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Mittwoch, 18. Mai 2022

20 Jahre yourIT - Digitalisierung total - Unser bisheriger Werdegang

Die Zeit rast: Nun wird unser Baby, das IT-Systemhaus yourIT in Balingen, auch schon 20 Jahre alt. Wir finden: Ein Grund, kurz innezuhalten und über die Entwicklungen der vergangenen Jahre nachzudenken - und Danke zu sagen. Aber vor allem ein Grund zu feiern. 


Das Programm finden Sie unter www.thefäst.de

Schon wieder 5 Jahre vorbei. Erst vor 5 Jahren haben wir diesen Basisartikel geschrieben. Jetzt feiern wir schon 20 Jahre yourIT - das bedeutet auch 20 Jahre im Zeichen der Digitalisierung. Wir haben wirklich viel erreicht...

Dienstag, 18. Juni 2013

DokumentenManagement und E-Billing für den Umweltschutz

Ein wichtiges Argument für die Einführung eines DokumentenManagementSystems wie DOCUframe wird häufig übersehen: der Umweltschutz. Laut der Umweltschutzorganisation WWF hat sich der weltweite Papierverbrauch seit 1950 auf 367 Millionen Tonnen versiebenfacht. Papier, das dann z.B. von den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen dazu benutzt wird, um E-Mails und andere Dokumente auszudrucken.


Laut einem Video auf youTube werden aus einem Baumstamm rund 80.000 Blatt Papier hergestellt.


Die Erklaermaus auf youTube: Wie viele Blätter  stecken in einem  Baum?

Rechnen Sie mal nach: Wenn jeder Ihrer Mitarbeiter pro Arbeitstag nur 20 Blatt Papier ausdruckt sind das bei 220 Arbeitstagen und 40 druckenden Mitarbeitern pro Jahr rund 176.000 Blatt Papier - also 2 Bäume. Mindestens die Hälfte davon könnte eingespart werden.
Bei 5 EUR je 500 Blatt Papier sind das 1.760 EUR pro Jahr. Das klingt erstmal wenig. Dazu kommen dann aber noch die Druckkosten und vor allem die Personalkosten - denn Drucken kostet auch viel Zeit. Ganz fleißige Mitarbeiter archivieren die Ausdrucke dann auch noch in Kundenmappen, was zusätzlich zu Archivierungskosten und später dann zu Entsorgungskosten führt. Da kommt ganz schön was zusammen.

So können Sie im Büro Papier sparen


Weniger Papier zu benutzen, ist der beste Wald- und Klimaschutz. Das gilt vor allem für die Papierflut durch unnötig ausgedruckte E-Mails und in Briefkästen. Deshalb hier einige Tipps, wie sich der Verbrauch reduzieren lässt:
  • Setzen Sie ein DokumentenManagementSystem wie z.B. DOCUframe ein;
  • scannen Sie die Eingangspost und leiten Sie diese intern elektronisch weiter ("frühes Scannen");
  • schulen Sie Ihre Mitarbeiter zum Thema Drucken;
  • versenden Sie Angebote, Rechnungen, Bestellungen per E-Mail (www.E-Billing.de).
Wichtiger Hinweis: Beim Versand von Rechnungen per E-Mail sind spezielle Voschriften zu beachten. Die wichtigsten davon habe ich Ihnen in einem Kundenmagazin "E-Billing Now!" zusammengefasst, das Sie hier kostenlos downloaden können.

Papier sparen mit DOCUframe


DOCUframe kümmert sich um viele elektronische Geschäftsprozesse und spart dabei enorm Papier ein. Nehmen wir nur mal die Posteingangsverarbeitung. In Unternehmen ohne DokumentenManagementSystem werden eingehende Dokumente oft mehrfach kopiert und per Hauspost intern zu den entsprechenden Sachbearbeitern weitergeleitet. Unternehmen mit DokumentenManagementSystem wird die gesamte Eingangspost in der Zentrale sofort gescannt. Die Dokumente werden benannt, im System zu Adressen, Ansprechpartnern, Projekten und Vorgängen zugeordnet und danach elektronisch zu den Sachbearbeitern weitergeleitet. In intelligenten Systemen wie DOCUframe entstehen dabei keine Kopien, sondern das Originaldokument wird einfach in die elektronischen Postfächer der Sachbearbeiter verlinkt. Dadurch arbeiten alle gleichzeitig am Originaldokument, es entstehen keine unterschiedlichen Versionen und eine später Daten-Deduplizierung entfällt ersatzlos (proaktive Deduplizierung).

Vorschlag: Bei yourIT finden regelmäßig Veranstaltungen "DOCUframe live!" statt. Dabei zeigen wir u.a., wie Dokumente mit DOCUframe elektronisch intern weitergegeben und wie interne E-Mails vermieden werden können (Lesen Sie hierzu auch meinen Erfahrungsbericht zu 10 Jahren Zero Mail Policy bei yourIT). Besuchen Sie uns doch einfach mal in Hechingen.

Wir von yourIT beraten aus Erfahrung


Unser Systemhaus setzt seit über 10 Jahren auf DOCUframe als DokumentenManagementSystem und Archiv. Und wir kümmern uns seit 2005 um den elektronischen Rechnungsversand (www.E-Billing.de) zwischen Unternehmen. Wir schaffen zwar nicht das papierlose Büro, aber ein papierarmes Büro sind wir ganz bestimmt!

