DOCUframe ist weit mehr als eine Software für Dokumentenmanagement, Archivierung, Kommunikation, Workflow, CRM, Groupware, Warenwirtschaft, usw.
Die wesentlichen Anforderungen an ein Dokumentenmanagement- und Archivierungsprodukt erfüllt DOCUframe® bereits im Standard. Eingehende Dokumente werden revisionssicher erfasst und archiviert. Dem Mitarbeiter bleibt damit viel manueller Aufwand erspart. Darüber hinaus können sämtliche Dokumente wie bspw. Fax oder E-Mail automatisch dem entsprechenden Kunden zugeordnet werden. Sie bilden zusammen mit den innerhalb von DOCUframe® zum Kunden gesammelten Daten die Ausgangsbasis für eine gezielte Kundenansprache.
Anders als bei den bisher gängigen separaten DMS- und CRM-Lösungen ist mit DOCUframe® ein System entstanden, das sowohl CRM- als auch DMS-Anforderungen innerhalb einer einzigen Anwendung erfüllt. Dokumente, die der Kunde selbst erstellt, bilden die Basis für eine individuelle Kundenansprache. Für die anschließende Kommunikation stehen Ihnen u.a. E-Mail, Fax, SMS, Mobile Client und Telefonie zur Verfügung! Parallel zur externen Kommunikation nutzen Anwender für die verbesserte Zusammenarbeit im Team integrierte Groupware Features wie bspw. einen Gruppenterminkalender.
Über die Kundenbeziehung hinaus lassen sich auch sämtliche Beziehungen zu Interessenten, Lieferanten, Herstellern sowie Mitarbeitern managen („XRM“!). Neben den DMS- und CRM-Funktionalitäten bündelt DOCUframe® eine Reihe weiterer Möglichkeiten innerhalb ein und desselben Systems. So sind Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und Zeiterfassung weitere wichtige Themengebiete, die durch den Einsatz von DOCUframe® abgedeckt werden.
Einige Beispielbereiche der durchgängigen Prozessoptimierung mit DOCUframe®:
Dokumentenmanagement
Revisionssichere elektronische Archivierung
Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
Groupware und Kommunikation
Warenwirtschaft
Workflowmanagement
…
Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!
Ihr Thomas Ströbele
DOCUframe ist die Digitalisierungs-Plattform, auf der wir - nach einer eingehenden Kernprozess-Beratung - Ihre Industrie und Büro 4.0 Projekte umsetzen. Auf diesem Blog präsentieren wir Ihnen unsere Ideen und Anregungen zu diesem tollen Komplettpaket aus ECM, DMS, (E-Mail-) Archivierung, Groupware, CRM, BPM, Workflow, E-Billing, Helpdesk, Vertragsverwaltung, ... Wann ersetzen wir Ihre Inseln?
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Donnerstag, 12. Juni 2014
Montag, 15. Juli 2013
Integration von DOCUframe® und ERP Software: Ein Blick über den Tellerrand
Eigentlich widmet sich dieser Blog dem Thema Dokumentenmanagement, und hier speziell DOCUframe®, der DMS Lösung des Herstellers GSD Software®. Von anderen Bereichen abgekapselte IT-Unternehmenslösungen sind im Sinne einer durchgängigen Geschäftsprozessoptimierung jedoch weitaus weniger wertvoll als integrierte Systeme. Deshalb hat dieser Beitrag das ERP System von GSD als eine der geeigneten DOCUframe®-Erweiterung für die Unterstützung von Warenwirtschafts- und Produktionsprozessen im Fokus.
Prozesse in der Warenwirtschaft
Einkaufsabläufe, Verkaufsabläufe, Lagerhaltungsprozesse,
Inventuren: alles Prozesse der Warenwirtschaft, die sich mit einem ERP System
unterstützen lassen. Für kleinere Unternehmen kann hier das Modul DOCUframe® Warenwirtschaft genau die
richtige Lösung sein. Bei höheren Anforderungen empfiehlt es sich allerdings, die
Lösung ERPframe® genauer
zu untersuchen. Spätestens, wenn umfangreiche Fertigungsprozesse unterstützt
werden sollen, ist dies erforderlich.
ERPframe als Ergänzung zu DOCUframe |
Prozesse in der Produktion
Unterstützung der Planungs- und Steuerungsprozesse in der
Produktion, eine verlängerte Werkbank oder Kostenübersichten über Ressourcen
und Verarbeitungsmengen sind Beispiele für die Funktionalität einer ERP Lösung
im Unternehmen. Besonderen Mehrwert erzeugt die Verknüpfung von ERP und
Dokumentenmanagement.
Dokumente in Warenwirtschaft und Produktion
In allen beschriebenen Warenwirtschafts- und
Produktionsprozessen entstehen fortlaufend Dokumente, z.B. Lieferscheine,
Rechnungsbelege oder Inventurlisten. Die Integration von DMS und ERP liegt
daher auf der Hand. Eine Verknüpfung beider Bereiche hilft, die in Einkauf,
Verkauf, Lagerhaltung oder Produktion entstandenen Dokumente direkt den
zugehörigen Komponenten wie Projekt, Adresse und Vorgang zuzuordnen. Der
Hauptvorteil entsteht durch die vollständige Datenzuordnung zum betrachteten
Datenobjekt. So wird z.B. die oft geforderte 360 Grad Sicht auf den Kunden in
großen Teilen schon allein mit dieser vollständigen Dokumentenzuordnung
gewährleistet.
Anmerkung der Redaktion:
Dieser Artikel stammt aus der Feder unseres langjährigen Partners GSD Software, Hersteller der Produkte DOCUframe, ERPframe, FIBUframe und DATAframe.
Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass wir als Solution Partner willens und in der Lage sind, DOCUframe auch an andere ERP- bzw. Warenwirtschaftssysteme anzubinden. In der Vergangenheit haben wir bereits verschiedenste Systeme angebunden, z.B. abas-ERP, proALPHA ERP, Metropolis Warenwirtschaft, etc.
Donnerstag, 6. September 2012
10 Jahre yourIT - ein innovatives Systemhaus entsteht
Teil (4) Bucher GmbH -
Unser erster großer DOCUframe-Kunde
Da wir unser Unternehmen neu aufgebaut hatten konnten wir
auf keinen Bestands-Kundenstamm zurückgreifen. Unser Marketing lief damals über
Kaltakquise – und die gehörte zu meinen Aufgaben. Social Media Tools wie XING waren
damals noch nicht verfügbar, also hieß das: Telefon in die Hand nehmen und
anrufen. Ich gebe zu, mir hat das immer sehr viel Spaß gemacht. Wenn man es
sich genau überlegt, ist auch gar nichts dabei. Der einzige Fehler, den man bei
der Kaltakquise machen kann, ist nicht anzurufen.
Klar war ich froh, von einem CRM-System wie DOCUframe
unterstützt zu werden. Ich suchte also nach interessanten Firmen aus der
Region. Die fand ich sehr häufig im Firmen-Report des regionalen IHK-Magazins.
Eine andere wichtige Quelle waren für mich die Stellenanzeigen in der regionalen
Presse. Firmen denen es gut geht, stellen immer auch neue Mitarbeiter ein. Ich
riss die interessanten Seiten aus Zeitschriften und Zeitungen aus, scannte sie
in DOCUframe ein und leitete sie dann an eine Mitarbeiterin zur Anlage der
gewünschten Adressen weiter. Diese vervollständigte die Adressen mithilfe der
Daten aus dem Impressum der Webseite.
Exkurs: Bei vielen Unternehmen ist das Impressum nicht korrekt bzw. nicht vollständig. Wie ist das bei Ihnen? Unsere Datenschutz-Berater überprüfen das gerne für Sie!
Danach telefonierte ich mit dem Wunschkunden, ließ mich zum
Geschäftsführer oder zum EDV-Leiter durchstellen und vereinbarte einen
Vorstellungstermin. Alle relevanten Infos aus den Telefonaten legte ich in
DOCUframe ab und verknüpfte Sie mit Adressen, Ansprechpartnern und Vorgängen
(Forecasts, Vertriebsvorgänge). Wenn ich einen Termin erhielt, legte ich diesen
in DOCUframe an und lud die dafür notwendigen IT-Kollegen dazu ein.
Selbstverständlich wanderten auch die Besprechungsergebnisse direkt wieder in
DOCUframe und wurden erneut verknüpft. Wenn jemand später wieder angerufen
werden wollte, setzte ich mir eine Aufgabe in DOCUframe.
Auf diese Weise ergab sich ziemlich schnell in DOCUframe
eine interessante Kunden- und Wissensdatenbank, die uns immer wieder neue
qualifizierte Kunden brachte – und das mit nur einem Vertriebsmitarbeiter.
Dass die telefonische Kaltakquise toll ist, möchte ich Ihnen
am Fall Bucher GmbH – die Markentreppe erläutern. Auslöser für meinen ersten
Anruf war eine Stellenanzeige. Ich bekam dort erst mal den IT´ler an die
Strippe. Nachdem ich ihm ein wenig von unserem Dokumentenmanagementsystem
DOCUframe erzählt hatte, meinte er: „Wir haben einen neuen Vertriebsleiter. Der
ist aktuell auf der Suche nach einem solches System.“ Kurz darauf telefonierte
ich mit diesem Vertriebsleiter, machte einen Vorstellungstermin aus und nur
wenige Monate später hatten wir mit der Bucher GmbH ein wirklich tolles
DOCUframe- und ERP-Projekt. Die Referenzgeschichte finden Sie hier. Bis heute haben wir mit diesem
Kunden übrigens viele IT-Projekte durchgeführt.
Ich gebe zu: So lief das nicht immer. Aber genau darin liegt
doch die Aufgabe eines Verkäufers und des CRM-Systems. Immer wieder anzurufen,
Gesprächsabläufe zu optimieren und Kunden schnell zu qualifizieren. Die guten
ins Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen. Je schneller wir mit Unterstützung
des CRM-Systems entscheiden können, ob ein weiterer Kontakt wirklich lohnt oder
eben nicht, umso mehr Zeit bleibt für die Kunden, bei denen es sich lohnt.
Sollten Sie also demnächst einen Anruf von oder einem Kollegen mir erhalten, freuen
Sie sich. Es gibt sicher einen wichtigen Grund. Wenn wir keine Chance auf ein
interessantes Projekt bei Ihnen sehen würden, würden wir uns die Zeit für den
Anruf sparen. Daher sollten Sie uns auf jeden Fall einen Vorstellungstermin
geben und sich unsere Ideen und Vorschläge anhören. Es könnte sich für Sie
lohnen!
Übersicht zu dieser Serie von Posts:
Teil (1) Wie alles begann
Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System
Teil (3) Das Ende der Volma – unser erster großer IT- Wartungsvertrag
Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde
Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?
Teil (6) Was macht eigentlich ein Datenschutzbeauftragter? folgt am Montag 10.09.2012
Übersicht zu dieser Serie von Posts:
Teil (1) Wie alles begann
Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System
Teil (3) Das Ende der Volma – unser erster großer IT- Wartungsvertrag
Teil (4) Bucher GmbH - Unser erster großer DOCUframe-Kunde
Teil (5) Darf man Rechnungen auch per E-Mail versenden?
Teil (6) Was macht eigentlich ein Datenschutzbeauftragter? folgt am Montag 10.09.2012
Mittwoch, 5. September 2012
Produkte von GSD Software im Vergleichsportal ERP-Software.org
Wie wir in den letzten Tagen feststellen durften, hat unser Partner GSD Software mbH - Hersteller branchenneutraler Lösungen in den Bereichen ERP, CRM / DMS, BI und FI - seine ERP-Produkte im Vergleichsportal ERP-software.org gelistet.
ERP-software.org bietet auf deren Seite laut eigenen Angaben den größten unabhängigen ERP-Software-Vergleich Vergleich an. Probieren Sie es aus!
In diesem Vergleichs-Portal wird übrigens auch der yourIT-Kunde Bucher GmbH - die Markentreppe als Referenz aufgeführt.
Also wundern Sie sich nicht, wenn Sie bei Ihrer Recherche auf ein Produkt unseres Partners stoßen. Wir helfen Ihnen gerne bei der Endauswahl. Fordern Sie uns!
ERP-software.org bietet auf deren Seite laut eigenen Angaben den größten unabhängigen ERP-Software-Vergleich Vergleich an. Probieren Sie es aus!
In diesem Vergleichs-Portal wird übrigens auch der yourIT-Kunde Bucher GmbH - die Markentreppe als Referenz aufgeführt.
Also wundern Sie sich nicht, wenn Sie bei Ihrer Recherche auf ein Produkt unseres Partners stoßen. Wir helfen Ihnen gerne bei der Endauswahl. Fordern Sie uns!
Donnerstag, 8. Dezember 2011
Unterschiede zwischen DOCUframe® und anderen Dokumentenmanagement Lösungen
Ein Post des Herstellers GSD Software:
Was die DMS-Software DOCUframe von den meisten anderen Dokumentenmanagement-Lösungen unterscheidet
Lösungen für Dokumentenmanagement präsentieren sich zuweilen in einem recht starren Funktionsumfang. Sie beschränken sich auf die üblichen Archivierungs-Features. Die Lösung DOCUframe® ist mehr als eine reine Dokumentenmanagement - und Archivierungssoftware. Sie unterstützt betriebswirtschaftliche Prozesse durchgängig - über die Abteilungen hinweg.
Von DMS bis CRM - von WWS bis Projektmanagement...
... so breit und vielschichtig stellt sich das Anwendungsspektrum von DOCUframe® dar.
Die grundlegenden Anforderungen an eine Dokumentenmanagement- und Archivierungslösung erfüllt DOCUframe® im Standard. Darüber hinaus dient das Dokumentenmanagement als Grundlage für ein erfolgreiches Kundenbeziehungsmanagement. Auch die Beziehungen zu Interessenten, Lieferanten, Herstellern sowie Mitarbeitern lassen sich professionell managen. Neben den DMS- und CRM-Funktionalitäten bündelt die Lösung der GSD Software mbH eine Reihe weiterer Möglichkeiten innerhalb ein und desselben Systems. So sind Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Kampagnenmanagement, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und Zeiterfassung weitere wichtige Themengebiete, die durch den Einsatz von DOCUframe® abgedeckt werden.
Geschäftsprozesse flexibel gestalten
Doch der hohe Funktionsumfang bildet "nur" die Basis für die vom Anwender konkret benötigte Funktionalität. Darauf aufbauend sieht sich der Nutzer in der Lage, DOCUframe® passgenau an seine Geschäftsprozesse anzupassen. Wo bei anderen Systemen Grenzen gesetzt werden, fängt das Dokumentenmanagement System der GSD erst an richtig spannend zu werden. Masken und Dialoge können individuell gestaltet, Workflows je nach Geschäftsprozess frei definiert werden. Während in anderen Systemen für individuelle Anpassungen teure Berater bezahlt werden müssen, wird der DOCUframe® Anwender nach entsprechender Schulung bei Bedarf dazu befähigt, Anpassungen selbst durchzuführen.
"Die durchgängige Prozessunterstützung und eine ungewöhnlich hohe Flexibilität machen DOCUframe® zu einer einzigartigen Lösung für die Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse.", erklärt André Kirchner, Vertriebsleiter bei GSD Software. Das Unternehmen GSD Software befindet sich aus seiner Sicht damit genau auf dem richtigen Weg: "Nur mit einer durchgängigen Betrachtung der Geschäftsprozesse über alle Abteilungen hinweg sind Unternehmen heute in der Lage effizient zu agieren. Dabei spielen z.B. Aspekte wie eine gemeinsame Wissensbasis und ein verlustfreier Informationsfluss zwischen den Abteilungen eine Rolle. Diesen Anspruch erfüllt die GSD mit ihren Softwarelösungen.", führt Herr Kirchner weiter aus.
Ein Post des Herstellers GSD Software.
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