Partner zur Seite."
Ralf Ströbele, Geschäftsführer, yourIT

Lesen Sie hier die aktuelle Success Story zu Büro 4.0 bei GEMOTEG (kostenloser Download):

GEMOTEG setzt mit yourIT auf Büro 4.0
ISO-gerechte Prozesse und optimierte Abläufe

Handfeste Aussagen zu Büro 4.0 von Seiten der GEMOTEG-Verantwortlichen:


„Ganz aktuell hat der Einsatz von Büro 4.0 bei GEMOTEG die Zertifizierung ISO-9001 enorm beschleunigt.“
Stefan Eggenweiler, Geschäftsführer, GEMOTEG

„Alles wird archiviert, alles ist nachvollziehbar. Bei einem Anruf eines Kunden kann ich mit nur einem Mausklick in die Kundenakte des Anrufers wechseln und diesem sofort
Auskunft erteilen ...“
Manfred Gindele, Verkaufsleiter, GEMOTEG

„Jeder kann auf alles zugreifen – solange er die Berechtigung dazu hat. Es geht nichts verloren. Auch die automatische schnelle Zuordnung von Eingangsdokumenten bringt enorme Vorteile.“
Regina Eggenweiler, Kaufmännische Leiterin, GEMOTEG

Wir von yourIT freuen uns riesig über den Erfolg unseres Büro 4.0-Kunden GEMOTEG.

Gerne unterstützen wir auch Ihr Unternehmen. Fordern Sie uns!

Wie Ihr Büro 4.0 aussehen kann, erfahren Sie durch einen Anruf bei uns! Zögern Sie nicht und nehmen Sie jetzt Kontakt auf.

Ihr
Thomas Ströbele
yourIT.de
thomas.stroebele@yourit.de
+49 7471 93010-0

Projekthintergrund: Die ISO-Normen

Viele Unternehmen sind auf der Suche nach einem Dokumentenmanagement-System (DMS) mit der Begründung, dass sie den so genannten ISO-Richtlinien entsprechen wollen. Aber was sind diese Richtlinien bzw. Normen? Für wen gelten sie? Und warum sollten Sie sich die Mühe machen?

Nicht alle ISO-Normen sind für jedes Unternehmen gleichermaßen von Bedeutung. Es ist wichtig, herauszufinden, welche Richtlinien für Ihr Unternehmen maßgeblich sind. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems  (DMS) kann auf jeden Fall eine wichtige Schlüsselrolle bei Ihren Bemühungen spielen, um ISO-zertifiziert zu werden. Aber nicht alle DMS-Lösungen sind auf die ISO-Normen spezialisiert. Wie finden Sie also heraus, ob ein DMS Anbieter Ihre spezifischen ISO-Anforderungen berücksichtigt?

Die Berater von yourIT können Ihnen dabei helfen. In unseren Beratungspaketen Kernprozessanalyse sowie Büro 4.0 finden wir für Sie heraus, welche DMS-Prozesse zu Ihrem Budget, Ihren Ziele und Ihren ganz speziellen ISO-Anforderungen passen.

Was oder wer ist diese ISO?


ISO ist die Internationale Organisation für Normung - eine nichtstaatliche Vereinigung von Organisationen. Die ISO ist dabei unabhängig und der weltweit größte Entwickler von freiwilligen internationalen Normen.

ISO hat mehr als 19000 internationale Normen in fast allen Branchen veröffentlicht - von Technik bis zur Lebensmittelsicherheit, von Landwirtschaft bis zum Gesundheitswesen.

Ist Ihr Unternehmen verpflichtet, ISO zu erfüllen?


Als nichtstaatliche Organisation hat ISO keine Macht, Ihr Unternehmen zu verpflichten, die Normen, die sie entwickelt, umzusetzen. Eine Reihe von ISO-Normen - vor allem jene die Gesundheit, Sicherheit und Umwelt betreffen - sind in einigen Ländern in den Rechtsrahmen aufgenommen worden oder werden dort in der Gesetzgebung erwähnt. Sie dienen hier als technische Basis. Jedoch liegen solche Adoptions-Entscheidungen bei den Regulierungsbehörden und Regierungen der betroffenen Länder. ISO selbst schreibt nichts vor und erlässt keine Gesetze.