Jetzt Kontakt aufnehmen und Umwelt schützen


Ihr Thomas Ströbele
Thomas Ströbele

Link: Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.

Montag, 10. Juni 2013

yourIT lädt zu DOCUframe Live!

Wir haben zugehört: Einige unserer Kunden nutzen noch weniger als 50% des tatsächlichen Potentials von DOCUframe. Viele unserer Interessenten möchten gerne sehen, wie wir bei yourIT mit DOCUframe arbeiten - Immerhin haben wir bereits seit 10 Jahren Erfahrung mit DOCUframe. Ausnahmslos alle sehen Optimierungspotential in der Organisation der unternehmensinternen Arbeitsabläufe.



Wir wollen Ihnen helfen. Daher laden wir Sie am 19.06.2013 von 15 bis 17 Uhr zu uns ein und zeigen Ihnen unter anderem:
  • Wie Sie der zunehmenden E-Mail-Flut Herr werden: 
    • Schaffen Sie interne E-Mails ab - sofort! 
    • Ersetzen Sie Ihr Papierarchiv durch elektronische Akten und Vorgänge. 
    • Ordnen Sie eingehende E-Mails und Faxe automatisch zu. 
  • Wie Sie eine interne Wissensdatenbank aufbauen: 
    • Nie wieder interessante Artikel in den Zeitschriften der letzten Monate suchen. 
    • Einfach scannen, ablegen und mittels Volltextsuche wiederfinden. 
    • Legen Sie eine gemeinsame Ablage-Grundstruktur für das gesamte Team fest.
  • Wie Sie Ihrem Vertrieb Flügel verleihen: 
    • Bauen Sie ganz nebenbei ein mittelstandsgerechtes Kunden- und Lieferantenmanagement auf. 
    • Geben Sie Ihrem Verkauf ein effektives Aufgabenmanagement an die Hand. 
    • Und den Zugriffe über Smartphone, iPad oder iPhone auf alle Unterlagen und Akten im System (mobiles CRM).
  • Wie Sie und Ihre Führungskräfte in Urlaub gehen können, 
    • aber trotzdem nichts Wichtiges verpassen 
    • und ohne dass Ihre Kunden etwas davon merken.
Wir nehmen uns 2 Stunden Zeit für Sie und zeigen Ihnen unsere privatesten DOCUframe-Tipps & Tricks. Danach laden wir Sie gerne ins Wunderwerk ein.

Nehmen Sie sich 2 Stunden und gestalten Sie Ihre Arbeitsabläufe künftig effektiver. Diese Investition wird sich 100%-ig lohnen!

Die Plätze sind begrenzt. Bitte melden Sie sich schnell an über unser Kontaktformular. Bringen Sie noch jemanden mit!?

Auf Ihr Kommen freut sich
Ihr yourIT-Team

Freitag, 1. Februar 2013

Erfahrungsbericht - 10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT

In unserem Unternehmen haben wir E-Mails bereits vor 10 Jahren abgeschafft - aber nur die internen.


Wir können und wollen nicht verhindern, dass uns Menschen von außen E-Mails schreiben. Hier ist und bleibt die E-Mail ein tolles Kommunikationsmittel - vor allem wenn man sich angewöhnt, nicht sofort auf jede davon zu reagieren.

Der E-Mail-Flut Herr werden - aber wie?

Das Hauptproblem bei der aktuellen E-Mail-Flut liegt doch intern in den Unternehmen selber. Ein typisches Beispiel: Mitarbeiter Müller erhält von einem Kunden ein interessantes Dokument per E-Mail zugeschickt. Um das ganze Projektteam zu informieren, leitet er die eingegangene E-Mail an alle 5 betroffenen internen Kollegen per E-Mail weiter. Mal ehrlich: Ist das nicht so, als ob er einen eingegangenen Brief eines Kunden 5x kopiert, in einen Briefumschlag steckt und dann an die 5 internen Mitarbeiter verschickt? Würde Herr Müller das im richtigen Leben ohne Computer auch machen? Im Ergebnis haben wir so bereits 1 Original-Dokument + 5 E-Mail-Kopien macht 6 Dokumente.

10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT
10 Jahre yourIT - Zusammenfassung

Interessant wird es, wenn sich die 6 Projektmitglieder anschließend über die eingegangene E-Mail unterhalten - per E-Mail natürlich. Da kommen schnell 50, 100 oder mehr interne E-Mails zusammen.

In unserem Unternehmen yourIT haben wir dieses Problem bereits vor 10 Jahren erkannt und erledigt. Dazu haben wir uns ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) angeschafft und gleichzeitig das Versenden von internen Mails verboten - per interner Zero Mail Policy.

Wenn bei unserem Mitarbeiter Müller eine E-Mail eines Kunden mit einem interessanten Dokument als Anhang eingeht, gibt Herr Müller diese E-Mail (oder auch nur den Anhang) im Original an die 5 Projektmitglieder weiter und klebt elektronische Post-its drauf, was die einzelnen Projektmitglieder damit machen sollen. In Summe ergibt das 1 Dokument.

