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Montag, 3. August 2015

Dokumentenmanagement im Mittelstand - Papierlos dauert noch

Bereits seit seiner Erfindung vor über fünf Jahrzehnten träumen Visionäre davon, mit Hilfe des Computers den Traum vom voll und ganz papierlosen Büro zu verwirklichen. Noch immer herrscht in zahlreichen Büros ein Papierkrieg, der nicht nur jede Menge Zeit und Nerven kosten, sondern auch die Umwelt in einem hohen Maß belastet. Um endlich diesen Aktenbergen Herr zu werden und sich unliebsame Schleppereien von A nach B zu ersparen, überlegen sich Unternehmen, auf ein papierloses Büro umzusatteln.




Immerhin: Mittlerweile nutzen rund ein Drittel aller Unternehmen in Deutschland die Vorzüge der elektronischen Rechnung (auch E-Billing). Eine Verwaltung in Form von Aktenordnern findet kaum mehr statt. Im Rahmen einiger Studien zum papierlosen Büro konnte ermittelt werden, dass beispielsweise der Versand digitalisierter Rechnungen erhebliche Wettbewerbsvorteile gegenüber dem Mitbewerb mit sich bringt. Trotzdem haben viele Unternehmen noch Luft nach oben und können diesen und andere interne Geschäftsprozesse zugunsten niedrigerer Betriebskosten optimieren.

yourIT - MMS im Mittelstand - Papierlos dauert noch 

Unabhängig von der Art der Dokumente lassen sich diese digital an jedem Ort für Mitarbeiter zur Verfügung stellen. Das erhöht nicht nur die Effizienz über mehrere hundert Kilometer hinweg (z.B. Zugriff über mobile Business-Apps), sondern erlaubt auch im Rahmen Projekten eine zeitgleiche Zusammenarbeit. In diesem Zusammenhang lässt sich festhalten, dass sich die Kosten für Kopien oder Ausdrucke auf einem äußerst niedrigen Niveau bewegen.

Viele Entscheider stellen sich beim papierlosen Büro die Frage, wie sich der Versand bzw. die Bereitstellung von Dokumenten darstellt. Im Laufe der vergangenen Jahre konnten ein paar wenige Dateiformate für digitalisierte Daten durchsetzen, weshalb die Kommunikation intern sowie extern keinerlei Probleme mit sich bringt. Apropos interne Kommunikation: Hier sollten Sie sich auch unbedingt zum Thema Zero Mail Policy informieren.

Darüber hinaus haben Mitarbeiter in Sachen "Ordnung halten" in weiten Teilen ganz unterschiedliche Vorstellungen und Systeme. Diese in mühsamen Gespräche unter einen Hut zu bekommen, dürfte in eine niemals enden wollende Diskussion ausarten und abteilungsübergreifend für den einen oder anderen Unmut sorgen. Bei papierlosem Büro lässt sich ein Ablage- und Suchsystem vereinheitlichen, wodurch sensible Reibungspunkte schlichtweg aus dem Arbeitsalltag ausgeschlossen werden.



Viele Unternehmen scheuen den Umstieg auf ein papierloses Büro, da es ihnen an Informationen mangelt oder rechtlichen Grundlagenkenntnisse in diesem Bereich fehlen. Vor allem im Bereich Datenschutz klaffen die Wissenslücken erheblich auseinander. Eine Einarbeitung in dieses komplexe Thema erachten Firmen als zu teuer an. Hinsichtlich der Verfügbarkeit gibt es ebenfalls bei Unternehmen Bedenken: Diese geben an, dass im Falle eines Servercrashs Mitarbeiter nicht weiterarbeiten können. Anderen gehen vor diesem Hintergrund sogar von einem kompletten Verlust der Daten aus.

Mittelständische Unternehmen, die sich mit der Idee des papierlosen Büros beschäftigen, sollten sich vor einem potentiellen Umstieg genau informieren und sich im Bedarfsfall von professionellen Stelle Tipps und Tricks holen. Wir von yourIT empfehlen, die Geschäftsprozesse und speziell die kern-Prozesse genau unter die Lupe nehmen zu lassen.

yourIT-Kern-Prozessanalyse - Geringe Kosten durch staatliche Förderung - aber nur noch in 2016


Wir bieten Ihnen die Durchführung einer Kern-Prozessanalyse bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT




Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Donnerstag, 29. August 2013

Rechnungseingangsworkflow in DOCUframe

Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat wichtige Vereinfachungen im Bezug auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen für Unternehmen gebracht. Im Wesentlichen lauten diese Vorteile: Steuerliche Gleichbehandlung von Papier- und elektronischer Rechnung, elektronische Signatur oder andere Verfahren, Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit, Innerbetriebliches Kontrollverfahren muss schriftlich dokumentiert sein, Elektronische Rechnung muss elektronisch archiviert werden (10 Jahre), Konkludente Zustimmung möglich.


Auf Kundenanfrage haben wir von yourIT bereits Ende 2010 innerhalb kürzester Entwicklungszeit einen komplexen Rechnungseingangsworkflow (auch Eingangsrechnungsworkflow oder Rechnungsworkflow) mit einem mehrstufigen Freigabeprozess auf Basis von DOCUframe entwickelt. Wichtig für uns dabei war, dass dieser Rechnungsworkflow an beliebige ERP-Systeme angebunden werden kann, z.B. SAP, Navision, Infor, Proalpha, Abas, ...)

Rechnungseingangsworkflow-in-DOCUframe-mit-Buchungsfahne

 

Ihr Nutzen durch den Einsatz des DOCUframe-Rechnungsworkflows:

  • Basis-Nutzen:
    • schneller
    • zuverlässiger
    • transparenter
    • rechtssicher
  • Prozess-Nutzen:
    • kürzere Durchlaufzeiten
    • schnellere Informationsgewinnung
    • strukturierte Arbeitsabläufe
  • Unternehmens-Nutzen:
    • Einhaltung der Skontofristen
    • Vorteile im Wettbewerb
    • gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
    • Kostenersparnis
    • Kundenbindung

 

Die Prozesschritte beim Rechnungseingang:


Nicht alle Prozesschritte beim Rechnungseingangsworkflow sind bedingungslos lohnenswert. Ab nur wenigen Eingangsrechnungen sollten Sie durchführen:
  • Scannen
  • Erfassung Finanzbuchhaltung
  • Prüfung
  • Endkontrolle Finanzbuchhaltung
  • Freigabe
  • Archivierung der Eingangsrechnung
Lohnenswerte Prozesschritte im Rechnungseingangsworkflow

Erst ab einer Anzahl von Eingangsrechnungen von mehr als 50.000 pro Jahr lohnen sich in der Regel folgende weitere Prozesschritte:
  • Vorverarbeitung
  • Texterkennung
  • Klassifizierung
  • Datenextraktion
Erfahrungsgemäß machen die meisten Unternehmen mit weniger als 50.000 Eingangsrechnungen den Fehler, zu viele Prozesschritte bei der Einführung eines Rechnungseingangsworkflows zu wollen. Irgendwann im Projekt stellen sie fest, dass sich das Projekt so nicht rechnen wird - und dann entscheiden Sie sich, erstmal gar nichts einzuführen. Dabei wäre es nur logisch, sofort die Projekt-Anforderungen auf die zuerst genannten Prozesschritte zu reduzieren und erstmal diese einzuführen.

Weshalb die moderne elektronische Rechnung die klassische Papierrechnung ersetzen wird


Folgende Vorteile bietet der Empfang elektronischer Rechnungen dem Rechnungsempfänger:
  • Scannen (OCR) entfällt
  • Sofortige elektronische Archivierung
  • Volltextsuche möglich
  • Einfache unternehmensweite Distribution möglich
  • Wenn Daten mitgeliefert werden, können diese automatisch an das ERP-System weitergegeben werden.
  • Verfahrensdokumentation
  • Innerbetriebliches Kontrollverfahren
  • Die Ersparnis für den Rechnungsempfänger beträgt etwa 10 EUR je Eingangsrechnung.

Das sollten Sie nutzen: Versenden Sie ab sofort nur noch elektronische Rechnungen (siehe hierzu http://www.E-Billing.de) und fordern Sie zusätzlich Ihre Lieferanten dazu auf, Ihnen ab sofort nur noch elektronische Rechnungen auszustellen. Wir unterstützen Sie sehr gerne dabei.