Obwohl freiwillig (oder gerade deswegen) können ISO-Normen eine Marktanforderung werden, wie dies im Fall der ISO 9000 Normen für Qualitätsmanagementsysteme geschehen ist.

Was ist die ISO-Zertifizierung?


Wenn eine Organisation den Regeln bestimmter ISO-Normen folgt, besteht für diese die Möglichkeit, dafür "ISO zertifiziert" zu werden. DieseZrrtifizierung wird jedoch nicht durch ISO selbst durchgeführt. Die Zertifikate erteilt keine Zertifikate. Dafür gibt es wiederum speziell qualifizierte und zertifizierte Zertifizierungsstellen.

Die ISO-Zertifizierung als Marketing-und Werbebotschaft


Wenn Sie es einmal geschafft haben, sich für eine ISO-Norm zertifizieren zu lassen, sind Sie berechtigt, damit zu werben. Und das sollten Sie auch tun. Denn viele Kunden und auch Lieferanten suchen nach Partnern, die wie sie selbst ISO-zertifiziert sind.

Im Übrigen ist auch yourIT mittlerweile seit 2013 ISO-9001-zertifiziert. Ein Grund mehr, uns als Berater und Software-Dienstleister bei Ihren geplanten Projekten mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS), Geschäftsprozess-Optimierung und Büro 4.0 zu berücksichtigen.

Beliebte ISO-Normen kurz erklärt


Die ISO hat Tausende von Normen herausgegeben, mit denen fast alle Aspekte der Geschäftsprozesse in jeder Branche behandelt werden. Einige, die besonders interessant sind:
  1. ISO 9001 - Qualitätsmanagement
    Die ISO 9000/90001-Standards sind die beliebtesten und verbreitesten in der Welt. Sie enthalten Richtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre Produkte und Dienstleistungen den Wünschen und Zielen Ihres Kunden entsprechen.
  2. ISO 27001 - Informationssicherheit
    Diese Standards helfen Unternehmen, Datenbestände sicher zu halten. Diese Norm trägt unter anderm dazu bei, in Ihrer Organisation die Sicherheit der Vermögenswerte wie Finanzinformationen, geistiges Eigentum, Mitarbeiterdaten oder Informationen, die Ihnen von Dritten übertragen werden, zu verwalten und zu sichern.
  3. ISO 31000 - Risikomanagement
    ISO 31000 stellt Prinzipien und allgemeine Richtlinien für das Risikomanagement auf.
Es ist natürlich unmöglich, alle ISO-Normen hier zu diskutieren bzw. in jnseren Beratungspaketen vollumfänglich zu berücksichtigen. Deshalb konzentrieren wir von yourIT uns auf die vielleicht beliebtesten von allen: ISO 9001 und ISO 27001.

Montag, 3. August 2015

Dokumentenmanagement im Mittelstand - Papierlos dauert noch

Bereits seit seiner Erfindung vor über fünf Jahrzehnten träumen Visionäre davon, mit Hilfe des Computers den Traum vom voll und ganz papierlosen Büro zu verwirklichen. Noch immer herrscht in zahlreichen Büros ein Papierkrieg, der nicht nur jede Menge Zeit und Nerven kosten, sondern auch die Umwelt in einem hohen Maß belastet. Um endlich diesen Aktenbergen Herr zu werden und sich unliebsame Schleppereien von A nach B zu ersparen, überlegen sich Unternehmen, auf ein papierloses Büro umzusatteln.




Immerhin: Mittlerweile nutzen rund ein Drittel aller Unternehmen in Deutschland die Vorzüge der elektronischen Rechnung (auch E-Billing). Eine Verwaltung in Form von Aktenordnern findet kaum mehr statt. Im Rahmen einiger Studien zum papierlosen Büro konnte ermittelt werden, dass beispielsweise der Versand digitalisierter Rechnungen erhebliche Wettbewerbsvorteile gegenüber dem Mitbewerb mit sich bringt. Trotzdem haben viele Unternehmen noch Luft nach oben und können diesen und andere interne Geschäftsprozesse zugunsten niedrigerer Betriebskosten optimieren.

yourIT - MMS im Mittelstand - Papierlos dauert noch 

Unabhängig von der Art der Dokumente lassen sich diese digital an jedem Ort für Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Das erhöht nicht nur die Effizienz über mehrere hundert Kilometer hinweg (z.B. Zugriff über mobile Business-Apps), sondern erlaubt auch im Rahmen Projekten eine zeitgleiche Zusammenarbeit. In diesem Zusammenhang lässt sich festhalten, dass sich die Kosten für Kopien oder Ausdrucke auf einem äußerst niedrigen Niveau bewegen.

