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Sonntag, 28. Februar 2016

yourIT gratuliert Büro 4.0-Kunde GEMOTEG zur ISO 9001

GEMOTEG schafft ISO 9001 Zertifizierung - mit Unterstützung durch Büro 4.0 von yourIT.


Die Firma GEMOTEG GmbH & Co. KG in Hechingen führte mit dem yourIT-Systemmanagement Büro 4.0 eine integrierte Lösung für die Geschäftsprozessoptimierung ein. Das Hechinger Unternehmen aus der Branche der Antriebstechnik unterstützt damit u.a. die Bereiche Managed IT-Services, Dokumentenmanagement (DMS), Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Kommunikation.

Vor allem die Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) DOCUframe sowie der Aufbau unternehmensspezifischer Geschäftsprozesse haben stark dazu beigetragen, dass die ISO-9001-Zertifizierung so problemlos vonstatten ging.

Eine Ausdehnung der Anwendung auf die Abläufe in der Warenwirtschaft ist bereits geplant.

"Bei der Einführung des Systems und den zukünftig damit verbundenen Aufgaben standen und stehen wir vom Systemhaus yourIT als Partner zur Seite."
Ralf Ströbele, Geschäftsführer, yourIT

Lesen Sie hier die aktuelle Success Story zu Büro 4.0 bei GEMOTEG (kostenloser Download):

GEMOTEG setzt mit yourIT auf Büro 4.0
ISO-gerechte Prozesse und optimierte Abläufe

Handfeste Aussagen zu Büro 4.0 von Seiten der GEMOTEG-Verantwortlichen:


„Ganz aktuell hat der Einsatz von Büro 4.0 bei GEMOTEG die Zertifizierung ISO-9001 enorm beschleunigt.“
Stefan Eggenweiler, Geschäftsführer, GEMOTEG

„Alles wird archiviert, alles ist nachvollziehbar. Bei einem Anruf eines Kunden kann ich mit nur einem Mausklick in die Kundenakte des Anrufers wechseln und diesem sofort
Auskunft erteilen ...“
Manfred Gindele, Verkaufsleiter, GEMOTEG

„Jeder kann auf alles zugreifen – solange er die Berechtigung dazu hat. Es geht nichts verloren. Auch die automatische schnelle Zuordnung von Eingangsdokumenten bringt enorme Vorteile.“
Regina Eggenweiler, Kaufmännische Leiterin, GEMOTEG

Wir von yourIT freuen uns riesig über den Erfolg unseres Büro 4.0-Kunden GEMOTEG.

Gerne unterstützen wir auch Ihr Unternehmen. Fordern Sie uns!

Wie Ihr Büro 4.0 aussehen kann, erfahren Sie durch einen Anruf bei uns! Zögern Sie nicht und nehmen Sie jetzt Kontakt auf.

Ihr
Thomas Ströbele
yourIT.de
thomas.stroebele@yourit.de
+49 7471 93010-0

Projekthintergrund: Die ISO-Normen

Viele Unternehmen sind auf der Suche nach einem Dokumentenmanagement-System (DMS) mit der Begründung, dass sie den so genannten ISO-Richtlinien entsprechen wollen. Aber was sind diese Richtlinien bzw. Normen? Für wen gelten sie? Und warum sollten Sie sich die Mühe machen?

Nicht alle ISO-Normen sind für jedes Unternehmen gleichermaßen von Bedeutung. Es ist wichtig, herauszufinden, welche Richtlinien für Ihr Unternehmen maßgeblich sind. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems  (DMS) kann auf jeden Fall eine wichtige Schlüsselrolle bei Ihren Bemühungen spielen, um ISO-zertifiziert zu werden. Aber nicht alle DMS-Lösungen sind auf die ISO-Normen spezialisiert. Wie finden Sie also heraus, ob ein DMS Anbieter Ihre spezifischen ISO-Anforderungen berücksichtigt?

Die Berater von yourIT können Ihnen dabei helfen. In unseren Beratungspaketen Kernprozessanalyse sowie Büro 4.0 finden wir für Sie heraus, welche DMS-Prozesse zu Ihrem Budget, Ihren Ziele und Ihren ganz speziellen ISO-Anforderungen passen.

Was oder wer ist diese ISO?


ISO ist die Internationale Organisation für Normung - eine nichtstaatliche Vereinigung von Organisationen. Die ISO ist dabei unabhängig und der weltweit größte Entwickler von freiwilligen internationalen Normen.

ISO hat mehr als 19000 internationale Normen in fast allen Branchen veröffentlicht - von Technik bis zur Lebensmittelsicherheit, von Landwirtschaft bis zum Gesundheitswesen.

Ist Ihr Unternehmen verpflichtet, ISO zu erfüllen?