Der große Vorteil ist, dass alle Mitglieder des Projektteams am Original-Dokument weiterarbeiten und z.B. sofort erkennen können, wer außer ihnen das Dokument bereits erhalten, gelesen, bearbeitet und an wen weitergereicht hat. Die Kommunikation zu diesem Dokument erfolgt ausschließlich mit elektronischen Post-its am Original-Dokument (mit Zeitstempel und unveränderbar). Somit bleibt es auch nach vielen Diskussionen bei genau 1 Dokument.

Zusätzlicher Vorteil: Unsere E-Mails sind nicht in separaten E-Mail-Silos untergebracht, sondern sie bilden im DMS neben vielen anderen eine Dokumenten-Klasse. Alle Dokumente werden objektorientiert Adressen, Ansprechpartnern, Vorgängen, Projekten und Produkten zugeordnet. Damit stehen sie "im Sachzusammenhang als Wissen und in Prozessen zur Verfügung" (vgl. Projekt Consult http://bit.ly/PCHH_Email) - und zwar jedem Mitarbeiter.

Können Sie sich vorstellen, wie viele interne E-Mail-Kopien wir mit unseren 20 Mitarbeitern in den vergangenen 10 Jahren dadurch bereits eingespart haben?

Wir lieben Zero Mail - aber eben nur intern. Und wir lieben unser DOCUframe, da ohne Dokumentenmanagementsystem diese Vorteile nicht umsetzbar wären.

Gerne zeige ich Euch, wie das mit DOCUframe umzusetzen ist. Meldet Euch einfach bei mir, dann machen wir kurzfristig eine Web-Session.

Euer Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Diesen Artikel als Thema bei XING lesen.

Lesen Sie jetzt auch unsere anderen Posts zum Thema Zero Mail Policy:

Freitag, 21. September 2012

10 Jahre yourIT - Vielen Dank!


Gestern war nun unser 10-jähriges Firmenjubiläum im city|park in Hechingen

Vielen Dank an unser Team, ohne das eine solche Veranstaltung nicht möglich gewesen wäre. Ihr seid die Quelle unseres Erfolgs.



Vielen Dank an unsere Lieferanten, die nachmittags an ihren Messeständen einen Teil unseres Angebots-Sortiments präsentierten.


Vielen Dank an die Stadt Hechingen für die anerkennenden Worte durch Frau Bürgermeisterin Dorothea Bachmann und den Wirtschaftsbeauftragten Hans Marquart.

Vielen Dank an das Wunderwerk-Team für die Verköstigung und an JOCKEY für die Überlassung der Räumlichkeiten.

Vielen Dank an die Vertreter der Presse die durch ihre Veröffentlichungen uns und unser Angebot am Markt bekannt machen. Heute z.B. erscheinen Berichterstattungen im Schwarzwälder Bote und in der Hohenzollerischen Zeitung.

Und zu guter Letzt vielen Dank an unsere Kunden. Nur Ihr Vertrauen in uns und unsere Dienstleistung verschafft uns die Möglichkeit, das alles zu leisten.

Auf die nächsten 10!

Mittwoch, 19. September 2012

Glückwünsche zu 10 Jahren yourIT

Eine Auswahl unserer Gratulanten


Einige unserer Kunden und Partner haben uns bereits zu unserem 10-jährigen Firmenjubiläum gratuliert.Wir freuen uns, hier einige der Glückwünsche veröffentliche zu dürfen.

Anfangen wollen wir mit einem unserer langjährigen Partner: Die GSD Software mbH ist seit 2003 unser Lieferant für DOCUframe und hat uns bei vielen erfolgreichen Projekten freundschaftlich begleitet.

Glückwünsche GSD Software mbH

Genauso freuen wir uns über die Glückwünsche unseres Partners comTeam, mit dem uns bereits viele Jahre gemeinsame Arbeit verbindet.

Glückwünsche comTeam

Auch unser Partner Qualys, mit dem wir seit  vielen Jahren erfolgreich zusammen arbeiten, hat uns nicht vergessen:

Glückwünsche Qualys


Vielen Dank für alle Eure guten Wünsche. Auf die nächsten 10!

Donnerstag, 13. September 2012

10 Jahre yourIT - ein innovatives Systemhaus entsteht

Teil (6) Was macht eigentlich ein Datenschutzbeauftragter?

In 2006 kam der Geschäftsführer eines unserer DOCUframe-Kunden auf uns zu. Diese hatten einen Datenschutzbeauftragten bestellt und dieser wollte sich nun mit uns zum Thema CRM, DMS und Archivierung unterhalten.

Ganz unbedarft waren wir nicht: Uns war zumindest bewusst, dass das, womit wir uns super auskannten, Datensicherheit war und dass das aber etwas anderes bedeutete als Datenschutz. In meiner täglichen Arbeit stelle ich fest, dass noch heute viele Unternehmer diese beiden Begriffe nicht auseinanderhalten konnten.

Auch uns war damals nicht klar, was so ein Datenschutzbeauftragter machte und was ihm wichtig war. Da wir uns aber bei unserem Kunden keine Blöße geben und uns selbstverständlich um die gesetzlichen Vorgaben kümmern wollten, musste sich jemand aus der Geschäftsleitung informieren.