Viele Entscheider stellen sich beim papierlosen Büro die Frage, wie sich der Versand bzw. die Bereitstellung von Dokumenten darstellt. Im Laufe der vergangenen Jahre konnten ein paar wenige Dateiformate für digitalisierte Daten durchsetzen, weshalb die Kommunikation intern sowie extern keinerlei Probleme mit sich bringt. Apropos interne Kommunikation: Hier sollten Sie sich auch unbedingt zum Thema Zero Mail Policy informieren.

Darüber hinaus haben Mitarbeiter in Sachen "Ordnung halten" in weiten Teilen ganz unterschiedliche Vorstellungen und Systeme. Diese in mühsamen Gespräche unter einen Hut zu bekommen, dürfte in eine niemals enden wollende Diskussion ausarten und abteilungsübergreifend für den einen oder anderen Unmut sorgen. Bei papierlosem Büro lässt sich ein Ablage- und Suchsystem vereinheitlichen, wodurch sensible Reibungspunkte schlichtweg aus dem Arbeitsalltag ausgeschlossen werden.



Viele Unternehmen scheuen den Umstieg auf ein papierloses Büro, da es ihnen an Informationen mangelt oder rechtlichen Grundlagenkenntnisse in diesem Bereich fehlen. Vor allem im Bereich Datenschutz klaffen die Wissenslücken erheblich auseinander. Eine Einarbeitung in dieses komplexe Thema erachten Firmen als zu teuer an. Hinsichtlich der Verfügbarkeit gibt es ebenfalls bei Unternehmen Bedenken: Diese geben an, dass im Falle eines Servercrashs Mitarbeiter nicht weiterarbeiten können. Anderen gehen vor diesem Hintergrund sogar von einem kompletten Verlust der Daten aus.

Mittelständische Unternehmen, die sich mit der Idee des papierlosen Büros beschäftigen, sollten sich vor einem potentiellen Umstieg genau informieren und sich im Bedarfsfall von professionellen Stelle Tipps und Tricks holen. Wir von yourIT empfehlen, die Geschäftsprozesse und speziell die kern-Prozesse genau unter die Lupe nehmen zu lassen.

yourIT-Kern-Prozessanalyse - Geringe Kosten durch staatliche Förderung - aber nur noch in 2016


Wir bieten Ihnen die Durchführung einer Kern-Prozessanalyse bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT




Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Donnerstag, 16. Juli 2015

DMS im Mittelstand - IT-Systemhäuser scheuen den Beratungsaufwand

Waren Dokumenten Management Systeme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) beim Start von yourIT vor fast 13 Jahren eher ein Thema bei Großbetrieben, sind nun die elektronische Archivierung und das entsprechende Management der dann elektronischen Dokumente auch bei mittelständischen Unternehmen angekommen.


Die Vorteile von DokumentenManagementSystemen liegen dabei auf der Hand. Vergleiche dazu unseren Post "Welche Vorteile bietet eigentlich Dokumentenmanagement?". Eine Amortisation der Investitionskosten innerhalb von 6-12 Monaten ist in der Regel immer machbar - sofern man es nicht beim simplen Archivierungsansatz belässt.

Unser IT-Systemhaus yourIT bietet einige Besonderheiten im Vergleich zum Mitbewerb. Eine der auffälligsten für unsere Kunden war schon immer unser Drang zur Beratung. Während klassische IT-Systemhäuser den Beratungsaufwand scheuen, um DMS-Systeme bei ihren mittelständischen Kunden anzubringen, geht yourIT seit 2002 genau den anderen Weg.

yourIT - wir lieben Beratungsprojekte


Bereits unser erstes großes Projekt bei der Firma Bucher GmbH - die Markentreppe im Jahr 2003 in Jettingen war im Grunde eher ein Beratungsprojekt als ein Software-Projekt. Seither durften unsere Berater eine Vielzahl mittelständischer Unternehmen beraten und haben erfolgreich hauptsächlich DMS und ERP-Systeme eingeführt. Ein System wie beispielsweise DOCUframe greift tief in die Geschäftsabläufe der Kunden-Unternehmen ein und ist bei Weitem keine reine IT-Angelegenheit.