Handlungsempfehlung:

Der Rechnungseingangs-Workflow ist ab sofort als yourIT-Modul für DOCUframe bei uns erhältlich und kann bei Bedarf einfach an Kundenanforderungen angepasst werden. Anfragen bitte über unser Kontaktformular. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Dienstag, 18. Juni 2013

DokumentenManagement und E-Billing für den Umweltschutz

Ein wichtiges Argument für die Einführung eines DokumentenManagementSystems wie DOCUframe wird häufig übersehen: der Umweltschutz. Laut der Umweltschutzorganisation WWF hat sich der weltweite Papierverbrauch seit 1950 auf 367 Millionen Tonnen versiebenfacht. Papier, das dann z.B. von den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen dazu benutzt wird, um E-Mails und andere Dokumente auszudrucken.


Laut einem Video auf youTube werden aus einem Baumstamm rund 80.000 Blatt Papier hergestellt.


Die Erklaermaus auf youTube: Wie viele Blätter  stecken in einem  Baum?

Rechnen Sie mal nach: Wenn jeder Ihrer Mitarbeiter pro Arbeitstag nur 20 Blatt Papier ausdruckt sind das bei 220 Arbeitstagen und 40 druckenden Mitarbeitern pro Jahr rund 176.000 Blatt Papier - also 2 Bäume. Mindestens die Hälfte davon könnte eingespart werden.
Bei 5 EUR je 500 Blatt Papier sind das 1.760 EUR pro Jahr. Das klingt erstmal wenig. Dazu kommen dann aber noch die Druckkosten und vor allem die Personalkosten - denn Drucken kostet auch viel Zeit. Ganz fleißige Mitarbeiter archivieren die Ausdrucke dann auch noch in Kundenmappen, was zusätzlich zu Archivierungskosten und später dann zu Entsorgungskosten führt. Da kommt ganz schön was zusammen.

So können Sie im Büro Papier sparen


Weniger Papier zu benutzen, ist der beste Wald- und Klimaschutz. Das gilt vor allem für die Papierflut durch unnötig ausgedruckte E-Mails und in Briefkästen. Deshalb hier einige Tipps, wie sich der Verbrauch reduzieren lässt:
  • Setzen Sie ein DokumentenManagementSystem wie z.B. DOCUframe ein;
  • scannen Sie die Eingangspost und leiten Sie diese intern elektronisch weiter ("frühes Scannen");
  • schulen Sie Ihre Mitarbeiter zum Thema Drucken;
  • versenden Sie Angebote, Rechnungen, Bestellungen per E-Mail (www.E-Billing.de).
Wichtiger Hinweis: Beim Versand von Rechnungen per E-Mail sind spezielle Voschriften zu beachten. Die wichtigsten davon habe ich Ihnen in einem Kundenmagazin "E-Billing Now!" zusammengefasst, das Sie hier kostenlos downloaden können.

Papier sparen mit DOCUframe


DOCUframe kümmert sich um viele elektronische Geschäftsprozesse und spart dabei enorm Papier ein. Nehmen wir nur mal die Posteingangsverarbeitung. In Unternehmen ohne DokumentenManagementSystem werden eingehende Dokumente oft mehrfach kopiert und per Hauspost intern zu den entsprechenden Sachbearbeitern weitergeleitet. Unternehmen mit DokumentenManagementSystem wird die gesamte Eingangspost in der Zentrale sofort gescannt. Die Dokumente werden benannt, im System zu Adressen, Ansprechpartnern, Projekten und Vorgängen zugeordnet und danach elektronisch zu den Sachbearbeitern weitergeleitet. In intelligenten Systemen wie DOCUframe entstehen dabei keine Kopien, sondern das Originaldokument wird einfach in die elektronischen Postfächer der Sachbearbeiter verlinkt. Dadurch arbeiten alle gleichzeitig am Originaldokument, es entstehen keine unterschiedlichen Versionen und eine später Daten-Deduplizierung entfällt ersatzlos (proaktive Deduplizierung).

Vorschlag: Bei yourIT finden regelmäßig Veranstaltungen "DOCUframe live!" statt. Dabei zeigen wir u.a., wie Dokumente mit DOCUframe elektronisch intern weitergegeben und wie interne E-Mails vermieden werden können (Lesen Sie hierzu auch meinen Erfahrungsbericht zu 10 Jahren Zero Mail Policy bei yourIT). Besuchen Sie uns doch einfach mal in Hechingen.

Wir von yourIT beraten aus Erfahrung


Unser Systemhaus setzt seit über 10 Jahren auf DOCUframe als DokumentenManagementSystem und Archiv. Und wir kümmern uns seit 2005 um den elektronischen Rechnungsversand (www.E-Billing.de) zwischen Unternehmen. Wir schaffen zwar nicht das papierlose Büro, aber ein papierarmes Büro sind wir ganz bestimmt!

Jetzt Kontakt aufnehmen und Umwelt schützen


Ihr Thomas Ströbele
Thomas Ströbele

Link: Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.

Dienstag, 26. Februar 2013

yourIT auf der CeBIT 2013 Halle 5 Stand A49


Die CeBIT ist eine der wichtigsten Messen für IT-Entscheider in ganz Deutschland. Daher ist yourIT in diesem Jahr als Aussteller dabei, um Ihnen die Neuerungen in unserer Lösungswelt zu präsentieren.

Die Messe dauert vom 05. bis 09.03.2013. Sie finden uns am Stand unseres Partners INTEC in Halle 5 Stand A49. Unsere Messethemen habe ich Ihnen in einer Wortwolke zusammengefasst:



Zeigen werden wir vor Allem die Neuerungen in folgenden Bereichen:

  • Datenschutz & IT-Sicherheit
  • Monitoring your SecurITy & Compliance
  • simplify yourIT - Geschäftsprozesse mit BPM
  • E-Billing - elektronische Rechnungen
  • Intercompany Abstimmung im Konzern

Auf dem Stand ist auch ein Forum für Vorträge eingerichtet. Mein Vortragsthema lautet „simplify yourIT - Geschäftsprozesse modellieren und optimieren“.

Ist etwas interessantes für Sie dabei? Dann melden Sie sich gleich an. Die offizielle Einladung mit Themen und Rückmeldeformular finden Sie unter http://www.yourit.de/externDATA/events/Einladung_CeBIT2013.pdf


Als Aussteller kann ich Ihnen gerne kostenlose Tickets besorgen (statt 35 EUR). Bitte einfach in die Rückmeldung die gewünschte Anzahl Tickets eintragen.

Ich freue mich darauf, Sie an unserem Stand begrüßen zu dürfen.

Ihr Thomas Ströbele
Geschäftsführer yourIT

Freitag, 7. September 2012

10 Jahre yourIT - ein innovatives Systemhaus entsteht

Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?

Im Februar 2005 meldete sich der erste unserer Kunden mit der Frage, ob wir elektronische Rechnungen signieren könnten. Anrufer war die IT-Abteilung der Volz Luftfilter GmbH aus Horb a.N. Wir hatten dort bereits DOCUframe vorgestellt und so vermutlich den Gedanken gepflanzt, mit elektronischen Dokumenten Kosten einzusparen.

Da sich die Anfrage spannend anhörte, las ich mich in das Thema ein und beriet mich mit unserer Abteilung Solutions. Interessanterweise stellten wir fest, dass wir mit DOCUframe bereits die wesentlichen technischen und gesetzlichen Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsversand erfüllten. DOCUframe überwacht Gesamtprozesse, verarbeitet elektronische Dokumente im Workflow, kann E-Mails erstellen und versenden und ist zudem ein elektronisches Archivsystem.

Was uns fehlte war ein Signaturserver für die gesetzlich geforderte qualifizierte elektronische Signatur. Wir schauten uns am Markt um und fanden mit dem ICOYA-Signaturserver der Struktur AG genau die Lösung, die wir brauchten, um Rechnungen und Rechnungsdaten zu signieren. Die gesamte Prozesssteuerung und die Überwachung übernahm DOCUframe.

Die weiteren Informationen zu unserem ersten E-Billing-Projekt finden Sie in unserem Referenzbericht.


Wir waren mit diesem Projekt schlagartig zum E-Billing Pionier aufgestiegen. Noch nicht mal der Begriff „E-Billing“ war damals vorhanden. Das sieht man auch daran, dass wir uns die Domain www.E-Billing.de sichern konnten. Damals gab es noch nicht sehr viele Unternehmen, die sich mit elektronischen Rechnungen auskannten. Wir betrieben also Grundlagenforschung, unterhielten uns mit Oberfinanzdirektionen, betreuten Diplomarbeiten und hielten Vorträge auf Messen und bei IHKs. Außerdem hatten wir plötzlich enorm viele Vorstellungstermine zum Thema bei Neukunden.