Ein entsprechendes Fortbildungs-Seminar fanden wir bei unserem Systemhausverbund comTeam – ein Zeichen, dass das Thema Datenschutz auch bei anderen Systemhäusern aktuell auf Interesse stieß. Nur wer das Seminar besuchen sollte, war uns nicht klar. Da es sich um die Anfrage eines DOCUframe-Kunden handelte, hätte eigentlich der Leiter der zuständigen Abteilung Solutions hinfahren müssen – mein Bruder Ralf Ströbele. Als Leiter der Abteilung Systems kümmerte sich auch um die Datensicherheit bei unseren Kunden. Diese Verknüpfung erschien uns anfangs ganz attraktiv. Am Ende entschieden sich die beiden technischen Geschäftsführer aber, den Kaufmann auf dieses Seminar zu schicken – also mich. Wie sich später herausstellte, eine goldrichtige Entscheidung. Denn wir fanden heraus, dass Datenschutz nur wenig mit Technik aber ganz viel mit Beratung und Organisation zu tun hatte – und das sind meine Themen.



Ich besuchte also ein 5-tägiges Datenschutz-Seminar in Frankfurt, bei dem wir rechtlich, technisch und organisatorisch für die Aufgabe des Externen Datenschutzbeauftragten fit gemacht wurden.
Nach dem Seminar war ich zumindest so gut ausgebildet im Thema, dass ich das Gespräch mit dem Kunden problemlos meisterte.

Es war zwar nicht unser Ziel gewesen, Datenschutz bei unseren Kunden als Beratungs-Dienstleistung anzubieten, aber nachdem die ersten Kunden bei uns nach einem Externen Datenschutzbeauftragten angefragt hatten, gründeten wir sehr rasch eine eigene Abteilung „Consulting“ und ich wurde zum Leiter ernannt.

Heute haben wir bereits über 6 Jahre Datenschutz-Erfahrung und betreuen viele Kunden aus dem Mittelstand sowie Konzerne und Unternehmensgruppen. Unser Angebot umfasst:
- Datenschutz-Fort- und Weiterbildung. Unser aktuelles Schulungsangebot finden Sie unter http://www.mydatenschutz.blogspot.de/p/schulungsangebote.html.
- Datenschutz-Beratung
- Bestellung zum Externen Datenschutzbeauftragten
Besuchen Sie uns doch auf unserem Datenschutz-Blog http://mydatenschutz.blogspot.de.

Zudem arbeiten wir heute mit vielen internen und externen Datenschutzbeauftragten sowie IT-Revisoren zusammen, wenn es um das Thema "Schwachstellenanalyse" aus dem Datenschutzbereich "Verfügbarkeitskontrolle" geht. Es gibt nunmal aus unserer Sicht keine bessere Möglichkeit, die Schwachstellen im Netzwerk und/oder Web Applikationen ausfindig zu machen, als die von uns angebotene Lösung QualysGuard. Sie kennen diese webbasierte Software noch nicht? Dann testen Sie QualysGuard jetzt doch einfach 14 Tage unverbindlich. Jetzt testen!

Freitag, 7. September 2012

10 Jahre yourIT - ein innovatives Systemhaus entsteht

Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?

Im Februar 2005 meldete sich der erste unserer Kunden mit der Frage, ob wir elektronische Rechnungen signieren könnten. Anrufer war die IT-Abteilung der Volz Luftfilter GmbH aus Horb a.N. Wir hatten dort bereits DOCUframe vorgestellt und so vermutlich den Gedanken gepflanzt, mit elektronischen Dokumenten Kosten einzusparen.

Da sich die Anfrage spannend anhörte, las ich mich in das Thema ein und beriet mich mit unserer Abteilung Solutions. Interessanterweise stellten wir fest, dass wir mit DOCUframe bereits die wesentlichen technischen und gesetzlichen Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsversand erfüllten. DOCUframe überwacht Gesamtprozesse, verarbeitet elektronische Dokumente im Workflow, kann E-Mails erstellen und versenden und ist zudem ein elektronisches Archivsystem.

Was uns fehlte war ein Signaturserver für die gesetzlich geforderte qualifizierte elektronische Signatur. Wir schauten uns am Markt um und fanden mit dem ICOYA-Signaturserver der Struktur AG genau die Lösung, die wir brauchten, um Rechnungen und Rechnungsdaten zu signieren. Die gesamte Prozesssteuerung und die Überwachung übernahm DOCUframe.

Die weiteren Informationen zu unserem ersten E-Billing-Projekt finden Sie in unserem Referenzbericht.


Wir waren mit diesem Projekt schlagartig zum E-Billing Pionier aufgestiegen. Noch nicht mal der Begriff „E-Billing“ war damals vorhanden. Das sieht man auch daran, dass wir uns die Domain www.E-Billing.de sichern konnten. Damals gab es noch nicht sehr viele Unternehmen, die sich mit elektronischen Rechnungen auskannten. Wir betrieben also Grundlagenforschung, unterhielten uns mit Oberfinanzdirektionen, betreuten Diplomarbeiten und hielten Vorträge auf Messen und bei IHKs. Außerdem hatten wir plötzlich enorm viele Vorstellungstermine zum Thema bei Neukunden.

Unser Referenzkunde Volz Luftfilter GmbH wurde für dieses E-Billing-Projekt auf der CeBIT 2006 ausgezeichnet mit dem Sonderpreis im BestPractice-IT AWARD 2006.


Außerdem kamen wir mit E-Billing in die Shortlist des CyberOne AWARDS 2006, dem Hightech-Award des Bwcon.