Unser Ansprechpartner im Mittelstand ist seit jeher eher nicht der IT-Leiter oder eine Fachabteilungen. Bei mittelständischen Unternehmen trifft die Entscheidung der Geschäftsführer - er sagt, wann ein DMS-Projekt für Ihn Sinn ergibt. Und Chefs sind in der Regel stark nutzenorientiert.

Für uns war es daher schon immer wichtig, nicht wie der klassische Hardwareverkäufer einfach ein Angebot zu schreiben und dann den Auftrag zu erhalten oder eben nicht. Was wir von Anfang an benötigten war ein passendes Beratungskonzept. Über die Jahre entstand so unser Beratungskonzept in den 4 Phasen A-D. Nur damit sind schnelle und erfolgreiche DMS-Projekte machbar.



Im den Jahren 2013-2014 vollzog yourIT dann die zwangsläufige Wandlung hin zum Beratungsunternehmen. Die Trennung vom langjährigen Geschäftsführer der Technik-Abteilung Anfang 2013 haben wir genutzt und das Beratungsunternehmen "yourIT consulting" gegründet. Ziel war es, unseren mittelständischen Kunden noch bessere Beratung bieten zu können und diese staatlich subventionieren zu lassen Und zwar aus Mitteln des Europäischen Sozielfonds (ESF) - denn genau dafür stehen diese seit 2005 bereit.


Dafür haben wir eine Menge Zeit und Geld investiert: Das neue Beratungsunternehmen erhielt sofort ein Qualitätsmanagement  aufgesetzt (natürlich auf Basis von DOCUframe) und wurde zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2008. Damit war der Weg frei, unser Beratungskonzept in 4 Phasen sowie die Berater ebenfalls zertifizieren zu lassen.

Unser Motto: "4für2"


Im Ergebnis erhalten unsere Kunden aus dem Mittelstand nun 4 Manntage Beratung zum Fixpreis von 2 - und das kommt gut an bei den Geschäftsführern unserer Kunden.


Das yourIT-Beratungskonzept in 4 Phasen


Unsere Idee war so erfolgreich, dass wir mittlerweile neben der klassischen Kern-Prozessanalyse auch andere förderungswürdige Beratungspakete geschnürt haben, z.B.
  • Datenschutzkonzept
  • Konzept Managed Services
  • Sicherheitsaudit "IT-Infrastruktur"

Damit erhalten unsere Kunden nun also auch in den klassischen IT-Systemhaus-Bereichen Fördermittel, wenn Sie unsere Beratungsdienstleistung in Anspruch nehmen. Weitere Infos zu unseren Beratungspaketen haben wir auf folgender Website zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu

Wenn Sie sich als Unternehmer im Mittelstand nun fragen,
  • weshalb in Ihrem Haus noch kein DMS erfolgreich beraten und eingeführt wurde und
  • weshalb Sie bei Ihrem betreuenden IT-Systemhaus immer alle Beratungsstunden selber bezahlen müssen und
  • Ihnen noch nie die Ihnen zustehende staatlich geförderte Beratung angeboten wurde
- jetzt wissen Sie Bescheid: Klassische IT-Systemhäuser werden auch weiterhin den Beratungsaufwand scheuen.

Gut für Sie und uns, dass yourIT anders ist. Was wir wirklich zu leisten im Stande sind, werden Sie erst erfahren, wenn Sie uns endlich kennenlernen. Es ist noch nicht zu spät: Die Fördermittel stehen noch bis zum 31.12.2016 für Sie bereit.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT


Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.

yourIT gewinnt beim BEST OF CONSULTING 2015 gleich 3 Preise

Montag, 16. Juni 2014

Geschäftsführungs-Dokumente zuverlässig und rechtssicher archivieren



Die revisionssichere Archivierung kaufmännischer Dokumente ist für Unternehmen grundsätzlich verpflichtend. Die von yourIT favorisierte Lösung DOCUframe® des Software-Herstellers GSD unterstützt Unternehmen bei der Erfüllung dieser Anforderungen. Für besonders sensible Informationen, wie z.B. die Geschäftsführung betreffende Dokumente, besteht mit DOCUframe® zudem die Möglichkeit der Dokumenten-Verschlüsselung mittels Kennwort. Das Öffnen eines Dokuments durch Unbefugte wird hierdurch wirkungsvoll verhindert.