Als nichtstaatliche Organisation hat ISO keine Macht, Ihr Unternehmen zu verpflichten, die Normen, die sie entwickelt, umzusetzen. Eine Reihe von ISO-Normen - vor allem jene die Gesundheit, Sicherheit und Umwelt betreffen - sind in einigen Ländern in den Rechtsrahmen aufgenommen worden oder werden dort in der Gesetzgebung erwähnt. Sie dienen hier als technische Basis. Jedoch liegen solche Adoptions-Entscheidungen bei den Regulierungsbehörden und Regierungen der betroffenen Länder. ISO selbst schreibt nichts vor und erlässt keine Gesetze.

Obwohl freiwillig (oder gerade deswegen) können ISO-Normen eine Marktanforderung werden, wie dies im Fall der ISO 9000 Normen für Qualitätsmanagementsysteme geschehen ist.

Was ist die ISO-Zertifizierung?


Wenn eine Organisation den Regeln bestimmter ISO-Normen folgt, besteht für diese die Möglichkeit, dafür "ISO zertifiziert" zu werden. DieseZrrtifizierung wird jedoch nicht durch ISO selbst durchgeführt. Die Zertifikate erteilt keine Zertifikate. Dafür gibt es wiederum speziell qualifizierte und zertifizierte Zertifizierungsstellen.

Die ISO-Zertifizierung als Marketing-und Werbebotschaft


Wenn Sie es einmal geschafft haben, sich für eine ISO-Norm zertifizieren zu lassen, sind Sie berechtigt, damit zu werben. Und das sollten Sie auch tun. Denn viele Kunden und auch Lieferanten suchen nach Partnern, die wie sie selbst ISO-zertifiziert sind.

Im Übrigen ist auch yourIT mittlerweile seit 2013 ISO-9001-zertifiziert. Ein Grund mehr, uns als Berater und Software-Dienstleister bei Ihren geplanten Projekten mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS), Geschäftsprozess-Optimierung und Büro 4.0 zu berücksichtigen.

Beliebte ISO-Normen kurz erklärt


Die ISO hat Tausende von Normen herausgegeben, mit denen fast alle Aspekte der Geschäftsprozesse in jeder Branche behandelt werden. Einige, die besonders interessant sind:
  1. ISO 9001 - Qualitätsmanagement
    Die ISO 9000/90001-Standards sind die beliebtesten und verbreitesten in der Welt. Sie enthalten Richtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre Produkte und Dienstleistungen den Wünschen und Zielen Ihres Kunden entsprechen.
  2. ISO 27001 - Informationssicherheit
    Diese Standards helfen Unternehmen, Datenbestände sicher zu halten. Diese Norm trägt unter anderm dazu bei, in Ihrer Organisation die Sicherheit der Vermögenswerte wie Finanzinformationen, geistiges Eigentum, Mitarbeiterdaten oder Informationen, die Ihnen von Dritten übertragen werden, zu verwalten und zu sichern.
  3. ISO 31000 - Risikomanagement
    ISO 31000 stellt Prinzipien und allgemeine Richtlinien für das Risikomanagement auf.
Es ist natürlich unmöglich, alle ISO-Normen hier zu diskutieren bzw. in jnseren Beratungspaketen vollumfänglich zu berücksichtigen. Deshalb konzentrieren wir von yourIT uns auf die vielleicht beliebtesten von allen: ISO 9001 und ISO 27001.

Donnerstag, 16. Juli 2015

DMS im Mittelstand - IT-Systemhäuser scheuen den Beratungsaufwand

Waren Dokumenten Management Systeme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) beim Start von yourIT vor fast 13 Jahren eher ein Thema bei Großbetrieben, sind nun die elektronische Archivierung und das entsprechende Management der dann elektronischen Dokumente auch bei mittelständischen Unternehmen angekommen.


Die Vorteile von DokumentenManagementSystemen liegen dabei auf der Hand. Vergleiche dazu unseren Post "Welche Vorteile bietet eigentlich Dokumentenmanagement?". Eine Amortisation der Investitionskosten innerhalb von 6-12 Monaten ist in der Regel immer machbar - sofern man es nicht beim simplen Archivierungsansatz belässt.

Unser IT-Systemhaus yourIT bietet einige Besonderheiten im Vergleich zum Mitbewerb. Eine der auffälligsten für unsere Kunden war schon immer unser Drang zur Beratung. Während klassische IT-Systemhäuser den Beratungsaufwand scheuen, um DMS-Systeme bei ihren mittelständischen Kunden anzubringen, geht yourIT seit 2002 genau den anderen Weg.

yourIT - wir lieben Beratungsprojekte


Bereits unser erstes großes Projekt bei der Firma Bucher GmbH - die Markentreppe im Jahr 2003 in Jettingen war im Grunde eher ein Beratungsprojekt als ein Software-Projekt. Seither durften unsere Berater eine Vielzahl mittelständischer Unternehmen beraten und haben erfolgreich hauptsächlich DMS und ERP-Systeme eingeführt. Ein System wie beispielsweise DOCUframe greift tief in die Geschäftsabläufe der Kunden-Unternehmen ein und ist bei Weitem keine reine IT-Angelegenheit.

