Dienstag, 22. Januar 2013

Zero Mail Policy - 13% mehr Business-E-Mails pro Jahr

Ist Ihr Posteingang auch schon wieder voll? Das Gefühl täuscht nicht: Tatsächlich steigt die Anzahl E-Mails im B2B jährlich um 13%. Und dieses Mehr müssen wir abarbeiten.


Die folgende Grafik zeigt eine Schätzung von Statista zur Zahl der täglich weltweit versendeten E-Mails.

schaetzung-zur-zahl-der-taeglich-verschickten-e-mails
Mehr Statistiken finden Sie bei Statista
 
Im Jahr 2012 wurden also etwa 89 Milliarden Business-E-Mails weltweit versendet. Da loht es sich doch, darüber nachzudenken, wie Sie die E-Mail-Flut in Ihrem Unternehmen in den Griff bekommen.

Allem voran sollten sie den unnötigen Anteil der E-Mails in Ihrem Unternehmen mit einer "Zero Mail Policy" verbieten. Ich rede hier von nichts anderem als dem Produktivitätskiller Nr. 1 in jedem Unternehmen - den internen E-Mails. Mit dem richtigen System im Hintergrund, lassen sich die internen Mails komplett einsparen. Das wären dann bereits etwa 50% der Mails weniger.

Ein großes Problem stellt in der Regel aber auch die Zuordnung dieser E-Mails zu Ansprechpartnern, Adressen und Vorgängen / Projekten / Tickets dar.

Aus meiner Vertriebserfahrung der letzten 10 Jahre weiß ich, dass tatsächlich in einigen Unternehmen E-Mails von den Mitarbeitern immer noch ausgedruckt und in Papier-Projektmappen eingeordnet werden. Das geht gar nicht mehr.

Auch die manuelle Zuordnung von E-Mails durch die Mitarbeiter in Dateistrukturen kostet einfach zu viel Zeit und Geld.

Wäre es nicht toll, wenn das von Ihnen eingesetzte E-Mail-System eingehende E-Mails automatisch dem richtigen Ansprechpartner, der richtigen Adresse und dem richtigen Vorgang / Projekt / Ticket zuordnet und somit dem gesamten Team zur gemeinsamen Bearbeitung freigibt. Das geht - mit DOCUframe!

Für eine automatische Zuordnung einer eingehenden E-Mail benötigen wir immer ein eindeutiges Merkmal:
  • Für die automatische Zuordnung zum Ansprechpartner wäre das die E-Mail-Adresse.
  • Für die automatische Zuordnung zur Adresse wäre das entweder die Domain aus der E-Mail-Adresse oder die Hauptadresse, zu der der Ansprechpartner zugeordnet ist.
  • Die automatische Zuordnung zum richtigen Vorgang / Projekt / Ticket funktioniert, wenn Sie in Ihren Mails Vorgansnummern / Projektnummern / Ticketnummern mitschicken, auf die Ihr Kommunikationspartner dann antwortet.

Können Sie sich vorstellen, wieviel Zeit und Geld Ihr Unternehmen jeden Tag einsparen könnte, wenn alle eingehenden E-Mails bereits wie oben aufgeführt automatisch zugeordnet wären? Gleichzeitig sparen Sie Zeit und Geld, da die Suche nach Dokumenten für alle Mitarbeiter vereinfacht und beschleunigt wird.


Sie wollen mit eigenen Augen sehen, wie das mit DOCUframe funktioniert? Kein Problem. Melden Sie sich bei mir, dann machen wir eine kurze WEB-Session.

Ihr Thomas Ströbele
Thomas Ströbele
Übrigens: Im Privatbereich nimmt die Zahl der E-Mails eher ab. Hier kommen eher Instant Massager oder die Kommunikation über Social Networks wie Facebook oder XING zum Einsatz.

Tipp: Unternehmen sollten darauf achten, dass diese Verschiebung hin zu Sozialen Netzwerken nicht auch unbemerkt im B2B-Bereich übernommen wird. Sonst könnte es passieren, dass irgendwann die CRM-Systeme des Unternehmens leer bleiben.

Dienstag, 11. Dezember 2012

DOCUframe als Schweizer Taschenmesser

Einige unserer Kunden vergleichen DOCUframe gerne mit einem Schweizer Taschenmesser. Fast alles ist damit möglich.



Das liegt nicht zuletzt an der in DOCUframe integrierten Makrosprache DOCUcontrol, mit der der Hersteller und Partner wie yourIT Prozesse und die gesamte Lösung fein modellieren können.

So entsteht z.B. die in anderen Blogbeiträgen bereits erwähnte elektronische Bauakte.