Elektronische Dokumente sind als Beweise zulässig


Digitale Dokumente, wie z. B. eingescannte und in elektronischer Form archivierte Verträge, sind nach einem wissenschaftlichen Test des Instituts für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel vor Gericht wohl als Beweis genauso zulässig wie Print-Dokumente (Quelle: http://www.heise.de/newsticker/meldung/Studie-Elektronische-Dokumente-als-Beweismittel-zulaessig-2036739.html). Dieser Umstand verleiht der sicheren elektronischen Aufbewahrung solcher, für die Geschäftsführung wichtiger Dokumente besondere Bedeutung.

Mit yourIT und DOCUframe Geschäftsführerdokumente zuverlässig und rechtssicher archivieren

Mit Dokumenten im Geschäftsführer-Archiv verantwortungsvoll umgehen


Wo an anderen Stellen innerhalb einer Organisation auf Prozesstransparenz und "offene Türen" gesetzt wird, steht bei Dokumenten der Geschäftsführung der Vertraulichkeitsaspekt absolut im Vordergrund. Hierbei muss sichergestellt werden, dass die entsprechenden Dokumente nicht nur langfristig revisionssicher abgelegt werden, sondern auch von unberechtigten Usern auf keinen Fall eingesehen werden können, es sei denn, der Geschäftsführer bezieht einen Benutzer oder eine Benutzergruppe explizit mit ein.

Den ersten Punkt erfüllen Unternehmen bei entsprechender Anwendung mit den Möglichkeiten von DOCUframe® ohnehin (Dokumente lassen sich unveränderbar revisionssicher in der objektorientierten Datenbank speichern). Der zweite Punkt wird mit der Möglichkeit der Verschlüsselung z.B. durch ein Kennwort zusätzlich abgedeckt. Alle Dokumente, ob kennwortgeschützt oder nicht, werden in ein und derselben zentralen Datenbank abgelegt. Das GSD Motto „Integration statt Insellösungen“ wird auch hier groß geschrieben! Dadurch bleibt der Aufwand für Recherche, Administration und Sicherung gleich - im Gegensatz zu Anbietern, die Geschäftsführungsdokumente in separaten Datenbanken speichern, und dadurch die Administrations- und Integrationsaufwände erhöhen. Jedes Dokument gibt es in DOCUframe genau 1x. Damit kann an diesem einen Dokument festgelegt werden, wer es sehen, lesen, etc. darf und wer nicht.

So profitieren Geschäftsführer im Management sensibler Dokumente mit DOCUframe®:


  • Verantwortungsvoller Umgang mit relevanten Daten der Geschäftsführung
  • Minderung rechtlicher Risiken durch die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben 
  • Verbesserte Argumentationsbasis bei gerichtlichen Auseinandersetzungen
  • Rechte- und Rollenkonzept sowie Kennwortschutz zur wirkungsvollen Vermeidung des Dokumentenzugriffs durch Unbefugte (inkl. Administratoren)
  • Einfaches Wiederfinden von Dokumente

Durchgängige Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse


Neben der revisionssicheren Archivierung und dem geeigneten Umgang mit Geschäftsführungsdokumenten lassen sich mit der GSD Lösung viele andere Anforderungen abdecken. Dokumentenmanagement, CRM, Warenwirtschaft, Projektmanagement und Workflowsteuerung (z.B. Rechnungseingangsworkflow) sind nur einige Beispiele für den Funktionsumfang unserer Lösung. Wie Sie mit DOCUframe® nicht nur rechtliche Vorgaben erfüllen, sondern Ihre Geschäftsprozesse durchgängig unterstützen, erfahren Sie, wenn Sie mich anrufen oder anschreiben..

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr

Thomas Ströbele
 

Mittwoch, 11. Juni 2014

Ist das wichtig oder kann das weg?

