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Donnerstag, 21. September 2017

Schritthalten mit dem digitalen Zeitalter – ECM im Büro 4.0

Im Jahr 2017 ist der Begriff der Digitalisierung längst kein Fremdwort mehr. Inmitten des Informationszeitalters wird rapide renoviert, optimiert und innoviert. Schon kurz nach der Jahrtausendwende zeigte sich der Trend zum Umstieg von der analogen zur digitalen Welt; die Bezeichnung „Digitalisierung“ etablierte sich dann im Laufe der Jahre. Wie schnell die digitale Revolution sich ausgebreitet hat zeigt sich deutlich in diesem Beispiel: während im Jahr 1993 lediglich 3% der globalen Informations-Speicherkapazität digital waren, waren es 2007 bereits 94%!


Die Allgegenwärtigkeit der Digitalisierung ist also unverkennbar, doch auch wenn digitale Informationen viel einfacher zu handhaben sind als klassische Papierdokumente, müssen diese Daten logisch und strukturiert abgelegt werden.

15 Jahre yourIT = 15 Jahre Digitalisierung
15 Jahre yourIT = 15 Jahre Digitalisierung

Gerade in Betrieben, ...


Sonntag, 28. Februar 2016

yourIT gratuliert Büro 4.0-Kunde GEMOTEG zur ISO 9001

GEMOTEG schafft ISO 9001 Zertifizierung - mit Unterstützung durch Büro 4.0 von yourIT.


Die Firma GEMOTEG GmbH & Co. KG in Hechingen führte mit dem yourIT-Systemmanagement Büro 4.0 eine integrierte Lösung für die Geschäftsprozessoptimierung ein. Das Hechinger Unternehmen aus der Branche der Antriebstechnik unterstützt damit u.a. die Bereiche Managed IT-Services, Dokumentenmanagement (DMS), Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Kommunikation.

Vor allem die Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) DOCUframe sowie der Aufbau unternehmensspezifischer Geschäftsprozesse haben stark dazu beigetragen, dass die ISO-9001-Zertifizierung so problemlos vonstatten ging.

Eine Ausdehnung der Anwendung auf die Abläufe in der Warenwirtschaft ist bereits geplant.

"Bei der Einführung des Systems und den zukünftig damit verbundenen Aufgaben standen und stehen wir vom Systemhaus yourIT als Partner zur Seite."
Ralf Ströbele, Geschäftsführer, yourIT

Lesen Sie hier die aktuelle Success Story zu Büro 4.0 bei GEMOTEG (kostenloser Download):

GEMOTEG setzt mit yourIT auf Büro 4.0
ISO-gerechte Prozesse und optimierte Abläufe

Handfeste Aussagen zu Büro 4.0 von Seiten der GEMOTEG-Verantwortlichen:


„Ganz aktuell hat der Einsatz von Büro 4.0 bei GEMOTEG die Zertifizierung ISO-9001 enorm beschleunigt.“
Stefan Eggenweiler, Geschäftsführer, GEMOTEG

„Alles wird archiviert, alles ist nachvollziehbar. Bei einem Anruf eines Kunden kann ich mit nur einem Mausklick in die Kundenakte des Anrufers wechseln und diesem sofort
Auskunft erteilen ...“
Manfred Gindele, Verkaufsleiter, GEMOTEG

„Jeder kann auf alles zugreifen – solange er die Berechtigung dazu hat. Es geht nichts verloren. Auch die automatische schnelle Zuordnung von Eingangsdokumenten bringt enorme Vorteile.“
Regina Eggenweiler, Kaufmännische Leiterin, GEMOTEG

Wir von yourIT freuen uns riesig über den Erfolg unseres Büro 4.0-Kunden GEMOTEG.

Gerne unterstützen wir auch Ihr Unternehmen. Fordern Sie uns!

Wie Ihr Büro 4.0 aussehen kann, erfahren Sie durch einen Anruf bei uns! Zögern Sie nicht und nehmen Sie jetzt Kontakt auf.