Wichtiger Hinweis zum Steuervereinfachungsgesetz 2011:

Im Juli 2011 wurden die rechtlichen Voraussetzungen für den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes geändert. Aber auch ein Jahr nach dieser Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen bearbeiten viele vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) elektronische Rechnungen nicht rechtskonform. Weitere aktuelle Informationen erhalten Sie unter www.E-Billing.de und ab Montag 17.09.2012 in einer 5-teiligen Serie auf unserem Blog http://schwabissimo.blogspot.de.

Übersicht zu dieser Serie von Posts:
Teil (1) Wie alles begann
Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System
Teil (3) Das Ende der Volma – unser erster großer IT- Wartungsvertrag
Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde
Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?
Teil (6) Was macht eigentlich ein Datenschutzbeauftragter? folgt am Montag 10.09.2012

Donnerstag, 6. September 2012

10 Jahre yourIT - ein innovatives Systemhaus entsteht

Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde

Da wir unser Unternehmen neu aufgebaut hatten konnten wir auf keinen Bestands-Kundenstamm zurückgreifen. Unser Marketing lief damals über Kaltakquise – und die gehörte zu meinen Aufgaben. Social Media Tools wie XING waren damals noch nicht verfügbar, also hieß das: Telefon in die Hand nehmen und anrufen. Ich gebe zu, mir hat das immer sehr viel Spaß gemacht. Wenn man es sich genau überlegt, ist auch gar nichts dabei. Der einzige Fehler, den man bei der Kaltakquise machen kann, ist nicht anzurufen.

Klar war ich froh, von einem CRM-System wie DOCUframe unterstützt zu werden. Ich suchte also nach interessanten Firmen aus der Region. Die fand ich sehr häufig im Firmen-Report des regionalen IHK-Magazins. Eine andere wichtige Quelle waren für mich die Stellenanzeigen in der regionalen Presse. Firmen denen es gut geht, stellen immer auch neue Mitarbeiter ein. Ich riss die interessanten Seiten aus Zeitschriften und Zeitungen aus, scannte sie in DOCUframe ein und leitete sie dann an eine Mitarbeiterin zur Anlage der gewünschten Adressen weiter. Diese vervollständigte die Adressen mithilfe der Daten aus dem Impressum der Webseite.

Exkurs: Bei vielen Unternehmen ist das Impressum nicht korrekt bzw. nicht vollständig. Wie ist das bei Ihnen? Unsere Datenschutz-Berater überprüfen das gerne für Sie!

Danach telefonierte ich mit dem Wunschkunden, ließ mich zum Geschäftsführer oder zum EDV-Leiter durchstellen und vereinbarte einen Vorstellungstermin. Alle relevanten Infos aus den Telefonaten legte ich in DOCUframe ab und verknüpfte Sie mit Adressen, Ansprechpartnern und Vorgängen (Forecasts, Vertriebsvorgänge). Wenn ich einen Termin erhielt, legte ich diesen in DOCUframe an und lud die dafür notwendigen IT-Kollegen dazu ein. Selbstverständlich wanderten auch die Besprechungsergebnisse direkt wieder in DOCUframe und wurden erneut verknüpft. Wenn jemand später wieder angerufen werden wollte, setzte ich mir eine Aufgabe in DOCUframe.
Auf diese Weise ergab sich ziemlich schnell in DOCUframe eine interessante Kunden- und Wissensdatenbank, die uns immer wieder neue qualifizierte Kunden brachte – und das mit nur einem Vertriebsmitarbeiter.

Dass die telefonische Kaltakquise toll ist, möchte ich Ihnen am Fall Bucher GmbH – die Markentreppe erläutern. Auslöser für meinen ersten Anruf war eine Stellenanzeige. Ich bekam dort erst mal den IT´ler an die Strippe. Nachdem ich ihm ein wenig von unserem Dokumentenmanagementsystem DOCUframe erzählt hatte, meinte er: „Wir haben einen neuen Vertriebsleiter. Der ist aktuell auf der Suche nach einem solches System.“ Kurz darauf telefonierte ich mit diesem Vertriebsleiter, machte einen Vorstellungstermin aus und nur wenige Monate später hatten wir mit der Bucher GmbH ein wirklich tolles DOCUframe- und ERP-Projekt. Die Referenzgeschichte finden Sie hier. Bis heute haben wir mit diesem Kunden übrigens viele IT-Projekte durchgeführt.



Ich gebe zu: So lief das nicht immer. Aber genau darin liegt doch die Aufgabe eines Verkäufers und des CRM-Systems. Immer wieder anzurufen, Gesprächsabläufe zu optimieren und Kunden schnell zu qualifizieren. Die guten ins Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen. Je schneller wir mit Unterstützung des CRM-Systems entscheiden können, ob ein weiterer Kontakt wirklich lohnt oder eben nicht, umso mehr Zeit bleibt für die Kunden, bei denen es sich lohnt. Sollten Sie also demnächst einen Anruf von oder einem Kollegen mir erhalten, freuen Sie sich. Es gibt sicher einen wichtigen Grund. Wenn wir keine Chance auf ein interessantes Projekt bei Ihnen sehen würden, würden wir uns die Zeit für den Anruf sparen. Daher sollten Sie uns auf jeden Fall einen Vorstellungstermin geben und sich unsere Ideen und Vorschläge anhören. Es könnte sich für Sie lohnen!

