Montag, 28. Februar 2011

Umfassende Bestellprozessoptimierung mit DOCUframe

Soeben habe ich die Freigabe für unsere neueste Referenz - Success Story zur Einführung von DOCUframe bei einem namhaften Elektronik-Konzern erhalten. Das sollten Sie sich unbedingt anschauen.


Herausforderung:
Automatisierung der Bestellprozesse: Automatischer Mail-Versand von manuell unterschriebenen Bestellungen. Gleichzeitige Archivierung der Bestell-Belege im SAP-System. Automatisierte Status-Benachrichtigung an zuständigen Einkäufer.

Fazit und Ausblick:
Zahlreiche Vorteile durch die Einführung von DOCUframe: Bestellung und Auftragsbestätigung innerhalb kürzester Zeit beim richtigen Ansprechpartner. Einfachstes Wiederfinden relevanter Daten. Reduktion des manuellen Aufwands. Minimale Verwaltungsaufgaben, maximale Prozessverkürzung und die hohe Zeitersparnis des Sachbearbeiters als Hauptnutzen.

Hier die gesamte Success Story als PDF:
http://download.yourit.de/externDATA/DOCUframe/Success_Story_Fahrzeugzulieferer.pdf

Und hier als Flashpaper:





Viel Spaß beim Lesen wünscht Thomas Ströbele

Montag, 21. Februar 2011

DOCUframe und Datenschutz

Als Mitglied der Arbeitsgruppe Datenschutz im comTeam nutze ich den heutigen Tag, um mich mit andern Datenschutzbeauftragten und Rechtsanwälten über das Thema Dokumentenmanagement und Datenschutz auszutauschen. Damit Sie auch etwas davon haben, hier eine kurze Zusammenfassung.

Erfreulicherweise bietet DOCUframe einige tolle Eigenschaften, die die Umsetzung eines Datenschutz-Konzepts im Unternehmen begünstigen. Um nur die wichtigsten davon zu nennen:
  1. Umsetzung einer Anfrage eines Betroffenen auf Sperrung
  2. Eingabekontrolle (Anlage zu § 9 Satz 1 Nr. 5 BDSG)
  3. Umgang mit Bewerbungen per E-Mail
zu 1.: Umsetzung einer Anfrage eines Betroffenen auf Sperrung
Ein Unternehmen mit "revisionsfähiger Archivierung" hat in der Regel Schwierigkeiten damit, wenn ein Betroffener die Löschung oder Sperrung aller über ihn gespeicherten Daten verlangt. Zum Einen ist der Aufwand für das Auffinden aller Informationen (Daten + Dokumente) über mehrere Systeme in der Regel sehr aufwändig. Zum Anderen fehlen meist die Funktionen für eine Sperrung all dieser Informationen. Beachtet werden sollte, dass man nicht direkt sperren sondern mit Filten arbeiten sollte, für den Fall, dass man im Ernstfall auf eine ältere Datensicherung zurückgreifen muss.
Da in DOCUframe bei richtiger Anwendung der Anfrager als eigenes Objekt Ansprechpartner angelegt ist, und bei diesem alle Dokumente (= E-Mails, Faxe, gescannte Post, ...) hinterlegt sind, kann diese Sperrung auf Knopfdruck durchgeführt werden.
Der Ansprechpartner und die Informationen bekommen dadurch besondere Rechte und Sicherheiten und sind damit nur noch eingeschränkt und nur für einen bestimmten Mitarbeiterkreis zu sehen. Gleichzeitig wird der Anfrager auf eine Robinson-Liste gesetzt, wodurch jede weiter Kommunikation mit diesem systemunterstützt unterbunden wird.
Achtung: Es empfiehlt sich, einen Anfrager nicht zu löschen sondern zu sperren, da es sonst zu einer erneuten Anlage und Aufnahme der Kommunikation kommen könnte.

zu 2.: Eingabekontrolle (Anlage zu § 9 Satz 1 Nr. 5 BDSG)
Jede Eingabe in DOCUframe wird protokolliert (Wer hat wann was gemacht?). Damit kann den Anforderungen der Anlage zu § 9 Satz 1 Nr. 5 BDSG entsprochen werden: "... zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder enfernt worden sind (Eingabekontrolle).

