Freitag, 1. Februar 2013

Erfahrungsbericht - 10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT

In unserem Unternehmen haben wir E-Mails bereits vor 10 Jahren abgeschafft - aber nur die internen.


Wir können und wollen nicht verhindern, dass uns Menschen von außen E-Mails schreiben. Hier ist und bleibt die E-Mail ein tolles Kommunikationsmittel - vor allem wenn man sich angewöhnt, nicht sofort auf jede davon zu reagieren.

Der E-Mail-Flut Herr werden - aber wie?

Das Hauptproblem bei der aktuellen E-Mail-Flut liegt doch intern in den Unternehmen selber. Ein typisches Beispiel: Mitarbeiter Müller erhält von einem Kunden ein interessantes Dokument per E-Mail zugeschickt. Um das ganze Projektteam zu informieren, leitet er die eingegangene E-Mail an alle 5 betroffenen internen Kollegen per E-Mail weiter. Mal ehrlich: Ist das nicht so, als ob er einen eingegangenen Brief eines Kunden 5x kopiert, in einen Briefumschlag steckt und dann an die 5 internen Mitarbeiter verschickt? Würde Herr Müller das im richtigen Leben ohne Computer auch machen? Im Ergebnis haben wir so bereits 1 Original-Dokument + 5 E-Mail-Kopien macht 6 Dokumente.

10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT
10 Jahre yourIT - Zusammenfassung

Interessant wird es, wenn sich die 6 Projektmitglieder anschließend über die eingegangene E-Mail unterhalten - per E-Mail natürlich. Da kommen schnell 50, 100 oder mehr interne E-Mails zusammen.

In unserem Unternehmen yourIT haben wir dieses Problem bereits vor 10 Jahren erkannt und erledigt. Dazu haben wir uns ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) angeschafft und gleichzeitig das Versenden von internen Mails verboten - per interner Zero Mail Policy.

Wenn bei unserem Mitarbeiter Müller eine E-Mail eines Kunden mit einem interessanten Dokument als Anhang eingeht, gibt Herr Müller diese E-Mail (oder auch nur den Anhang) im Original an die 5 Projektmitglieder weiter und klebt elektronische Post-its drauf, was die einzelnen Projektmitglieder damit machen sollen. In Summe ergibt das 1 Dokument.

Der große Vorteil ist, dass alle Mitglieder des Projektteams am Original-Dokument weiterarbeiten und z.B. sofort erkennen können, wer außer ihnen das Dokument bereits erhalten, gelesen, bearbeitet und an wen weitergereicht hat. Die Kommunikation zu diesem Dokument erfolgt ausschließlich mit elektronischen Post-its am Original-Dokument (mit Zeitstempel und unveränderbar). Somit bleibt es auch nach vielen Diskussionen bei genau 1 Dokument.

Zusätzlicher Vorteil: Unsere E-Mails sind nicht in separaten E-Mail-Silos untergebracht, sondern sie bilden im DMS neben vielen anderen eine Dokumenten-Klasse. Alle Dokumente werden objektorientiert Adressen, Ansprechpartnern, Vorgängen, Projekten und Produkten zugeordnet. Damit stehen sie "im Sachzusammenhang als Wissen und in Prozessen zur Verfügung" (vgl. Projekt Consult http://bit.ly/PCHH_Email) - und zwar jedem Mitarbeiter.

Können Sie sich vorstellen, wie viele interne E-Mail-Kopien wir mit unseren 20 Mitarbeitern in den vergangenen 10 Jahren dadurch bereits eingespart haben?

Wir lieben Zero Mail - aber eben nur intern. Und wir lieben unser DOCUframe, da ohne Dokumentenmanagementsystem diese Vorteile nicht umsetzbar wären.

Gerne zeige ich Euch, wie das mit DOCUframe umzusetzen ist. Meldet Euch einfach bei mir, dann machen wir kurzfristig eine Web-Session.

Euer Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Diesen Artikel als Thema bei XING lesen.

Lesen Sie jetzt auch unsere anderen Posts zum Thema Zero Mail Policy:

Dienstag, 22. Januar 2013

Zero Mail Policy - 13% mehr Business-E-Mails pro Jahr

Ist Ihr Posteingang auch schon wieder voll? Das Gefühl täuscht nicht: Tatsächlich steigt die Anzahl E-Mails im B2B jährlich um 13%. Und dieses Mehr müssen wir abarbeiten.