Ihr
Thomas Ströbele
yourIT.de
thomas.stroebele@yourit.de
+49 7471 93010-0

Projekthintergrund: Die ISO-Normen

Viele Unternehmen sind auf der Suche nach einem Dokumentenmanagement-System (DMS) mit der Begründung, dass sie den so genannten ISO-Richtlinien entsprechen wollen. Aber was sind diese Richtlinien bzw. Normen? Für wen gelten sie? Und warum sollten Sie sich die Mühe machen?

Nicht alle ISO-Normen sind für jedes Unternehmen gleichermaßen von Bedeutung. Es ist wichtig, herauszufinden, welche Richtlinien für Ihr Unternehmen maßgeblich sind. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems  (DMS) kann auf jeden Fall eine wichtige Schlüsselrolle bei Ihren Bemühungen spielen, um ISO-zertifiziert zu werden. Aber nicht alle DMS-Lösungen sind auf die ISO-Normen spezialisiert. Wie finden Sie also heraus, ob ein DMS Anbieter Ihre spezifischen ISO-Anforderungen berücksichtigt?

Die Berater von yourIT können Ihnen dabei helfen. In unseren Beratungspaketen Kernprozessanalyse sowie Büro 4.0 finden wir für Sie heraus, welche DMS-Prozesse zu Ihrem Budget, Ihren Ziele und Ihren ganz speziellen ISO-Anforderungen passen.

Was oder wer ist diese ISO?


ISO ist die Internationale Organisation für Normung - eine nichtstaatliche Vereinigung von Organisationen. Die ISO ist dabei unabhängig und der weltweit größte Entwickler von freiwilligen internationalen Normen.

ISO hat mehr als 19000 internationale Normen in fast allen Branchen veröffentlicht - von Technik bis zur Lebensmittelsicherheit, von Landwirtschaft bis zum Gesundheitswesen.

Ist Ihr Unternehmen verpflichtet, ISO zu erfüllen?


Als nichtstaatliche Organisation hat ISO keine Macht, Ihr Unternehmen zu verpflichten, die Normen, die sie entwickelt, umzusetzen. Eine Reihe von ISO-Normen - vor allem jene die Gesundheit, Sicherheit und Umwelt betreffen - sind in einigen Ländern in den Rechtsrahmen aufgenommen worden oder werden dort in der Gesetzgebung erwähnt. Sie dienen hier als technische Basis. Jedoch liegen solche Adoptions-Entscheidungen bei den Regulierungsbehörden und Regierungen der betroffenen Länder. ISO selbst schreibt nichts vor und erlässt keine Gesetze.

Obwohl freiwillig (oder gerade deswegen) können ISO-Normen eine Marktanforderung werden, wie dies im Fall der ISO 9000 Normen für Qualitätsmanagementsysteme geschehen ist.

Was ist die ISO-Zertifizierung?


Wenn eine Organisation den Regeln bestimmter ISO-Normen folgt, besteht für diese die Möglichkeit, dafür "ISO zertifiziert" zu werden. DieseZrrtifizierung wird jedoch nicht durch ISO selbst durchgeführt. Die Zertifikate erteilt keine Zertifikate. Dafür gibt es wiederum speziell qualifizierte und zertifizierte Zertifizierungsstellen.

Die ISO-Zertifizierung als Marketing-und Werbebotschaft


Wenn Sie es einmal geschafft haben, sich für eine ISO-Norm zertifizieren zu lassen, sind Sie berechtigt, damit zu werben. Und das sollten Sie auch tun. Denn viele Kunden und auch Lieferanten suchen nach Partnern, die wie sie selbst ISO-zertifiziert sind.

Im Übrigen ist auch yourIT mittlerweile seit 2013 ISO-9001-zertifiziert. Ein Grund mehr, uns als Berater und Software-Dienstleister bei Ihren geplanten Projekten mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS), Geschäftsprozess-Optimierung und Büro 4.0 zu berücksichtigen.