zu 3.: Umgang mit Bewerbungen per E-Mail
Bewerbungen per E-Mail sind heute an der Tagesordnung. Vorsicht ist geboten, wenn Ihre internen Abläufe die Weiterleitung per E-Mail vorsehen. Die Posteingangs-Stelle schickt die Bewerbungs-E-Mail an die Personalabteilung, die leitet weiter an die eventuell passenden Abteilungen, Rückfragen bedingen weitere E-Mail-Kopien. Am Ende haben sie die Kontrolle verloren, wo im Unternehmen diese E-Mail-Bewerbung vorhanden ist. Wenn Sie diesem Bewerber absagen, hat dieser das Recht, die Löschung oder Sperrung zu verlangen. Spätestens 6-7 Monate danach müssen alle Kopien der Bewerbungs-E-Mail gelöscht oder gesperrt sein.
Ein riesiger (in vielen Fällen unlösbarer) Aufwand, den Sie sich durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems wie DOCUframe sparen können.
In DOCUframe werden intern keine E-Mail-Kopien erstellt und versendet, sondern wie im richtigen Leben das Original. Die Bewerbung ist also im Unternehmen nur 1x abgelegt und wurde im Original an bestimmte Stellen weitergereicht. Zur Löschung bzw. Sperrung muss nur diese eine Orihginal-E-Mail gelöscht bzw. gesperrt werden. That´s it!

Dienstag, 7. Dezember 2010

Elektronische Bauakte mit DOCUframe (Teil 5)

Eines der wichtigsten Kiterien für eine elektronische Bauakte (auch eBauakte / E-Bauakte) mit DOCUframe ist die gemeinsame Bearbeitung durch verschiedene Mitarbeiter.


Stellen Sie sich vor, Sie betreuen ein Projekt mit einem Kunden XY. Mit im Boot sind ein Bauleiter (vor Ort), ein Statiker, ein Gutachter, die CAD-Abteilung im Haus und der Vertriebler, der den Kontakt zum Kunden hält, ... Natürlich können Sie versuchen, die Kommunikation per E-Mail abzuwickeln. Bei mehr als 5 Beteiligten wird es allerdings sehr schwierig, alle immer auf demselben Wissensstand zu halten.

Über eine elektronische Bauakte, zu der alle beteiligten Personen gleichzeitig Zugang haben, geht das viel leichter. Sie können Termine abstimmen, sich über den aktuellen Stand informieren oder Ideen diskutieren. Sie können Dokumente wie Zeichnungen, PDFs oder Excel-Kalkulationen hinterlegen, sogar Bilder und Videos.

Tipp: Führen Sie jetzt DOCUframe als Basis für Ihre elektronische Bauakte ein und erlassen Sie gleichzeitig für intern eine Zero Mail Policy. DOCUframe vermeidet interne E-Mails vollständig. Das spart viele unnötige Kopien und die Arbeit mit der Versionierung.

Am Ende des Projekts haben Sie so zudem automatisch eine komplette und lückenlose Dokumentation.

Donnerstag, 25. November 2010

Elektronische Bauakte mit DOCUframe (Teil 4)

Welchen Fragen der Benutzer muss sich eine elektronische Bauakte mit DOCUframe also stellen?
  • Wo, wie und von wem wurde eine bestimmte Information abgelegt?
  • Wo ist der Auftrag zu einem Projekt?
  • Wie garantieren wir, dass jeder immer die aktuell gültige Version von Plänen, Statiken, Gutachten, etc. verwendet?
  • Wo hat ein Kollege ein bestimmtes Dokument abgelegt?
  • Wer ist der Statiker/Bauleiter/... eines bestimmten Projekts? Und wie kann ich den jetzt erreichen?
  • Wie kann ich von unterwegs auf eine Bauakte zugreifen, währen intern die Planungsabteilung damit arbeitet?
  • Wie gewährleiste ich eine schnelle und unkomplizierte Reklamationsbearbeitung?
  • Wie mache ich eine sinnvolle Angebots-Nachverfolgung?
  • Wie schaffe ich eine Übersicht über alle abgeschlossenen/aktiven/reklamierten Bauvorhaben?
  • Wie finde ich Informationen auch noch Jahre später auf Knopfdruck?
  • ...
Diese Liste ist nur ein Auszug der Fragen, die unsere Kunden mit der DOCUframe Bauakte erledigen. Jeder kann von überall (Büro, Baustelle, Home-Office) auf jede Information zugreifen, die er gerade benötigt - selbstverständlich nur, wenn er die notwendige Berechtigung dazu hat.

Unsere elektronische Bauakte hilft Ihnen
  • Dokumente wie Akten, Pläne, Zeichnungen, Besprechungsnotizen, Faxe, E-Mails, auf Knopfdruck zu finden statt danach zu suchen,
  • schnell und präzise auf Anfragen zu antworten,
  • Bauvorhaben schneller und genauer zu bearbeiten,
  • die Informations- und Papierflut zu reduzieren und
  • die interne und externe Kommunikation zu verbessern und zu beschleunigen.
Das alles erhöht die Kundenzufriedenheit entscheidend.

Ganz nebenbei spart die elektronische Bauakte (auch eBauakte / E-Bauakte) eine ganze Menge an Verwaltungskosten ein. Mancher unserer Handwerker-Kunden stand zu Projektbeginn tatsächlich vor der Frage, ob er sich einen weiteren Bauleiter für die Verwaltungsaufgaben einstellen soll. Dank DOCUframe war das dann gottseidank nicht notwendig.

Toll finde ich da auch die Aussage des Geschäftsführers unseres Kunden Schwarte Haustechnik (http://www.schwarte-haustechnik.de/) (Praxisbericht siehe unter http://www.yourit.de/docSites/loesungen/projekte/Success_Story_Tobit-Abloesung_bei_Schwarte.html), der sich heute nicht mehr vorstellen kann, wie er sein erfolgreiches Unternehmen ohne die Hilfe seiner elektronischen Bauakte in DOCUframe führen könnte. Dazu muss man wissen, dass Herr Schwarte mit der Einführung von DOCUframe die Softwarelösungen Tobit David V8 und CAS genesisWORLD komplett ersetzt hat. Die Firma Schwarte fing im Jahr 2006 mit 5 Usern DOCUframe an. Heute bearbeitet das stark gewachsene Unternehmen alle Bauvorhaben mit 20 Usern DOCUframe.



Ich wünsche Ihnen für die Zukunft einen sinnvollen Einsatz Ihrer Mitarbeiter-Ressourcen und mindestens genau soviel Erfolg wie ihn unser Kunde Schwarte Haustechnik mit der elektronischen Bauakte in DOCUframe hat.

Beste Grüße aus Hechingen

Thomas Ströbele

News: DOCUframe-Blog live geschaltet

yourIT-Mitarbeiter schreiben künftig alle News zu DOCUframe als Post unter http://docuframe.blogspot.com



 
Als erfahrene DOCUframe-Profis posten wir gerne künftig für Sie auf unserem neuen DOCUframe-Blog. Sie erfahren dort alles wichtige zu Technik und Organisation mit DOCUframe.

Den Blog finden Sie hier: http://docuframe.blogspot.com

Wir haben bereits angefangen mit den aktuellen Themen elektronische Bauakte und Rechnungseingangsworkflow.

Wir sehen uns dort.

(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

Mittwoch, 24. November 2010

Elektronische Bauakte mit DOCUframe (Teil 3)

Heute beschäftigen wir uns mit der Frage:
Was gehört eigentlich alles in eine elektronische Bauakte?


Kurz zusammengefasst: Alles oder zumindest fast alles, was mit dem jeweiligen Bauprojekt zu tun hat. Dies können sein:
  • die kompletten Planungsunterlagen einschließlich aller bautechnischen Nachweise, Zertifikate, etc.
  • alle Unterlagen entsprechend dem Leistungskatalog HOAI,
  • zusätzliche Besondere Planungsunterlagen, soweit die Erstellung erforderlich bzw. beauftragt war (z.B. Genehmigungsplanung, ...)
  • behördliche / baurechtliche Nachweise, Genehmigungen, Abnahmen, Auflagen und Protokolle sowie fachtechnische Gutachten,
  • detaillierte Werkplanungen im Zuge der Ausführungsplanung und planungsergebnisse der Fachplaner aktualisiert und versioniert inkl. aller Detailpläne und Berechnungen.
  • Dokumente jeglicher Art, insbesondere Briefe, Formulare, E-Mails, Faxe, Telefonanrufbeantworternachrichten, ...
Nach Beauftragung der Ausführungsfirmen wird die Bauakte ergänzt
  • um die kompletten Vertragsunterlagen wie Angebot auf Basis der Leistungsbeschreibung, Verhandlungsprotokoll, Bauvertrag zzgl. evtl Nachträge).
Die Bauleitung dokumentiert in der Bauakte ihr Bautagebuch mit
  • Baustellenterminen,
  • Baufirmen,
  • Arbeitskräfte,
  • Wetterdaten,
  • Lieferscheine und Übereinstimmungszertifikate verbauter Materialien und Bauteile,
  • Besprechungsprotokolle,
  • Abnahmeprotokolle,
  • Prüfzertifikate,
  • Bedienungsanleitungen,
  • Wartungs- und Pflegehinweise,
  • Aufmaße,
  • Rechnungen,
  • Zahlunsfreigaben, etc.
Nicht zu vergessen:
  • Reklamationen,
  • Abnahmeprotokolle der Mängelbeseitigung,
  • Gewährleistungsabnahme mit Bürgschaftsfreigabe.
Sonstige Angaben über den Bauherren und die allgemeinen Rahmenbedingungen:
  • Auszüge aus der Tageszeitung bei Baubeginn bzw. beim Richtfest,
  • Konzepte der Reden bei Baufesten, etc.
Eine Bauakte wird also in der Regel ziemlich dick. Ein Inhaltsverzeichnis für die gesamte Akte macht sicherlich Sinn.

Mal abgesehen davon, dass solch eine Bauakte bzw. deren Inhalte von verschiedenen Personen / Abteilungen zur gleichen Zeit an verschiedenen Orten benötigt wird, macht eine elektronische Abbildung (eBauakte / E-Bauakte) z.B. mittels einer Software wie DOCUframe schon deswegen Sinn, weil man einfach schneller das Gesuchte mit dem aktuellen Status findet. Fragen wie: "Wer ist nochmal der aktuelle Ansprechpartner beim Statiker?" sind in DOCUframe problemlos ad hoc beantwortbar.

Demnächst mehr zum Thema.

Beste Grüße
Thomas Ströbele

Dienstag, 9. November 2010

Elektronische Bauakte mit DOCUframe (Teil 2)

Woher kommt die Informationsflut? Das Problem haben wir uns selbst geschaffen. Vor kurzem war ich auf einer IT-Veranstaltung in München eingeladen. Einer der Redner erzählte dazu folgende Geschichte:


Wenn früher (er meinte damit ganz früher vor Fax und E-Mail) eine Anfrage bei einem Unternehmen einging, dann brauchte diese auf dem Postweg 1-3 Tage. Danach benötigte sie vom Briefkasten zum Bearbeiter nochmal 1-2 Tage. Gab es Rückfragen, die man nicht telefonisch stellen konnte, brauchte jede davon ebenfalls 3-4 Tage. Man hatte also mindestens 2-4 Wochen Zeit, bis ein Angebot abgegeben werden musste.

Wenn heute eine Anfrage per E-Mail eingeht, erwartet der Anfrage meist eine sofortige Antwort. Wenn man nicht innerhalb eines Tages antwortet, wird man meist schon als "unzuverlässig" abgestempelt.

Wenn dann noch Smartphone, iPhone und Blackberry ins Spiel kommen, ist oft sofort schon zu spät.

Zudem steigt die Informationsflut auch noch stetig an. Man muss ständig auf Adressen, Ansprechpartner, Telefonnummern, E-Mails, Bauakten, Ausschreibungs-Unterlagen, Pläne und sonstige Dokumente zugreifen können.

Die Informationsflut wird zur Zeit- und Kostenfalle. Aber so wollen wir in der Regel nicht arbeiten. Gerade im Handwerk wird KOSTENEINSPARUNG groß geschrieben. Das wird schwierig, wenn jedes Dokument, das nicht sofort gefunden wird, Kosten von 50 EUR und mehr verursacht.

Es wird Zeit, dass wir weiterhelfen: Mit der elektronischen Bauakte in DOCUframe (auch eBauakte / E-Bauakte). Weitere Infos folgen.

Einen schönen Abend wünscht

Thomas Ströbele
Erfahrungen & Bewertungen zu yourIT GmbH