In bislang unbekanntem Ausmaß erleben Unternehmen und Verbraucher derzeit eine Veränderung ihres Umgangs mit Dokumenten. Was landläufig als Digitalisierung bezeichnet wird, ist heute wichtiger denn je und bestimmt das Geschehen in einem wesentlich stärkeren Ausmaß als bislang.

War es vor Jahren noch üblich, Dokumente auf dem Papierweg zu erstellen, auf dem Postweg zu versenden und im klassischen Leitz-Ordner zu archivieren, so ist derzeit eine rasante Änderung dieses Verhaltens festzustellen. Nie zuvor war die Beweiskraft elektronischer Dokumente so groß wie heute, nie zuvor wurden so viele Dokumente elektronisch gespeichert. Damit verbunden sind professionelle Systeme eines hochwertigen Dokumenten-Managements (auch DMS).

Immer öfter trennen sich Unternehmen über Nacht von den bisher so beliebten Ordnern und Hängemappen.

Beweiskraft elektronischer Dokumente nimmt immer weiter zu


Für das Dokumentenmanagement ergibt sich daraus eine ganz neue Herausforderung. Das moderne Zeitalter setzt mehr denn je darauf, dass elektronische Dokumente entsprechend verwaltet werden. Ob im privaten Bereich oder im Umgang mit Behörden: Die Beweiskraft elektronischer Dokumente nimmt kontinuierlich zu. Inzwischen ist es selbstverständlich, dass im Justiz- und Bankenwesen wichtige Unterlagen digital verwaltet und professionell gemanagt werden. So werden gerade im Gerichtswesen immer mehr Dokumente als Beweismittel von Zeugen und Verfahrensbeteiligten anerkannt oder sogar speziell gefertigt.
Inzwischen ist es sogar üblich, dass Grundbuchauszüge nur noch elektronisch gefertigt und verwaltet werden. Dank der gestiegenen Beweiskraft elektronischer Dokumente werden auch in klassischen Gerichtsverfahren immer mehr Dokumente in elektronischer Form ins Verfahren eingeführt, während die Dokumente in Papierform in ihrer Bedeutung zurückgehen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass elektronische Signaturen und verlässliche Archivierungs-Standards im Dokumentenmanagement für eine wesentlich größere Sicherheit als noch vor Jahren sorgen. Wer seine Dokumente verlässlich managt und sie so für die spätere Aufbereitung nutzbar macht, der schafft zusätzliche Möglichkeiten der Verwendung - auch vor Gericht.


Digitales Dokumentenmanagement hilft beim Platzsparen


Sowohl im privaten als auch im gewerblichen Bereich nimmt das nicht weiter analoge Dokumentenmanagement kontinuierlich zu. So werden Dateien auf Servern geordnet abgelegt und damit für den späteren Zugriff vorbereitet. Sei es der Schriftwechsel mit Geschäftspartnern oder die fotografische Dokumentation wichtiger Sachverhalte: Was gemeinhin als "Electronic Filing" bezeichnet wird, gehört heute zum Alltag des Dokumentenmanagements. Die rasante Verbreitung dieser Digitalisierung ist nur ein Aspekt bei der Abwägung der Frage von Nutzen oder Überfluss: Neben der zunehmenden Beweiskraft elektronischer Dokumente ist die professionelle Verwaltung von Dokumenten auf digitalem Wege natürlich auch ein überaus platzsparendes Verfahren.
Durch das Scannen von Papierunterlagen werden Dokumente nicht nur auf engstem Raum gespeichert, sondern auch vor einer physischen Beeinträchtigung und Beschädigung geschützt. Im Zeitalter des Computerlebens ist deshalb davon auszugehen, dass das professionelle, digitale Dokumentenmanagement weiter an Bedeutung gewinnt. Sei es im privaten oder industriellen Bereich, sei es bei Behörden oder Institutionen: Jedes Dokument ist nur so viel wert, wie es auch dem Vergessen entzogen und professionell genutzt werden kann.