Übersicht zu dieser Serie von Posts:
Teil (1) Wie alles begann
Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System
Teil (3) Das Ende der Volma – unser erster großer IT- Wartungsvertrag
Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde
Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?
Teil (6) Was macht eigentlich ein Datenschutzbeauftragter? folgt am Montag 10.09.2012

10 Jahre yourIT - ein innovatives Systemhaus entsteht

Schnell fanden wir zahlreiche Kunden, die unser modernes IT-Angebot dankend annahmen. Das Ende der VOLMA Wirkwaren GmbH in Hechingen Mitte 2003 jedoch läutete ein neues Kapitel für yourIT ein. Wir durften die neu gegründete JOCKEY GmbH in IT-Angelegenheiten beraten. Heraus kam unser erster großer IT-Wartungsvertrag, bei dem wir die Aufgabe hatten, die gesamte IT zu betreuen.

Da am Standort der bisherigen VOLMA Wirkwaren GmbH Räume frei waren und der heutige city|park gegründet wurde, verlegten wir den yourIT-Hauptsitz von Rangendingen nach Hechingen und waren somit noch näher an unserem damals größten Kunden JOCKEY GmbH. Im Jahr 2003 hatte dies noch enorme Bedeutung, da durch die damals übliche vor-Ort-Betreuung sonst enorme Fahrtkosten entstanden. Durch die heute in unserer IT-Wartung gebräuchlichen und ausgereiften Fernwartungstools kann die Betreuung prinzipiell von überall auf der Welt erfolgen. Vor-Ort-Einsätze können aber erfahrungsgemäß doch nie ganz entfallen.

Dieses ganze Thema läuft heute unter dem Digitalisierungs-Begriff „Managed Services“. IT-Dienstleister wie yourIT bieten dabei ihre Dienste an in Form von Hotline-Verträgen über die Betreuung von Servern, Clients, Backup-Systemen, Firewalls und Virenscannern bis hin zum gesamten IT-Outsourcing. Vielleicht wäre das ja auch was für Ihr Unternehmen. Fordern Sie doch einfach ein Informations-Angebot von uns an.

Übersicht zu dieser Serie von Posts zum Jubiläum von yourIT:
Teil (1) Wie alles begann
Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System
Teil (3) Das Ende der Volma – unser erster großer IT- Wartungsvertrag
Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde
Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?
Teil (6) Was macht eigentlich ein Datenschutzbeauftragter? folgt am Montag 10.09.2012

Mittwoch, 5. September 2012

Jubiläumsveranstaltung "10 Jahre yourIT"

10 Jahre yourIT - das müssen wir feiern!


Am Do. 20.09.2012 laden wir daher unsere Partner, Kunden und alle, die das werden möchten, zur Hausmesse in den city|park Hechingen. Programm und Anmeldung finden Sie hier.



Hier eine Übersicht über die Veranstaltung:

Teilnehmende Partner:

Auszug unserer Messethemen:

  • securITy:Aktuelle Lösungsansätze zu Firewall / UTM, Virenscanner / Network Protection, Schwachstellen-Management
  • solutions:ECM, DMS, (E-Mail-) Archivierung, CRM, Groupware, E-Billing (elektronischer Rechnungsaus- und -eingang)
  • consulting: Datenschutzkonzept 2012, Bring Your Own Device (BYOD), Mobile Device Management, E-Mail-Verschlüsselung

Unsere Vortragsthemen:

  • Jörg Vollmer, QUALYS: Der große Wandel hin zu CLOUD-basierter Sicherheit
  • Jürgen Lugauer, GSD Software: Mobile Business mit DOCUframe 
  • Zeljko Milicevic, SOPHOS: Software-Lösungen für Verschlüsselung und E-Mail-Verschlüsselung 
  • Felix Buchmann, Alber Buchmann Stefan Rechtsanwälte: Reputation Management - Wie Sie Ihren guten Ruf im Internet mit der richtigen Medienstrategie schützen

Montag, 13. August 2012

10 Jahre yourIT - ein innovatives Systemhaus entsteht


Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System

Uns 3 neugebackenen Geschäftsführern war schnell klar: Wenn wir nicht sofort eine größere Anzahl Mitarbeiter für (Projekt-) Verwaltung und Vertrieb einstellen wollten, mussen wir ein IT-System finden und so aufbauen, das dieses uns so gut wie nur möglich unterstützt. Unnötige Prozesse konnten und wollten wir uns nicht leisten.

Ich muss zugeben, es lag vermutlich vor allem an mir, dass wir nicht bei Microsoft Outlook / Exchange geblieben sind. Als Vertriebler wünschte ich mir eben eine besondere Sicht auf Kunden, Ansprechpartner, Projekte, Vorgänge, Produkte, Dokumente und andere Informationen. Ich hatte viele Fragen - und als Non-IT´ler traute ich mich, diese zu stellen: 
  • Weshalb sind in meinem Outlook-Eingang nur E-Mails? Weshalb sind die anderen Dokumente wie z.B. Faxe oder Besuchsberichte woanders abgelegt – z.B. im Papierordner oder im Explorer? 
  • Wie bekommen wir alle Dokumente elektronisch dargestellt, damit wir alle gleichzeitig, jederzeit und von überall auf diese zugreifen können? 
  • Wie ist die optimale Struktur im Explorer? Kunde – Produkt - Projekt oder Produkt – Kunde – Projekt oder doch besser Projekt – Kunde – Projekt? In meinen Gesprächen mit den Kollegen stellte ich schnell fest, dass jeder anders dachte. Daraus folgte die nächste Frage: 
  • Wieso muss man überhaupt eine feste Struktur vorgeben? Wäre es nicht denkbar, alle Objekte einfach mal anzulegen und dann nach Bedarf zu verknüpfen? 
  • Wenn mein Posteingang doch bereits die E-Mail-Adresse einer eingehenden E-Mail erkennt – wieso verknüpft er dann nicht dieses E-Mail-Dokument sofort mit dem Ansprechpartner und der diesem zugeordneten Hauptadresse? Was ist mit Eingangsfaxen? Könnte man so auch Dokumente automatisch mit den passenden Projekten/Vorgängen verknüpfen? 
  • Wieso muss man E-Mails und andere Dokumente nach dem Ablegen (z.B. im CRM) danach noch einmal archivieren? 
  • Wenn mir ein Kunde anruft, wie bekomme ich dann schnellstmöglich die gesamte elektronische Kunden- und Projektakte auf meinen Tisch? Wenn das Telefon mit dem Server verbunden ist – wieso öffnen sich diese Akten dann  nicht bereits beim Anruf des Kunden?
Ich vermute, mit meinen Fragen ging ich meinen beiden Mitgeschäftsführern so lange auf die Nerven, bis mein Bruder Ralf mit mir im September 2002 nach München zur Systems fuhr. Ich kam mir damals vor wie ein Bub, der mit seinem Vater in den Spielwaren-Großmarkt fahren durfte um sich etwas auszusuchen. Allerdings hatte ich mit meiner rein kaufmännischen Ausbildung das Problem, dass ich annähernd kein Wort von dem verstand, was die Verkäufer an den Messeständen mir zu verkaufen versuchten. Das wiederum zeigte mir, dass wir mit unserer Geschäfts-Idee, EDV-Lösungen für unsere Kunden verständlich darzustellen, auf dem richtigen Weg waren. Zum Glück hatte ich meinen Dolmetscher dabei – in Form meines Bruders Ralf. Dieser bemühte sich redlich, den IT-Abkürzungs-Kauderwelsch irgendwie zu übersetzen. Teilweise musste aber auch er aufgeben. Die Aussteller erzählten uns von DMS, CRM, CMS, ERP, CTI, … Auf meine Fragen gingen dabei die wenigsten ein. Das war denen egal. Ich sollte mich anscheinend deren Lösung anpassen und nicht deren Lösung an mich. Mir schwirrte bald der Kopf und wir waren kurz davor, die Sache aufzugeben und wieder nach Hause zu fahren.

Am späten Nachmittag dann standen wir plötzlich am Stand der GSD Software und alles änderte sich schlagartig. Während wir uns auf dieser armseligen Systems 2002 bis dahin unsere Getränke selber kaufen mussten, hatten wir am GSD-Stand sofort einen Kaffee in der Hand und es gab sogar noch etwas zu beißen dazu. Als Schwaben erkannten wir am auf diesem Stand gesprochenen Oberfränkisch sofort: Hier verstellt sich keiner! Die sind alle echt! Ein Mitarbeiter nahm sich wirklich Zeit für uns, hörte sich meine Non-IT-Fragen geduldig an und präsentierte uns dann „DOCUframe“.  Plötzlich jemand, der meine Ideen aufnahm, verstand und mir eine Lösung vorstellte, die genau dafür gemacht war, Dokumente und Informationen mit Adressen, Ansprechpartnern, Projekten, Vorgängen und Produkten zu verknüpfen. Das wichtigste Wort, das ich an diesem Tag lernte war sicherlich „objektorientiert“. Denn DOCUframe bringt eine objektorientierte Datenbank mit – das bedeutet, dass tatsächlich alles mit allem verknüpft werden kann. Es gibt kein oben und unten, kein rechts und kein links. Eine fantastische Lösung für flexible Unternehmen mit Ideen!

Zwei Wochen nach der Messe kauften wir DOCUframe als zentrale IT-Lösung für alle unsere wichtigsten Prozesse als IT-Systemhaus. Wir fuhren mitten im Winter zu GSD nach Oberfranken und besuchten alle verfügbaren DOCUframe-Schulungen - auch ich! Ich denke, ich spreche hier im Namen meiner Geschäftsführer-Kollegen: Bis heute war der Kauf von DOCUframe eine unserer wichtigsten und besten Entscheidungen. Wir haben es nie bereut.

Aber damit ging es erst los. Kurz darauf fragte uns nämlich GSD, ob wir nicht Partner für deren Lösungen werden möchten. Und damit begann unsere erfolgreiche Karriere des Geschäftsbereichs Solutions, den damals mein Bruder Ralf übernahm. Wer konnte damals ahnen, dass viele der heutigen Lösungen bei unseren Kunden auf Basis dieser Software-Lösung DOCUframe entstehen würden.

