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Donnerstag, 12. Juni 2014

DOCUframe unterstützt betriebswirtschaftliche Prozesse durchgängig - über alle Abteilungen hinweg

DOCUframe ist weit mehr als eine Software für Dokumentenmanagement, Archivierung, Kommunikation, Workflow, CRM, Groupware, Warenwirtschaft, usw.

Die wesentlichen Anforderungen an ein Dokumentenmanagement- und Archivierungsprodukt erfüllt DOCUframe® bereits im Standard. Eingehende Dokumente werden revisionssicher erfasst und archiviert. Dem Mitarbeiter bleibt damit viel manueller Aufwand erspart. Darüber hinaus können sämtliche Dokumente wie bspw. Fax oder E-Mail automatisch dem entsprechenden Kunden zugeordnet werden. Sie bilden zusammen mit den innerhalb von DOCUframe® zum Kunden gesammelten Daten die Ausgangsbasis für eine gezielte Kundenansprache.





Anders als bei den bisher gängigen separaten DMS- und CRM-Lösungen ist mit DOCUframe® ein System entstanden, das sowohl CRM- als auch DMS-Anforderungen innerhalb einer einzigen Anwendung erfüllt. Dokumente, die der Kunde selbst erstellt, bilden die Basis für eine individuelle Kundenansprache. Für die anschließende Kommunikation stehen Ihnen u.a. E-Mail, Fax, SMS, Mobile Client und Telefonie zur Verfügung! Parallel zur externen Kommunikation nutzen Anwender für die verbesserte Zusammenarbeit im Team integrierte Groupware Features wie bspw. einen Gruppenterminkalender.

Über die Kundenbeziehung hinaus lassen sich auch sämtliche Beziehungen zu Interessenten, Lieferanten, Herstellern sowie Mitarbeitern managen („XRM“!). Neben den DMS- und CRM-Funktionalitäten bündelt DOCUframe® eine Reihe weiterer Möglichkeiten innerhalb ein und desselben Systems. So sind Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und Zeiterfassung weitere wichtige Themengebiete, die durch den Einsatz von DOCUframe® abgedeckt werden.

Einige Beispielbereiche der durchgängigen Prozessoptimierung mit DOCUframe®:

Dokumentenmanagement
Revisionssichere elektronische Archivierung
Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
Groupware und Kommunikation
Warenwirtschaft
Workflowmanagement

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr


Thomas Ströbele

Donnerstag, 29. August 2013

Rechnungseingangsworkflow in DOCUframe

Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat wichtige Vereinfachungen im Bezug auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen für Unternehmen gebracht. Im Wesentlichen lauten diese Vorteile: Steuerliche Gleichbehandlung von Papier- und elektronischer Rechnung, elektronische Signatur oder andere Verfahren, Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit, Innerbetriebliches Kontrollverfahren muss schriftlich dokumentiert sein, Elektronische Rechnung muss elektronisch archiviert werden (10 Jahre), Konkludente Zustimmung möglich.


Auf Kundenanfrage haben wir von yourIT bereits Ende 2010 innerhalb kürzester Entwicklungszeit einen komplexen Rechnungseingangsworkflow (auch Eingangsrechnungsworkflow oder Rechnungsworkflow) mit einem mehrstufigen Freigabeprozess auf Basis von DOCUframe entwickelt. Wichtig für uns dabei war, dass dieser Rechnungsworkflow an beliebige ERP-Systeme angebunden werden kann, z.B. SAP, Navision, Infor, Proalpha, Abas, ...)

Rechnungseingangsworkflow-in-DOCUframe-mit-Buchungsfahne

 

Ihr Nutzen durch den Einsatz des DOCUframe-Rechnungsworkflows:

  • Basis-Nutzen:
    • schneller
    • zuverlässiger
    • transparenter
    • rechtssicher
  • Prozess-Nutzen:
    • kürzere Durchlaufzeiten
    • schnellere Informationsgewinnung
    • strukturierte Arbeitsabläufe
  • Unternehmens-Nutzen:
    • Einhaltung der Skontofristen
    • Vorteile im Wettbewerb
    • gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
    • Kostenersparnis
    • Kundenbindung

 

Die Prozesschritte beim Rechnungseingang:


Nicht alle Prozesschritte beim Rechnungseingangsworkflow sind bedingungslos lohnenswert. Ab nur wenigen Eingangsrechnungen sollten Sie durchführen:
  • Scannen
  • Erfassung Finanzbuchhaltung
  • Prüfung
  • Endkontrolle Finanzbuchhaltung
  • Freigabe
  • Archivierung der Eingangsrechnung
Lohnenswerte Prozesschritte im Rechnungseingangsworkflow