Unser Ansprechpartner im Mittelstand ist seit jeher eher nicht der IT-Leiter oder eine Fachabteilungen. Bei mittelständischen Unternehmen trifft die Entscheidung der Geschäftsführer - er sagt, wann ein DMS-Projekt für Ihn Sinn ergibt. Und Chefs sind in der Regel stark nutzenorientiert.

Für uns war es daher schon immer wichtig, nicht wie der klassische Hardwareverkäufer einfach ein Angebot zu schreiben und dann den Auftrag zu erhalten oder eben nicht. Was wir von Anfang an benötigten war ein passendes Beratungskonzept. Über die Jahre entstand so unser Beratungskonzept in den 4 Phasen A-D. Nur damit sind schnelle und erfolgreiche DMS-Projekte machbar.



Im den Jahren 2013-2014 vollzog yourIT dann die zwangsläufige Wandlung hin zum Beratungsunternehmen. Die Trennung vom langjährigen Geschäftsführer der Technik-Abteilung Anfang 2013 haben wir genutzt und das Beratungsunternehmen "yourIT consulting" gegründet. Ziel war es, unseren mittelständischen Kunden noch bessere Beratung bieten zu können und diese staatlich subventionieren zu lassen Und zwar aus Mitteln des Europäischen Sozielfonds (ESF) - denn genau dafür stehen diese seit 2005 bereit.


Dafür haben wir eine Menge Zeit und Geld investiert: Das neue Beratungsunternehmen erhielt sofort ein Qualitätsmanagement  aufgesetzt (natürlich auf Basis von DOCUframe) und wurde zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2008. Damit war der Weg frei, unser Beratungskonzept in 4 Phasen sowie die Berater ebenfalls zertifizieren zu lassen.

Unser Motto: "4für2"


Im Ergebnis erhalten unsere Kunden aus dem Mittelstand nun 4 Manntage Beratung zum Fixpreis von 2 - und das kommt gut an bei den Geschäftsführern unserer Kunden.


Das yourIT-Beratungskonzept in 4 Phasen


Unsere Idee war so erfolgreich, dass wir mittlerweile neben der klassischen Kern-Prozessanalyse auch andere förderungswürdige Beratungspakete geschnürt haben, z.B.
  • Datenschutzkonzept
  • Konzept Managed Services
  • Sicherheitsaudit "IT-Infrastruktur"

Damit erhalten unsere Kunden nun also auch in den klassischen IT-Systemhaus-Bereichen Fördermittel, wenn Sie unsere Beratungsdienstleistung in Anspruch nehmen. Weitere Infos zu unseren Beratungspaketen haben wir auf folgender Website zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu

Wenn Sie sich als Unternehmer im Mittelstand nun fragen,
  • weshalb in Ihrem Haus noch kein DMS erfolgreich beraten und eingeführt wurde und
  • weshalb Sie bei Ihrem betreuenden IT-Systemhaus immer alle Beratungsstunden selber bezahlen müssen und
  • Ihnen noch nie die Ihnen zustehende staatlich geförderte Beratung angeboten wurde
- jetzt wissen Sie Bescheid: Klassische IT-Systemhäuser werden auch weiterhin den Beratungsaufwand scheuen.

Gut für Sie und uns, dass yourIT anders ist. Was wir wirklich zu leisten im Stande sind, werden Sie erst erfahren, wenn Sie uns endlich kennenlernen. Es ist noch nicht zu spät: Die Fördermittel stehen noch bis zum 31.12.2016 für Sie bereit.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT


Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.

yourIT gewinnt beim BEST OF CONSULTING 2015 gleich 3 Preise

Mittwoch, 11. Juni 2014

Ist das wichtig oder kann das weg?

In bislang unbekanntem Ausmaß erleben Unternehmen und Verbraucher derzeit eine Veränderung ihres Umgangs mit Dokumenten. Was landläufig als Digitalisierung bezeichnet wird, ist heute wichtiger denn je und bestimmt das Geschehen in einem wesentlich stärkeren Ausmaß als bislang.

War es vor Jahren noch üblich, Dokumente auf dem Papierweg zu erstellen, auf dem Postweg zu versenden und im klassischen Leitz-Ordner zu archivieren, so ist derzeit eine rasante Änderung dieses Verhaltens festzustellen. Nie zuvor war die Beweiskraft elektronischer Dokumente so groß wie heute, nie zuvor wurden so viele Dokumente elektronisch gespeichert. Damit verbunden sind professionelle Systeme eines hochwertigen Dokumenten-Managements (auch DMS).

Immer öfter trennen sich Unternehmen über Nacht von den bisher so beliebten Ordnern und Hängemappen.

Beweiskraft elektronischer Dokumente nimmt immer weiter zu


Für das Dokumentenmanagement ergibt sich daraus eine ganz neue Herausforderung. Das moderne Zeitalter setzt mehr denn je darauf, dass elektronische Dokumente entsprechend verwaltet werden. Ob im privaten Bereich oder im Umgang mit Behörden: Die Beweiskraft elektronischer Dokumente nimmt kontinuierlich zu. Inzwischen ist es selbstverständlich, dass im Justiz- und Bankenwesen wichtige Unterlagen digital verwaltet und professionell gemanagt werden. So werden gerade im Gerichtswesen immer mehr Dokumente als Beweismittel von Zeugen und Verfahrensbeteiligten anerkannt oder sogar speziell gefertigt.
Inzwischen ist es sogar üblich, dass Grundbuchauszüge nur noch elektronisch gefertigt und verwaltet werden. Dank der gestiegenen Beweiskraft elektronischer Dokumente werden auch in klassischen Gerichtsverfahren immer mehr Dokumente in elektronischer Form ins Verfahren eingeführt, während die Dokumente in Papierform in ihrer Bedeutung zurückgehen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass elektronische Signaturen und verlässliche Archivierungs-Standards im Dokumentenmanagement für eine wesentlich größere Sicherheit als noch vor Jahren sorgen. Wer seine Dokumente verlässlich managt und sie so für die spätere Aufbereitung nutzbar macht, der schafft zusätzliche Möglichkeiten der Verwendung - auch vor Gericht.


Digitales Dokumentenmanagement hilft beim Platzsparen


Sowohl im privaten als auch im gewerblichen Bereich nimmt das nicht weiter analoge Dokumentenmanagement kontinuierlich zu. So werden Dateien auf Servern geordnet abgelegt und damit für den späteren Zugriff vorbereitet. Sei es der Schriftwechsel mit Geschäftspartnern oder die fotografische Dokumentation wichtiger Sachverhalte: Was gemeinhin als "Electronic Filing" bezeichnet wird, gehört heute zum Alltag des Dokumentenmanagements. Die rasante Verbreitung dieser Digitalisierung ist nur ein Aspekt bei der Abwägung der Frage von Nutzen oder Überfluss: Neben der zunehmenden Beweiskraft elektronischer Dokumente ist die professionelle Verwaltung von Dokumenten auf digitalem Wege natürlich auch ein überaus platzsparendes Verfahren.
Durch das Scannen von Papierunterlagen werden Dokumente nicht nur auf engstem Raum gespeichert, sondern auch vor einer physischen Beeinträchtigung und Beschädigung geschützt. Im Zeitalter des Computerlebens ist deshalb davon auszugehen, dass das professionelle, digitale Dokumentenmanagement weiter an Bedeutung gewinnt. Sei es im privaten oder industriellen Bereich, sei es bei Behörden oder Institutionen: Jedes Dokument ist nur so viel wert, wie es auch dem Vergessen entzogen und professionell genutzt werden kann.

Jetzt professionell beraten lassen - und ESF-Fördermittel nutzen


Halt! Bei allen Vorteilen für Ihr Unternehmen - Bitte entscheiden Sie sich nicht für das nächstbeste ECM- oder Dokumentenmanagement-System (DMS). Seit einigen Jahren bieten wir von yourIT unser Beratungspaket "Kern-Prozessanalyse" an. Ziel ist es, mit Ihnen bereits vor der Auswahl eines Systems zu erarbeiten, die Optimierung welcher Prozesse in Ihrem Unternehmen am meisten Sinn macht. Dazu durchlaufen wir mit Ihnen die Phasen A (Prozess-Analyse) und B (Konzeptentwicklung). Erst danach macht eine Entscheidung für eine passende ECM- bzw. DMS-Software Sinn - meinen Sie nicht auch?

yourIT - Beratungspaket Kern-Prozessanalyse - sponsored by ESF


Geringe Kosten durch staatliche Förderung


Wir bieten Ihnen die Durchführung der Phasen A+B derzeit zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT


Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.

Signet Innovationspreis-IT für yourIT-Beratungspakete

Freitag, 7. Februar 2014

DMS lohnen sich auch ohne Cloud-Lösungen

Derzeit plant ein Großteil der deutschen mitelständischen und großen Unternehmen, in Dokumenten-Management-Systeme (DMS) oder Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme zu investieren. Diese steigern nachweislich die Effizienz der betrieblichen Abläufe. Allerdings sind nur wenige Firmen auch dazu bereit, ihre Dokumente und Daten in die Cloud zu transferieren. Woran liegt diese Diskrepanz?


Großes Marktpotential für Dokumentenmanagement-Software


Derzeit nutzt etwa die Hälfte der deutschen Mittelstandsunternehmen spezielle Software zum Dokumenten- und Enterprise-Content-Management. Leicht zu implementierende Lösungen führten in den letzten Jahren dazu, dass nicht mehr nur Großunternehmen auf effiziente Managementsoftware zugriffen. Für ein DMS sprechen in erster Linie Verbesserungen in den Bereichen Archivierung und Workflow. Neben dem praktischen Versionsmanagement von gemeinsam bearbeiteten Dokumenten bieten diese Softwarelösungen auch Schutz für sensible Geschäftsdaten. Durch DMS werden die elektronische Archivierung und das Vorgangsmanagement effizient automatisiert.

Auslagerung von Daten - innovativ aber unbeliebt


Weniger nachgefragt werden im Moment die Cloud-Lösungen. Die Idee, Firmendaten und -dokumente online zu stellen, stößt bei den Verantwortlichen derzeit auf Skepsis. Der größte Vorteil solcher dezentraler Lösungen liegt sicherlich im standortunabhängigen Zugriff auf Arbeitsdokumente. Dieser ist nicht nur für Mitarbeiter im Home-Office nützlich, sondern verhilft allen Angestellten zu einem flexibleren Zugang zu den Firmendokumenten. Viele Cloudlösungen sind browserunabhängig und auch über mobile Endgeräte zu erreichen. Es überwiegen bei den meisten Managern und Entscheidern dennoch die Bedenken zur Sicherheit der Daten. Die Gründe dafür liegen sicherlich zum Teil in den jüngsten Enthüllungen über internationale Geheimdiensttätigkeiten. Der Zugriff auf die vom System verwalteten Dokumente über normale Webbrowser erscheint den Menschen in den Leitungsetagen vieler Firmen noch als zu unsicher.

Einsatz von DMS hat Vorteile


Mittelständische und große Unternehmen fragen aus guten Gründen Dokument-Management-Lösungen weiterhin stark nach. Die Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems habe ich Ihnen in einem anderen Blogbeitrag bereits zusammengestellt. Unsere Experten von yourIT beraten Sie gern dabei, wie Sie die Vorteile eines DMS auf sichere Art nutzen.

Tipp für mittelständische Unternehmen: Nutzen Sie jetzt die Ihnen zustehenden staatliche Fördermittel aus dem Europäischen Sozialfonds (ESF) und lassen Sie sich von uns beraten. So erhalten Sie 4 Beratertage zum Preis von 2 - ohne Risiko zum Fixpreis. Achtung: Diese Fördermittel laufen Ende 2014 aus. 

Weitere Infos zu diesem und unseren anderen staatlich geförderten Beratungspaketen haben wir für Sie zusammengestellt unter http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete.

yourIT Beratungskonzept Kern-Prozessanalyse - staatlich gefördert


Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Dienstag, 18. Juni 2013

DokumentenManagement und E-Billing für den Umweltschutz

Ein wichtiges Argument für die Einführung eines DokumentenManagementSystems wie DOCUframe wird häufig übersehen: der Umweltschutz. Laut der Umweltschutzorganisation WWF hat sich der weltweite Papierverbrauch seit 1950 auf 367 Millionen Tonnen versiebenfacht. Papier, das dann z.B. von den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen dazu benutzt wird, um E-Mails und andere Dokumente auszudrucken.


Laut einem Video auf youTube werden aus einem Baumstamm rund 80.000 Blatt Papier hergestellt.


Die Erklaermaus auf youTube: Wie viele Blätter  stecken in einem  Baum?

Rechnen Sie mal nach: Wenn jeder Ihrer Mitarbeiter pro Arbeitstag nur 20 Blatt Papier ausdruckt sind das bei 220 Arbeitstagen und 40 druckenden Mitarbeitern pro Jahr rund 176.000 Blatt Papier - also 2 Bäume. Mindestens die Hälfte davon könnte eingespart werden.
Bei 5 EUR je 500 Blatt Papier sind das 1.760 EUR pro Jahr. Das klingt erstmal wenig. Dazu kommen dann aber noch die Druckkosten und vor allem die Personalkosten - denn Drucken kostet auch viel Zeit. Ganz fleißige Mitarbeiter archivieren die Ausdrucke dann auch noch in Kundenmappen, was zusätzlich zu Archivierungskosten und später dann zu Entsorgungskosten führt. Da kommt ganz schön was zusammen.

So können Sie im Büro Papier sparen


Weniger Papier zu benutzen, ist der beste Wald- und Klimaschutz. Das gilt vor allem für die Papierflut durch unnötig ausgedruckte E-Mails und in Briefkästen. Deshalb hier einige Tipps, wie sich der Verbrauch reduzieren lässt:
  • Setzen Sie ein DokumentenManagementSystem wie z.B. DOCUframe ein;
  • scannen Sie die Eingangspost und leiten Sie diese intern elektronisch weiter ("frühes Scannen");
  • schulen Sie Ihre Mitarbeiter zum Thema Drucken;
  • versenden Sie Angebote, Rechnungen, Bestellungen per E-Mail (www.E-Billing.de).
Wichtiger Hinweis: Beim Versand von Rechnungen per E-Mail sind spezielle Voschriften zu beachten. Die wichtigsten davon habe ich Ihnen in einem Kundenmagazin "E-Billing Now!" zusammengefasst, das Sie hier kostenlos downloaden können.

Papier sparen mit DOCUframe


DOCUframe kümmert sich um viele elektronische Geschäftsprozesse und spart dabei enorm Papier ein. Nehmen wir nur mal die Posteingangsverarbeitung. In Unternehmen ohne DokumentenManagementSystem werden eingehende Dokumente oft mehrfach kopiert und per Hauspost intern zu den entsprechenden Sachbearbeitern weitergeleitet. Unternehmen mit DokumentenManagementSystem wird die gesamte Eingangspost in der Zentrale sofort gescannt. Die Dokumente werden benannt, im System zu Adressen, Ansprechpartnern, Projekten und Vorgängen zugeordnet und danach elektronisch zu den Sachbearbeitern weitergeleitet. In intelligenten Systemen wie DOCUframe entstehen dabei keine Kopien, sondern das Originaldokument wird einfach in die elektronischen Postfächer der Sachbearbeiter verlinkt. Dadurch arbeiten alle gleichzeitig am Originaldokument, es entstehen keine unterschiedlichen Versionen und eine später Daten-Deduplizierung entfällt ersatzlos (proaktive Deduplizierung).

Vorschlag: Bei yourIT finden regelmäßig Veranstaltungen "DOCUframe live!" statt. Dabei zeigen wir u.a., wie Dokumente mit DOCUframe elektronisch intern weitergegeben und wie interne E-Mails vermieden werden können (Lesen Sie hierzu auch meinen Erfahrungsbericht zu 10 Jahren Zero Mail Policy bei yourIT). Besuchen Sie uns doch einfach mal in Hechingen.

Wir von yourIT beraten aus Erfahrung


Unser Systemhaus setzt seit über 10 Jahren auf DOCUframe als DokumentenManagementSystem und Archiv. Und wir kümmern uns seit 2005 um den elektronischen Rechnungsversand (www.E-Billing.de) zwischen Unternehmen. Wir schaffen zwar nicht das papierlose Büro, aber ein papierarmes Büro sind wir ganz bestimmt!

Jetzt Kontakt aufnehmen und Umwelt schützen


Ihr Thomas Ströbele
Thomas Ströbele

Link: Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.

Freitag, 1. Februar 2013

Erfahrungsbericht - 10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT

In unserem Unternehmen haben wir E-Mails bereits vor 10 Jahren abgeschafft - aber nur die internen.


Wir können und wollen nicht verhindern, dass uns Menschen von außen E-Mails schreiben. Hier ist und bleibt die E-Mail ein tolles Kommunikationsmittel - vor allem wenn man sich angewöhnt, nicht sofort auf jede davon zu reagieren.

Der E-Mail-Flut Herr werden - aber wie?

Das Hauptproblem bei der aktuellen E-Mail-Flut liegt doch intern in den Unternehmen selber. Ein typisches Beispiel: Mitarbeiter Müller erhält von einem Kunden ein interessantes Dokument per E-Mail zugeschickt. Um das ganze Projektteam zu informieren, leitet er die eingegangene E-Mail an alle 5 betroffenen internen Kollegen per E-Mail weiter. Mal ehrlich: Ist das nicht so, als ob er einen eingegangenen Brief eines Kunden 5x kopiert, in einen Briefumschlag steckt und dann an die 5 internen Mitarbeiter verschickt? Würde Herr Müller das im richtigen Leben ohne Computer auch machen? Im Ergebnis haben wir so bereits 1 Original-Dokument + 5 E-Mail-Kopien macht 6 Dokumente.

10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT
10 Jahre yourIT - Zusammenfassung

Interessant wird es, wenn sich die 6 Projektmitglieder anschließend über die eingegangene E-Mail unterhalten - per E-Mail natürlich. Da kommen schnell 50, 100 oder mehr interne E-Mails zusammen.

In unserem Unternehmen yourIT haben wir dieses Problem bereits vor 10 Jahren erkannt und erledigt. Dazu haben wir uns ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) angeschafft und gleichzeitig das Versenden von internen Mails verboten - per interner Zero Mail Policy.

Wenn bei unserem Mitarbeiter Müller eine E-Mail eines Kunden mit einem interessanten Dokument als Anhang eingeht, gibt Herr Müller diese E-Mail (oder auch nur den Anhang) im Original an die 5 Projektmitglieder weiter und klebt elektronische Post-its drauf, was die einzelnen Projektmitglieder damit machen sollen. In Summe ergibt das 1 Dokument.

Der große Vorteil ist, dass alle Mitglieder des Projektteams am Original-Dokument weiterarbeiten und z.B. sofort erkennen können, wer außer ihnen das Dokument bereits erhalten, gelesen, bearbeitet und an wen weitergereicht hat. Die Kommunikation zu diesem Dokument erfolgt ausschließlich mit elektronischen Post-its am Original-Dokument (mit Zeitstempel und unveränderbar). Somit bleibt es auch nach vielen Diskussionen bei genau 1 Dokument.

Zusätzlicher Vorteil: Unsere E-Mails sind nicht in separaten E-Mail-Silos untergebracht, sondern sie bilden im DMS neben vielen anderen eine Dokumenten-Klasse. Alle Dokumente werden objektorientiert Adressen, Ansprechpartnern, Vorgängen, Projekten und Produkten zugeordnet. Damit stehen sie "im Sachzusammenhang als Wissen und in Prozessen zur Verfügung" (vgl. Projekt Consult http://bit.ly/PCHH_Email) - und zwar jedem Mitarbeiter.

Können Sie sich vorstellen, wie viele interne E-Mail-Kopien wir mit unseren 20 Mitarbeitern in den vergangenen 10 Jahren dadurch bereits eingespart haben?

Wir lieben Zero Mail - aber eben nur intern. Und wir lieben unser DOCUframe, da ohne Dokumentenmanagementsystem diese Vorteile nicht umsetzbar wären.

Gerne zeige ich Euch, wie das mit DOCUframe umzusetzen ist. Meldet Euch einfach bei mir, dann machen wir kurzfristig eine Web-Session.

Euer Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Diesen Artikel als Thema bei XING lesen.

Lesen Sie jetzt auch unsere anderen Posts zum Thema Zero Mail Policy:

Dienstag, 22. Januar 2013

Zero Mail Policy - 13% mehr Business-E-Mails pro Jahr

Ist Ihr Posteingang auch schon wieder voll? Das Gefühl täuscht nicht: Tatsächlich steigt die Anzahl E-Mails im B2B jährlich um 13%. Und dieses Mehr müssen wir abarbeiten.


Die folgende Grafik zeigt eine Schätzung von Statista zur Zahl der täglich weltweit versendeten E-Mails.

schaetzung-zur-zahl-der-taeglich-verschickten-e-mails
Mehr Statistiken finden Sie bei Statista
 
Im Jahr 2012 wurden also etwa 89 Milliarden Business-E-Mails weltweit versendet. Da loht es sich doch, darüber nachzudenken, wie Sie die E-Mail-Flut in Ihrem Unternehmen in den Griff bekommen.

Allem voran sollten sie den unnötigen Anteil der E-Mails in Ihrem Unternehmen mit einer "Zero Mail Policy" verbieten. Ich rede hier von nichts anderem als dem Produktivitätskiller Nr. 1 in jedem Unternehmen - den internen E-Mails. Mit dem richtigen System im Hintergrund, lassen sich die internen Mails komplett einsparen. Das wären dann bereits etwa 50% der Mails weniger.

Ein großes Problem stellt in der Regel aber auch die Zuordnung dieser E-Mails zu Ansprechpartnern, Adressen und Vorgängen / Projekten / Tickets dar.

Aus meiner Vertriebserfahrung der letzten 10 Jahre weiß ich, dass tatsächlich in einigen Unternehmen E-Mails von den Mitarbeitern immer noch ausgedruckt und in Papier-Projektmappen eingeordnet werden. Das geht gar nicht mehr.

Auch die manuelle Zuordnung von E-Mails durch die Mitarbeiter in Dateistrukturen kostet einfach zu viel Zeit und Geld.

Wäre es nicht toll, wenn das von Ihnen eingesetzte E-Mail-System eingehende E-Mails automatisch dem richtigen Ansprechpartner, der richtigen Adresse und dem richtigen Vorgang / Projekt / Ticket zuordnet und somit dem gesamten Team zur gemeinsamen Bearbeitung freigibt. Das geht - mit DOCUframe!

Für eine automatische Zuordnung einer eingehenden E-Mail benötigen wir immer ein eindeutiges Merkmal:
  • Für die automatische Zuordnung zum Ansprechpartner wäre das die E-Mail-Adresse.
  • Für die automatische Zuordnung zur Adresse wäre das entweder die Domain aus der E-Mail-Adresse oder die Hauptadresse, zu der der Ansprechpartner zugeordnet ist.
  • Die automatische Zuordnung zum richtigen Vorgang / Projekt / Ticket funktioniert, wenn Sie in Ihren Mails Vorgansnummern / Projektnummern / Ticketnummern mitschicken, auf die Ihr Kommunikationspartner dann antwortet.

Können Sie sich vorstellen, wieviel Zeit und Geld Ihr Unternehmen jeden Tag einsparen könnte, wenn alle eingehenden E-Mails bereits wie oben aufgeführt automatisch zugeordnet wären? Gleichzeitig sparen Sie Zeit und Geld, da die Suche nach Dokumenten für alle Mitarbeiter vereinfacht und beschleunigt wird.


Sie wollen mit eigenen Augen sehen, wie das mit DOCUframe funktioniert? Kein Problem. Melden Sie sich bei mir, dann machen wir eine kurze WEB-Session.

Ihr Thomas Ströbele
Thomas Ströbele
Übrigens: Im Privatbereich nimmt die Zahl der E-Mails eher ab. Hier kommen eher Instant Massager oder die Kommunikation über Social Networks wie Facebook oder XING zum Einsatz.

Tipp: Unternehmen sollten darauf achten, dass diese Verschiebung hin zu Sozialen Netzwerken nicht auch unbemerkt im B2B-Bereich übernommen wird. Sonst könnte es passieren, dass irgendwann die CRM-Systeme des Unternehmens leer bleiben.

Montag, 26. November 2012

Wortwolke zum Treffen der DOCUframe-Partner

Partnertag am 23. und 24.11.2012 bei GSD Software in Neukenroth

Ich habe mal die häufigsten Begriffe in einer Wortwolke zusammengefasst:


Sie waren nicht dabei, möchten aber gerne weitere Infos zu einzelnen Themen? Ich kümmere mich gerne um Ihre Anfragen.

Donnerstag, 8. Dezember 2011

Unterschiede zwischen DOCUframe® und anderen Dokumentenmanagement Lösungen

Ein Post des Herstellers GSD Software:

Was die DMS-Software DOCUframe von den meisten anderen Dokumentenmanagement-Lösungen unterscheidet

Lösungen für Dokumentenmanagement präsentieren sich zuweilen in einem recht starren Funktionsumfang. Sie beschränken sich auf die üblichen Archivierungs-Features. Die Lösung DOCUframe® ist mehr als eine reine Dokumentenmanagement - und Archivierungssoftware. Sie unterstützt betriebswirtschaftliche Prozesse durchgängig - über die Abteilungen hinweg.

Von DMS bis CRM - von WWS bis Projektmanagement...
... so breit und vielschichtig stellt sich das Anwendungsspektrum von DOCUframe® dar.
Die grundlegenden Anforderungen an eine Dokumentenmanagement- und Archivierungslösung erfüllt DOCUframe® im Standard. Darüber hinaus dient das Dokumentenmanagement als Grundlage für ein erfolgreiches Kundenbeziehungsmanagement. Auch die Beziehungen zu Interessenten, Lieferanten, Herstellern sowie Mitarbeitern lassen sich professionell managen. Neben den DMS- und CRM-Funktionalitäten bündelt die Lösung der GSD Software mbH eine Reihe weiterer Möglichkeiten innerhalb ein und desselben Systems. So sind Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Kampagnenmanagement, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und Zeiterfassung weitere wichtige Themengebiete, die durch den Einsatz von DOCUframe® abgedeckt werden.

Geschäftsprozesse flexibel gestalten
Doch der hohe Funktionsumfang bildet "nur" die Basis für die vom Anwender konkret benötigte Funktionalität. Darauf aufbauend sieht sich der Nutzer in der Lage, DOCUframe® passgenau an seine Geschäftsprozesse anzupassen. Wo bei anderen Systemen Grenzen gesetzt werden, fängt das Dokumentenmanagement System der GSD erst an richtig spannend zu werden. Masken und Dialoge können individuell gestaltet, Workflows je nach Geschäftsprozess frei definiert werden. Während in anderen Systemen für individuelle Anpassungen teure Berater bezahlt werden müssen, wird der DOCUframe® Anwender nach entsprechender Schulung bei Bedarf dazu befähigt, Anpassungen selbst durchzuführen.

"Die durchgängige Prozessunterstützung und eine ungewöhnlich hohe Flexibilität machen DOCUframe®  zu einer einzigartigen Lösung für die Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse.", erklärt André Kirchner, Vertriebsleiter bei GSD Software. Das Unternehmen GSD Software befindet sich aus seiner Sicht damit genau auf dem richtigen Weg: "Nur mit einer durchgängigen Betrachtung der Geschäftsprozesse über alle Abteilungen hinweg sind Unternehmen heute in der Lage effizient zu agieren. Dabei spielen z.B. Aspekte wie eine gemeinsame Wissensbasis und ein verlustfreier Informationsfluss zwischen den Abteilungen eine Rolle. Diesen Anspruch erfüllt die GSD mit ihren Softwarelösungen.", führt Herr Kirchner weiter aus.

Ein Post des Herstellers GSD Software.