Beliebte ISO-Normen kurz erklärt


Die ISO hat Tausende von Normen herausgegeben, mit denen fast alle Aspekte der Geschäftsprozesse in jeder Branche behandelt werden. Einige, die besonders interessant sind:
  1. ISO 9001 - Qualitätsmanagement
    Die ISO 9000/90001-Standards sind die beliebtesten und verbreitesten in der Welt. Sie enthalten Richtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre Produkte und Dienstleistungen den Wünschen und Zielen Ihres Kunden entsprechen.
  2. ISO 27001 - Informationssicherheit
    Diese Standards helfen Unternehmen, Datenbestände sicher zu halten. Diese Norm trägt unter anderm dazu bei, in Ihrer Organisation die Sicherheit der Vermögenswerte wie Finanzinformationen, geistiges Eigentum, Mitarbeiterdaten oder Informationen, die Ihnen von Dritten übertragen werden, zu verwalten und zu sichern.
  3. ISO 31000 - Risikomanagement
    ISO 31000 stellt Prinzipien und allgemeine Richtlinien für das Risikomanagement auf.
Es ist natürlich unmöglich, alle ISO-Normen hier zu diskutieren bzw. in jnseren Beratungspaketen vollumfänglich zu berücksichtigen. Deshalb konzentrieren wir von yourIT uns auf die vielleicht beliebtesten von allen: ISO 9001 und ISO 27001.

Montag, 17. Juni 2013

Die besten Tipps für mobiles CRM auf iPhone, iPad, Smartphone oder Tablet - mit DOCUframe

Aufzeichnung eines Interviews von Business-net.TV in München. Am 16.01.2013 waren die yourIT-Geschäftsführer Ralf und Thomas Ströbele als Experten für Dokumentenmanagement, Archivierung, Kommunikation, Prozessoptimierung und Datenschutz nach München geladen. Thema war mobiles CRM - mobile Kundenbetreuung mit Lösungen wie DOCUframe.

Die besten Tipps für mobiles CRM auf iPhone, iPad, Smartphone oder Tablet - mit DOCUframe 

"CRM im Mittelstand bedeutet, das richtige Dokument / die richtige Information zur richtigen Zeit dem richtigen Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen." so Thomas Ströbele. Wie können z.B. Vertriebsmitarbeiter über iPhone, iPad, Smartphone oder Tablet auf Dokumente und Informationen im DMS-System DOCUframe zugreifen. Wie steht es dabei um Datenschutz & IT-Sicherheit? Welche Änderungen erleben wir aktuell in der B2B-Kommunikation und wie führt uns dies zum papierlosen oder papierarmen Büro?
Ihr Thomas Ströbele
Thomas Ströbele

Montag, 10. Juni 2013

yourIT lädt zu DOCUframe Live!

Wir haben zugehört: Einige unserer Kunden nutzen noch weniger als 50% des tatsächlichen Potentials von DOCUframe. Viele unserer Interessenten möchten gerne sehen, wie wir bei yourIT mit DOCUframe arbeiten - Immerhin haben wir bereits seit 10 Jahren Erfahrung mit DOCUframe. Ausnahmslos alle sehen Optimierungspotential in der Organisation der unternehmensinternen Arbeitsabläufe.