Erst ab einer Anzahl von Eingangsrechnungen von mehr als 50.000 pro Jahr lohnen sich in der Regel folgende weitere Prozesschritte:
  • Vorverarbeitung
  • Texterkennung
  • Klassifizierung
  • Datenextraktion
Erfahrungsgemäß machen die meisten Unternehmen mit weniger als 50.000 Eingangsrechnungen den Fehler, zu viele Prozesschritte bei der Einführung eines Rechnungseingangsworkflows zu wollen. Irgendwann im Projekt stellen sie fest, dass sich das Projekt so nicht rechnen wird - und dann entscheiden Sie sich, erstmal gar nichts einzuführen. Dabei wäre es nur logisch, sofort die Projekt-Anforderungen auf die zuerst genannten Prozesschritte zu reduzieren und erstmal diese einzuführen.

Weshalb die moderne elektronische Rechnung die klassische Papierrechnung ersetzen wird


Folgende Vorteile bietet der Empfang elektronischer Rechnungen dem Rechnungsempfänger:
  • Scannen (OCR) entfällt
  • Sofortige elektronische Archivierung
  • Volltextsuche möglich
  • Einfache unternehmensweite Distribution möglich
  • Wenn Daten mitgeliefert werden, können diese automatisch an das ERP-System weitergegeben werden.
  • Verfahrensdokumentation
  • Innerbetriebliches Kontrollverfahren
  • Die Ersparnis für den Rechnungsempfänger beträgt etwa 10 EUR je Eingangsrechnung.

Das sollten Sie nutzen: Versenden Sie ab sofort nur noch elektronische Rechnungen (siehe hierzu http://www.E-Billing.de) und fordern Sie zusätzlich Ihre Lieferanten dazu auf, Ihnen ab sofort nur noch elektronische Rechnungen auszustellen. Wir unterstützen Sie sehr gerne dabei.

Handlungsempfehlung:

Der Rechnungseingangs-Workflow ist ab sofort als yourIT-Modul für DOCUframe bei uns erhältlich und kann bei Bedarf einfach an Kundenanforderungen angepasst werden. Anfragen bitte über unser Kontaktformular. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Mittwoch, 10. Juni 2009

News: Tipps aus dem Netzwerk: IT-Produkte gegen die Krise

Was unterscheidet eigentlich Krisengewinner von Krisenverlierern? Wie immer hat es etwas damit zu tun, zur richtigen Zeit die richtigen Entscheidungen zu treffen. In Boomzeiten überleben auch schlecht organisierte Unternehmen. In der Krise ist das anders - das belegen die aktuellen Insolvenzzahlen. Fatales Ergebnis einer yourIT-Umfrage: Nur jedes 4. Unternehmen investiert derzeit in seine IT-Prozesse. Und was macht der Rest? Wir verraten Ihnen hier, in welche Projekte andere Unternehmen derzeit investieren, um als Gewinner aus der Krise zu gehen.





Mit Weitblick angelegte IT-Projekte sind out, die Unternehmen wollen jetzt auf die Schnelle runter von den Kosten. Neue Projekte müssen sich im ersten Jahr rechnen, sonst sind sie unverkäuflich. Viele Systemhäuser haben bereits reagiert und sind gut im Geschäft.

Das Ergebnis der jedes Jahr durchgeführten Marktstudie des Bundesverbandes Deutscher Unternehmensberater (BDU) zeigt heute die Krisenstimmung bei den Kunden. "Kosten reduzieren, Risiken überprüfen und Geschäftsmodelle anpassen", beschreibt Antonio Schneider, Präsident des BDU, bei welchen Projekten marktweit die größte Zunahme erwartet wird. Wegen der Nachfrage nach den Rezessionsthemen wird die Beratungs-Branche nicht wie die Gesamtwirtschaft schrumpfen.

Wir haben gemeinsam mit unseren Partnern nachgefragt: Mit welcher Motivation investieren Kunden derzeit in IT-Produkte? Wir haben 3 Hauptgründe gefunden: Erstens sollen IT-Produkte den Vertrieb ankurbeln. Zweitens sollen unnötige Kosten identifiziert und eliminiert werden. Drittens sollen Risiken vermieden werden.