Ich freue mich auf Ihre Anfragen.
Ihr Thomas Ströbele

Montag, 26. November 2012

Wortwolke zum Treffen der DOCUframe-Partner

Partnertag am 23. und 24.11.2012 bei GSD Software in Neukenroth

Ich habe mal die häufigsten Begriffe in einer Wortwolke zusammengefasst:


Sie waren nicht dabei, möchten aber gerne weitere Infos zu einzelnen Themen? Ich kümmere mich gerne um Ihre Anfragen.

Freitag, 12. Oktober 2012

News: yourIT auf der it&business 2012

Das Systemhaus yourIT lädt zur it&business vom 23. bis 25. Oktober auf der Landesmesse Stuttgart


Bereits zum vierten Mal findet die it&business in diesem Jahr auf der Landesmesse in Stuttgart statt. yourIT ist wieder mit dabei.

Besuchen Sie uns am Stand F62 in Halle 3 - direkt neben dem BITKOM-Forum.

Die it&business zeigt Trends, Themen und Lösungen für den erfolgreichen IT-Einsatz von Morgen.
Als eines der großen Systemhäuser im Großraum Stuttgart freuen wir uns natürlich sehr über dieses Heimspiel. In diesem Jahr werden wir als Mitaussteller am Stand des Netzwerk IT&TK der IHK Reutlingen folgende Themen präsentieren:
- Datenschutz & IT-Sicherheit
- DOCUframe als mobiles xRM
- E-Billing.de - elektronische Rechnungen
2für1: Parallel zur it&business findet in diesem Jahr wieder die DMS Expo ebenfalls in Stuttgart statt (früher Köln). Es handelt sich dabei um die führende Messe und Konferenz für digitales Informations- und Dokumentenmanagement in Europa. Die Kombination beider Messen mit erwarteten 12.000 interessierten Besuchern sowie rund 550 Ausstellern macht Stuttgart zum wichtigsten Treffpunkt der IT-Branche im Herbst. Sie können übrigens mit 1 Eintrittskarte beide Messen besuchen.

Als Mitaussteller kann ich Ihnen gerne kostenlose Tickets besorgen (statt 25 EUR).

Zur Terminvereinbarung und Bestellung kostenloser Tickets klicken Sie bitte auf folgenden Link: http://www.yourit.de/externDATA/events/Einladung_it&business_2012.pdf

Übrigens: Aktuelle Messetipps zur it&business und DMS EXPO poste ich auf meinem Datenschutz-Blog http://mydatenschutz.blogspot.com. Schauen Sie doch mal rein!


(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

Freitag, 21. September 2012

10 Jahre yourIT - Vielen Dank!


Gestern war nun unser 10-jähriges Firmenjubiläum im city|park in Hechingen

Vielen Dank an unser Team, ohne das eine solche Veranstaltung nicht möglich gewesen wäre. Ihr seid die Quelle unseres Erfolgs.



Vielen Dank an unsere Lieferanten, die nachmittags an ihren Messeständen einen Teil unseres Angebots-Sortiments präsentierten.


Vielen Dank an die Stadt Hechingen für die anerkennenden Worte durch Frau Bürgermeisterin Dorothea Bachmann und den Wirtschaftsbeauftragten Hans Marquart.

Vielen Dank an das Wunderwerk-Team für die Verköstigung und an JOCKEY für die Überlassung der Räumlichkeiten.

Vielen Dank an die Vertreter der Presse die durch ihre Veröffentlichungen uns und unser Angebot am Markt bekannt machen. Heute z.B. erscheinen Berichterstattungen im Schwarzwälder Bote und in der Hohenzollerischen Zeitung.

Und zu guter Letzt vielen Dank an unsere Kunden. Nur Ihr Vertrauen in uns und unsere Dienstleistung verschafft uns die Möglichkeit, das alles zu leisten.

Auf die nächsten 10!

Mittwoch, 19. September 2012

Glückwünsche zu 10 Jahren yourIT

Eine Auswahl unserer Gratulanten


Einige unserer Kunden und Partner haben uns bereits zu unserem 10-jährigen Firmenjubiläum gratuliert.Wir freuen uns, hier einige der Glückwünsche veröffentliche zu dürfen.

Anfangen wollen wir mit einem unserer langjährigen Partner: Die GSD Software mbH ist seit 2003 unser Lieferant für DOCUframe und hat uns bei vielen erfolgreichen Projekten freundschaftlich begleitet.

Glückwünsche GSD Software mbH

Genauso freuen wir uns über die Glückwünsche unseres Partners comTeam, mit dem uns bereits viele Jahre gemeinsame Arbeit verbindet.