Wir wollen Ihnen helfen. Daher laden wir Sie am 19.06.2013 von 15 bis 17 Uhr zu uns ein und zeigen Ihnen unter anderem:
  • Wie Sie der zunehmenden E-Mail-Flut Herr werden: 
    • Schaffen Sie interne E-Mails ab - sofort! 
    • Ersetzen Sie Ihr Papierarchiv durch elektronische Akten und Vorgänge. 
    • Ordnen Sie eingehende E-Mails und Faxe automatisch zu. 
  • Wie Sie eine interne Wissensdatenbank aufbauen: 
    • Nie wieder interessante Artikel in den Zeitschriften der letzten Monate suchen. 
    • Einfach scannen, ablegen und mittels Volltextsuche wiederfinden. 
    • Legen Sie eine gemeinsame Ablage-Grundstruktur für das gesamte Team fest.
  • Wie Sie Ihrem Vertrieb Flügel verleihen: 
    • Bauen Sie ganz nebenbei ein mittelstandsgerechtes Kunden- und Lieferantenmanagement auf. 
    • Geben Sie Ihrem Verkauf ein effektives Aufgabenmanagement an die Hand. 
    • Und den Zugriffe über Smartphone, iPad oder iPhone auf alle Unterlagen und Akten im System (mobiles CRM).
  • Wie Sie und Ihre Führungskräfte in Urlaub gehen können, 
    • aber trotzdem nichts Wichtiges verpassen 
    • und ohne dass Ihre Kunden etwas davon merken.
Wir nehmen uns 2 Stunden Zeit für Sie und zeigen Ihnen unsere privatesten DOCUframe-Tipps & Tricks. Danach laden wir Sie gerne ins Wunderwerk ein.

Nehmen Sie sich 2 Stunden und gestalten Sie Ihre Arbeitsabläufe künftig effektiver. Diese Investition wird sich 100%-ig lohnen!

Die Plätze sind begrenzt. Bitte melden Sie sich schnell an über unser Kontaktformular. Bringen Sie noch jemanden mit!?

Auf Ihr Kommen freut sich
Ihr yourIT-Team

Samstag, 9. März 2013

Neues vom CeBIT-Stand A49 Halle 5 - Was ist eigentlich XRM?

Hannover, 08.03.2013: Seit gestern ist unser technischer Geschäftsführer Ralf Ströbele mit auf der CeBIT. Zeit für ein Gespräch mit den Verantwortlichen unseres langjährigen Partners und DOCUframe-Herstellers GSD Software. Was ist eigentlich Neues am Begriff XRM?


Das CeBIT-Standthema von GSD lautet dieses Jahr "Integration von ERP und XRM".

ERP-XRM-Integration mit Kunden, Lieferanten, etc.

Hier die Highlights einer XRM - ERP Integration:
- abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse effizient bearbeiten
- ERP Datenbasis für eine individuelle Ansprache sämtlicher Typen von Geschäftspartnern nutzen
- Daten ohne Probleme bidirektional zwischen ERP und XRM / CRM System synchronisieren
- Produktivität durch Echtzeitprozessabgleich erhöhen
- 360 Grad Sicht auf sämtliche Geschäftspartner

Erweiternd zum Kundenbeziehungsmanagement (CRM) erkennen die Unternehmen langsam, dass es neben den Kunden auch noch weitere Geschäftspartner zu betreuen gilt - eben XRM. In DOCUframe gab es schon immer Kunden, Lieferanten, Behörden, Mitarbeiter, Interessenten, Medien, Speditionen, ... als Ausprägungen des Objekts Adresse. Betreut wurden diese schon immer gleich - nämlich komplett in DOCUframe.

Das Prospekt zur Lösung können Sie hier als PDF downloaden.

Insofern können wir von yourIT mal wieder festhalten: Mit unserem DOCUframe machen wir XRM bereits seit über 10 Jahren - nur gab es bisher den Begriff eben noch nicht. Unsere Entscheidung für DOCUframe war mal wieder goldrichtig!

Wann kümmern wir uns um Ihr XRM? Ich freue mich auf Ihre Anfragen.

Dienstag, 26. Februar 2013

yourIT auf der CeBIT 2013 Halle 5 Stand A49


Die CeBIT ist eine der wichtigsten Messen für IT-Entscheider in ganz Deutschland. Daher ist yourIT in diesem Jahr als Aussteller dabei, um Ihnen die Neuerungen in unserer Lösungswelt zu präsentieren.