Tipp 1: Vertrieb ankurbeln: Nur wer seinen Kunden genau kennt, wird ihm jetzt die richtigen Vorteile nennen können und ihn zum Kauf animieren. Was hat der Kunde bisher gekauft? Auf welche Dinge achtet er beim Kauf besonders? Welche Cross-Selling-Produkte passen? Derzeit investieren Unternehmen daher am häufigsten in IT-Produkte der Kategorie CRM / DMS / Archiv, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Der Erfolg der Investition lässt sich sofort an den verbesserten Verkaufszahlen ablesen. Immerhin bringt die Krise die ungeahnte Chance, neue Kunden und Märkte zu erobern. Passendes Krisenprodukt: DOCUframe

Tipp 2: Unnötige Kosten einsparen: Die meisten unnötigen Kosten entstehen durch papiergebundene Dokumentenprozesse. Durch die Einführung von DMS / Archivsystemen sparen selbst kleine und mittelständische Unternehmen enorm Prozesskosten ein. Nicht selten haben E-Billing-Projekte aus elektronischem Rechnungsversand und Rechnungseingang Amortisationszeiten von wenigen Monaten. Passende Krisenprodukte: DOCUframe und E-Billing

Tipp 3: Risiken vermeiden: Selbst kleinste Sicherheitslücken können in Krisenzeiten schnell das Aus bedeuten. Aber wo soll man anfangen? Kurzfristige Sicherheits-Checks verkaufen sich daher in diesen Tagen wie geschnitten Brot. Auf Knopfdruck werden heute Reports über die bisherigen Maßnahmen im IT- Netzwerk und den Sicherheitssystemen erstellt. Damit wissen Sie, ob Sie Ihr ohnehin knappes Budget z.B. eher in eine neue Firewall oder in die Organisation des Windows Server Update Services stecken sollten. Auch Produkte und Dienstleistungen zur Beseitigung der übrigen Compliance-Lücken stehen ganz oben auf der Einkaufsliste: Viele Unternehmen haben z.B. erkannt, dass ein externer Datenschutzbeauftragter mit wenig Aufwand sehr viele Bedrohungen abnehmen kann. Passende Krisenprodukte: QualysGuard und Datenschutz

Wir würden uns freuen, wenn Ihnen unsere Tipps geholfen haben und Sie dadurch auf die Seite der Krisengewinner wechseln. Nach der Krise wird hier sicher viel Platz sein, denn nicht alle Unternehmen werden rechtzeitig reagieren.

Darum haben auch wir von yourIT unser Portfolio nach Krisenprodukten durchsucht und unser Angebot umgestellt. Wachstums- und Innovationsprojekte wurden durch Rezessionsprojekte ersetzt. Der Mix hat sich verändert, die Nachfrage nach Konsolidierung, Restrukturierung und Transformation hat explizit zugenommen.

Was wir wirklich zu leisten im Stande sind, werden Sie nur erfahren, wenn Sie uns persönlich kennen lernen.
Fordern auch Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

Samstag, 22. Dezember 2007

News: yourIT mit DOCUframe, Partnerschaft mit ABAS Software AG

Nachdem yourIT in den vergangenen Jahren DOCUframe bei mehreren abas-Kunden als Dokumentenmanagement-Lösung eingeführt hat, werden wir seit heute offiziell als Kooperations-Partner der ABAS Software AG genannt.



Kernkompetenz der ABAS Software AG ist die Entwicklung flexibler ERP- und eBusiness-Software für mittelständische Unternehmen mit 10 bis über 1.000 Mitarbeitern. Mehr als 1.900 Kunden entschieden sich für ABAS als IT-Spezialist und für die integrierte abas-Business-Software. Aus dem 1980 gegründeten, studentisch geprägten Unternehmen ABAS ist eine Unternehmensgruppe geworden. Bei der ABAS Software AG in Karlsruhe sind 110 Mitarbeiter beschäftigt, im Verbund der rund 50 abas-Partner weltweit sind ca. 580 Mitarbeiter tätig.

yourIT ist Kooperationspartner von abas
Bereits 2005 erkannten yourIT und ein abas-Kunde, dass DOCUframe die umfassende ERP-Lösung von abas optimal ergänzt. DOCUframe übernimmt alle Aufgaben in den Bereichen Kommunikation, Dokumentenmanagement, Archivierung, E-Mail-Archivierung und Workflow. Damit unterscheidet sich DOCUframe grundlegend von typischen Archivierungslösungen. Mittlerweile haben viele mittelständische abas-Anwender diese Vorteile erkannt und setzen DOCUframe als Gesamtlösung neben abas-ERP ein.
Dies honorierte nun die ABAS Software AG und verlieh yourIT mit DOCUframe den Status eines Kooperations-Partners unter offizieller Nennung auf der abas-Website. "Für uns ist das eines der tollsten Weihnachtsgeschenke und die Krönung eines erfolgreichen Jahres 2007." so Thomas Ströbele, Geschäftsführer von yourIT. "Dass wir dabei einer von nur 3 genannten Partnern für den Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung sind, freut uns ganz besonders. Die abas-Kunden sind komplette Lösungen gewohnt und werden daher DOCUframe lieben."