Tipp 1: Wenn Sie jemals auf einer IT-Messe an einem Stand das Logo der GSD-Software erblicken, gehen Sie bitte auf keinen Fall dran vorbei!Gehen Sie stattdessen an den Empfang, lassen Sie sich einen Kaffee und/oder ein Häppchen anbieten und hören Sie einem der GSD-Mitarbeiter zu, wenn er Ihnen in breitestem Oberfränkisch die Vorzüge der GSD-Software-Lösungen ERPframe, DOCUframe, DATAframe, FIBUframe, … erklärt. Man sieht sofort, dass denen ihre Arbeit am Messestand Spaß macht und dass sie von den eigenen Lösungen absolut begeistert sind. Im Messe-Alltag tut so etwas wirklich gut. Und vielleicht bekommen Sie so die Gelegenheit, den visionären Firmengründer Hans Rebhan kennen zu lernen , der sich z.B. die heutigen Leistungen von DOCUframe zu einer Zeit vorstellen konnte, als Festplattenplatz wirklich noch eine große Rolle spielte. Scheuen Sie sich nicht, dem ehemaligen Elektromeister die Hand zu drücken. Er ist ein ganz netter.

Tipp 2: Die Systems in München ist mittlerweile Geschichte. Die Nachfolgemesse ist die IT&Business in Stuttgart - also bei uns um die Ecke. Wir werden auch in 2012 gemeinsam mit unserem Netzwerk IT&TK der IHK Reutlingen daran teilnehmen. Besuchen Sie mich doch an unserem Stand in Halle 3- F62! Schreiben Sie mir, wenn Sie noch kostenlose Eintrittskarten benötigen. Übrigens: Auch GSD Software wird auf der Messe ausstellen. Ich begleite Sie gerne dorthin.

Übersicht zu dieser Serie von Posts:
Teil (1) Wie alles begann
Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System
Teil (3) Das Ende der Volma – unser erster großer IT- Wartungsvertrag
Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde
Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?
Teil (6) Was macht eigentlich ein Datenschutzbeauftragter? folgt am Montag 10.09.2012

Freitag, 10. August 2012

10 Jahre yourIT - ein innovatives Systemhaus entsteht

Teil (1) Wie alles begann

Ich möchte meinen Urlaub gerne nutzen, um in meinen nächsten Posts einen Überblick über die vergangenen 10 Jahre unseres IT-Systemhauses yourIT zu geben. Unseren bestehenden und künftigen Kunden soll diese Aufstellung zeigen, woher unsere Erfahrungen stammen. Vielleicht hilft sie auch manchem künftigen Existenzgründer, Kraft zu schöpfen für das letzte große Abenteuer – die Selbständigkeit. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldungen (per Kontaktformular, gerne auch auf XING oder per E-Mail).

Seit Frühjahr / Sommer 2002 traf ich mich regelmäßig mit meinem Bruder Ralf Ströbele in dessen Haus in Höfendorf. Ralf Ströbele ist Dipl.-Inform. (FH) und hatte sich 1998 in der IT-Branche selbständig gemacht. 2002 beriet er mehrere größere mittelständische Unternehmen. Ich war bereits selbständig als Consultant tätig und hatte eben mein Studium als Diplom-Kaufmann abgeschlossen.

Wir drei waren uns einig, dass wir gemeinsam in der IT-Branche erfolgreich werden wollten und überlegten uns, was wir als künftiges IT-Systemhaus am Markt anbieten konnten. Heraus kam unsere erste Liste der Produkte und Dienstleistungen.

Was wollten wir anders machen?
  • Uns war klar, dass mit Hardware-Verkauf im Jahr 2002 kein Blumentopf mehr zu gewinnen war. Dazu waren die Margen in diesem Bereich bereits zu weit gesunken. Stattdessen setzten wir uns das Ziel, unseren Kunden fertige IT-Lösungen anzubieten, die zu deren Bedarf passten.
  • Wir wollten unseren Kunden IT-Lösungen verständlich erklären. Ich weiß heute, das war der einzige Grund, weshalb meine beiden technischen Geschäftsführer mich als Non-IT´ler in Ihrem Sandkasten überhaupt mitspielen ließen.
  • Ein Ladengeschäft kam für uns nicht in Frage. Wir wollten raus zum Kunden. Und ich sollte die Tür aufmachen. OK, ein weiterer Grund, weshalb ich mitspielen durfte.
Bei der Suche nach einem passenden Namen für unsere Gesellschaft waren uns drei Dinge wichtig:
  1. Er musste kurz und einprägsam sein,
  2. etwas mit IT und unseren Aufgaben zu tun haben und
  3. die de-Domain musste frei sein.
Im Jahr 2002 keine leichte Aufgabe, denn viele andere hatten sich dieselben Ziele bereits früher gesetzt. Nach einigen langen Nächten und viel erfolglosem Probieren fanden wir die freie 6-Buchstaben-Domain „yourit.de“ . Da alle Voraussetzungen hervorragend erfüllt waren,  war der Name unseres künftigen Systemhauses gefunden.

Anfang September 2002 konnten wir damit unsere Gesellschaft in Rangendingen anmelden. Wir waren bereits damals der festen Überzeugung, dass das was ganz großes wird. Aber wir hatten ja keine Ahnung, welche Herausforderungen auf uns zukommen würden.

Übersicht zu dieser Serie von Posts:
Teil (1) Wie alles begann
Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System
Teil (3) Das Ende der Volma – unser erster großer IT- Wartungsvertrag
Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde
Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?
Teil (6) Was macht eigentlich ein Datenschutzbeauftragter?