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Donnerstag, 29. August 2013

Rechnungseingangsworkflow in DOCUframe

Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat wichtige Vereinfachungen im Bezug auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen für Unternehmen gebracht. Im Wesentlichen lauten diese Vorteile: Steuerliche Gleichbehandlung von Papier- und elektronischer Rechnung, elektronische Signatur oder andere Verfahren, Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit, Innerbetriebliches Kontrollverfahren muss schriftlich dokumentiert sein, Elektronische Rechnung muss elektronisch archiviert werden (10 Jahre), Konkludente Zustimmung möglich.


Auf Kundenanfrage haben wir von yourIT bereits Ende 2010 innerhalb kürzester Entwicklungszeit einen komplexen Rechnungseingangsworkflow (auch Eingangsrechnungsworkflow oder Rechnungsworkflow) mit einem mehrstufigen Freigabeprozess auf Basis von DOCUframe entwickelt. Wichtig für uns dabei war, dass dieser Rechnungsworkflow an beliebige ERP-Systeme angebunden werden kann, z.B. SAP, Navision, Infor, Proalpha, Abas, ...)

Rechnungseingangsworkflow-in-DOCUframe-mit-Buchungsfahne

 

Ihr Nutzen durch den Einsatz des DOCUframe-Rechnungsworkflows:

  • Basis-Nutzen:
    • schneller
    • zuverlässiger
    • transparenter
    • rechtssicher
  • Prozess-Nutzen:
    • kürzere Durchlaufzeiten
    • schnellere Informationsgewinnung
    • strukturierte Arbeitsabläufe
  • Unternehmens-Nutzen:
    • Einhaltung der Skontofristen
    • Vorteile im Wettbewerb
    • gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
    • Kostenersparnis
    • Kundenbindung

 

Die Prozesschritte beim Rechnungseingang:


Nicht alle Prozesschritte beim Rechnungseingangsworkflow sind bedingungslos lohnenswert. Ab nur wenigen Eingangsrechnungen sollten Sie durchführen:
  • Scannen
  • Erfassung Finanzbuchhaltung
  • Prüfung
  • Endkontrolle Finanzbuchhaltung
  • Freigabe
  • Archivierung der Eingangsrechnung
Lohnenswerte Prozesschritte im Rechnungseingangsworkflow

Erst ab einer Anzahl von Eingangsrechnungen von mehr als 50.000 pro Jahr lohnen sich in der Regel folgende weitere Prozesschritte:
  • Vorverarbeitung
  • Texterkennung
  • Klassifizierung
  • Datenextraktion
Erfahrungsgemäß machen die meisten Unternehmen mit weniger als 50.000 Eingangsrechnungen den Fehler, zu viele Prozesschritte bei der Einführung eines Rechnungseingangsworkflows zu wollen. Irgendwann im Projekt stellen sie fest, dass sich das Projekt so nicht rechnen wird - und dann entscheiden Sie sich, erstmal gar nichts einzuführen. Dabei wäre es nur logisch, sofort die Projekt-Anforderungen auf die zuerst genannten Prozesschritte zu reduzieren und erstmal diese einzuführen.

Weshalb die moderne elektronische Rechnung die klassische Papierrechnung ersetzen wird


Folgende Vorteile bietet der Empfang elektronischer Rechnungen dem Rechnungsempfänger:
  • Scannen (OCR) entfällt
  • Sofortige elektronische Archivierung
  • Volltextsuche möglich
  • Einfache unternehmensweite Distribution möglich
  • Wenn Daten mitgeliefert werden, können diese automatisch an das ERP-System weitergegeben werden.
  • Verfahrensdokumentation
  • Innerbetriebliches Kontrollverfahren
  • Die Ersparnis für den Rechnungsempfänger beträgt etwa 10 EUR je Eingangsrechnung.

Das sollten Sie nutzen: Versenden Sie ab sofort nur noch elektronische Rechnungen (siehe hierzu http://www.E-Billing.de) und fordern Sie zusätzlich Ihre Lieferanten dazu auf, Ihnen ab sofort nur noch elektronische Rechnungen auszustellen. Wir unterstützen Sie sehr gerne dabei.

Handlungsempfehlung:

Der Rechnungseingangs-Workflow ist ab sofort als yourIT-Modul für DOCUframe bei uns erhältlich und kann bei Bedarf einfach an Kundenanforderungen angepasst werden. Anfragen bitte über unser Kontaktformular. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Freitag, 7. September 2012

10 Jahre yourIT - ein innovatives Systemhaus entsteht

Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?

Im Februar 2005 meldete sich der erste unserer Kunden mit der Frage, ob wir elektronische Rechnungen signieren könnten. Anrufer war die IT-Abteilung der Volz Luftfilter GmbH aus Horb a.N. Wir hatten dort bereits DOCUframe vorgestellt und so vermutlich den Gedanken gepflanzt, mit elektronischen Dokumenten Kosten einzusparen.

Da sich die Anfrage spannend anhörte, las ich mich in das Thema ein und beriet mich mit unserer Abteilung Solutions. Interessanterweise stellten wir fest, dass wir mit DOCUframe bereits die wesentlichen technischen und gesetzlichen Voraussetzungen für den elektronischen Rechnungsversand erfüllten. DOCUframe überwacht Gesamtprozesse, verarbeitet elektronische Dokumente im Workflow, kann E-Mails erstellen und versenden und ist zudem ein elektronisches Archivsystem.

Was uns fehlte war ein Signaturserver für die gesetzlich geforderte qualifizierte elektronische Signatur. Wir schauten uns am Markt um und fanden mit dem ICOYA-Signaturserver der Struktur AG genau die Lösung, die wir brauchten, um Rechnungen und Rechnungsdaten zu signieren. Die gesamte Prozesssteuerung und die Überwachung übernahm DOCUframe.

Die weiteren Informationen zu unserem ersten E-Billing-Projekt finden Sie in unserem Referenzbericht.


Wir waren mit diesem Projekt schlagartig zum E-Billing Pionier aufgestiegen. Noch nicht mal der Begriff „E-Billing“ war damals vorhanden. Das sieht man auch daran, dass wir uns die Domain www.E-Billing.de sichern konnten. Damals gab es noch nicht sehr viele Unternehmen, die sich mit elektronischen Rechnungen auskannten. Wir betrieben also Grundlagenforschung, unterhielten uns mit Oberfinanzdirektionen, betreuten Diplomarbeiten und hielten Vorträge auf Messen und bei IHKs. Außerdem hatten wir plötzlich enorm viele Vorstellungstermine zum Thema bei Neukunden.

Unser Referenzkunde Volz Luftfilter GmbH wurde für dieses E-Billing-Projekt auf der CeBIT 2006 ausgezeichnet mit dem Sonderpreis im BestPractice-IT AWARD 2006.


Außerdem kamen wir mit E-Billing in die Shortlist des CyberOne AWARDS 2006, dem Hightech-Award des Bwcon.

Wichtiger Hinweis zum Steuervereinfachungsgesetz 2011:

Im Juli 2011 wurden die rechtlichen Voraussetzungen für den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes geändert. Aber auch ein Jahr nach dieser Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen bearbeiten viele vor allem kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) elektronische Rechnungen nicht rechtskonform. Weitere aktuelle Informationen erhalten Sie unter www.E-Billing.de und ab Montag 17.09.2012 in einer 5-teiligen Serie auf unserem Blog http://schwabissimo.blogspot.de.

Übersicht zu dieser Serie von Posts:
Teil (1) Wie alles begann
Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System
Teil (3) Das Ende der Volma – unser erster großer IT- Wartungsvertrag
Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde
Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?
Teil (6) Was macht eigentlich ein Datenschutzbeauftragter? folgt am Montag 10.09.2012