Jetzt professionell beraten lassen - und ESF-Fördermittel nutzen


Halt! Bei allen Vorteilen für Ihr Unternehmen - Bitte entscheiden Sie sich nicht für das nächstbeste ECM- oder Dokumentenmanagement-System (DMS). Seit einigen Jahren bieten wir von yourIT unser Beratungspaket "Kern-Prozessanalyse" an. Ziel ist es, mit Ihnen bereits vor der Auswahl eines Systems zu erarbeiten, die Optimierung welcher Prozesse in Ihrem Unternehmen am meisten Sinn macht. Dazu durchlaufen wir mit Ihnen die Phasen A (Prozess-Analyse) und B (Konzeptentwicklung). Erst danach macht eine Entscheidung für eine passende ECM- bzw. DMS-Software Sinn - meinen Sie nicht auch?

yourIT - Beratungspaket Kern-Prozessanalyse - sponsored by ESF


Geringe Kosten durch staatliche Förderung


Wir bieten Ihnen die Durchführung der Phasen A+B derzeit zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT


Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.

Signet Innovationspreis-IT für yourIT-Beratungspakete

Freitag, 7. Februar 2014

DMS lohnen sich auch ohne Cloud-Lösungen

Derzeit plant ein Großteil der deutschen mitelständischen und großen Unternehmen, in Dokumenten-Management-Systeme (DMS) oder Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme zu investieren. Diese steigern nachweislich die Effizienz der betrieblichen Abläufe. Allerdings sind nur wenige Firmen auch dazu bereit, ihre Dokumente und Daten in die Cloud zu transferieren. Woran liegt diese Diskrepanz?


Großes Marktpotential für Dokumentenmanagement-Software


Derzeit nutzt etwa die Hälfte der deutschen Mittelstandsunternehmen spezielle Software zum Dokumenten- und Enterprise-Content-Management. Leicht zu implementierende Lösungen führten in den letzten Jahren dazu, dass nicht mehr nur Großunternehmen auf effiziente Managementsoftware zugriffen. Für ein DMS sprechen in erster Linie Verbesserungen in den Bereichen Archivierung und Workflow. Neben dem praktischen Versionsmanagement von gemeinsam bearbeiteten Dokumenten bieten diese Softwarelösungen auch Schutz für sensible Geschäftsdaten. Durch DMS werden die elektronische Archivierung und das Vorgangsmanagement effizient automatisiert.

Auslagerung von Daten - innovativ aber unbeliebt


Weniger nachgefragt werden im Moment die Cloud-Lösungen. Die Idee, Firmendaten und -dokumente online zu stellen, stößt bei den Verantwortlichen derzeit auf Skepsis. Der größte Vorteil solcher dezentraler Lösungen liegt sicherlich im standortunabhängigen Zugriff auf Arbeitsdokumente. Dieser ist nicht nur für Mitarbeiter im Home-Office nützlich, sondern verhilft allen Angestellten zu einem flexibleren Zugang zu den Firmendokumenten. Viele Cloudlösungen sind browserunabhängig und auch über mobile Endgeräte zu erreichen. Es überwiegen bei den meisten Managern und Entscheidern dennoch die Bedenken zur Sicherheit der Daten. Die Gründe dafür liegen sicherlich zum Teil in den jüngsten Enthüllungen über internationale Geheimdiensttätigkeiten. Der Zugriff auf die vom System verwalteten Dokumente über normale Webbrowser erscheint den Menschen in den Leitungsetagen vieler Firmen noch als zu unsicher.

Einsatz von DMS hat Vorteile


Mittelständische und große Unternehmen fragen aus guten Gründen Dokument-Management-Lösungen weiterhin stark nach. Die Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems habe ich Ihnen in einem anderen Blogbeitrag bereits zusammengestellt. Unsere Experten von yourIT beraten Sie gern dabei, wie Sie die Vorteile eines DMS auf sichere Art nutzen.

Tipp für mittelständische Unternehmen: Nutzen Sie jetzt die Ihnen zustehenden staatliche Fördermittel aus dem Europäischen Sozialfonds (ESF) und lassen Sie sich von uns beraten. So erhalten Sie 4 Beratertage zum Preis von 2 - ohne Risiko zum Fixpreis. Achtung: Diese Fördermittel laufen Ende 2014 aus. 

