Montag, 7. Oktober 2013

Grund zum Jubeln - yourIT-DOCUframe-Blog erstmals mit mehr als 1.000 Seitenaufrufe im Monat

Immer wieder werden wir von unseren Kunden, Partnern und Systemhaus-Kollegen bestaunt, wie wir es schaffen, neben unserer täglichen Arbeit als Feuerwehr in den Bereichen Datenschutz & IT-Sicherheit und als Geschäftsprozessoptimierer auch noch Blogs zu schreiben - und dann auch noch gleich mehrere. Die Antwort ist ganz einfach: Weil es uns Spaß macht.


Wir sind überhaupt nicht schreibfaul. Und das wird mittlerweile belohnt: Im September 2013 haben erstmals mehr als 1.000 Besucher unsere Beiträge aufgerufen.

Erstmals mehr als 1.000 Besucher im Monat unserem DOCUframe-Blog
Mittlerweile wurden in unserem DOCUframe-Blog 84 Posts veröffentlicht. Hier die aktuelle Hitliste:
  1. DOCUframe & Datenschutz: Geburtstagsliste und Geburtstagskalender korrekt führen
  2. Erfahrungsbericht - 10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT 
  3. yourIT ist Hauptpreisträger im Mittelstandsprogramm 2012
Hier die Zahlen unserer weiteren Blogs für September 2013:
In Summe wurden unsere Beiträge im September 2013 also 2.374 Mal aufgerufen, also über 100 Mal je Arbeitstag. Wir denken, das kann sich sehen lassen für ein mittelständisches Systemhaus wie yourIT. Trotzdem werden wir die Hände nicht in den Schoß legen und für Sie weiterschreiben.

Haben Sie interessante Themen für uns? Dann her damit. Ich freue mich auf Ihre Anregungen.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

P.S.: Eins gebe ich noch zu bedenken: Stellen Sie sich mal vor, was es für Sie und Ihr Unternehmen bedeuten würde, wenn Ihre IT-Dokumentation, Ihr Betriebshandbuch, etc. so sorgfältig und regelmäßig aktualisiert und erweitert würde wie unsere Blogs. Sie wissen ja: "Wer schreibt, der bleibt!" Ich freue mich auf Ihre Anfragen.

Freitag, 4. Oktober 2013

Bezahlbares Produktdatenmanagement PDM mit DOCUframe

Laut Wikipedia ist Produktdatenmanagement (PDM) "ein Konzept, welches zum Gegenstand hat, produktdefinierende, -repräsentierende, -präsentierende Daten und Dokumente als Ergebnis der Produktentwicklung zu speichern, zu verwalten und in nachgelagerten Phasen des Produktlebenszyklus zur Verfügung zu stellen. Grundlage dieses Wirkens ist ein integriertes Produktmodell. Des Weiteren ist die Unterstützung der Produktentwicklung durch geeignete Methoden auf Basis von Prozessmodellen dem PDM zuzurechnen."


Wie schon so oft, hat mich die Anfrage eines Kunden nach einem PDM-System auf diesen Blog-Beitrag gebracht. Interessanterweise hatte ich erst letzte Woche mit einem DOCUframe-Partner über die besonderen Fähigkeiten von DOCUframe gesprochen, die es ermöglichen, mit diesem System schwierigste Prozesse vollständig abzudecken. Wieso also nicht auch Produktdatenmanagement (PDM)? Hier meine Überlegungen dazu:

Wikipedia führt fort: "Begleitend zum PDM entwickelt sich das Produktinformationsmanagement (PIM), welches auf die Bereitstellung von Produktinformationen für verschiedene Ausgabemedien, besonders im kaufmännischen Umfeld und Vertrieb, spezialisiert ist."

Entstanden sind die verschiedenen am Markt befindlichen PDM-Systeme aus
  • DMS-Systemen (DokumentenManagementSysteme)
  • CAD-Systemen (Computer-aided-design)
  • ERP-Systemen (Enterprise-Resource-Planning)

In der heutigen Arbeitswelt sind die Kommunikations-Möglichkeiten einer Software im Unternehmen und nach extern besonders wichtig. Diese sind bei CAD- und ERP-Systemen eher unterentwickelt.