Glückwünsche comTeam

Auch unser Partner Qualys, mit dem wir seit  vielen Jahren erfolgreich zusammen arbeiten, hat uns nicht vergessen:

Glückwünsche Qualys


Vielen Dank für alle Eure guten Wünsche. Auf die nächsten 10!

Donnerstag, 13. September 2012

10 Jahre yourIT - ein innovatives Systemhaus entsteht

Teil (6) Was macht eigentlich ein Datenschutzbeauftragter?

In 2006 kam der Geschäftsführer eines unserer DOCUframe-Kunden auf uns zu. Diese hatten einen Datenschutzbeauftragten bestellt und dieser wollte sich nun mit uns zum Thema CRM, DMS und Archivierung unterhalten.

Ganz unbedarft waren wir nicht: Uns war zumindest bewusst, dass das, womit wir uns super auskannten, Datensicherheit war und dass das aber etwas anderes bedeutete als Datenschutz. In meiner täglichen Arbeit stelle ich fest, dass noch heute viele Unternehmer diese beiden Begriffe nicht auseinanderhalten konnten.

Auch uns war damals nicht klar, was so ein Datenschutzbeauftragter machte und was ihm wichtig war. Da wir uns aber bei unserem Kunden keine Blöße geben und uns selbstverständlich um die gesetzlichen Vorgaben kümmern wollten, musste sich jemand aus der Geschäftsleitung informieren.

Ein entsprechendes Fortbildungs-Seminar fanden wir bei unserem Systemhausverbund comTeam – ein Zeichen, dass das Thema Datenschutz auch bei anderen Systemhäusern aktuell auf Interesse stieß. Nur wer das Seminar besuchen sollte, war uns nicht klar. Da es sich um die Anfrage eines DOCUframe-Kunden handelte, hätte eigentlich der Leiter der zuständigen Abteilung Solutions hinfahren müssen – mein Bruder Ralf Ströbele. Als Leiter der Abteilung Systems kümmerte sich auch um die Datensicherheit bei unseren Kunden. Diese Verknüpfung erschien uns anfangs ganz attraktiv. Am Ende entschieden sich die beiden technischen Geschäftsführer aber, den Kaufmann auf dieses Seminar zu schicken – also mich. Wie sich später herausstellte, eine goldrichtige Entscheidung. Denn wir fanden heraus, dass Datenschutz nur wenig mit Technik aber ganz viel mit Beratung und Organisation zu tun hatte – und das sind meine Themen.



Ich besuchte also ein 5-tägiges Datenschutz-Seminar in Frankfurt, bei dem wir rechtlich, technisch und organisatorisch für die Aufgabe des Externen Datenschutzbeauftragten fit gemacht wurden.
Nach dem Seminar war ich zumindest so gut ausgebildet im Thema, dass ich das Gespräch mit dem Kunden problemlos meisterte.

Es war zwar nicht unser Ziel gewesen, Datenschutz bei unseren Kunden als Beratungs-Dienstleistung anzubieten, aber nachdem die ersten Kunden bei uns nach einem Externen Datenschutzbeauftragten angefragt hatten, gründeten wir sehr rasch eine eigene Abteilung „Consulting“ und ich wurde zum Leiter ernannt.

Heute haben wir bereits über 6 Jahre Datenschutz-Erfahrung und betreuen viele Kunden aus dem Mittelstand sowie Konzerne und Unternehmensgruppen. Unser Angebot umfasst:
- Datenschutz-Fort- und Weiterbildung. Unser aktuelles Schulungsangebot finden Sie unter http://www.mydatenschutz.blogspot.de/p/schulungsangebote.html.
- Datenschutz-Beratung
- Bestellung zum Externen Datenschutzbeauftragten
Besuchen Sie uns doch auf unserem Datenschutz-Blog http://mydatenschutz.blogspot.de.

Zudem arbeiten wir heute mit vielen internen und externen Datenschutzbeauftragten sowie IT-Revisoren zusammen, wenn es um das Thema "Schwachstellenanalyse" aus dem Datenschutzbereich "Verfügbarkeitskontrolle" geht. Es gibt nunmal aus unserer Sicht keine bessere Möglichkeit, die Schwachstellen im Netzwerk und/oder Web Applikationen ausfindig zu machen, als die von uns angebotene Lösung QualysGuard. Sie kennen diese webbasierte Software noch nicht? Dann testen Sie QualysGuard jetzt doch einfach 14 Tage unverbindlich. Jetzt testen!
Erfahrungen & Bewertungen zu yourIT GmbH