Unser Referenzkunde Volz Luftfilter GmbH wurde für dieses E-Billing-Projekt auf der CeBIT 2006 ausgezeichnet mit dem Sonderpreis im BestPractice-IT AWARD 2006.


Außerdem kamen wir mit E-Billing in die Shortlist des CyberOne AWARDS 2006, dem Hightech-Award des Bwcon.

Wichtiger Hinweis zum Steuervereinfachungsgesetz 2011:

Im Juli 2011 wurden die rechtlichen Voraussetzungen für den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes geändert. Aber auch ein Jahr nach dieser Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen bearbeiten viele vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) elektronische Rechnungen nicht rechtskonform. Weitere aktuelle Informationen erhalten Sie unter www.E-Billing.de und ab Montag 17.09.2012 in einer 5-teiligen Serie auf unserem Blog http://schwabissimo.blogspot.de.

Übersicht zu dieser Serie von Posts:
Teil (1) Wie alles begann
Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System
Teil (3) Das Ende der Volma – unser erster großer IT- Wartungsvertrag
Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde
Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?
Teil (6) Was macht eigentlich ein Datenschutzbeauftragter? folgt am Montag 10.09.2012

Donnerstag, 17. November 2011

Vereinfachte Vorschriften für den Versand elektronischer Rechnungen

Dass Unternehmen mit dem Versand elektronicher Rechnungen viel Geld sparen können, dürfte mittlerweile bekannt sein. Immerhin haben wir von yourIT bereits im Februar 2005 eine E-Billing-Komplettlösung bei einem mittelständischen Kunden installiert.

Die Einsparmöglichkeiten gegenüber dem Versand in Papierform auf dem Postweg können Sie schnell nachrechnen unter http://e-billing.de/images/stories/roi/index.html.

Dass trotzdem in den letzten Jahren einige Unternehmen auf die hohen Einsparungen verzichtet haben, lag vor Allem daran, dass die Anforderungen recht hoch, die von der Finanzverwaltung an elektronische Rechnungen beziehungsweise deren Versand gestellt wurden. Nur elektronische Rechnungen, die diesen Vorschriften entsprechend verschickt wurden, berechtigten den Rechnungs-Empfänger zum Abzug der Vorsteuer. So verzichteten viele Betriebe darauf, ihre Ausgangsrechnungen elektronisch an ihre Kunden zu versenden.

Lange wurde über die Abschaffung dieser bürokratischen Hürden diskutiert. Nun ist es endlich amtlich: Elektronische Rechnungen können ohne Signatur verschickt werden. Am 23. September 2011 haben Bundesrat und Bundestag dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 zugestimmt.

Zu den insgesamt 35 Steuervereinfachungen und Modernisierungen, die nun im zweiten Anlauf endgültig beschlossen wurden, zählt der Verzicht auf die Verwendung einer elektronischen Signatur oder des EDI-Verfahrens (Electronic Data Interchange) für den Versand von elektronischen Rechnungen. Diese Regelung gilt rückwirkend ab 1. Juli 2011.

Der Nationale Normenkontrollrat geht davon aus, dass aufgrund der Erleichterungen künftig rund 30 Milliarden Rechnungen auf elektronischem Wege verschickt und die Unternehmen dadurch um ca. 4 Milliarden Euro jährlich entlastet werden.
 
Damit können deutsche Unternehmen bereits in diesem Jahr von den Erleichterungen beim elektronischen Versand von Rechnungen profitieren. Laut EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EC sind diese Vereinfachungen bis 2013 in der gesamten EU umzusetzen.

Rechnungsversender und Rechnungsempfänger müssen nur folgendes gewährleisten:
1. Echtheit der Herkunft,
2. Unversehrtheit und Lesbarkeit des Rechnungsinhaltes,
3. Vollständige Pflichtangaben auf der Rechnung.

Damit können Sie allein durch den Einsatz von DOCUframe in Ihrem Unternehmen Ihre Rechnungen elektronisch versenden und gleichzeitig archivieren. Außerdem bietet DOCUframe die optimale Basis für eine lückenlose Dokumentation des gesamten Vorgangs. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.

Wie lange kann es sich Ihr Unternehmen noch leisten, auf die Einsparungsmöglichkeiten des E-Billing zu verzichten? Kontaktieren Sie mich. Ich informiere Sie gerne.