Ziele zur Einführung eines PDM-Systems sind:
  • Steigerung der Qualität der Produktentwicklung
  • Reduzierung von Zeitbedarf und Kosten der Produktentwicklung
  • Durchgehender Informationsfluss
  • lückenlose Reproduzierbarkeit der Arbeitsstände eines Produkts

Fest steht auf jeden Fall: PDM-Systeme sind und bleiben unternehmensspezifisch.

Nimmt man dies alles zusammen, erscheint DOCUframe als die einzig richtige Plattform für Ihr PDM-System:

-> DOCUframe verarbeitet wie kein anderes System
  • unstrukturierte Daten (Dokumente),
  • strukturierte Daten und,
  • die gesamte interne und externe Kommunikation,
und das in einem einzigen System.

Verarbeitung von Dokumenten, strukturierten Daten und Kommunikation in DOCUframe


-> Die objektorientierte Datenbank von und die Vorgehensweise mit DOCUframe erlaubt die Verknüpfung des Objekts Produkt (Gerät, Maschine, Anlage, Aggregat, Werkzeug, was auch immer) mit allem, was relevant und wieder abrufbar sein kann, z.B.
  • Vorgang
  • Projekt
  • Mitarbeiter
  • Kunden- / Lieferanten- / Hersteller-Adressen
  • Ansprechpartner / Rollen
  • Dokumente (allen voran E-Mails)
  • CAD-Zeichnung (original-Datei, pdf-Datei, komprimierte Datei)
  • Angaben für Webshop
  • technische Spezifikationen, Merkmale
  • Standard-Ersatzteil-Stücklisten, Verknüpfungen zu Aggregate, Arbeitspläne, ...
  • Wartungs- oder prüfrelevante Angaben
  • Handbücher, Prospekte, Sprachversionen, ...
  • u.v.m.

DOCUframe-Verknüfung-Produkt-Adressen-Dokumente-Informationen-Kommunikation

3. Durch den integrierten Werkzeugksaten DOCUcontrol ist das System in allen Bereichen ganz auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassbar.

4. DOCUframe kann noch mehr. Sollten sich also neue Prozesse ergeben, können wir diese gerne ebenfalls mit DOCUframe aufbauen. Meist handelt es sich ja doch um die gleichen Grund-Objekte (z.B. Kunde).

Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Mittwoch, 11. September 2013

Die besten Tipps für proaktive Datendeduplizierung ganz einfach mit DOCUframe

Problemstellung: Ein heißes Thema in der IT ist aktuell die Reduzierung der Datenmenge mit Hilfe von Lösungen zur Datendeduplizierung. Als Geschäftsführer eines mittelständischen Systemhauses halte ich persönlich nichts davon, erst unorganisiert Datenmüll zu fabrizieren, um ihn nachher mit viel Aufwand und hohen Kosten entsorgen zu müssen. Daher zeige ich hier gerne einige lohnenswerte Strategien für proaktive Datendeduplizierung auf. Das Kopieren ist ausdrücklich erlaubt.


Definition lt. Wikipedia: "Deduplizierung, auch Data-Deduplication, Datendeduplizierung (engl. Deduplication), ist in der Informationstechnik ein Prozess, der redundante Daten identifiziert und eliminiert, [...]."

Bei der klassischen Datendeduplizierung darf der Datenmüll erstmal unorganisiert und ungebremst entstehen. Danach werden identische Daten identifiziert, nur ein Element davon bleibt erhalten, die anderen werden vernichtet und erhalten stattdessen einen Verweis auf das erste.
Als Unternehmer habe ich ein Problem mit dieser Vorgehensweise: Erst wird unorganisiert gearbeitet und dabei viel Datenmüll verursacht, danach braucht man eine Software, die den unnötig entstandenen Datenmüll dann wieder dedupliziert. Wäre es da nicht sinnvoller, gleich organisiert zu arbeiten und erst gar keinen Datenmüll zu verursachen?

