Posts mit dem Label Deduplizierung werden angezeigt. Alle Posts anzeigen
Posts mit dem Label Deduplizierung werden angezeigt. Alle Posts anzeigen

Mittwoch, 9. März 2016

Das DOCUframe-Prinzip - Neues Erklärvideo zu unserer Büro 4.0 Basis-Software

Unser Partner und DOCUframe-Hersteller GSD hat ein neues Erklärvideo veröffentlicht. Darin werden die grundlegenden Eigenschaften von DOCUframe eindrucksvoll beschrieben, die DOCUframe zur optimalen Basis für jedes Büro 4.0-Projekt macht.


Die E-Mail- und Dokumenten-Flut rollt über die Mitarbeiter der Unternehmen hinweg


Unternehmen stehen täglich einer Flut von eingehenden Dokumenten gegenüber (lesen Sie hierzu unsere Beiträge zur E-Mail-Flut). Mit DOCUframe können sämtliche Eingangs-Dokumente in einer einzigen Datenbank erfasst, be- und verarbeitet und revisionssicher archiviert werden (Stichwort GoBD, früher GDPdU und GoBS).



PDF, E-Mail, Faxe, Bilder und Audio-Dateien, Office-Dokumente (Word, Excel, Powerpoint, etc.), Notizen, und eingehende sowie ausgehende Belege wie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen - Jeder Benutzer kann auf alle Dokumente zugreifen, vorausgesetzt er besitzt die notwendigen Rechte.


Der Clou in DOCUframe - die objektorientierte Mehrfach-Zuordnung von Dokumenten und Informationen


Jede Datei in der DOCUframe-Datenbank kann gleichzeitig zu mehreren verschiedenen Objekten zugeordnet werden - und das zum Großteil vollautomatisiert. Zu diesen Objekten gehören zum Beispiel Projekte, Adressen, Ansprechpartner, Artikel / Produkte oder verschiedene elektronische Vorgänge. Letztere entsprechen elektronischen Akten (sogenannte eAkten) - vergleichbar mit elektronischen Hängemappen oder auch Ordnern. Ausprägungen von Vorgängen können z.B. sein:
- Vertriebsvorgänge
- Geräteakten / Fahrzeugakten
- Aufgaben
- Hotline-Tickets
- Reklamationsvorgänge
- und viele andere mehr.

Ein Dokument / eine Information kann also zum Beispiel gleichzeitig bei einem Projekt, einem Vorgang, zwei Adressen (z.B. Lieferant und Kunde) und bei einem Ansprechpartner in der jeweiligen Struktur gefunden werden.

Keine Dubletten - dank proaktiver Datendeduplizierung in DOCUframe


Das Besondere in DOCUframe ist dabei, dass sich jedes Dokument trotzdem nur ein einziges Mal in der Datenbank befindet. Dank virtueller Links ist das Dokument aber dennoch an verschiedenen Orten in dem System auffindbar. Das Versenden interner Emails kann entfallen (vgl. unsere Beiträge zur Zero Mail Policy). Dokumente lassen sich mit oder ohne Anmerkung (eine Art elektronischer Klebezettel - Wer, Wann, Was an Wen) intern weiterleiten, sodass erst gar keine keine Dubletten entstehen (vgl. hierzu unseren Beitrag zur proaktiven Datendeduplizierung).

Somit wird auch sichergestellt, dass Anwender immer auf die aktuellste Version der Dokumente zugreifen. Jeder Benutzer kann also auf das Original-Dokument zugreifen und es bearbeiten. Inwieweit Dokumente gelesen und bearbeitet werden dürfen, wird in DOCUframe über Sicherheiten bestimmt. Diese können auf Benutzer- und Benutzergruppen-Ebene individuell gesetzt werden.

