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Mittwoch, 29. Mai 2019

Welche Vorteile bietet eigentlich Dokumentenmanagement?

Balingen, Zollernalbkreis, 29.05.2019: Vor Kurzem wurde ich von einem Kunden nach einer 2-stündigen Mammut-Besprechung zum Thema DokumentenManagementSystem (DMS) als Basis für das digitale Büro 4.0 gefragt: Und was bringt uns das Ganze nun konkret? Ich war der Meinung, ich hätte dem Kunden bereits die Vorteile aufgezeigt. Doch weit gefehlt...


Hier eine Auflistung der Vorteile des Einsatzes eines DokumentenManagementSystems (DMS) im Rahmen des Aufbaus eines digitalen Büro 4.0 aus meiner heutigen Sicht (Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit!):

Digitales Büro 4.0 Vorteile Dokumentenmanagement Nutzen
Digitales Büro 4.0 - Vorteile Dokumentenmanagement

  1. Vorteil: Reduzierung der Suchzeiten: Ist erstmal festgelegt, dass alle Dokumente und Informationen sich im DMS befinden und nirgends anders, findet man jedes gesuchte Dokument auf Anhieb. Außerdem kann man an den Dokumenten-Pfaden leicht erkennen, wer etwas sonst noch weiß. In Summe bedeutet das den automatischen Aufbau einer unternehmensweiten, durchsuchbaren Wissensmanagement-Datenbank.
  2. Vorteil: Senkung der Druck- und Zustellkosten: Die schnelle und sichere Verteilung von Dokumenten und Informationen in einem DMS trägt zur Reduktion von Druck- und Versandkosten bei, die normalerweise durch den Versan an Kunden, Partner und Mitarbeiter entstehen würden.
  3. Vorteil: Entlastung der E-Mail-Systeme und E-Mail-Postfächer: Interne E-Mails entfallen zu 100%. Siehe hierzu den Artikel "Zero Mail Policy" auf diesem DOCUframe-Blog. Externe E-Mails werden um bis zu 90% reduziert, da die Abklärung von Sachverhalten über elektronische Vorgänge weniger Fragen offen lässt.
  4. Vorteil: Einsparung von Archivräumen: Sparen Sie sofort mehrere Regalmeter an Akten. Glauben Sie mir: Es gibt immer eine sinnvollere Verwendung für einen bisherigen Archivraum!
  5. Vorteil: Senkung der Mitarbeiterkosten: Setzen Sie Mitarbeiter, die bisher für Kopieren und Ablage zuständig waren, endlich sinnvoll ein!
  6. Vorteil: Steigerung der Mitarbeitermotivation durch Einsatz moderner Informations-Technologie: Reduktion monotoner Ablage- und Suchtätigkeit - dadurch mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Aufgabenstellungen
  7. Vorteil: Höhere Effizienz und Produktivität: Automatisierte, standardisierte und beschleunigte Routing- und Freigabeprozesse optimieren Ihre Arbeits-Abläufe bzw. Arbeitsprozesse.
  8. Vorteil: Minimierung der Kosten aus behördlichen und gesetzlichen Bestimmungen: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Wohl noch nichts von Compliance gehört?!
  9. Vorteil: Geringeres Risiko / höhere Kundenzufriedenheit: Ständige Verfügbarkeit von aktuellen und korrekten Versionen erleichtert die Entscheidungsfindung und ermöglicht einen schnelleren, einen besseren Kundenservice.
  10. Vorteil: Versionierte Verwaltung archivierter Datenbestände: Die Versionsverwaltung protokolliert sämtliche Veränderungen an den Dokumenten.
  11. Vorteil: Proaktive Datendeduplizierung: Jedes Dokument im System ist nur 1x vorhanden und wird lediglich mit verschiedenen Objekten verknüpft. Es gibt weder Kopien noch Schatten.
  12. Vorteil: Ein weiterer Vorteil gewinnt immer weiter an Bedeutung: Mobility. In mobilen und dezentralen Arbeitsstrukturen können Dokumente überall zur Verfügung gestelt oder vor Ort erfasst und in den Arbeitsprozess eingebunden werden - auch per iphone, ipad, Smartphone und/oder Tablet-PC.

Achtung: Nicht jedes so genannte DokumentenManagementSystem (DMS) bietet alle diese Vorteile. Aber ich kenne zumindest 1 DokumentenManagementSystem, das alle diese Vorteile bietet: DOCUframe.

Erklärvideo: Arbeiten OHNE DOCUframe vs. Arbeiten MIT DOCUframe


Hier ein kurzes Erklärvideo des DOCUframe-Herstellers, das die Vorteile des Einsatzes von DOCUframe als DokumentenManagementSystem und damit als Basis Ihres digitalen Büro 4.0 einprägsam rüberbringt:


Wieso stellt DOCUframe als "besonderes" DokumentenManagementSystem die optimale Basis für das digitale Büro 4.0?


DOCUframe nimmt unter den DokumentenManagementSystemen eine besondere Rolle ein, da es mehr kann als nur DMS, zum Beispiel:
- Archivierung
- Business Process Management (BPM), Workflow-Management, Prozess-Management
- CRM
United Communications and Collaboration (UCC)

Hier eine Keyword-Wolke zu den Begrifflichkeiten, die wir von yourIT mit DOCUframe als Dokumenten-Management-System verbinden:

Keyword-Wolke zu DOCUframe als Dokumenten-Management-System
Keyword-Wolke zu DOCUframe als Dokumenten-Management-System

Auf dem Weg zu Ihrem digitalen Büro 4.0 sollten Sie sich unbedingt DOCUframe anschauen


Falls Sie auf Ihrem Weg zum digitalen Büro 4.0 mehrere DokumentenManagementSysteme in der Auswahl haben: Vergleichen Sie bitte selbst. Zu Ihrer Unterstützung habe ich eine kleine Vergleichs-Tabelle erarbeitet, die ich Ihnen gerne auf Anforderung kostenlos zusende.

Welche Mehrwerte bietet DOCUframe Ihrem Büro 4.0?


Durch den Einsatz des richtigen DokumentenManagementSystems wie z.B. DOCUframe ergeben sich für Ihr Unternehmen mindestens die folgenden Mehrwerte:
  • Kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten
  • Kurze Transport- und Such-Zeiten
  • Kostenreduktion trotz wachsendem Geschäftsvolumen
  • Schnelles Wiederfinden
  • Zugriff ist von überall möglich (mobile App)
  • Reduzierung des E-Mail-Aufkommens um bis zu 90% (extern) und 100% (intern)
  • Vermeidung von Doppelarbeit und damit Fehlerminimierung
  • Vermeidung von Dubletten / Mehrfachablage
  • Reduzierung von Speicherplatz
  • Gleichzeitiger Zugriff unterschiedlicher Personen auf dieselben Informationen
  • Optimale Anbindung des Außendiensts (Vertrieb, Servicetechniker, etc.)
  • Weltweiter Zugriff möglich
  • Verbesserung der Transparenz, Qualität und Produktivität
  • Verbesserte Controlling-Möglichkeiten
  • Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen
  • Verbesserung von Datenschutzes & Informationssicherheit durch Zugriffsschutz
  • Weniger Dokumenten- und Informationsverlust
  • Einheitliche Informationsplattform / keine Medienbrüche
  • Schutz vor Feuer- und Wasserschäden
  • Optimierung der Zusammenarbeit im Unternehmen (auch bei Urlaubs- und Krankheitsvertretung)
  • Meetings werden auf das notwendigste reduziert
  • Schaffung eines "Wir-Gefühls" im Unternehmen
  • Das Unternehmen wird attraktiver für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten

Versuchen wir mal, diese Vorteile auf die einzelnen Geschäftsbereiche herunter zu brechen:


  • Geschäftsführung: Endlich haben Sie eine unternehmens-übergreifende Sicht auf alle Projekte und Vorgänge. Informationen fließen schneller, Prozesse fließen reibungsloser. In Folge ergeben sich weniger Fehler und geringere Kosten. Das DMS ist Ihr Steuerrad.
  • Vertrieb: Sie sehen Projekte vom Kennenlernen des Kunden bis zur Bearbeitung. Dadurch halten Sie den Kontakt zu Ihrem Kunden und bereiten das nächste Geschäft gleich vor. Ihr Umsatz geht nach oben.
  • Einkauf: Auf einen Blick erfassen Sie die gesamte Einkaufskommunikation. Alle Belege wie Angebote, Aufträge, Bestellungen und Rechnungen zu einem Projekt sind geordnet und sortiert.
  • Buchhaltung: Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen sind an ihrem Platz. Ein Rechnungseingangsworkflow hilft Ihnen bei Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen. Gestzliche Archivierungsfristen halten Sie spielend ein.
  • EDV: Dokumentenmanagementsysteme wie z.B. DOCUframe binden Sie spielend in die bestehende IT-Infrastruktur ein. Die Administration von Dokumenten und Informationen wird durch eine logische Rechtevergabe unterstützt. Das DMS lässt sich im laufenden Betrieb sichern. DOCUframe beseitigt Insellösungen, verringert Ihren Administrationsaufwand und erhöht die Ausfallsicherheit Ihrer IT.

Ein Beispiel aus der Büro-4.0-Praxis:

Mittelständisches Unternehmen mit 19 Mitarbeiter in der Verwaltung.

Tabelle-Berechnung-Vorteil-Netto-Nutzen-Dokumentenmanagement-Büro-4.0
Tabelle-Berechnung-Vorteil-Netto-Nutzen-Dokumentenmanagement-Büro-4.0

Die Ersparnis liegt bei diesem Unternehmen bei etwas mehr als 50.000 EUR - und das pro Jahr.

Mit all diesen Vorteilen ist es kein Wunder, dass sich die Investition in ein elektronisches DMS in der Regel innerhalb von 6-12 Monaten amortisiert.

Ich denke, wir sind uns einig: An einem DokumentenManagementSystem  und am digitalen Büro 4.0 führt auch in Ihrem Unternehmen kein Weg vorbei! Die Frage ist nur, wie viel Zeit und Geld (und Nerven) Sie bis dahin noch zu verschenken haben.

Hat Ihr Unternehmen Bedarf an einem DokumentenManagementSystem?


Durch das Beantworten der nachfolgenden Fragen können Sie selbst schnell und einfach herausfinden, ob Ihr Unternehmen Nutzen aus der Einführung eines DokumentenManagement- und Workflowsystem (DMS, ECM, BPM, ...) ziehen wird.

  • Ist Ihnen die Ablage im Tagesgeschäft lästig?
  • Suchen Sie häufig Dokumente, Mails, Rechnungen, Faxe, Schriftverkehr, Lieferscheine in der Papierablage / auf Ihrem PC / Server?
  • Kommt es vor, dass Sie auf Unterlagen zugreifen müssen, die nur bei anderen Kollegen oder Abteilungen abgelegt sind?
  • Sind Sie sicher, dass Sie mit der Art Ihrer derzeiten Ablage den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen? (AO, GoBD, GdPDU, GoBS usw.)
  • Haben Sie den Eindruck, dass Sie im Tagesgeschäft nicht genügend Zeit für Ihre Kernaufgaben haben?
  • Fällt es Ihnen schwer, gewährte Skontofristen Ihrer Lieferanten jederzeit optimal zu nutzen?
  • Verpassen Sie bei Ihren laufenden Verträgen (z.B. für Mobiltelefone, Telefonanlage, Versicherungen, Leasing, etc.) Kündigungsfristen oder Zahlungstermine?
  • Werden eingehende Anfragen von Kunden und Lieferanten nicht in einem annehmbaren Zeitrahmen bearbeitet (z.B. Reklamationsmanagement)?
  • Wenn Sie für abwesende / kranke Kollegen einspringen: Haben Sie Mühe, die zu bearbeitenden Vorgänge zu finden?
  • Suchen Sie häufig Dokumente (z.B. in Hängemappen oder ähnlichem), die zu einem laufenden Vorgang/Projekt gehören?
  • Ist Ihr Außendienst (Vertrieb, Servicetechniker, etc.) optimal angebunden?
  • Ist Ihr Unternehmen auf dem Weg zum digitalen Büro 4.0?

Ergebnis:

Falls Sie eine oder mehrere der obigen Fragen mit Ja beantwortet haben, haben Sie Potential, Ihre Tagesabläufe / Geschäftsprozesse durch den Einsatz eines DokumentenManagement- und Workflow-Systems wie DOCUframe sinnvoll zu vereinfachen.

Jetzt professionell beraten lassen - und ESF-Fördermittel nutzen


Halt! Bei allen Vorteilen für Ihr Unternehmen - Bitte entscheiden Sie sich nicht für das nächstbeste ECM- oder DokumentenManagementSystem (DMS). Seit einigen Jahren bieten wir von yourIT unser Beratungspaket "Kern-Prozessanalyse" an. Ziel ist es, mit Ihnen bereits vor der Auswahl eines Systems zu erarbeiten, die Optimierung welcher Prozesse in Ihrem Unternehmen am meisten Sinn macht. Dazu durchlaufen wir mit Ihnen die Phasen A (Prozessanalyse) und B (Konzeptentwicklung). Erst danach macht eine Entscheidung für eine passende ECM- bzw. DMS-Software Sinn - meinen Sie nicht auch?

yourIT - Beratungspaket Kern-Prozessanalyse - sponsored by ESF


Geringe Kosten durch staatliche Förderung


Wir bieten Ihnen die Durchführung der Phasen A+B derzeit zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: https://www.mitgroup.eu.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Verantwortlich für diesen Beitrag: yourIT GmbH, Balingen, Zollernalbkreis

Donnerstag, 21. September 2017

Schritthalten mit dem digitalen Zeitalter – ECM im Büro 4.0

Im Jahr 2017 ist der Begriff der Digitalisierung längst kein Fremdwort mehr. Inmitten des Informationszeitalters wird rapide renoviert, optimiert und innoviert. Schon kurz nach der Jahrtausendwende zeigte sich der Trend zum Umstieg von der analogen zur digitalen Welt; die Bezeichnung „Digitalisierung“ etablierte sich dann im Laufe der Jahre. Wie schnell die digitale Revolution sich ausgebreitet hat zeigt sich deutlich in diesem Beispiel: während im Jahr 1993 lediglich 3% der globalen Informations-Speicherkapazität digital waren, waren es 2007 bereits 94%!


Die Allgegenwärtigkeit der Digitalisierung ist also unverkennbar, doch auch wenn digitale Informationen viel einfacher zu handhaben sind als klassische Papierdokumente, müssen diese Daten logisch und strukturiert abgelegt werden.

15 Jahre yourIT = 15 Jahre Digitalisierung
15 Jahre yourIT = 15 Jahre Digitalisierung

Gerade in Betrieben, ...


Dienstag, 4. April 2017

Veraltete Technik kostet Angestellte 19 Arbeitstage - Das digitale Büro 4.0 macht Schluss damit

ToDo-Listen und Projektfristen setzen feste Zeitpunkte, bis wann ein Angestellter Ergebnisse abliefern oder dem Kunden finale Daten liefern muss. In der Theorie sind Projektlaufpläne oft logisch und wirken umsetzbar, in der Praxis stoßen Angestellte jedoch immer wieder auf Hindernisse. Diese verbergen sich meist in der Technik, welche die Arbeit im Büro behindert statt diese zu fördern. Fazit: Das digitale Büro 4.0 braucht moderne und unkomplizierte Technik.


Studie deckt Verschwendung durch veraltete Technik auf


Veraltete Technik kostet Angestellte 19 Arbeitstage - Büro 4.0 macht Schluss damit
Veraltete Technik kostet Angestellte 19 Arbeitstage - Das digitale Büro 4.0 macht Schluss damit
Eine Studie des Marktfoschungsinstituts Censuswide, durchgeführt in Zusammenarbeit Sharp Business Systems, fördert nun für Unternehmer alarmierende Zahlen zutage. Der Drucker, der vor dem Ausdruck erst "warm" laufen muss oder das Dokument, das ein Kollege an einer dafür nicht vorgesehenen und somit auch nicht auffindbaren Stelle abgelegt hat, kostet den Angestellten pro Jahr rund 19 Arbeitstage. Zeit, die mit warten oder suchen verbracht wird, aber in der die Produktivität des Mitarbeiters nicht auf den Unternehmenserfolg einzahlt.


Montag, 19. September 2016

DOCUframe - mehr Software brauchen Sie nicht für Faktura, CRM und Dokumentenmanagement

Vor einiger Zeit haben wir eine interessante Anfrage erhalten. Das anfragende Unternehmen sucht eine integrierte Software für Faktura, CRM und Dokumentenmanagement. Dazu hat uns dieser Kunde zu unserer Softwarelösung "DOCUframe®" einige Fragen gestellt, die wir Ihnen hier mit unseren Antworten an die Hand geben wollen.


Weg von den Inseln - Die ERP-DMS-CRM Alleskönner kommen


Der Begriff "Insellösung" hat im Bereich Unternehmens-Software einen negativen Klang. Immer wieder trafen wir in der Vergangenheit auf Unternehmen, die ihr ERP-, DMS-, CRM- und andere Systeme getrennt voneinander parallel betrieben haben - als sogenannter best-of-breed-Ansatz. Solche Insellösungen waren früher beliebt, weil sich anscheinend jeder das Beste aus jedem Segment heraussuchen konnte. Unsere aktuellen Anfragen belegen: Vor allem im Mittelstand ist dieser Ansatz gescheitert. Unternehmen suchen heute eher nach der "eierlegenden Wollmilchsau", die für alle Unternehmensprozesse übergreifend, unternehmensweit und wirtschaftlich zuständig ist.



Eigentlich logisch: Gerade ERP- DMS, und CRM-Prozesse etc. sind heute eng miteinander verknüpft und müssen optimal ineinander greifen. Da macht der parallele Betrieb einzelner Lösungen eine Menge Schnittstellen-Arbeit und dadurch überhaupt keinen Sinn mehr. Prozessabbildende Unternehmens-Software kann nur als Komplettpaket funktionieren. "Integration statt Insellösungen" ist heute die richtige Strategie.

Dienstag, 13. September 2016

E-Mail-Flut nach Urlaub beseitigen - Achtung: Löschen verboten!

Der Urlaub ist zum Erholen und Entspannen da. Aber in Zeiten der E-Mail-Flut fürchten die meisten Arbeitnehmer den ersten Blick nach der wohlverdienten Pause in Ihr Postfach. Wer kann, räumt daher bereits während des Urlaubs den Posteingang auf - aber das schadet der Erholung. Hier einige Tipps zum Kampf gegen die E-Mail-Flut nach dem Urlaub.

Vor einiger Zeit machte die besondere Abwesenheitsmeldung eines Berliner Stadtrats die Runde, in der dieser ankündigte, dass alle während seines Urlaubs eingehenden Mails automatisch gelöscht würden. Man solle sich nach seinem Urlaub wieder an ihn wenden.

Auch Daimler ergreift einer entsprechenden Meldung zufolge solche drastischen Maßnahmen im Kampf gegen die E-Mail-Flut. Die Mitarbeiter haben seit Anfang 2013 die Möglichkeit, während ihres Urlaubs eingehende E-Mails automatisch löschen zu lassen.

Verständlich, das Abarbeiten der angesammelten E-Mail-Flut macht den Arbeitnehmern keinen Spaß und kostet das Unternehmen wertvolle Arbeitszeit.


So hilft das digitale Büro 4.0 gegen die E-Mail-Flut
So hilft das digitale Büro 4.0 gegen die E-Mail-Flut

Achten Sie auf die E-Mail-Archivierung - im Interesse Ihres Unternehmens


Achtung: Diese und ähnliche Meldungen sollten Sie nicht dazu verleiten, leichtfertig ähnliche Maßnahmen in Ihrem Unternehmen einzuführen. E-Mails unterliegen als Geschäftsbriefe der Archivierungspflicht und sind 6 oder sogar 10 Jahre aufzubewahren.

Bitte unterscheiden Sie daher unbedingt zwischen (aus dem Postfach) löschen und (aus dem System) vernichten.

Wenn Sie die Archivierung aller E-Mails sichergestellt, eine entsprechende Vertreterregelung eingeführt und die Versender darüber informiert haben, können Sie Ihre Mitarbeiter gerne die während des Urlaubs in Ihrem Postfach angesammelten Mails ruhig aus deren Postfach löschen lassen. Nur vermeiden Sie auf jeden Fall, dass die E-Mails aus dem System komplett vernichtet werden. Das könnte Sie und Ihr Unternehmen im Nachhinein viel Geld und Ärger kosten.

Tipp: Verordnen Sie sofort eine Zero-Mail-Policy für interne E-Mails, um zu vermeiden, dass nach dem Urlaub die Mitarbeiter alle möglichen E-Mails an unzählige Kollegen weiterleiten mit der Frage, ob dieser Vorgang bereits von irgendjemandem erledigt wurde. Merken Sie sich: Jedes Lesen einer E-Mail kostet Ihr Unternehmen 15 Minuten Arbeitszeit. Sollten Sie Hilfe benötigen: Wir von yourIT helfen Ihnen gerne.


Extra-Tipps für DOCUframe-Nutzer:


Tipp 1: Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten



Im digitalen Büro 4.0 DOCUframe ist die gemeinsame Arbeit an Dokumenten im Team an der Tagesordnung - nicht nur im Falle von Urlaub, Krankheit oder sonstiger Abwesenheit. Fügen Sie in den globalen und den privaten Postfächern zwei Spalten ein, in denen Sie dem gesamten Team in Farbe anzeigen, ob eine E-Mail (oder ein beliebiges anderes Dokument) noch unbearbeitet, in Bearbeitung oder bereits erledigt ist und von wem. Damit kann der Mitarbeiter sofort erkennen, um welche Dokumente er sich noch kümmern muss und welche bereits von seinen Kollegen bearbeitet werden bzw. erledigt sind. Sie sparen sich die häufig anfallende doppelte und mehrfache Bearbeitung von Vorgängen im Unternehmen.


Anzeige des Bearbeitungsstatus in DOCUframe

Ich freue mich auf das Projekt bei Ihnen. Fordern Sie uns!

Übrigens: yourIT startet im September eine Schulungs-Initiative. In maximal halbtägigen Schulungen geben wir Tipps zur Arbeit mit DOCUframe und zur Optimierung im Büroalltag an Sie und Ihre Mitarbeiter weiter. Melden Sie sich bei mir wegen den Schulungsterminen.


Tipp 2: Automatische Vorgangs-Zuordnung nutzen


Wenn Sie DOCUframe für Ihr digitales Büro 4.0 nutzen ist einer der größten Vorteile die Arbeit mit elektronischen Akten, auch eAkten genannt. In DOCUframe können Sie verschiedene Ausprägungen von E-Akten anlegen, z.B.:


  • Aufgabe
  • Vertriebsvorgang / Forecast
  • Ticket / Hotline-Vorgang
  • Reklamation, Beschwerde, Feedback
  • etc.

Jede eAkte hat Ihre eigene, eindeutige Vorgangsnummer, über die DOCUframe sie identifizieren kann. Wenn Sia also - so wie wir bei yourIT - Ihren Kunden und Lieferanten in Ihren E-Mails diese Vorgangsnummer [#...#] mitgeben und diese bitten, sie in der Antwort zu belassen, kann DOCUframe die Antworten automatisch dem richtigen Vorgang zuordnen.

Vorteil: Alle an dieser eAkte beteiligten Kollegen können sofort ebenfalls auf die eingegangenen E-Mails zugreifen - selbst wenn der eigentliche Empfänger außer Haus (im Urlaub, krank oder ausgeschieden) ist. Ein Weiterleiten von E-Mails an vertretende ist daher nicht notwendig.

In allen E-Mails, die Sie von yourIT erhalten, steht daher z.B. der Hinweis:
"Bitte geben Sie bei weiteren Anfragen zum gleichen Vorgang die yourIT Vorgangsnummer [#...#] im Betreff mit an."

Und in unseren Abwesenheitsnotizen finden Sie folgende Anmerkung:
"Aus Vertraulichkeitsgründen wird Ihre E-Mail nicht weitergeleitet. Falls Sie die yourIT-Vorgangsnummer [#...#] im Betreff genannt haben, wird Ihre E-Mail von unserem Büro 4.0 aber automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet und meine Kollegen haben bei Bedarf Zugriff darauf."


E-Mail-Management ist auch für Ihr Unternehmen interessant


Sie kennen und nutzen die Vorteile des digitalen Büros DOCUframe noch nicht? Dann wird's Zeit. dass wir uns kennenlernen. Wie wäre es mit unserer vom Europäischen Sozialfonds gesponsorten Kern-Prozessanalyse? Wir beraten - Sie erhalten viele Verbesserungsvorschläge und die Fördermittel. Mehr dazu...

Jetzt unsere Kern-Prozessanalyse nutzen - und Fördermittel vom ESF nutzen

Kleines Rechenbeispiel zum E-Mail-Management


Wie viele E-Mails hatten Sie nach Ihrem Sommerurlaub im Posteingang? Wie viele Stunden brauchen Sie persönlich, um diesen Haufen abzuarbeiten? Multiplizieren Sie diese Zahl mit der Anzahl Ihrer Mitarbeiter und dann noch mit dem durchschnittlichen Stundensatz in Ihrem Unternehmen. Wenn wir von Ihrem Ergebnis die Hälfte einsparen könnten - würde sich dann ein Gespräch für Sie lohnen? Ich freue mich auf Ihre Terminanfrage. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Weitere Tipps zum E-Mail-Management:

Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.


Fragen / Anregungen


Haben Sie Fragen oder Anregungen zu diesem Beitrag? Dann senden Sie uns diese hier und jetzt:
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Montag, 2. Mai 2016

Projektmanagement - Mit DOCUframe keine Deadlines versäumen

Irgendwann reicht "Management by Excel" oder "Management by Outlook" nicht mehr aus. Etwa dann, wenn Ihr Team aus räumlich verteilten Mitarbeitern bei einem Projekt zusammen arbeiten soll.


Um solche Team-Arbeiten zu koordinieren, eignet sich ein Projektmanagement-Tool besser. DOCUframe bietet die Lösung mit dem Modul "Projektmanagement" - für kleine bis mittelgroße Arbeitsgruppen.

DOCUframe Projektmanagement - Projekte verwalten - Prozesse optimieren

Dieses Modul stellt z.B. Projekte und den Projektfortschritt in Gantt-Diagrammen dar. Zudem lassen sich Teams und einzelnen Beteiligten Aufgaben zuweisen. Alle Informationen werden zentral in DOCUframe verwaltet. Sie lassen sich selbstverständlich in übersichtlicher Form auflisten.

Jeder DOCUframe-Nutzer kann nach Belieben Projekte anlegen und diesen Teams zuordnen. Zudem hat der Projektmanager die Möglichkeit, Kollegen und Partner zu Projekten einzuladen.


DOCUframe Projektmanagement bietet Ihnen unter anderem folgende Vorteile:
  • Optimierung Ihrer projektbezogenen Geschäftsprozesse
  • Höchste Transparenz im gesamten Projektverlauf
  • Perfekte Integration in Ihre vorhandene Systemumgebung

Ich freue mich auf Ihre Termin- und Projektanfragen. Fordern Sie uns!

Ihr

Thomas Ströbele 

Mittwoch, 9. März 2016

Das DOCUframe-Prinzip - Neues Erklärvideo zu unserer Büro 4.0 Basis-Software

Unser Partner und DOCUframe-Hersteller GSD hat ein neues Erklärvideo veröffentlicht. Darin werden die grundlegenden Eigenschaften von DOCUframe eindrucksvoll beschrieben, die DOCUframe zur optimalen Basis für jedes Büro 4.0-Projekt macht.


Die E-Mail- und Dokumenten-Flut rollt über die Mitarbeiter der Unternehmen hinweg


Unternehmen stehen täglich einer Flut von eingehenden Dokumenten gegenüber (lesen Sie hierzu unsere Beiträge zur E-Mail-Flut). Mit DOCUframe können sämtliche Eingangs-Dokumente in einer einzigen Datenbank erfasst, be- und verarbeitet und revisionssicher archiviert werden (Stichwort GoBD, früher GDPdU und GoBS).



PDF, E-Mail, Faxe, Bilder und Audio-Dateien, Office-Dokumente (Word, Excel, Powerpoint, etc.), Notizen, und eingehende sowie ausgehende Belege wie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen - Jeder Benutzer kann auf alle Dokumente zugreifen, vorausgesetzt er besitzt die notwendigen Rechte.


Der Clou in DOCUframe - die objektorientierte Mehrfach-Zuordnung von Dokumenten und Informationen


Jede Datei in der DOCUframe-Datenbank kann gleichzeitig zu mehreren verschiedenen Objekten zugeordnet werden - und das zum Großteil vollautomatisiert. Zu diesen Objekten gehören zum Beispiel Projekte, Adressen, Ansprechpartner, Artikel / Produkte oder verschiedene elektronische Vorgänge. Letztere entsprechen elektronischen Akten (sogenannte eAkten) - vergleichbar mit elektronischen Hängemappen oder auch Ordnern. Ausprägungen von Vorgängen können z.B. sein:
- Vertriebsvorgänge
- Geräteakten / Fahrzeugakten
- Aufgaben
- Hotline-Tickets
- Reklamationsvorgänge
- und viele andere mehr.

Ein Dokument / eine Information kann also zum Beispiel gleichzeitig bei einem Projekt, einem Vorgang, zwei Adressen (z.B. Lieferant und Kunde) und bei einem Ansprechpartner in der jeweiligen Struktur gefunden werden.

Keine Dubletten - dank proaktiver Datendeduplizierung in DOCUframe


Das Besondere in DOCUframe ist dabei, dass sich jedes Dokument trotzdem nur ein einziges Mal in der Datenbank befindet. Dank virtueller Links ist das Dokument aber dennoch an verschiedenen Orten in dem System auffindbar. Das Versenden interner Emails kann entfallen (vgl. unsere Beiträge zur Zero Mail Policy). Dokumente lassen sich mit oder ohne Anmerkung (eine Art elektronischer Klebezettel - Wer, Wann, Was an Wen) intern weiterleiten, sodass erst gar keine keine Dubletten entstehen (vgl. hierzu unseren Beitrag zur proaktiven Datendeduplizierung).

Somit wird auch sichergestellt, dass Anwender immer auf die aktuellste Version der Dokumente zugreifen. Jeder Benutzer kann also auf das Original-Dokument zugreifen und es bearbeiten. Inwieweit Dokumente gelesen und bearbeitet werden dürfen, wird in DOCUframe über Sicherheiten bestimmt. Diese können auf Benutzer- und Benutzergruppen-Ebene individuell gesetzt werden.

Das DOCUframe-Prinzip - attraktive Vorteile für Ihr Unternehmen


Die Vorteile, die das Arbeiten mit DOCUframe für Ihr Unternehmen mit sich bringt, liegen auf der Hand:

  • Jedes Dokument existiert nur ein einziges Mal in der Datenbank.
  • Es entstehen keine Dubletten, wodurch die Datenbankgröße gering gehalten wird.
  • Die Zeitersparnis beim Suchen und Finden von Dokumenten ist dank multipler interner Verlinkungen enorm.
  • Dokumente können mehreren Objekten zugeordnet werden. Sie sind also an verschiedenen Orten auffindbar, was die Zusammenhänge von Geschäftsprozessen schneller erkennbar werden lässt.
  • Das interne Weiterleiten von Dokumenten mit Anmerkungen ist problemlos möglich. Interne Mails können also vollständig entfallen.
  • DOCUframe stellt auch sicher, dass jeder Benutzer immer auf alle Versionen und die Original-Dokumente zugreifen können.
  • Unternehmen, die auf DOCUframe zurückgreifen, arbeiten deutlich effizienter und Ressourcen-schonender .



Eine ausführlichere Ausarbeitung zu den Vorteilen von Dokumentenmanagementsystemen haben wir Ihnen in unserem Beitrag "Welche Vorteile bietet eigentlich Dokumentenmanagement?" zusammengefasst. Hier weiterlesen...

Das DOCUframe-Prinzip - die optimale Basis für Ihr Büro 4.0

Büro 4.0 beschreibt die notwendige Digitalisierung der Verwaltungsprozesse in mittelständischen Unternehmen zur Vorbereitung kommender Industrie 4.0-Projekte. Erst muss die Kommunikation "Mensch - Mensch" optimiert werden, bevor Sie an die Ebenen "Mensch - Maschine" und "Maschine - Maschine" herangehen. Anders gesagt: Was bringt Ihnen die Digitalisierung Ihrer Produktion, wenn Ihre Verwaltung, Ihr Vertrieb und Ihr Service mangels entsprechender technischer Möglichkeiten nicht mit den digitalen Informationen umgehen können.

Kostenloser Download der Success Story "Büro 4.0 bei GEMOTEG"


Die attraktivsten Ziele und Vorteile von Büro 4.0 Projekten sind:
+++ digitaler +++ kommunikativer +++ schneller +++ einfacher +++ effizienter +++ transparenter +++ sicherer +++ gesünder +++ und Vieles mehr +++

Wann starten wir Ihr Büro 4.0 Projekt - mit DOCUframe als Basis?


Zum Schluss noch ein Hinweis in eigener Sache: yourIT ist einer der erfolgreichsten Partner von DOCUframe. Wir leben seit 13 Jahren dafür, Kunden zu beraten, bei diesen DOCUframe und andere IT-Lösungen zu implementieren und immer wieder die Geschäfts- und speziell die Kern-Prozesse zu optimieren. Nebenbei schreiben wir Blogbeiträge und helfen so vielen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse - ganz im Sinne von "simplify yourIT". Wenn Ihnen unsere Beiträge wie dieser gefallen, dann bieten Sie uns die Chance, unser Können auch in Ihrem Unternehmen zu beweisen. Was wir wirklich zu leisten im Stande sind, werden Sie nur erfahren, wenn wir uns persönlich kennenlernen.

Ich freue mich auf Ihre Anfragen. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele


Unser Angebot für Sie: Die yourIT-Kern-Prozessanalyse - Geringe Kosten durch staatliche Förderung


Wir bieten Ihnen die Durchführung einer Kern-Prozessanalyse bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT




Unsere Beratungspakete
wurden beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand mit dem Preis BEST OF CONSULTING 2015 ausgezeichnet.

Sonntag, 28. Februar 2016

yourIT gratuliert Büro 4.0-Kunde GEMOTEG zur ISO 9001

GEMOTEG schafft ISO 9001 Zertifizierung - mit Unterstützung durch Büro 4.0 von yourIT.


Die Firma GEMOTEG GmbH & Co. KG in Hechingen führte mit dem yourIT-Systemmanagement Büro 4.0 eine integrierte Lösung für die Geschäftsprozessoptimierung ein. Das Hechinger Unternehmen aus der Branche der Antriebstechnik unterstützt damit u.a. die Bereiche Managed IT-Services, Dokumentenmanagement (DMS), Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Kommunikation.

Vor allem die Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) DOCUframe sowie der Aufbau unternehmensspezifischer Geschäftsprozesse haben stark dazu beigetragen, dass die ISO-9001-Zertifizierung so problemlos vonstatten ging.

Eine Ausdehnung der Anwendung auf die Abläufe in der Warenwirtschaft ist bereits geplant.

"Bei der Einführung des Systems und den zukünftig damit verbundenen Aufgaben standen und stehen wir vom Systemhaus yourIT als Partner zur Seite."
Ralf Ströbele, Geschäftsführer, yourIT

Lesen Sie hier die aktuelle Success Story zu Büro 4.0 bei GEMOTEG (kostenloser Download):

GEMOTEG setzt mit yourIT auf Büro 4.0
ISO-gerechte Prozesse und optimierte Abläufe

Handfeste Aussagen zu Büro 4.0 von Seiten der GEMOTEG-Verantwortlichen:


„Ganz aktuell hat der Einsatz von Büro 4.0 bei GEMOTEG die Zertifizierung ISO-9001 enorm beschleunigt.“
Stefan Eggenweiler, Geschäftsführer, GEMOTEG

„Alles wird archiviert, alles ist nachvollziehbar. Bei einem Anruf eines Kunden kann ich mit nur einem Mausklick in die Kundenakte des Anrufers wechseln und diesem sofort
Auskunft erteilen ...“
Manfred Gindele, Verkaufsleiter, GEMOTEG

„Jeder kann auf alles zugreifen – solange er die Berechtigung dazu hat. Es geht nichts verloren. Auch die automatische schnelle Zuordnung von Eingangsdokumenten bringt enorme Vorteile.“
Regina Eggenweiler, Kaufmännische Leiterin, GEMOTEG

Wir von yourIT freuen uns riesig über den Erfolg unseres Büro 4.0-Kunden GEMOTEG.

Gerne unterstützen wir auch Ihr Unternehmen. Fordern Sie uns!

Wie Ihr Büro 4.0 aussehen kann, erfahren Sie durch einen Anruf bei uns! Zögern Sie nicht und nehmen Sie jetzt Kontakt auf.

Ihr
Thomas Ströbele
yourIT.de
thomas.stroebele@yourit.de
+49 7471 93010-0

Projekthintergrund: Die ISO-Normen

Viele Unternehmen sind auf der Suche nach einem Dokumentenmanagement-System (DMS) mit der Begründung, dass sie den so genannten ISO-Richtlinien entsprechen wollen. Aber was sind diese Richtlinien bzw. Normen? Für wen gelten sie? Und warum sollten Sie sich die Mühe machen?

Nicht alle ISO-Normen sind für jedes Unternehmen gleichermaßen von Bedeutung. Es ist wichtig, herauszufinden, welche Richtlinien für Ihr Unternehmen maßgeblich sind. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems  (DMS) kann auf jeden Fall eine wichtige Schlüsselrolle bei Ihren Bemühungen spielen, um ISO-zertifiziert zu werden. Aber nicht alle DMS-Lösungen sind auf die ISO-Normen spezialisiert. Wie finden Sie also heraus, ob ein DMS Anbieter Ihre spezifischen ISO-Anforderungen berücksichtigt?

Die Berater von yourIT können Ihnen dabei helfen. In unseren Beratungspaketen Kernprozessanalyse sowie Büro 4.0 finden wir für Sie heraus, welche DMS-Prozesse zu Ihrem Budget, Ihren Ziele und Ihren ganz speziellen ISO-Anforderungen passen.

Was oder wer ist diese ISO?


ISO ist die Internationale Organisation für Normung - eine nichtstaatliche Vereinigung von Organisationen. Die ISO ist dabei unabhängig und der weltweit größte Entwickler von freiwilligen internationalen Normen.

ISO hat mehr als 19000 internationale Normen in fast allen Branchen veröffentlicht - von Technik bis zur Lebensmittelsicherheit, von Landwirtschaft bis zum Gesundheitswesen.

Ist Ihr Unternehmen verpflichtet, ISO zu erfüllen?


Als nichtstaatliche Organisation hat ISO keine Macht, Ihr Unternehmen zu verpflichten, die Normen, die sie entwickelt, umzusetzen. Eine Reihe von ISO-Normen - vor allem jene die Gesundheit, Sicherheit und Umwelt betreffen - sind in einigen Ländern in den Rechtsrahmen aufgenommen worden oder werden dort in der Gesetzgebung erwähnt. Sie dienen hier als technische Basis. Jedoch liegen solche Adoptions-Entscheidungen bei den Regulierungsbehörden und Regierungen der betroffenen Länder. ISO selbst schreibt nichts vor und erlässt keine Gesetze.

Obwohl freiwillig (oder gerade deswegen) können ISO-Normen eine Marktanforderung werden, wie dies im Fall der ISO 9000 Normen für Qualitätsmanagementsysteme geschehen ist.

Was ist die ISO-Zertifizierung?


Wenn eine Organisation den Regeln bestimmter ISO-Normen folgt, besteht für diese die Möglichkeit, dafür "ISO zertifiziert" zu werden. DieseZrrtifizierung wird jedoch nicht durch ISO selbst durchgeführt. Die Zertifikate erteilt keine Zertifikate. Dafür gibt es wiederum speziell qualifizierte und zertifizierte Zertifizierungsstellen.

Die ISO-Zertifizierung als Marketing-und Werbebotschaft


Wenn Sie es einmal geschafft haben, sich für eine ISO-Norm zertifizieren zu lassen, sind Sie berechtigt, damit zu werben. Und das sollten Sie auch tun. Denn viele Kunden und auch Lieferanten suchen nach Partnern, die wie sie selbst ISO-zertifiziert sind.

Im Übrigen ist auch yourIT mittlerweile seit 2013 ISO-9001-zertifiziert. Ein Grund mehr, uns als Berater und Software-Dienstleister bei Ihren geplanten Projekten mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS), Geschäftsprozess-Optimierung und Büro 4.0 zu berücksichtigen.

Beliebte ISO-Normen kurz erklärt


Die ISO hat Tausende von Normen herausgegeben, mit denen fast alle Aspekte der Geschäftsprozesse in jeder Branche behandelt werden. Einige, die besonders interessant sind:
  1. ISO 9001 - Qualitätsmanagement
    Die ISO 9000/90001-Standards sind die beliebtesten und verbreitesten in der Welt. Sie enthalten Richtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre Produkte und Dienstleistungen den Wünschen und Zielen Ihres Kunden entsprechen.
  2. ISO 27001 - Informationssicherheit
    Diese Standards helfen Unternehmen, Datenbestände sicher zu halten. Diese Norm trägt unter anderm dazu bei, in Ihrer Organisation die Sicherheit der Vermögenswerte wie Finanzinformationen, geistiges Eigentum, Mitarbeiterdaten oder Informationen, die Ihnen von Dritten übertragen werden, zu verwalten und zu sichern.
  3. ISO 31000 - Risikomanagement
    ISO 31000 stellt Prinzipien und allgemeine Richtlinien für das Risikomanagement auf.
Es ist natürlich unmöglich, alle ISO-Normen hier zu diskutieren bzw. in jnseren Beratungspaketen vollumfänglich zu berücksichtigen. Deshalb konzentrieren wir von yourIT uns auf die vielleicht beliebtesten von allen: ISO 9001 und ISO 27001.

Donnerstag, 11. Februar 2016

Integration statt Insellösungen - Bucher-Treppen setzt mit DOCUframe und DATAframe auf Komplettlösung

Das Ziel war hoch gesteckt bei diesem Software-Projekt: Der Kunde Bucher - die Markentreppe aus Jettingen - das Stammhaus der Treppenmeister-Partnergemeinschaft - wollte optimierte Abläufe in der Warenwirtschaft und eine verbesserte Vertriebssteuerung erreichen - und das mit der vollintegrierten Software-Lösung von GSD Software. In Partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit dem Beratungs- und IT-Systemhaus yourIT wurden alle Stufen gemeinsam erklommen und das Projekt zum Erfolg geführt.


Hier die Gesamtbroschüre aus Success Story und Übersicht der Spezialitäten der Branchenlösung Treppenbau:



Im Ergebnis wurde eine integrierte Branchenlösung für Treppenbauer entwickelt, bestehend aus Warenwirtschaft (WWS), Dokumentenmanagementsystem (DMS / ECM), Kunden- und Lieferantenmanagement (CRM / xRM), Groupware, mobiler Anbindung des Außendienstes über Smartphones / Tablets sowie Analyse und Business Intelligence (BI).


Zum Einsatz kamen die vollintegrierten Software-Module DOCUframe DMS & WAWI sowie DATAframe. Beratung und Anpassung auf Bucher-Treppen und die Branche wurden durch das Beratungs- und IT-Systemhaus yourIT aus Hechingen erbracht. Optimierte Abläufe in der Warenwirtschaft und eine verbesserte Vertriebssteuerung zeigen: Das Projekt hat sich gelohnt. Interessenten wenden sich bitte an yourIT.


Die 10 wichtigsten Besonderheiten der Branchenlösung Treppenbau sind:

  1.  Elektronische Akte (Baumappe und Projektmappe
  2.  Aufmaß-Unterstützung
  3.  Vollintegrierte Warenwirtschaft
  4.  Zusatzabrechnung für Privatkunden bei Bauträger-Aufträgen
  5.  Kalkulationsunterstützung bei größeren Objekten
  6.  Modell und Holzartabhängige Preisgestaltung
  7.  Treppenspezifische Felder im Auftragskopf
  8.  Vollintegrierter Terminplan für Montage
  9.  Vollintegrierte Auswertungen (BI)
  10.  Sofort einsatzbereit. Keine weiteren Anpassungen nötig

Aber das ist längst nicht alles. Mehr Infos und Erläuterungen erhalten Sie im Gesamtprospekt. Lesen Sie selbst!

Unsere Treppenbau-Lösung hat jetzt


  • einen Namen: DOCUstep
  • ein eigenes Logo:
Software Warenwirtschaft DMS ECM Branchenlösung Treppenbau
DOCUstep - die Branchenlösung Treppenbau von yourIT


Gründe für den Erfolg von DOCUstep


Die Hauptgründe für den Erfolg des Software- und Organisationsprojekts sehen die Projektbeteiligten in
- der vorab durchgeführten Kern-Prozessanalyse (BEST OF CONSULTING 2015);
- der damit einhergehenden Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter;
- der ausführlichen Schulung der Abläufe und nicht zuletzt
- den mittlerweile 12 Jahren Branchen- und Softwareerfahrung, die yourIT bisher sammeln durfte.

Ja, Bucher und yourIT arbeiten bereits seit mehr als 12 Jahren partnerschaftlich zusammen. Die Success Story zum ERP- und DMS-Projekt aus dem Jahr 2004 finden Sie hier.

DMS ECM Warenwirtschaft Die Treppe zum Erfolg
DOCUtrepp - Die Treppe zum Erfolg


Alle Projektziele wurden in der vereinbarten Zeit erreicht. Die Kosten blieben im vereinbarten Rahmen. Die Bucher-Mitarbeiter sind zufriedener als zuvor. Sie benötigen immer weniger Zeit für die EDV und haben dadurch mehr Zeit für die Kunden. Was will man mehr?!

Mehr Erfolg Vorteile DMS ECM Warenwirtschaft
Wenn auch Sie hoch hinauswollen: yourIT!

Doch den Verantwortlichen ist klar: "Stillstand bedeutet Rückschritt!" So sind bereits die nächsten Optimierungsschritte geplant. Spezielle Software-Assistenten sollen die Arbeit mit der Integrierten Lösung weiter beschleunigen. Außerdem soll der Außendienst - in diesem Falle Vertriebs- und Servicemitarbeiter - per Smartphone / Tablet mobil an das Gesamtsystem angebunden werden. Die dafür notwendige flexible Business App sowie das notwendige Know-how sind vorhanden. Also - los geht's!

Unser Angebot für Sie: Die yourIT-Kern-Prozessanalyse - Geringe Kosten durch staatliche Förderung

yourIT Kern-Prozessanalyse - sponsored by ESF

Möchten auch Sie in Ihrem Unternehmen die Vorteile eines Integrierten Systems statt der bisherigen Insellösungen nutzen? Wir bieten Ihnen die Durchführung einer Kern-Prozessanalyse bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT




Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.


Ich freue mich auf Ihre Anfragen. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.
Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Donnerstag, 27. August 2015

PRO ACTIV und yourIT - Zwei regionale Unternehmen bewegen etwas - "App geht die Post!" (3)

Gemeinsame Presseinformation der Unternehmen PRO ACTIV und yourIT, Dotternhausen/Hechingen/Balingen, 27.08.2015:

Immer mehr Unternehmen fördern den Radverkehr zunehmend mit Maßnahmen, die in ein sogenanntes betriebliches Mobilitätsmanagement eingebunden sind. Das Konzept zielt darauf ab, Mobilität in Unternehmen wirtschaftlich effizienter, umweltfreundlicher und sozialverträglicher zu machen. Gerade in der heutigen Zeit, wo Nachhaltigkeit, Gesundheit und Einsparungen immer wichtiger werden, denken viele Unternehmen um und integrieren, statt teurer Firmenfahrzeuge Fahrräder und Pedelecs in ihre Firmenpolitik. 


Nachhaltige Mobilität - Verantwortung gegenüber Umwelt und Gesellschaft


Mit Pedelecs lassen sich betriebliche Mobilitätskosten für inner- und außerbetriebliche Dienstwege deutlich senken. Neben geringen Kosten für Stellplätze sind diese Verkehrsmittel auch deutlich günstiger in der Anschaffung und im Betrieb. Die Steuer- und Versicherungsersparnis gegenüber PKWs macht das Pedelec auf jeden Fall attraktiv. 
Dass Pedelecs auch fit machen, wird durch verschiedene Untersuchungen gezeigt, die nachweisen, dass trotz der Elektrounterstützung eine angemessene körperliche Aktivität geleistet wird und die Gesundheit der Mitarbeiter gefördert wird. Das Ergebnis sind gesündere und fittere Mitarbeiter, die deutlich weniger Fehlzeiten aufweisen. 

Zusätzlich wird mit einer Pedelec-Firmenflotte der Umweltaspekt groß geschrieben. Ein deutlich geringerer CO2-Ausstoß von Pedelcs gegenüber PKWs ist messbar und reduziert enorm Emissionen und Lärm und ist dadurch umweltschonend und positiv für Klima und Luft.

PRO ACTIV bietet individuelle Firmen-Pedelecs "Made in Schwaben"


Für diese nachhaltige Mobilität bietet die Firma PRO ACTIV aus Dotternhausen spezielle Firmen-Pedelecs an. Das Besondere an diesen Pedelecs ist, dass die Herstellung der Pedelecs am Firmenstandort Dotternhausen erfolgt und durch diese regionale Fertigung alle Pedelecs nach Kundenwunsch gefertigt werden können. Der Kunde kann nach seinen Wünschen Rahmenfarbe, Komponenten und den Motor auswählen - selbst das Firmenlogo und ein persönlicher Namensschriftzug kann in die Rahmenlackierung integriert werden. Je nach Einsatz sind verschiedene Modelle erhältlich: Vom komfortablen City-Bike mit niedrigem Einstieg bis hin zum sportlichen Hardtail Mountain-Bike. Zudem werden Gepäckträgersysteme und weiteres Zubehör oftmals in die Ausstattung von Firmenpedelecs integriert.

yourIT bewegt seine Mitarbeiter und Kunden - Office-to-go


Übergabe der Pedelcs an yourIT - Geschäftsführer Jörg und Andreas Sättele (Firma PRO ACTIV), Geschäftsführer Thomas und Ralf Ströbele (Firma yourIT), PRO ACTIV Produktberater Frank Ettwein (v.l.n.r)

Auch das IT-Systemhaus yourIT aus Balingen (damals Hechingen) setzt auf nachhaltige Mobilität und hat sich vor einigen Wochen zwei PRO ACTIV Firmen-Pedelecs als Diensträder angeschafft. Diese Pedelecs stehen für die Mitarbeiter von yourIT für ihre Dienstwege zur Verfügung. Ziel ist es, regionale Kundenbesuche gesund und umweltfreundlich mit dem Pedelec zu erledigen statt mit dem PKW. In den ersten 4 Wochen wurden bereits über 1.000 Kilometer mit den Firmen-Pedelecs zurückgelegt. Geschäftsführer Thomas Ströbele ist überzeugt: "Weder Bus noch Bahn und erst recht nicht das Auto können mit einem Pedelec als gesundem Fortbewegungsmittel konkurrieren. Ich kenne keinen anderen Ausgleichssport zum harten Büroalltag, mit dem man sich so ganz nebenbei und fast ohne Zeitverlust fit halten kann und so ein regelmäßiges Sport-Pensum von 1 Stunde täglich absolvieren kann. Versuchen Sie das mal mit Golf & Co."