Fragen dazu? Kontaktieren Sie uns jetzt! Wir beraten Sie gerne.
(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

Mittwoch, 24. Januar 2007

News: Einladung zum ERP- & DMS/Archiv-Event am 27.02.2007 bei IBM in Stuttgart

Wir wünschen Ihnen für das neue Jahr viel Gesundheit und Erfolg! Der beste Vorsatz für das neue Jahr ist für jedes Unternehmen, Kosten zu sparen und Arbeitsabläufe zu optimieren. Mit europa3000 und DOCUframe erreichen Sie diese Ziele mit einem Schlag. Durch den modularen Aufbau, die Flexibilität und die Parametriebarkeit kann europa3000 in kurzer Zeit angepasst und eingeführt werden. DOCUframe ergänzt in den Bereichen Dokumentenmanagement, Archiv, Kommunikation und Workflow.


Am 27. Februar 2007 findet in Stuttgart eine gemeinsame Informationsveranstaltung statt.
Halten Sie sich diesen Termin frei!
Modern seit über einem viertel Jahrhundert!
 
 
 
Die europa3000 AG ist seit über 28 Jahren erfolgreich am Markt tätig und zählt heute über 10.000 zufriedene Kunden. Ein breites Partnernetzwerk mit über 220 Integratoren bietet Ihnen einen optimalen regionalen Service. Die betriebswirtschaftlichen und finanztechnischen Geschäftsabläufe werden mit den über 40 Softwaremodulen, welche beliebig kombinierbar sind, optimal abgebildet. Die europa3000 AG fokussiert sich mit Ihrer ERP-Lösung vor allem auf die strategischen Zielgruppen Handel, Grosshandel, Dienstleistungsunternehmen und die Industrie.
 
 
Agenda:
09.45 Check-In
 
10.00 Der KMU im Spannungsfeld der globalen Marktwirtschaft
 
10.45 Modularität als Lösungsansatz: Das europa3000 ERP-System
 
11.00 Prozessabbildung in europa3000: Handel und Service
 
12.30 Lunch
 
13.15 Prozessabbildung in europa3000: Fertigung
 
14.30 IBM im KMU - Visionen und Anforderungen
 
15.15 DOCUframe - Dokumentenmanagement/Archiv als sinnvolle Ergänzung
 
16.00 Ende / Apéro und Gespräche 
 
Veranstaltungsort:
Unser Partnerunternehmen IBM Deutschland GmbH stellt die Räumlichkeiten für diesen informativen Anlass zur Verfügung:
IBM Forum Stuttgart >>
Pavillon 4
Pascalstraße 100
70569 Stuttgart
 
Da der Tag erfahrungsgemäß sehr eng werden wird, wir Sie aber optimal betreuen wollen, bitten wir Sie um vorherige Terminvereinbarung.

Terminvereinbarung? Kontaktieren Sie uns jetzt! Stichwort europa3000.
 
(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

Samstag, 1. März 2003

Pressemitteilung: yourIT bietet vollen Service aus einer Hand

aus: IHK Reutlingen "Wirtschft Neckar Alb" Ausgabe: 2003-03 Rubrik: Regio-Report Neckar Alb


Der neue Dienstleister yourIT GbR vereinigt an seinem Firmensitz in Rangendingen Know-how aus verschiedensten IT-Bereichen: Diplom-Informatiker (FH) Ralf Ströbele ist seit Jahren als externer Netzwerkbetreuer in verschiedenen regionalen Mittelstandsunternehmen erfolgreich. [...] Marketingleiter und Pressesprecher Diplom-Kaufmann Thomas Ströbele war hingegen lange Jahre selbstständiger Finanzberater bei der weltgrößten unabhängigen Vermögensberatungsgesellschaft. Seine Erfahrungen im Umgang mit Menschen und beim Erstellen kundengerechter Konzepte von der IT-Analyse bis zur passgenauen Anwendung prägen den Marktauftritt von yourIT.
 
BILD 

Bildunterschrift:
Hubert Queck, Marketingleiter des oberfränkischen SoftwareHauses GSD, begeistert der umfassende Service des yourIT-Teams um Thomas Ströbele, Ralf Ströbele und DM (v.l.):"Die können wirklich alles - außer Hochdeutsch!"
Bildnachweis: yourIT

Aus der Zusammenarbeit so unterschiedlicher und umfassender Erfahrungen ergeben sich interessante Synergieeffekte für die Kunden des Unternehmens. So nahm bereits das renommierte Softwarehaus GSD Software mbH in Neukenroth/Oberfranken yourIT in den exklusiven Kreis seiner Solution Partner auf. Auch die von der Zeitschrift FOCUS in der Ausgabe 04/2002 empfohlene GSD-Software DOCUframe®, eine hochflexible Komplettlösung für Dokumentenmanagament, Archivierung, Workflow und Kommunikation gehört ab sofort zum Produktprogramm der yourIT. Daneben stellt yourIT vor allem die Themen CITRIX-Terminalserver und Security in den Vordergrund.

(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)