Das DOCUframe-Prinzip - attraktive Vorteile für Ihr Unternehmen


Die Vorteile, die das Arbeiten mit DOCUframe für Ihr Unternehmen mit sich bringt, liegen auf der Hand:

  • Jedes Dokument existiert nur ein einziges Mal in der Datenbank.
  • Es entstehen keine Dubletten, wodurch die Datenbankgröße gering gehalten wird.
  • Die Zeitersparnis beim Suchen und Finden von Dokumenten ist dank multipler interner Verlinkungen enorm.
  • Dokumente können mehreren Objekten zugeordnet werden. Sie sind also an verschiedenen Orten auffindbar, was die Zusammenhänge von Geschäftsprozessen schneller erkennbar werden lässt.
  • Das interne Weiterleiten von Dokumenten mit Anmerkungen ist problemlos möglich. Interne Mails können also vollständig entfallen.
  • DOCUframe stellt auch sicher, dass jeder Benutzer immer auf alle Versionen und die Original-Dokumente zugreifen können.
  • Unternehmen, die auf DOCUframe zurückgreifen, arbeiten deutlich effizienter und Ressourcen-schonender .



Eine ausführlichere Ausarbeitung zu den Vorteilen von Dokumentenmanagementsystemen haben wir Ihnen in unserem Beitrag "Welche Vorteile bietet eigentlich Dokumentenmanagement?" zusammengefasst. Hier weiterlesen...

Das DOCUframe-Prinzip - die optimale Basis für Ihr Büro 4.0

Büro 4.0 beschreibt die notwendige Digitalisierung der Verwaltungsprozesse in mittelständischen Unternehmen zur Vorbereitung kommender Industrie 4.0-Projekte. Erst muss die Kommunikation "Mensch - Mensch" optimiert werden, bevor Sie an die Ebenen "Mensch - Maschine" und "Maschine - Maschine" herangehen. Anders gesagt: Was bringt Ihnen die Digitalisierung Ihrer Produktion, wenn Ihre Verwaltung, Ihr Vertrieb und Ihr Service mangels entsprechender technischer Möglichkeiten nicht mit den digitalen Informationen umgehen können.

Kostenloser Download der Success Story "Büro 4.0 bei GEMOTEG"


Die attraktivsten Ziele und Vorteile von Büro 4.0 Projekten sind:
+++ digitaler +++ kommunikativer +++ schneller +++ einfacher +++ effizienter +++ transparenter +++ sicherer +++ gesünder +++ und Vieles mehr +++

Wann starten wir Ihr Büro 4.0 Projekt - mit DOCUframe als Basis?


Zum Schluss noch ein Hinweis in eigener Sache: yourIT ist einer der erfolgreichsten Partner von DOCUframe. Wir leben seit 13 Jahren dafür, Kunden zu beraten, bei diesen DOCUframe und andere IT-Lösungen zu implementieren und immer wieder die Geschäfts- und speziell die Kern-Prozesse zu optimieren. Nebenbei schreiben wir Blogbeiträge und helfen so vielen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse - ganz im Sinne von "simplify yourIT". Wenn Ihnen unsere Beiträge wie dieser gefallen, dann bieten Sie uns die Chance, unser Können auch in Ihrem Unternehmen zu beweisen. Was wir wirklich zu leisten im Stande sind, werden Sie nur erfahren, wenn wir uns persönlich kennenlernen.

Ich freue mich auf Ihre Anfragen. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele


Unser Angebot für Sie: Die yourIT-Kern-Prozessanalyse - Geringe Kosten durch staatliche Förderung


Wir bieten Ihnen die Durchführung einer Kern-Prozessanalyse bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT




Unsere Beratungspakete
wurden beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand mit dem Preis BEST OF CONSULTING 2015 ausgezeichnet.

Mittwoch, 11. September 2013

Die besten Tipps für proaktive Datendeduplizierung ganz einfach mit DOCUframe

Problemstellung: Ein heißes Thema in der IT ist aktuell die Reduzierung der Datenmenge mit Hilfe von Lösungen zur Datendeduplizierung. Als Geschäftsführer eines mittelständischen Systemhauses halte ich persönlich nichts davon, erst unorganisiert Datenmüll zu fabrizieren, um ihn nachher mit viel Aufwand und hohen Kosten entsorgen zu müssen. Daher zeige ich hier gerne einige lohnenswerte Strategien für proaktive Datendeduplizierung auf. Das Kopieren ist ausdrücklich erlaubt.