Diese neue Mobilität passt zudem zu den aktuell laufenden "mobilen" Projekten der Firma yourIT. yourIT zählt zu den Vorreitern im Bereich der Beratung für mobile Geschäftsprozesse unter Einsatz von sogenannten Business-Apps. Diese mobilen Business-Apps sorgen dafür, dass die richtige Information bzw. das richtige Dokument dem richtigen Mitarbeiter dann zur Verfügung steht, wenn er es braucht. Relevante Informationen und Dokumente finden selbständig die richtigen Mitarbeiter, ohne dass diese gesucht oder versendet werden müssen. Lesen Sie hierzu mehr auf unserem DOCUframe-Blog "App-geht-die-Post"...

PRO ACTIV bewegt viel im Bereich Datenschutz & IT-Sicherheit


Die Firma PRO ACTIV bewegt zusammen mit der Firma yourIT viel im Bereich Datenschutz. "Als innovativer Rollstuhl-, Handbike- und Pedelec-Hersteller kommen wir ganz automatisch mit Gesundheitsdaten unserer Endkunden in Berührung. Gemäß § 3 (9) BDSG gehören diese zu den besonderen Arten personenbezogener Daten. Wir sind uns unserer Verantwortung bewusst und haben uns daher professionelle Unterstützung durch den externen Datenschutzbeauftragten Thomas Ströbele von yourIT an Bord geholt. Dieser kümmert sich um ein für uns sinnvolles Niveau im Bereich Datenschutz & IT-Sicherheit", so Geschäftsführer Jörg Sättele. 

Kontakt und weitere Informationen: 


PRO ACTIV e-Bike-Center | Im Hofstätt 13 | 72359 Dotternhausen | Telefon 07427 9480-0 |    
Fax 07427 94 80-7025 |  info@proactiv-gmbh.de | www.e-bike-konfigurieren.de

yourIT GmbH | Häselstr. 10 | 72336 Balingen | Telefon +49 7433 30098-0 | 
Fax +49 7433 30098-15 | datenschutz-team@yourIT.de | www.yourIT.de

Montag, 24. August 2015

simplify yourIT - die besten Tipps für ein intelligentes und effektives E-Mail-Management

So sehr wir uns auch gegen die über uns hereinbrechende Dokumenten- und E-Mail-Flut stemmen - sie ist nicht zu stoppen. Die einzige Möglichkeit wäre ein vollständiger Verzicht auf das Kommunikationsmedium E-Mail - und das ist nicht möglich, wenn unser und Ihr Unternehmen weiterhin am Markt aktiv und erfolgreich sein soll. Also gehen wir strategisch vor und helfen Ihnen, die E-Mail-Flut auf ein erträgliches Maß abzuschwächen. Daher hier die typischen E-Mail-Sünden sowie unsere 9 besten Tipps für ein schlankes E-Mail-Management. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung - und demnächst ein leeres Postfach und Zeit für die wesentlichen Aufgaben.


E-Mail-Management statt E-Mail-Flut


Wichtiger Hinweis: Manche Tipps lassen sich mit herkömmlichen E-Mail-Systemen (wie z.B. MS Outlook / Exchange, Tobit David, etc.), nicht oder nur schwer umsetzen. Wir von yourIT und viele unserer Kunden nutzen das integrierte intelligente E-Mail-System in DOCUframe. Sehen Sie uns das bitte nach - Ihnen bleiben dann zwei Möglichkeiten: Entweder Sie lassen diesen Tipp aus und gehen zum nächsten. Oder Sie entscheiden sich dafür, ebenfalls zu DOCUframe zu wechseln und alle Vorteile voll auszukosten. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Hinweis 2: Wenn Sie bisher ein herkömmliches E-Mail-System nutzen, kommen in Ihrem Postfach nur E-Mails an. Intelligente Dokumenten Management Systeme (DMS) wie z.B. DOCUframe kennen keine Trennung der E-Mail von anderen Dokumentenarten wie z.B. Faxe, PDF, Word, Excel oder ganzen elektronischen Akten. Daher schreibe ich hier meist von neuen Nachrichten statt von neuen E-Mails. Wenn Sie bisher nur E-Mails in Ihrem Postfach empfangen können, sollten Sie unbedingt meinen Post zum Thema E-Mail-Archivierung lesen.

Folgende E-Mail-Sünden gilt es durch ein gezieltes E-Mail-Management unbedingt zu vermeiden:


Unklare Betreffs oder seit Wochen geführte Korrespondenz, die noch immer kein Resultat hervorgebracht hat - E-Mail-Sünden sind nicht nur lästig, sondern verschwenden auch Zeit und Geld. Ohne entsprechende Trainings sind diese aber leider nur schwer dauerhaft aus dem Posteingang zu entfernen.

Die mitgesendeten Kontaktdaten für den Ansprechpartner im neuen Projekt stehen irgendwo in einer wochenlangen Korrespondenz mit dem Kollegen, der jetzt natürlich im Urlaub ist. Ein wichtiges Angebot lässt sich im Mail-Chaos nicht mehr finden, weil der Betreff entfallen ist - allein das Suchen und Scrollen im Postfach nimmt viel Arbeitszeit in Anspruch. Bei einer vorsichtigen Schätzung von 15 Minuten Zeitverschwendung pro Tag ist nach 200 Tagen die stolze Summe von 50 Stunden erreicht. Also mehr als eine Arbeitswoche, die jeder Mitarbeiter mit dem Irren durch den Posteingang verbringt.


Die typischen E-Mail-Sünden in der Übersicht


  • Die Betreff-Sünde: Unklar, fehlend oder von einer alten E-Mail übernommen - der falsche Betreff erschwert das Finden der gewünschten Nachricht erheblich und ist ein Mehraufwand für den Empfänger.
  • Die Ketten- und Umfang-Sünde: Ellenlange Texte, weil die Arbeit und Zeit für eine Zusammenfassung vom Absender nicht investiert wurde, verschwendet die Zeit von allen Empfängern. Auch das Weiterleiten von Kettenmails, in denen bereits mehrere Schreiberlinge zu Wort gekommen sind, ist oftmals unsinnig und kann bei einigen Bemerkungen zu peinlichen oder reinweg destruktiven Momenten in der Kommunikation führen.
  • Die Mail-Ping-Pong-Sünde: Terminabsprachen oder Diskussionen über Änderungen ziehen sich bei E-Mails oftmals lange hin. Spätestens wenn dem Betreff RE:RE:RE:RE vorangeht sollte klar sein, dass ein Telefonat die bessere und schnellere Wahl gewesen wäre.
  • Die Vermeidungs-Sünde: Eine Mailkette oder E-Mail-Gruppendiskussion, die das Meeting ersetzt ist zwar ein netter Gedanke, in der Realität aber schlicht nicht erfolgreich. Wer hat schon die Zeit, mehrere hundert oder gar tausend Wörter zu lesen? Die vermeintlich bequeme und zeitsparende Alternative zum Gespräch kann beim Fällen von Entscheidungen schnell verheerend werden.
  • Die Smartphone- und SMS-Sünde: Ein Smiley hier, ein knappes "Klar" ohne Betreff da - auch bei der Kommunikation über Smartphone, SMS und Co. kommt es ohne das Einhalten von Regeln schnell zu Missverständnissen und kostspieliger Zeitverschwendung.


Problem erkannt - aber wie können Sie schnell Abhilfe schaffen?


Gehen die Vorgesetzten mit gutem Beispiel voran und existiert ein firmeninterner E-Mail-Knigge, kommen all die genannten Sünden gar nicht erst auf. Allerdings ist das nur ausgesprochen selten der Fall. Hat sich erst einmal eine nachlässige Haltung gegenüber der E-Mail-Korrespondenz eingebürgert, sind Änderungen durch internen Ansporn schwierig.

Kompetent durchgeführte Trainings kombiniert mit der passende Software-Lösung können hingegen das Bewusstsein für die Bedeutung der E-Mail-Sünden wecken oder erhöhen - und damit nicht nur auf Dauer Kosten sparen, sondern auch zu einem verbesserten Miteinander im Unternehmen führen. Setzen Sie sich daher noch heute mit uns in Verbindung und lassen Sie E-Mail-Sünden schnell der Vergangenheit angehören.

Und hier kommen unsere 9 Tipps für ein intelligentes und effektives E-Mail-Management

1. Tipp: Zero Mail Policy einführen

Verzichten Sie in Ihrem Unternehmen ab sofort vollständig auf interne Mails. Dass das funktioniert, beweisen yourT und unsere Kunden seit mehr als 11 Jahren. Wie eine Zero Mail Policy funktioniert und was es Ihnen nutzt, habe ich auf diesem Blog bereits in mehreren Posts gezeigt, siehe z.B.

2. Tipp: Automatische Benachrichtigung abschalten


Wichtiger Hinweis: Bitte setzen Sie diesen Tipp nur um, wenn Sie nicht in einer Notfallzentrale, im First- oder Second Level Support oder ähnlichem arbeiten!
Vor gerade mal etwas mehr als 10 Jahren meldete in meinem damaligen E-Mail-System AOL eine nette Frauenstimme den Eingang einer neuen E-Mail mit "Sie haben Post!" Gut, damals waren das nur etwa 5-10 E-Mails am Tag. Stellen Sie sich das heute mal vor, bei 100 oder 200 neuen Nachrichten am Tag. Die Frau muss bereits seit langem schweigen und wurde ersetzt durch eine stumme Benachrichtigung, die mir anzeigte, wie viele neue Nachrichten in meinem Postfach eingegangen sind. Wenn Sie sich bei neuen Benachrichtigungen dabei ertappen, dass sie immer wieder Ihre eigentliche Tätigkeit unterbrechen und sich kurz anschauen, was neues eingegangen ist, dann schalten Sie das ab. Sparen Sie sich den psychologischen Druck. Sie werden sehen, die neue Nachricht ist nachher auch noch da.

3. Tipp: Feste Zeiten für die Bearbeitung neuer Nachrichten

Jeder Klick auf die Benachrichtigung kostet Sie etwa 15 Minuten und Ihre Konzentration auf Ihre wesentlichen Aufgaben. Vermeiden Sie diesen Zeitdieb! Und planen Sie sich feste Zeiten für die Bearbeitung Ihres Postfachs ein.

4. Tipp: Ablagefächer einrichten

Wie bearbeiten Sie Ihre Papierpost? Legen Sie alles ungeordnet auf Ihren Schreibtisch oder haben Sie wie die meisten Büroangestellten Ablagefächer z.B. für "sofort bearbeiten", "ablegen", "delegieren" und "vernichten"? Weshalb machen Sie das bei Ihrer elektronischen Post eigentlich nicht genau so?

5. Tipp: Leeren Sie Ihr Postfach täglich

Legen Sie Wert darauf, dass Ihr Postfach am Ende Ihres Arbeitstages geleert ist. Nehmen Sie keine alten Nachrichten von gestern in den neuen Arbeitstag mit. Sie wissen doch: Nichts ist so alt wie die Zeitung von gestern!

5. Tipp: Ihr E-Mail-Postfach ist kein Archiv!

Wenn Sie nicht nur für sich alleine sondern im Team arbeiten, benötigen Sie eine entsprechende Strategie für eine gemeinsame Ablage. Ganz einfach realisieren Sie das mit intelligenten Dokumenten Management und Archiv-Systemen wie z.B. DOCUframe, die bereits beim Eingang von E-Mails diese in der gemeinsamen Ablage zu Adressen, Ansprechpartnern, Vorgängen, Projekten und Produkten automatisch zuordnen und somit dem gesamten Team zur Verfügung stellen. Wie das funktioniert habe ich in meinem Post "Zero Mail Policy - 13% mehr Business E-Mails pro Jahr" beschrieben.

Hinweis: Erleichtern Sie auch Ihrem Empfänger (und dessen Kollegen) das schnelle Zuordnen von E-Mails, indem Sie die Betreffzeile aussagekräftig ausfüllen. Denken Sie immer daran, dass dieser vielleicht kein DOCUframe hat und die E-Mail z.B. in seinem Posteingang suchen muss!

6. Tipp: Das richtige Medium auswählen

Es gibt unterschiedliche Kommunikationsmedien - und jedes hat seine Berechtigung. Auch die E-Mail. Ein Grund für die E-Mail-Flut ist, dass manche Menschen versuchen, E-Mails als Ersatz für andere sinnvollere Medien einzusetzen. Das ist absoluter Unsinn.

Wenn Sie z.B. einen Termin mit einem anderen Menschen auswählen und vereinbaren möchten, rufen Sie ihn am besten per Telefon an.

Wollen Sie hingegen einen Termin mit mehreren anderen Menschen auswählen und vereinbaren, nutzen Sie ein Tool wie z.B. Doodle, das genau für diese Aufgabe entwickelt wurde.

7. Tipp: Lassen Sie sich keinen Stress machen!
Wenn sie eine eingegangene E-Mail nicht sofort bearbeiten können oder wollen, senden Sie dem Absender einen Zwischenbescheid, bis wann Sie sich bei ihm melden werden. Dann weiß dieser Bescheid, dass sich jemand um sein Anliegen kümmert und kommt nicht in Versuchung, Ihnen zwischendurch mehrere Anfragen wegen des Bearbeitungsstands zu schicken.

8. Tipp: Newsletter an gemeinsame E-Mail-Adressen senden lassen

Vor einiger Zeit haben wir die Newsletter bei yourIT aufgeräumt und dabei festgestellt, dass wir jede Woche über 300 Newsletter erhalten. Teilweise ging derselbe Newsletter bei 5 Mitarbeiter ein - die diesen dann meist nur gelöscht haben. Auf Anfrage waren die meisten Newsletter unnütz und konnten abgemeldet werden. Wenn Sie schon mal versucht haben, Newsletter wieder abzumelden, dann wissen Sie, wieviel Zeit und Geduld sie dafür benötigen. Nicht alle Versender von Newslettern halten sich an die geltenden Datenschutz-Vorschriften zum Abmelden.

Sparen Sie sich diesen Aufwand, indem Sie in Ihrem Unternehmen den Newsletter-Empfang ausschließlich auf gemeinsamen Postfächern erlauben.

Hinweis zur Datendeduplizierung: Hier bringt DOCUframe den klaren Vorteil, dass bei mehreren identischen E-Mails an unterschiedliche Empfänger immer nur eine aufbewahrt und in die Postfächer aller Empfänger verknüpft wird. Die Dubletten werden direkt beim Eingang vernichtet.

9. Tipp: Besser gut als perfekt!

Unsere Studien haben gezeigt: Der Hauptgrund für liegengebliebene Nachrichten ist, dass wir immer ausführlich und perfekt antworten möchten - nur dafür fehlt uns dann meist die Zeit. Bei der Menge an Nachrichten (vor allem E-Mails), die Tag für Tag auf uns einprasseln, ist Perfektionismus fehl am Platz. Antworten Sie lieber kurz und schnell. Klick und weg! Aber achten Sie im Geschäftsleben auf Rechtschreibung und Form.

Allerletzter Tipp: Fangen Sie heute an!

"Verschiebe nicht auf morgen, was Du heute kannst besorgen." Lassen Sie sich von den Altlasten in Ihrem Posteingang nicht entmutigen. Sorgen Sie dafür, dass ab heute keine weiteren Nachrichten in Ihrem Postfach liegen bleiben (oder "archiviert" werden). Und nehmen Sie sich fest vor, jeden Tag 50 bis 100 alte Nachrichten zu entsorgen. Und machen Sie eine Flasche Sekt auf

Sie haben weitere Tipps für das Management von E-Mails, Dokumenten und anderen Informationen in Unternehmen?

Immer her damit. Ich werde diese gerne hier veröffentlichen.



Zum Schluss noch ein Hinweis in eigener Sache: yourIT ist einer der erfolgreichsten Partner von DOCUframe. Wir leben seit 13 Jahren davon, Kunden zu beraten, bei diesen DOCUframe und andere IT-Lösungen zu implementieren und immer wieder die Geschäfts- und speziell die Kern-Prozesse zu optimieren. Nebenbei schreiben wir Blogbeiträge und helfen so vielen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse - ganz im Sinne von "simplify yourIT". Wenn Ihnen unsere Beiträge wie dieser gefallen, dann bieten Sie uns die Chance, unser Können auch in Ihrem Unternehmen zu beweisen. Was wir wirklich zu leisten im Stande sind, werden Sie nur erfahren, wenn wir uns persönlich kennenlernen.

Ich freue mich auf Ihre Anfragen. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Unser Angebot für Sie: Die yourIT-Kern-Prozessanalyse - Geringe Kosten durch staatliche Förderung - aber nur noch in 2016


Wir bieten Ihnen die Durchführung einer Kern-Prozessanalyse bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT




Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.


Bildnachweis:
- https://stocksnap.io/photo/NRB5T25KRG