Die Messe dauert vom 05. bis 09.03.2013. Sie finden uns am Stand unseres Partners INTEC in Halle 5 Stand A49. Unsere Messethemen habe ich Ihnen in einer Wortwolke zusammengefasst:



Zeigen werden wir vor Allem die Neuerungen in folgenden Bereichen:

  • Datenschutz & IT-Sicherheit
  • Monitoring your SecurITy & Compliance
  • simplify yourIT - Geschäftsprozesse mit BPM
  • E-Billing - elektronische Rechnungen
  • Intercompany Abstimmung im Konzern

Auf dem Stand ist auch ein Forum für Vorträge eingerichtet. Mein Vortragsthema lautet „simplify yourIT - Geschäftsprozesse modellieren und optimieren“.

Ist etwas interessantes für Sie dabei? Dann melden Sie sich gleich an. Die offizielle Einladung mit Themen und Rückmeldeformular finden Sie unter http://www.yourit.de/externDATA/events/Einladung_CeBIT2013.pdf


Als Aussteller kann ich Ihnen gerne kostenlose Tickets besorgen (statt 35 EUR). Bitte einfach in die Rückmeldung die gewünschte Anzahl Tickets eintragen.

Ich freue mich darauf, Sie an unserem Stand begrüßen zu dürfen.

Ihr Thomas Ströbele
Geschäftsführer yourIT

Donnerstag, 3. März 2011

Aus CRM wird XRM

Seit mittlerweile 9 Jahren beschäftigen wir von yourIT uns mit dem Thema CRM (= customer relationship management). Bisher vor Kurzem war dieser Begriff gleichbedeutend mit "Kundenmanagement". Für unsere Kunden funktionierte CRM z.B. immer dann, wenn eine Kundenanfrage oder Reklamation von einem beliebigen Mitarbeiter entweder sofort gelöst oder zumindest in die richtigen Bahnen gelenkt werden konnte. Sie stimmen mir sicher zu: In der heutigen Zeit sollten Auskünfte wie "Ich lasse mir Ihre Akte kommen und rufe dann zurück" einfach nicht mehr vorkommen. Die Beziehung zum Kunden sollte mittels CRM-Systemen wie DOCUframe so optimiert werden, dass insgesamt der Unternehmenserfolg maximiert wird.

Während in vielen mittelständischen Unternehmen das Thema CRM noch nicht mal als Kundenmanagement angekommen ist, hat sich das Beziehungsmanagement mittlerweile auf XRM (any relationship management) ausgeweitet. Das bedeutet nicht nur, dass neben Kunden auch die Beziehungen zu Lieferanten, Herstellern etc. mit dem XRM-System gepflegt werden können. In Zeiten von sozialen Netzwerken wie XING, Facebook & Co. müssen sich Unternehmen vielmehr eine Strategie zulegen, wie jegliche Beziehung der Organisation erfasst, gesteuert und genutzt werden kann.

Dabei bleibt natürlich die effektive Beziehung zum Kunden im Mittelpunkt des Interesses. Ebenso werden nun aber die Beziehungen zu allen Menschen gepflegt, die ebenfalls einen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten können. Denken Sie dabei bitte an Mitarbeiter und Partner, aber auch an die Presse und Hochschulen. Sogar eine Verdichtung der Informazionen über Wetbewerber kann den eigenen Unternehmenserfolg steigern.

Wie soll diese wichtige Aufgabe durch eine Warenwirtschaft abgebildet werden? Die Plattform für diese Optimierung der Unternehmensbeziehungen bildet in der Regel eine XRM-Software wie z.B. DOCUframe. Hier werden Adressen (Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Partner, ...) und deren Ansprechpartner angelegt und aktuell gehalten. Die objektorientierte Datenbank stattet DOCUframe-Kunden bereits im Standard mit allem Notwendigen aus, um beliebige Verknüpfungen zwischen Adressen, Ansprechpartnern, Informationen, Dokumenten und Vorgängen herstellen zu können.

Gerne zeige ich Ihnen persönlich in einer kurzen WEB-Session, wie XRM mit DOCUframe funktioniert. Wann können wir das tun? Sie erreichen mich natürlich ganz im Sinne des XRM-Gedankens auch über XING und Facebook.