Definition lt. Wikipedia: "Deduplizierung, auch Data-Deduplication, Datendeduplizierung (engl. Deduplication), ist in der Informationstechnik ein Prozess, der redundante Daten identifiziert und eliminiert, [...]."

Bei der klassischen Datendeduplizierung darf der Datenmüll erstmal unorganisiert und ungebremst entstehen. Danach werden identische Daten identifiziert, nur ein Element davon bleibt erhalten, die anderen werden vernichtet und erhalten stattdessen einen Verweis auf das erste.
Als Unternehmer habe ich ein Problem mit dieser Vorgehensweise: Erst wird unorganisiert gearbeitet und dabei viel Datenmüll verursacht, danach braucht man eine Software, die den unnötig entstandenen Datenmüll dann wieder dedupliziert. Wäre es da nicht sinnvoller, gleich organisiert zu arbeiten und erst gar keinen Datenmüll zu verursachen?

Wie kann Ihnen die Organisation Ihrer Geschäftsprozesse mit einem intelligenten DokumentenManagementSystem wie z.B. DOCUframe helfen, Datenmüll erst gar nicht entstehen zu lassen? Wir sprechen hier von "proaktiver Datendeduplizierung".

  1. Adress- und Ansprechpartnermanagement: Alle Mitarbeiter arbeiten auf derselben Datenbank. Adressen (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, etc.) und Ansprechpartner werden in dieser Datenbank 1x als Objekt angelegt und gemeinsam genutzt. Dazu werden dann die Informationen und Dokumente verknüpft. -> Müll-Ersparnis: Keine Adressdubletten
  2. Dokumentenmanagement: Jede Information und jedes Dokument ist ebenfalls nur 1x in der Datenbank vorhanden und wird mittels Workflow oder manuell per Button "an Benutzer senden" dem zuständigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit in dessen Postfach verknüpft. -> Müll-Ersparnis: Keine Dubletten, Kopien, oder Schatten von Infromationen und Dokumenten
  3. Keine internen E-Mails sondern echtes Dokumentenmanagement: Im Unternehmen untersagt eine Zero Mail Policy jeglichen Versand interner E-Mails. Stattdessen werden Dokumente manuell per Button "an Benutzer senden" dem zuständigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit in dessen Postfach verknüpft. -> Müll-Ersparnis: Keine internen E-Mails
Zero Mail Policy statt Weiterleitung per internen Mails

  1. Eingehende E-Mails für mehrere Mitarbeiter nur 1x archiviert: Von mehreren identischen eingehenden E-Mails, die für verschiedene Mitarbeiter bestimmt sind, wird nur 1 archiviert. Alle anderen werden vernichtet und eine Verknüpfung zur archivierten E-Mail gesetzt. -> Müll-Ersparnis: Keine E-Mail-Dubletten
  2. Serienmails/Serienbriefe/Serienfaxe: Wird z.B. ein Newsletter per Serienmail-Funktion an 1.000 Empfänger versendet, wird die E-Mail-Vorlage zu Adresse und Ansprechpartner zugeordnet. Die versendeten Dokumente werden nach dem Versand automatisch vernichtet. -> Müll-Ersparnis in diesem Beispiel: 999 E-Mails (mit evtl. je 5 MB PDF-Anhang).
Zusammenfassung: Die Informations-, Dokumenten- und vor allem die E-Mail-Flut bedroht unsere Unternehmen existentiell. Lassen Sie sich keine unnötigen Dinge wie Datendeduplizierungs-Software aufschwatzen. Agieren Sie logisch und organisieren Sie proaktiv. Holen Sie sich Unterstützung und Ideen von externen Beratern wie yourIT.

Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne. Jetzt staatlich gefördert.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele