Donnerstag, 10. März 2011

Steuerrelevante Dokumente im elektronischen Archiv markieren

Jedes Jahr beim Jahresabschluss stellt sich die Frage: Wie bereiten wir uns optimal auf eine Steuerprüfung vor?


Hintergrund: Wenn Sie ein vollautomatisches elektronisches Archivsystem wie DOCUframe einsetzen, verzichten Sie der Einfachheit halber auf die manuelle Archivierung ausschließlich der steuerrelevanten Geschäftspost und archivieren stattdessen einfach alles. Vor allem im Bereich der E-Mail-Archivierung hat sich dieses Verfahren durchgesetzt. Wer soll die Menge an E-Mails, die jeden Tag eingehen, sorgfältig nach steuerrelevanten und nicht steuerrelevanten trennen? "Die Guten uns Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen" funktioniert da einfach nicht.

Manche Unternehmen überlassen die Entscheidung dem empfangenden Mitarbeiter, ob ein Dokument geschäftsrelevant und damit archivierungspflichtig ist oder eben nicht. Ganz ehrlich, das kann doch nur schief gehen. Zum Einen weiss mancher Mitarbeiter zu wenig mit dem Befriff steuerrelevant anzufangen, zum andern werden E-Mail-Postfächer oft dann spontan geleert, wenn der Speicher mal wieder voll ist. Das Risiko, dass bei einer Steuerprüfung genau solch ein Dokument vom Steuerprüfer angefragt wird, wäre mir als Geschäftsführer zu groß.

Ein vollautomatisches Archiv wie DOCUframe verzichtet also auf die (manuelle) Trennung zwischen steuerrelevanten und nicht steuerrelevanten Dokumenten. Das bedeutet aber nicht, dass der Steuerprüfer in alle Dokumente Einblick nehmen darf. Die GDPdU-Gerüchte und -Halbwahrheiten auf dem Archivierungs-Markt sind so verrückt, dass manche Interessenten tatsächlich schon nach einer Vollausgabe aller Dokumente für den Steuerprüfer gefragt haben.

Hier sollte man meiner Meinung nach Vernunft walten lassen. Wie sieht es denn bisher im Bereich der papierbasierten Archive aus. Ich kenne kein Unternehmen, das dem Finanzamt alle Ordner zuschickt bzw. dem Steuerprüfer vorlegt. Der Steuerprüfer bekommt erstmal alle Rechnungen des zu prüfenden Zeitraums vorgelegt. Sollten sich hierbei Fragen ergeben, darf er zu den fragwürdigen Belegen weitere Dokumente anfordern. Und diese sind dann zeitnah vorzulegen.

Und genau das passiert auch bei einer Steuerprüfung in einem modernen Unternehmen mit elektronischem Archivsystem. Erstmal müssen wir dem Steuerprüfer alle aus- und eingegangenen Rechnungen des Prüfzeitraums vorlegen. Das sollte für kein Archivsystem ein Problem darstellen. Ob Sie eine Suche über den Suchbegriff "Rechnung" anstrengen oder wie in unserem Haus bereits während des Jahres alle Rechnungen in einem eigenen Vorgang - vergleichbar mit einem Papier-Rechnungsordner - sammeln, bleibt Ihnen überlassen.

Exkurs:
In vielen Unternehmen werden Belege wie z.B. Angebote oder auch Rechnungen mehrfach gedruckt, bevor sie in der endgültigen Version an den Kunden versendet werden. Da ein vollautomatisches Archiv wie DOCUframe jede Version der Belege abspeichert, sollten Sie dafür sorgen, dass immer nur der endgültige an den Kunden versendete Beleg als steuerrelevant abgelegt wird. Das kann man manuell machen, indem der Ersteller des Beleges oder auch die Finanzbuchhaltung der End-Version das Markmal steuerrelevant vergibt. Mir persönlich sind solche manuellen Vorgänge zu aufwändig und zu fehleranfällig. DOCUframe bietet durch Einsatz des Versionierungsmoduls die Möglichkeit, automatisch bei Eingang einer zweiten Version eines Beleges ein Versionsdokument anzulegen, welches die alte Version in den Archivbereich legt und die neue Version als aktiv setzt. Dies funktioniert selbstverständlich auch bei Eingang weiterer Versionen des selben Beleges.
Exkurs Ende.

Ergeben sich für den Steuerprüfer zu einem Beleg Fragen, müssen wir auf Anfrage weitere Geschäftspost zu diesem Vorgang bereitstellen. Jetzt trennt sich in der Archivierungsmethode die Spreu vom Weizen. Wenn sie jetzt nicht alles vollautomatisch archiviert haben, können bereits hier wichtige Dokumente fehlen. Achtung: Dass E-Mails anderen Geschäftsdokumenten gleichgestellt und damit zu archivieren sind, sollte sich mittlerweile herumgesprochen haben.

Welche Möglichkeiten bietet hier DOCUframe?
1. Wiederfinden bei der Adresse: Alle Dokumente wie Belege aber auch E-Mails sind in DOCUframe immer bei der Adresse verknüpft.
2. Wiederfinden beim Vorgang / Projekt: Alle Dokumente eines Vorgangs oder Projektes werden in DOCUframe zusätzlich an diesen Objekten verknüpft. Da bei einer Adresse typischerweise mehr Dokumente abgelegt sind wie in den einzelnen Vorgängen/Projekten, ist man hier meist schneller. Da Vorgänge/Projekte genau das sind, was der Steuerprüfer als zu prüfenden Geschäftsvorfall ansieht, ist die Arbeit mit Vorgängen/Projekten definitiv zu empfehlen.

Eine sorgfältige Ablage vorausgesetzt, haben wir dem Steuerprüfer die Information damit bereits beschafft und der ist glücklich. In der Regel überzeugt eine vollständige Geschäftsvorfall-bezogene Ablage sehr schnell und die Anzahl von Rückfragen nimmt dadurch signifikant ab.

Wenn nicht 100-prozentig ordentlich in Adressen / Vorgängen / Projekten abgelegt wurde, haben wir das angefragte Dokument vielleicht noch nicht gefunden. In einem vollautomatischen Archiv können Sie zumindest darauf vertrauen, dass alles archiviert wurde - wir müssen eben noch etwas sorgfältiger danach suchen - und dies ist in DOCUframe volltext, nach Keywords, etc. möglich. Wir werden das Dokument also sicher finden.

TIPP: Um die Suche zu erleichtern, bietet sich die Einführung einer Liste mit GDPdU-Schlüsselwörtern an. Damit können alle Dokumente bereits bei deren Eingang in DOCUframe nach steuerrelevanten Begriffen durchsucht werden. Wird ein Begriff erkannt, bekommt das Dokument das Merkmal "steuerrelevant". Die Suche kann dann auf dieses Merkmal beschränkt werden.

Viel Spass beim Organisieren wünscht
Thomas Ströbele

Donnerstag, 3. März 2011

Aus CRM wird XRM

Seit mittlerweile 9 Jahren beschäftigen wir von yourIT uns mit dem Thema CRM (= customer relationship management). Bisher vor Kurzem war dieser Begriff gleichbedeutend mit "Kundenmanagement". Für unsere Kunden funktionierte CRM z.B. immer dann, wenn eine Kundenanfrage oder Reklamation von einem beliebigen Mitarbeiter entweder sofort gelöst oder zumindest in die richtigen Bahnen gelenkt werden konnte. Sie stimmen mir sicher zu: In der heutigen Zeit sollten Auskünfte wie "Ich lasse mir Ihre Akte kommen und rufe dann zurück" einfach nicht mehr vorkommen. Die Beziehung zum Kunden sollte mittels CRM-Systemen wie DOCUframe so optimiert werden, dass insgesamt der Unternehmenserfolg maximiert wird.

Während in vielen mittelständischen Unternehmen das Thema CRM noch nicht mal als Kundenmanagement angekommen ist, hat sich das Beziehungsmanagement mittlerweile auf XRM (any relationship management) ausgeweitet. Das bedeutet nicht nur, dass neben Kunden auch die Beziehungen zu Lieferanten, Herstellern etc. mit dem XRM-System gepflegt werden können. In Zeiten von sozialen Netzwerken wie XING, Facebook & Co. müssen sich Unternehmen vielmehr eine Strategie zulegen, wie jegliche Beziehung der Organisation erfasst, gesteuert und genutzt werden kann.

Dabei bleibt natürlich die effektive Beziehung zum Kunden im Mittelpunkt des Interesses. Ebenso werden nun aber die Beziehungen zu allen Menschen gepflegt, die ebenfalls einen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten können. Denken Sie dabei bitte an Mitarbeiter und Partner, aber auch an die Presse und Hochschulen. Sogar eine Verdichtung der Informazionen über Wetbewerber kann den eigenen Unternehmenserfolg steigern.

Wie soll diese wichtige Aufgabe durch eine Warenwirtschaft abgebildet werden? Die Plattform für diese Optimierung der Unternehmensbeziehungen bildet in der Regel eine XRM-Software wie z.B. DOCUframe. Hier werden Adressen (Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Partner, ...) und deren Ansprechpartner angelegt und aktuell gehalten. Die objektorientierte Datenbank stattet DOCUframe-Kunden bereits im Standard mit allem Notwendigen aus, um beliebige Verknüpfungen zwischen Adressen, Ansprechpartnern, Informationen, Dokumenten und Vorgängen herstellen zu können.

Gerne zeige ich Ihnen persönlich in einer kurzen WEB-Session, wie XRM mit DOCUframe funktioniert. Wann können wir das tun? Sie erreichen mich natürlich ganz im Sinne des XRM-Gedankens auch über XING und Facebook.

Montag, 28. Februar 2011

Umfassende Bestellprozessoptimierung mit DOCUframe

Soeben habe ich die Freigabe für unsere neueste Referenz - Success Story zur Einführung von DOCUframe bei einem namhaften Elektronik-Konzern erhalten. Das sollten Sie sich unbedingt anschauen.


Herausforderung:
Automatisierung der Bestellprozesse: Automatischer Mail-Versand von manuell unterschriebenen Bestellungen. Gleichzeitige Archivierung der Bestell-Belege im SAP-System. Automatisierte Status-Benachrichtigung an zuständigen Einkäufer.

Fazit und Ausblick:
Zahlreiche Vorteile durch die Einführung von DOCUframe: Bestellung und Auftragsbestätigung innerhalb kürzester Zeit beim richtigen Ansprechpartner. Einfachstes Wiederfinden relevanter Daten. Reduktion des manuellen Aufwands. Minimale Verwaltungsaufgaben, maximale Prozessverkürzung und die hohe Zeitersparnis des Sachbearbeiters als Hauptnutzen.

Hier die gesamte Success Story als PDF:
http://download.yourit.de/externDATA/DOCUframe/Success_Story_Fahrzeugzulieferer.pdf

Und hier als Flashpaper:





Viel Spaß beim Lesen wünscht Thomas Ströbele

Montag, 21. Februar 2011

DOCUframe und Datenschutz

Als Mitglied der Arbeitsgruppe Datenschutz im comTeam nutze ich den heutigen Tag, um mich mit andern Datenschutzbeauftragten und Rechtsanwälten über das Thema Dokumentenmanagement und Datenschutz auszutauschen. Damit Sie auch etwas davon haben, hier eine kurze Zusammenfassung.

Erfreulicherweise bietet DOCUframe einige tolle Eigenschaften, die die Umsetzung eines Datenschutz-Konzepts im Unternehmen begünstigen. Um nur die wichtigsten davon zu nennen:
  1. Umsetzung einer Anfrage eines Betroffenen auf Sperrung
  2. Eingabekontrolle (Anlage zu § 9 Satz 1 Nr. 5 BDSG)
  3. Umgang mit Bewerbungen per E-Mail
zu 1.: Umsetzung einer Anfrage eines Betroffenen auf Sperrung
Ein Unternehmen mit "revisionsfähiger Archivierung" hat in der Regel Schwierigkeiten damit, wenn ein Betroffener die Löschung oder Sperrung aller über ihn gespeicherten Daten verlangt. Zum Einen ist der Aufwand für das Auffinden aller Informationen (Daten + Dokumente) über mehrere Systeme in der Regel sehr aufwändig. Zum Anderen fehlen meist die Funktionen für eine Sperrung all dieser Informationen. Beachtet werden sollte, dass man nicht direkt sperren sondern mit Filten arbeiten sollte, für den Fall, dass man im Ernstfall auf eine ältere Datensicherung zurückgreifen muss.
Da in DOCUframe bei richtiger Anwendung der Anfrager als eigenes Objekt Ansprechpartner angelegt ist, und bei diesem alle Dokumente (= E-Mails, Faxe, gescannte Post, ...) hinterlegt sind, kann diese Sperrung auf Knopfdruck durchgeführt werden.
Der Ansprechpartner und die Informationen bekommen dadurch besondere Rechte und Sicherheiten und sind damit nur noch eingeschränkt und nur für einen bestimmten Mitarbeiterkreis zu sehen. Gleichzeitig wird der Anfrager auf eine Robinson-Liste gesetzt, wodurch jede weiter Kommunikation mit diesem systemunterstützt unterbunden wird.
Achtung: Es empfiehlt sich, einen Anfrager nicht zu löschen sondern zu sperren, da es sonst zu einer erneuten Anlage und Aufnahme der Kommunikation kommen könnte.

zu 2.: Eingabekontrolle (Anlage zu § 9 Satz 1 Nr. 5 BDSG)
Jede Eingabe in DOCUframe wird protokolliert (Wer hat wann was gemacht?). Damit kann den Anforderungen der Anlage zu § 9 Satz 1 Nr. 5 BDSG entsprochen werden: "... zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder enfernt worden sind (Eingabekontrolle).

zu 3.: Umgang mit Bewerbungen per E-Mail
Bewerbungen per E-Mail sind heute an der Tagesordnung. Vorsicht ist geboten, wenn Ihre internen Abläufe die Weiterleitung per E-Mail vorsehen. Die Posteingangs-Stelle schickt die Bewerbungs-E-Mail an die Personalabteilung, die leitet weiter an die eventuell passenden Abteilungen, Rückfragen bedingen weitere E-Mail-Kopien. Am Ende haben sie die Kontrolle verloren, wo im Unternehmen diese E-Mail-Bewerbung vorhanden ist. Wenn Sie diesem Bewerber absagen, hat dieser das Recht, die Löschung oder Sperrung zu verlangen. Spätestens 6-7 Monate danach müssen alle Kopien der Bewerbungs-E-Mail gelöscht oder gesperrt sein.
Ein riesiger (in vielen Fällen unlösbarer) Aufwand, den Sie sich durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems wie DOCUframe sparen können.
In DOCUframe werden intern keine E-Mail-Kopien erstellt und versendet, sondern wie im richtigen Leben das Original. Die Bewerbung ist also im Unternehmen nur 1x abgelegt und wurde im Original an bestimmte Stellen weitergereicht. Zur Löschung bzw. Sperrung muss nur diese eine Orihginal-E-Mail gelöscht bzw. gesperrt werden. That´s it!

Dienstag, 7. Dezember 2010

Elektronische Bauakte mit DOCUframe (Teil 5)

Eines der wichtigsten Kiterien für eine elektronische Bauakte (auch eBauakte / E-Bauakte) mit DOCUframe ist die gemeinsame Bearbeitung durch verschiedene Mitarbeiter.


Stellen Sie sich vor, Sie betreuen ein Projekt mit einem Kunden XY. Mit im Boot sind ein Bauleiter (vor Ort), ein Statiker, ein Gutachter, die CAD-Abteilung im Haus und der Vertriebler, der den Kontakt zum Kunden hält, ... Natürlich können Sie versuchen, die Kommunikation per E-Mail abzuwickeln. Bei mehr als 5 Beteiligten wird es allerdings sehr schwierig, alle immer auf demselben Wissensstand zu halten.

Über eine elektronische Bauakte, zu der alle beteiligten Personen gleichzeitig Zugang haben, geht das viel leichter. Sie können Termine abstimmen, sich über den aktuellen Stand informieren oder Ideen diskutieren. Sie können Dokumente wie Zeichnungen, PDFs oder Excel-Kalkulationen hinterlegen, sogar Bilder und Videos.

Tipp: Führen Sie jetzt DOCUframe als Basis für Ihre elektronische Bauakte ein und erlassen Sie gleichzeitig für intern eine Zero Mail Policy. DOCUframe vermeidet interne E-Mails vollständig. Das spart viele unnötige Kopien und die Arbeit mit der Versionierung.

Am Ende des Projekts haben Sie so zudem automatisch eine komplette und lückenlose Dokumentation.

Donnerstag, 25. November 2010

Elektronische Bauakte mit DOCUframe (Teil 4)

Welchen Fragen der Benutzer muss sich eine elektronische Bauakte mit DOCUframe also stellen?
  • Wo, wie und von wem wurde eine bestimmte Information abgelegt?
  • Wo ist der Auftrag zu einem Projekt?
  • Wie garantieren wir, dass jeder immer die aktuell gültige Version von Plänen, Statiken, Gutachten, etc. verwendet?
  • Wo hat ein Kollege ein bestimmtes Dokument abgelegt?
  • Wer ist der Statiker/Bauleiter/... eines bestimmten Projekts? Und wie kann ich den jetzt erreichen?
  • Wie kann ich von unterwegs auf eine Bauakte zugreifen, währen intern die Planungsabteilung damit arbeitet?
  • Wie gewährleiste ich eine schnelle und unkomplizierte Reklamationsbearbeitung?
  • Wie mache ich eine sinnvolle Angebots-Nachverfolgung?
  • Wie schaffe ich eine Übersicht über alle abgeschlossenen/aktiven/reklamierten Bauvorhaben?
  • Wie finde ich Informationen auch noch Jahre später auf Knopfdruck?
  • ...
Diese Liste ist nur ein Auszug der Fragen, die unsere Kunden mit der DOCUframe Bauakte erledigen. Jeder kann von überall (Büro, Baustelle, Home-Office) auf jede Information zugreifen, die er gerade benötigt - selbstverständlich nur, wenn er die notwendige Berechtigung dazu hat.

Unsere elektronische Bauakte hilft Ihnen
  • Dokumente wie Akten, Pläne, Zeichnungen, Besprechungsnotizen, Faxe, E-Mails, auf Knopfdruck zu finden statt danach zu suchen,
  • schnell und präzise auf Anfragen zu antworten,
  • Bauvorhaben schneller und genauer zu bearbeiten,
  • die Informations- und Papierflut zu reduzieren und
  • die interne und externe Kommunikation zu verbessern und zu beschleunigen.
Das alles erhöht die Kundenzufriedenheit entscheidend.

Ganz nebenbei spart die elektronische Bauakte (auch eBauakte / E-Bauakte) eine ganze Menge an Verwaltungskosten ein. Mancher unserer Handwerker-Kunden stand zu Projektbeginn tatsächlich vor der Frage, ob er sich einen weiteren Bauleiter für die Verwaltungsaufgaben einstellen soll. Dank DOCUframe war das dann gottseidank nicht notwendig.

Toll finde ich da auch die Aussage des Geschäftsführers unseres Kunden Schwarte Haustechnik (http://www.schwarte-haustechnik.de/) (Praxisbericht siehe unter http://www.yourit.de/docSites/loesungen/projekte/Success_Story_Tobit-Abloesung_bei_Schwarte.html), der sich heute nicht mehr vorstellen kann, wie er sein erfolgreiches Unternehmen ohne die Hilfe seiner elektronischen Bauakte in DOCUframe führen könnte. Dazu muss man wissen, dass Herr Schwarte mit der Einführung von DOCUframe die Softwarelösungen Tobit David V8 und CAS genesisWORLD komplett ersetzt hat. Die Firma Schwarte fing im Jahr 2006 mit 5 Usern DOCUframe an. Heute bearbeitet das stark gewachsene Unternehmen alle Bauvorhaben mit 20 Usern DOCUframe.



Ich wünsche Ihnen für die Zukunft einen sinnvollen Einsatz Ihrer Mitarbeiter-Ressourcen und mindestens genau soviel Erfolg wie ihn unser Kunde Schwarte Haustechnik mit der elektronischen Bauakte in DOCUframe hat.

Beste Grüße aus Hechingen

Thomas Ströbele

News: DOCUframe-Blog live geschaltet

yourIT-Mitarbeiter schreiben künftig alle News zu DOCUframe als Post unter http://docuframe.blogspot.com



 
Als erfahrene DOCUframe-Profis posten wir gerne künftig für Sie auf unserem neuen DOCUframe-Blog. Sie erfahren dort alles wichtige zu Technik und Organisation mit DOCUframe.

Den Blog finden Sie hier: http://docuframe.blogspot.com

Wir haben bereits angefangen mit den aktuellen Themen elektronische Bauakte und Rechnungseingangsworkflow.

Wir sehen uns dort.

(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)
Erfahrungen & Bewertungen zu yourIT GmbH