Die folgende Grafik zeigt eine Schätzung von Statista zur Zahl der täglich weltweit versendeten E-Mails.

schaetzung-zur-zahl-der-taeglich-verschickten-e-mails
Mehr Statistiken finden Sie bei Statista
 
Im Jahr 2012 wurden also etwa 89 Milliarden Business-E-Mails weltweit versendet. Da loht es sich doch, darüber nachzudenken, wie Sie die E-Mail-Flut in Ihrem Unternehmen in den Griff bekommen.

Allem voran sollten sie den unnötigen Anteil der E-Mails in Ihrem Unternehmen mit einer "Zero Mail Policy" verbieten. Ich rede hier von nichts anderem als dem Produktivitätskiller Nr. 1 in jedem Unternehmen - den internen E-Mails. Mit dem richtigen System im Hintergrund, lassen sich die internen Mails komplett einsparen. Das wären dann bereits etwa 50% der Mails weniger.

Ein großes Problem stellt in der Regel aber auch die Zuordnung dieser E-Mails zu Ansprechpartnern, Adressen und Vorgängen / Projekten / Tickets dar.

Aus meiner Vertriebserfahrung der letzten 10 Jahre weiß ich, dass tatsächlich in einigen Unternehmen E-Mails von den Mitarbeitern immer noch ausgedruckt und in Papier-Projektmappen eingeordnet werden. Das geht gar nicht mehr.

Auch die manuelle Zuordnung von E-Mails durch die Mitarbeiter in Dateistrukturen kostet einfach zu viel Zeit und Geld.

Wäre es nicht toll, wenn das von Ihnen eingesetzte E-Mail-System eingehende E-Mails automatisch dem richtigen Ansprechpartner, der richtigen Adresse und dem richtigen Vorgang / Projekt / Ticket zuordnet und somit dem gesamten Team zur gemeinsamen Bearbeitung freigibt. Das geht - mit DOCUframe!

Für eine automatische Zuordnung einer eingehenden E-Mail benötigen wir immer ein eindeutiges Merkmal:
  • Für die automatische Zuordnung zum Ansprechpartner wäre das die E-Mail-Adresse.
  • Für die automatische Zuordnung zur Adresse wäre das entweder die Domain aus der E-Mail-Adresse oder die Hauptadresse, zu der der Ansprechpartner zugeordnet ist.
  • Die automatische Zuordnung zum richtigen Vorgang / Projekt / Ticket funktioniert, wenn Sie in Ihren Mails Vorgansnummern / Projektnummern / Ticketnummern mitschicken, auf die Ihr Kommunikationspartner dann antwortet.

Können Sie sich vorstellen, wieviel Zeit und Geld Ihr Unternehmen jeden Tag einsparen könnte, wenn alle eingehenden E-Mails bereits wie oben aufgeführt automatisch zugeordnet wären? Gleichzeitig sparen Sie Zeit und Geld, da die Suche nach Dokumenten für alle Mitarbeiter vereinfacht und beschleunigt wird.


Sie wollen mit eigenen Augen sehen, wie das mit DOCUframe funktioniert? Kein Problem. Melden Sie sich bei mir, dann machen wir eine kurze WEB-Session.

Ihr Thomas Ströbele
Thomas Ströbele
Übrigens: Im Privatbereich nimmt die Zahl der E-Mails eher ab. Hier kommen eher Instant Massager oder die Kommunikation über Social Networks wie Facebook oder XING zum Einsatz.

Tipp: Unternehmen sollten darauf achten, dass diese Verschiebung hin zu Sozialen Netzwerken nicht auch unbemerkt im B2B-Bereich übernommen wird. Sonst könnte es passieren, dass irgendwann die CRM-Systeme des Unternehmens leer bleiben.

Dienstag, 11. Dezember 2012

DOCUframe als Schweizer Taschenmesser

Einige unserer Kunden vergleichen DOCUframe gerne mit einem Schweizer Taschenmesser. Fast alles ist damit möglich.



Das liegt nicht zuletzt an der in DOCUframe integrierten Makrosprache DOCUcontrol, mit der der Hersteller und Partner wie yourIT Prozesse und die gesamte Lösung fein modellieren können.

So entsteht z.B. die in anderen Blogbeiträgen bereits erwähnte elektronische Bauakte.

Ich freue mich auf Ihre Anfragen.
Ihr Thomas Ströbele

Montag, 26. November 2012

Wortwolke zum Treffen der DOCUframe-Partner

Partnertag am 23. und 24.11.2012 bei GSD Software in Neukenroth

Ich habe mal die häufigsten Begriffe in einer Wortwolke zusammengefasst:


Sie waren nicht dabei, möchten aber gerne weitere Infos zu einzelnen Themen? Ich kümmere mich gerne um Ihre Anfragen.

Freitag, 12. Oktober 2012

News: yourIT auf der it&business 2012

Das Systemhaus yourIT lädt zur it&business vom 23. bis 25. Oktober auf der Landesmesse Stuttgart


Bereits zum vierten Mal findet die it&business in diesem Jahr auf der Landesmesse in Stuttgart statt. yourIT ist wieder mit dabei.

Besuchen Sie uns am Stand F62 in Halle 3 - direkt neben dem BITKOM-Forum.

Die it&business zeigt Trends, Themen und Lösungen für den erfolgreichen IT-Einsatz von Morgen.
Als eines der großen Systemhäuser im Großraum Stuttgart freuen wir uns natürlich sehr über dieses Heimspiel. In diesem Jahr werden wir als Mitaussteller am Stand des Netzwerk IT&TK der IHK Reutlingen folgende Themen präsentieren:
- Datenschutz & IT-Sicherheit
- DOCUframe als mobiles xRM
- E-Billing.de - elektronische Rechnungen
2für1: Parallel zur it&business findet in diesem Jahr wieder die DMS Expo ebenfalls in Stuttgart statt (früher Köln). Es handelt sich dabei um die führende Messe und Konferenz für digitales Informations- und Dokumentenmanagement in Europa. Die Kombination beider Messen mit erwarteten 12.000 interessierten Besuchern sowie rund 550 Ausstellern macht Stuttgart zum wichtigsten Treffpunkt der IT-Branche im Herbst. Sie können übrigens mit 1 Eintrittskarte beide Messen besuchen.

Als Mitaussteller kann ich Ihnen gerne kostenlose Tickets besorgen (statt 25 EUR).

Zur Terminvereinbarung und Bestellung kostenloser Tickets klicken Sie bitte auf folgenden Link: http://www.yourit.de/externDATA/events/Einladung_it&business_2012.pdf

Übrigens: Aktuelle Messetipps zur it&business und DMS EXPO poste ich auf meinem Datenschutz-Blog http://mydatenschutz.blogspot.com. Schauen Sie doch mal rein!


(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

Freitag, 21. September 2012

10 Jahre yourIT - Vielen Dank!


Gestern war nun unser 10-jähriges Firmenjubiläum im city|park in Hechingen

Vielen Dank an unser Team, ohne das eine solche Veranstaltung nicht möglich gewesen wäre. Ihr seid die Quelle unseres Erfolgs.



Vielen Dank an unsere Lieferanten, die nachmittags an ihren Messeständen einen Teil unseres Angebots-Sortiments präsentierten.


Vielen Dank an die Stadt Hechingen für die anerkennenden Worte durch Frau Bürgermeisterin Dorothea Bachmann und den Wirtschaftsbeauftragten Hans Marquart.

Vielen Dank an das Wunderwerk-Team für die Verköstigung und an JOCKEY für die Überlassung der Räumlichkeiten.

Vielen Dank an die Vertreter der Presse die durch ihre Veröffentlichungen uns und unser Angebot am Markt bekannt machen. Heute z.B. erscheinen Berichterstattungen im Schwarzwälder Bote und in der Hohenzollerischen Zeitung.

Und zu guter Letzt vielen Dank an unsere Kunden. Nur Ihr Vertrauen in uns und unsere Dienstleistung verschafft uns die Möglichkeit, das alles zu leisten.

Auf die nächsten 10!

Mittwoch, 19. September 2012

Glückwünsche zu 10 Jahren yourIT

Eine Auswahl unserer Gratulanten


Einige unserer Kunden und Partner haben uns bereits zu unserem 10-jährigen Firmenjubiläum gratuliert.Wir freuen uns, hier einige der Glückwünsche veröffentliche zu dürfen.

Anfangen wollen wir mit einem unserer langjährigen Partner: Die GSD Software mbH ist seit 2003 unser Lieferant für DOCUframe und hat uns bei vielen erfolgreichen Projekten freundschaftlich begleitet.

Glückwünsche GSD Software mbH

Genauso freuen wir uns über die Glückwünsche unseres Partners comTeam, mit dem uns bereits viele Jahre gemeinsame Arbeit verbindet.

Glückwünsche comTeam

Auch unser Partner Qualys, mit dem wir seit  vielen Jahren erfolgreich zusammen arbeiten, hat uns nicht vergessen:

Glückwünsche Qualys


Vielen Dank für alle Eure guten Wünsche. Auf die nächsten 10!
Erfahrungen & Bewertungen zu yourIT GmbH