Wie kann Ihnen die Organisation Ihrer Geschäftsprozesse mit einem intelligenten DokumentenManagementSystem wie z.B. DOCUframe helfen, Datenmüll erst gar nicht entstehen zu lassen? Wir sprechen hier von "proaktiver Datendeduplizierung".

  1. Adress- und Ansprechpartnermanagement: Alle Mitarbeiter arbeiten auf derselben Datenbank. Adressen (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, etc.) und Ansprechpartner werden in dieser Datenbank 1x als Objekt angelegt und gemeinsam genutzt. Dazu werden dann die Informationen und Dokumente verknüpft. -> Müll-Ersparnis: Keine Adressdubletten
  2. Dokumentenmanagement: Jede Information und jedes Dokument ist ebenfalls nur 1x in der Datenbank vorhanden und wird mittels Workflow oder manuell per Button "an Benutzer senden" dem zuständigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit in dessen Postfach verknüpft. -> Müll-Ersparnis: Keine Dubletten, Kopien, oder Schatten von Infromationen und Dokumenten
  3. Keine internen E-Mails sondern echtes Dokumentenmanagement: Im Unternehmen untersagt eine Zero Mail Policy jeglichen Versand interner E-Mails. Stattdessen werden Dokumente manuell per Button "an Benutzer senden" dem zuständigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit in dessen Postfach verknüpft. -> Müll-Ersparnis: Keine internen E-Mails
Zero Mail Policy statt Weiterleitung per internen Mails

  1. Eingehende E-Mails für mehrere Mitarbeiter nur 1x archiviert: Von mehreren identischen eingehenden E-Mails, die für verschiedene Mitarbeiter bestimmt sind, wird nur 1 archiviert. Alle anderen werden vernichtet und eine Verknüpfung zur archivierten E-Mail gesetzt. -> Müll-Ersparnis: Keine E-Mail-Dubletten
  2. Serienmails/Serienbriefe/Serienfaxe: Wird z.B. ein Newsletter per Serienmail-Funktion an 1.000 Empfänger versendet, wird die E-Mail-Vorlage zu Adresse und Ansprechpartner zugeordnet. Die versendeten Dokumente werden nach dem Versand automatisch vernichtet. -> Müll-Ersparnis in diesem Beispiel: 999 E-Mails (mit evtl. je 5 MB PDF-Anhang).
Zusammenfassung: Die Informations-, Dokumenten- und vor allem die E-Mail-Flut bedroht unsere Unternehmen existentiell. Lassen Sie sich keine unnötigen Dinge wie Datendeduplizierungs-Software aufschwatzen. Agieren Sie logisch und organisieren Sie proaktiv. Holen Sie sich Unterstützung und Ideen von externen Beratern wie yourIT.

Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne. Jetzt staatlich gefördert.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele


Sonntag, 8. September 2013

Jetzt ESF-Fördermittel für unsere EDV/Organisations-Beratung nutzen

Ab sofort werden unsere Beratungsangebote für Datenschutz, IT-Sicherheit und Organisation durch den Europäischen Sozialfonds (ESF) gefördert.


Ein Unternehmen zu führen kann ganz schön anstrengend sein: Datenschutz, IT-Sicherheit, Organisation, EDV, neue Technologien oder Innovation – als Unternehmer müssen Sie sich mit vielen Themen vertraut machen. Wer dabei nur auf „learning by doing“ setzt, zahlt nicht selten hohes Lehrgeld. Schlimmer noch: Informationsdefizite sind die zweithäufigste Ursache für das Aus von Unternehmen.

Wir bieten Ihnen Unterstützung durch unsere Beratungsleistung an. Unser Ziel ist es, die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu erhalten.

BAFA-ESF-Beraterprofil-Thomas-Ströbele-yourIT

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) betreut im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi) die Förderung von Unternehmensberatungen für kleine und mittlere Unternehme sowie Freie Berufe. Mit dieser Beratungsförderung können Unternehmen sowie Angehörige der Freien Berufe, die seit mindestens einem Jahr am Markt tätig sind einen Zuschuss zu den Kosten erhalten, die ihnen durch die Inanspruchnahme einer Beratung entstehen.

Der Berater Thomas Ströbele ist zugelassener Berater beim BAFA

Seit 2005 wird das Förderprogramm neben den Mitteln aus dem Bundeshaushalt auch aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) der Europäischen Union mitfinanziert. Thomas Ströbele von yourIT consulting ist zugelassener Berater beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, kurz BAFA genannt.

Was wird gefördert?

Gefördert werden unsere Beratungsleistungen zu
  • Datenschutz,
  • IT-Sicherheit,
  • Organisation,
  • EDV,
  • Technologie und
  • Innovation.

Wer ist antragsberechtigt?

Es gibt einige wenige Voraussetzungen für den Erhalt der Förderung. In der Regel sind Sie als unser Beratungskunde antragsberechtigt, wenn Ihr Unternehmen
  • seit mindestens einem Jahr am Markt besteht und
  • weniger als 250 Personen beschäftigt und
  • einen Jahresumsatz von nicht mehr als 50 Millionen Euro oder eine Jahresbilanzsumme von nicht mehr als 43 Millionen Euro hat.
Mitarbeiteranzahl und Jahresumsatz bzw. Bilanzsumme dürfen zusammen mit Partner- oder verbundenen Unternehmen nicht überschritten werden.
Sprechen Sie mit mir darüber.

Höhe der Förderung?

Wenn Ihr Unternehmen die oben genannten Kriterien einhält, erhalten Sie als unser Beratungkunde Zuschüsse zu den fakturierten Beratungskosten. Der Höchstzuschuß beträgt 50% der angefallenen Beratungskosten, maximal 1.500.- Euro (alte Bundesländer inklusive Berlin)  oder 75% maximal 1.500.- Euro in den neuen Bundesländern inklusive des Regierungsbezirks Lüneburg.

yourIT consulting hat keinen Einfluss auf die Entscheidung durch die jeweiligen Förderstellen und kann daher keine Garantie für die Gewährung von Zuschüssen und Fördermitteln geben. Wir werden Sie jedoch in allen Punkten der Beantragung nach bestem Wissen und Gewissen unterstützen.

Wiederholungstäter willkommen!

Innerhalb der Geltungsdauer der Richtlinien (bis 31.12.2016) kann Ihr Unternehmen auch Zuschüsse für mehrere Beratungen erhalten. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Beratungen sich inhaltlich voneinander unterscheiden.

Thomas Ströbele
yourIT - Ihr IT-Dienstleister und Beratungshaus in Hechingen

Thomas Ströbele

Beispiele für geförderte Beratungen durch yourIT


BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT


Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.

Signet Innovationspreis-IT für yourIT-Beratungspakete

Kostprobe für meine Beratungsqualitäten gefällig?

Lesen Sie jetzt meine Ausarbeitung zum Thema E-Billing - elektronische Rechnungsstellung. Hier geht´s zum kostenlosen Download.

Montag, 2. September 2013

XING Themen nach Beta-Phase beendet - Schade für unser Thema Zero Mail Policy

XING meldet heute in einer kurzen E-Mail, dass der Entschluss gefasst wurde, XING Themen nach der Beta-Phase zu beenden und diese Funktion nicht mehr anzubieten.Für fleißige Nutzer der Funktion XING Themen ist dies sehr schade, da die Themen-Beiträge in Google gut gelistet wurden.


Hier eine Übersicht der erfolgreichsten Themen von yourIT:

Erfolgreichste XING Themen von yourIT

Unser erfolgreichster Beitrag war der Erfahrungsbericht "10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT" mit 226 Besuchern, 3 Kommentaren, 3 x Interessant und 2 Empfehlungen.

Bei Google sieht die Suchanfrage zu "Zero Mail Policy" aktuell so aus:

Google Suchanfrage "Zero Mail Policy" mit Ergebnissen von yourIT


Ganz oben dominiert also das XING-Thema, erst darunter kommen unsere Posts auf docuframe.blogspot.com.


Die Löschung der bisherigen Themen erfolgt durch XING ganz kurzfristig bereits am 16.09.2013. Die Autoren wurden dazu aufgefordert, sich bis dahin ihre Beiträge selbst zu sichern. Vorausschauend haben wir von yourIT unsere eigenen Beiträge immer gleich als Dublette auf dem DOCUframe-Blog hinterlegt:

Erfahrungsbericht - 10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT

Zero Mail Policy - 13% mehr Business-E-Mails pro Jahr

Groupware: Effiziente Teamarbeit durch geeignete Softwareunterstützung

(letzteres entspricht dem Thema DOCUframe und das 3K-Modell aus Kommunikation, Kooperation und Kommunikation).

Ich bin gespannt, wie sich die Schließung der XING Themen auf unser Google Ranking auswirken wird. Nun werden wir eben unsere eigenen Blogs weiter forcieren (siehe docuframe.blogspot.com, mydatenschutz.blogspot.com, schwabissimo.blogspot.com und ganz neu simplify.yourIT.de).

Zum Schluss bleibt irgendwo die Hoffnung, dass die Verantwortlichen bei XING doch noch erkennen, dass viele potentielle Nutzer die XING Themen eventuell nur deshalb nicht so stark genutzt haben, weil sich diese eben in der Beta-Phase befunden haben und genau die nun angekündigte Beendigung des Angebots befürchtet wurde.

Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Donnerstag, 29. August 2013

Ja zur E-Mail-Archivierung - aber nie im isolierten E-Mail-Archiv

Seit Anfang 2007 sind E-Mails in Unternehmen offiziell Geschäftsbriefe. Gesetzliche Vorgaben verpflichten Unternehmen in Deutschland dazu, E-Mails und andere Geschäftsbriefe über viele Jahre hinweg revisionssicher (vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar) zu archivieren.


Erst vergangene Woche kam wieder ein Kunde auf mich zu, dem seine beiden bestehenden IT-Dienstleister zwei unterschiedliche isolierte E-Mail-Archive angeboten hatten - in diesem Fall waren es MailStore und Reddoxx. Er wollte von mir wissen, welches der beiden Systeme ich ihm empfehlen würde. Meine Antwort: Grundsätzlich bin ich für E-Mail-Archivierung. Ich würde aber keinem Unternehmen ein isoliertes E-Mail-Archiv empfehlen.


Vorteile/Nutzen der E-Mail-Archivierung

Zuerst will ich hier kurz die Vorteile und den Nutzen einer E-Mail-Archivierung benennen.

Vermeidung rechtliche Nachteile

Die in vielen Unternehmen praktizierte wissentliche Verletzung der gesetzlichen Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen und nicht selten auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.


Wirtschaftliche Vorteile

  • Schutz vor Datenverlust: Schluss mit fehlenden E-Mails durch defekte PST-Dateien oder durch absichtliche oder unabsichtliche Löschung durch Mitarbeiter.
  • IT-Kosten reduzieren: E-Mail-Archivierung hilft gegen überlastete Server, steigende Storage-Kosten sowie aufwändige Backup- und Restore-Prozesse. Finanzielle Risiken durch Datenverlust und rechtliche Konflikte mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Behörden, etc. werden minimiert.
  • Produktivitätssteigerung durch schnelles Suchen und Finden über alle E-Mails im Unternehmen

Technische Vorteile

  • Kontrolle über alle E-Mails im Unternehmen
  • E-Mail-Server entlasten
  • Speicherbedarf reduzieren
  • Backup- und Restore-Prozesse vereinfachen
  • Verteilte E-Mails zusammenführen
  • Postfach-Begrenzungen abschaffen
  • Ständige Verfügbarkeit aller E-Mails im Unternehmen, auch im Falle eines Ausfalls des E-Mail-Servers.
Die genannten Vorteile sollten jeden Unternehmer und IT-Verantwortlichen überzeugen, sofort eine E-Mail-Archivierung im Unternehmen einzuführen. Allein über das schnellere Suchen und Finden amortisieren sich die Investitionskosten für Lizenzen und Einführung in der Regel in 6-12 Monaten.

Aber wenn Sie das Thema schon angehen, es gibt auch...


Kritik an isolierter E-Mail-Archivierung

Vgl. hierzu Wikipedia"Die isolierte Archivierung von E-Mails stellt für Unternehmen [...] ein Risiko dar, da E-Mails in einen Sachzusammenhang mit anderen elektronischen Dokumenten gebracht werden müssen. Information muss entsprechend Inhalt, Nutzung und Rechtscharakter archiviert werden und nicht in Abhängigkeit von der Form. Es setzt sich daher der Ansatz des E-Mail-Managements durch, der E-Mails an elektronische Archivsysteme übergibt, die auch andere elektronische Dokumente, gescannte Faksimiles und Datensätze unter einem gemeinsamen Index verwalten. So können E-Mails als Bestandteil von elektronischen Akten visualisiert werden, die die Vollständigkeit und den Kontext aller zusammengehörigen Informationen berücksichtigen."

"isoliert" bedeutet hier, dass die E-Mails getrennt von anderen Dokumentenarten wie Fax, Brief, aufbewahrt werden. Für mich und alle anderen in Projekten und anderen elektronischen Akten denkenden und ablegenden Menschen ist eine getrennte Aufbewahrung von E-Mails einfach nur unlogisch. Für alle die es bisher nicht verstanden haben: In einem isolierten E-Mail-Archiv können eben nur E-Mails aufbewahrt werden und keine anderen Dokumente.
Dokumenten-Arten in DOCUframe

Stellen Sie sich bitte vor, Sie (oder Ihr Mitarbeiter) möchten sich schnell ein Bild über alle Dokumente zu einem bestimmten Projekt oder Vorgang machen. Wollen Sie es sich und Ihren Mitarbeitern wirklich zumuten, die zum Projekt gehörenden E-Mails im E-Mail-Archiv zu suchen, während alle anderen Informationen in der Projektakte zusammengefasst sind?



DOCUframe-Projektakte-verschiedene-Dokumentenarten


Alle rechtlichen, wirtschaftlichen und technischen Vorteile lassen sich multiplizieren, wenn Sie statt einer isolierten E-Mail-Archivierung eine komplette Archivierungslösung für alle Arten von Dokumenten einführen. Die etwas höheren Investitionskosten amortisieren sich trotzdem innerhalb weniger Monate. Wenn Sie also verstanden haben, dass sich E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen rechnet, dann werden Sie erst recht verstehen, dass sich die umfassende Archivierung aller Dokumente im Unternehmen rechnen wird.

Als informierter Unternehmer oder IT-Entscheider sollten Sie nun erkannt haben, dass die Einführung eines isolierten E-Mail-Archivs in Ihrem Unternehmen definitiv zu kurzsichtig wäre. Ein isoliertes E-Mail-Archiv wird nie zu einer kompletten Archivierungslösung ausgebaut werden können. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter aber erstmal gewohnt sind, mit einem E-Mail-Archiv zu arbeiten, werden Sie ganz schnell dessen Grenzen erkennen und sich fragen, weshalb nur E-Mails archiviert werden und eben keine anderen Dokumente. Können Sie sich den Aufwand vorstellen, den die Ablösung eines als "Schnellschuss" eingeführten isolierten E-Mail-Archivs auf eine komplette Dokumenten-Archivierungslösung verursachen wird? Für mein Verständnis führt dies die isolierte E-Mail-Archivierung ad absurdum.

Denken Sie bitte langfristig und entscheiden Sie sich von Anfang an für die Archivierung aller Dokumente und Informationen in Ihrem Unternehmen in einem einzigen Archivsystem. Kombiniert mit den zusätzlichen Vorteilen eines Dokumentenmanagement-Systems wie DOCUframe werden Sie und Ihre Mitarbeiter mittel- und langfristig damit sicher zufriedener sein.

Fordern Sie uns! Wir kümmern uns gerne um Ihr Archivierungs- und Dokumentenmanagement.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Link: Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.

Rechnungseingangsworkflow in DOCUframe

Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat wichtige Vereinfachungen im Bezug auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen für Unternehmen gebracht. Im Wesentlichen lauten diese Vorteile: Steuerliche Gleichbehandlung von Papier- und elektronischer Rechnung, elektronische Signatur oder andere Verfahren, Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit, Innerbetriebliches Kontrollverfahren muss schriftlich dokumentiert sein, Elektronische Rechnung muss elektronisch archiviert werden (10 Jahre), Konkludente Zustimmung möglich.


Auf Kundenanfrage haben wir von yourIT bereits Ende 2010 innerhalb kürzester Entwicklungszeit einen komplexen Rechnungseingangsworkflow (auch Eingangsrechnungsworkflow oder Rechnungsworkflow) mit einem mehrstufigen Freigabeprozess auf Basis von DOCUframe entwickelt. Wichtig für uns dabei war, dass dieser Rechnungsworkflow an beliebige ERP-Systeme angebunden werden kann, z.B. SAP, Navision, Infor, Proalpha, Abas, ...)

Rechnungseingangsworkflow-in-DOCUframe-mit-Buchungsfahne

 

Ihr Nutzen durch den Einsatz des DOCUframe-Rechnungsworkflows:

  • Basis-Nutzen:
    • schneller
    • zuverlässiger
    • transparenter
    • rechtssicher
  • Prozess-Nutzen:
    • kürzere Durchlaufzeiten
    • schnellere Informationsgewinnung
    • strukturierte Arbeitsabläufe
  • Unternehmens-Nutzen:
    • Einhaltung der Skontofristen
    • Vorteile im Wettbewerb
    • gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
    • Kostenersparnis
    • Kundenbindung

 

Die Prozesschritte beim Rechnungseingang:


Nicht alle Prozesschritte beim Rechnungseingangsworkflow sind bedingungslos lohnenswert. Ab nur wenigen Eingangsrechnungen sollten Sie durchführen:
  • Scannen
  • Erfassung Finanzbuchhaltung
  • Prüfung
  • Endkontrolle Finanzbuchhaltung
  • Freigabe
  • Archivierung der Eingangsrechnung
Lohnenswerte Prozesschritte im Rechnungseingangsworkflow

Erst ab einer Anzahl von Eingangsrechnungen von mehr als 50.000 pro Jahr lohnen sich in der Regel folgende weitere Prozesschritte:
  • Vorverarbeitung
  • Texterkennung
  • Klassifizierung
  • Datenextraktion
Erfahrungsgemäß machen die meisten Unternehmen mit weniger als 50.000 Eingangsrechnungen den Fehler, zu viele Prozesschritte bei der Einführung eines Rechnungseingangsworkflows zu wollen. Irgendwann im Projekt stellen sie fest, dass sich das Projekt so nicht rechnen wird - und dann entscheiden Sie sich, erstmal gar nichts einzuführen. Dabei wäre es nur logisch, sofort die Projekt-Anforderungen auf die zuerst genannten Prozesschritte zu reduzieren und erstmal diese einzuführen.

Weshalb die moderne elektronische Rechnung die klassische Papierrechnung ersetzen wird


Folgende Vorteile bietet der Empfang elektronischer Rechnungen dem Rechnungsempfänger:
  • Scannen (OCR) entfällt
  • Sofortige elektronische Archivierung
  • Volltextsuche möglich
  • Einfache unternehmensweite Distribution möglich
  • Wenn Daten mitgeliefert werden, können diese automatisch an das ERP-System weitergegeben werden.
  • Verfahrensdokumentation
  • Innerbetriebliches Kontrollverfahren
  • Die Ersparnis für den Rechnungsempfänger beträgt etwa 10 EUR je Eingangsrechnung.

Das sollten Sie nutzen: Versenden Sie ab sofort nur noch elektronische Rechnungen (siehe hierzu http://www.E-Billing.de) und fordern Sie zusätzlich Ihre Lieferanten dazu auf, Ihnen ab sofort nur noch elektronische Rechnungen auszustellen. Wir unterstützen Sie sehr gerne dabei.

Handlungsempfehlung:

Der Rechnungseingangs-Workflow ist ab sofort als yourIT-Modul für DOCUframe bei uns erhältlich und kann bei Bedarf einfach an Kundenanforderungen angepasst werden. Anfragen bitte über unser Kontaktformular. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele
Erfahrungen & Bewertungen zu yourIT GmbH