Weitere Infos zu diesem und unseren anderen staatlich geförderten Beratungspaketen haben wir für Sie zusammengestellt unter http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete.

yourIT Beratungskonzept Kern-Prozessanalyse - staatlich gefördert


Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Freitag, 4. Oktober 2013

Bezahlbares Produktdatenmanagement PDM mit DOCUframe

Laut Wikipedia ist Produktdatenmanagement (PDM) "ein Konzept, welches zum Gegenstand hat, produktdefinierende, -repräsentierende, -präsentierende Daten und Dokumente als Ergebnis der Produktentwicklung zu speichern, zu verwalten und in nachgelagerten Phasen des Produktlebenszyklus zur Verfügung zu stellen. Grundlage dieses Wirkens ist ein integriertes Produktmodell. Des Weiteren ist die Unterstützung der Produktentwicklung durch geeignete Methoden auf Basis von Prozessmodellen dem PDM zuzurechnen."


Wie schon so oft, hat mich die Anfrage eines Kunden nach einem PDM-System auf diesen Blog-Beitrag gebracht. Interessanterweise hatte ich erst letzte Woche mit einem DOCUframe-Partner über die besonderen Fähigkeiten von DOCUframe gesprochen, die es ermöglichen, mit diesem System schwierigste Prozesse vollständig abzudecken. Wieso also nicht auch Produktdatenmanagement (PDM)? Hier meine Überlegungen dazu:

Wikipedia führt fort: "Begleitend zum PDM entwickelt sich das Produktinformationsmanagement (PIM), welches auf die Bereitstellung von Produktinformationen für verschiedene Ausgabemedien, besonders im kaufmännischen Umfeld und Vertrieb, spezialisiert ist."

Entstanden sind die verschiedenen am Markt befindlichen PDM-Systeme aus
  • DMS-Systemen (DokumentenManagementSysteme)
  • CAD-Systemen (Computer-aided-design)
  • ERP-Systemen (Enterprise-Resource-Planning)

In der heutigen Arbeitswelt sind die Kommunikations-Möglichkeiten einer Software im Unternehmen und nach extern besonders wichtig. Diese sind bei CAD- und ERP-Systemen eher unterentwickelt.

Ziele zur Einführung eines PDM-Systems sind:
  • Steigerung der Qualität der Produktentwicklung
  • Reduzierung von Zeitbedarf und Kosten der Produktentwicklung
  • Durchgehender Informationsfluss
  • lückenlose Reproduzierbarkeit der Arbeitsstände eines Produkts

Fest steht auf jeden Fall: PDM-Systeme sind und bleiben unternehmensspezifisch.

Nimmt man dies alles zusammen, erscheint DOCUframe als die einzig richtige Plattform für Ihr PDM-System:

-> DOCUframe verarbeitet wie kein anderes System
  • unstrukturierte Daten (Dokumente),
  • strukturierte Daten und,
  • die gesamte interne und externe Kommunikation,
und das in einem einzigen System.

Verarbeitung von Dokumenten, strukturierten Daten und Kommunikation in DOCUframe


-> Die objektorientierte Datenbank von und die Vorgehensweise mit DOCUframe erlaubt die Verknüpfung des Objekts Produkt (Gerät, Maschine, Anlage, Aggregat, Werkzeug, was auch immer) mit allem, was relevant und wieder abrufbar sein kann, z.B.
  • Vorgang
  • Projekt
  • Mitarbeiter
  • Kunden- / Lieferanten- / Hersteller-Adressen
  • Ansprechpartner / Rollen
  • Dokumente (allen voran E-Mails)
  • CAD-Zeichnung (original-Datei, pdf-Datei, komprimierte Datei)
  • Angaben für Webshop
  • technische Spezifikationen, Merkmale
  • Standard-Ersatzteil-Stücklisten, Verknüpfungen zu Aggregate, Arbeitspläne, ...
  • Wartungs- oder prüfrelevante Angaben
  • Handbücher, Prospekte, Sprachversionen, ...
  • u.v.m.

DOCUframe-Verknüfung-Produkt-Adressen-Dokumente-Informationen-Kommunikation

3. Durch den integrierten Werkzeugksaten DOCUcontrol ist das System in allen Bereichen ganz auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassbar.

4. DOCUframe kann noch mehr. Sollten sich also neue Prozesse ergeben, können wir diese gerne ebenfalls mit DOCUframe aufbauen. Meist handelt es sich ja doch um die gleichen Grund-Objekte (z.B. Kunde).

Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele