Samstag, 8. März 2014

Lizenzmanagement - Software Assets und Verträge im Griff

Vorträge von Rechtsanwälten, in der Presse, im Fernsehen - Alle Welt spricht aktuell vom Lizenzmanagement. Doch was ist Lizenzmanagement eigentlich und wie kommen Sie da schnellstmöglich hin.


Lizenzmanagement ist erst einmal nichts anderes als Asset Management - nur eben für Software-Lizenzen. 

Welche Aufgaben sind beim Lizenzmanagement zu erledigen?
  • Zusammenfassung aller im Unternehmen vorhandener Lizenzen, Rechner, Konfigurationen sowie Kosten und Auslastung.
  • Überblick über die derzeitige Nutzung und Verfügbarkeit.
  • Vertrags-, Support und Garantie-Informationen.
  • Vergabe und Vererbung von Nutzungsrechten.
  • Verwaltung von Produktschlüsseln.
  • Beliebige Definition von Lizenzarten und Rechten.
  • Zeitplanungen und aktive Information an betroffene Mitarbeiter bei Updates oder Roll-Outs.
  • Aktives Erinnerungs- und Eskalationsmanagement über Fristen, Erreichung von Schwellenwerten (KPI), Eskalationen, Verpflichtungen und Vorgängen.
  • Planung von Investitionen und Updatemöglichkeiten.
  • Zusammenfassung mehrerer Versionen und Patches.
  • Kostenrechnung mit Aufteilung auf Kostenstellen.
  • Automatisierte Lizenzrücknahme, z.B. bei Personalaustritt.
  • Es werden alle Eingangskanäle, z.B. Telefon, Fax, bugbuster, E-Mail, Webseite, etc. für Help-Desk Anfragen unterstützt.
  • Weltweiter Einsatz möglich durch Unterstützung aller ISO Sprachen sowie Mandantenfähigkeit.
  • Es lassen sich Kataloge von Drittanbietern, z.B. Microsoft oder IBM integrieren.
  • Anbindung von Inventory Systemen und Filterung von Informationen.
  • Unterstützung der revisionssicheren Archivierung aller Daten inkl. Barcode und PDF/A Unterstützung.
  • Individuelle Reports über Serviceintervalle oder Problembereiche.
  • Modulares System, wobei z.B. Angebotsmanagement, Arbeitsmittelvergabe, Vertragsmanagement, etc. einfach erweitert werden können.
Weshalb stellt ein Prozessmanagement-Tool wie DOCUframe oder BPM inspire hier eine optimale Ergänzung Ihrer bisherigen Umgebung dar?

Die Aufgabe ist es, mehrere Objekte wie Lizenzen, Adressen, Mitarbeiter, Dokumente, Vorgänge, Tickets, Mitarbeiterakten, ... temporär miteinander zu verknüpfen und automatisiert zu kontrollieren bzw. ggfs. wieder automatisiert zu trennen. Genau dies können Prozessmanagement-Tools wie DOCUframe oder BPM inspire besonders gut. In den meisten Unternehmen fehlen diese Tools - deshalb kommen an solchen Stellen sehr häufig Excel-Tabellen und Access-Datenbanken zum Einsatz. Das birgt Fehlerpotential und muss nicht sein.

Baustelle: Dieser Post wird noch vervollständigt.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Freitag, 7. Februar 2014

DMS lohnen sich auch ohne Cloud-Lösungen

Derzeit plant ein Großteil der deutschen mitelständischen und großen Unternehmen, in Dokumenten-Management-Systeme (DMS) oder Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme zu investieren. Diese steigern nachweislich die Effizienz der betrieblichen Abläufe. Allerdings sind nur wenige Firmen auch dazu bereit, ihre Dokumente und Daten in die Cloud zu transferieren. Woran liegt diese Diskrepanz?


Großes Marktpotential für Dokumentenmanagement-Software


Derzeit nutzt etwa die Hälfte der deutschen Mittelstandsunternehmen spezielle Software zum Dokumenten- und Enterprise-Content-Management. Leicht zu implementierende Lösungen führten in den letzten Jahren dazu, dass nicht mehr nur Großunternehmen auf effiziente Managementsoftware zugriffen. Für ein DMS sprechen in erster Linie Verbesserungen in den Bereichen Archivierung und Workflow. Neben dem praktischen Versionsmanagement von gemeinsam bearbeiteten Dokumenten bieten diese Softwarelösungen auch Schutz für sensible Geschäftsdaten. Durch DMS werden die elektronische Archivierung und das Vorgangsmanagement effizient automatisiert.

Auslagerung von Daten - innovativ aber unbeliebt


Weniger nachgefragt werden im Moment die Cloud-Lösungen. Die Idee, Firmendaten und -dokumente online zu stellen, stößt bei den Verantwortlichen derzeit auf Skepsis. Der größte Vorteil solcher dezentraler Lösungen liegt sicherlich im standortunabhängigen Zugriff auf Arbeitsdokumente. Dieser ist nicht nur für Mitarbeiter im Home-Office nützlich, sondern verhilft allen Angestellten zu einem flexibleren Zugang zu den Firmendokumenten. Viele Cloudlösungen sind browserunabhängig und auch über mobile Endgeräte zu erreichen. Es überwiegen bei den meisten Managern und Entscheidern dennoch die Bedenken zur Sicherheit der Daten. Die Gründe dafür liegen sicherlich zum Teil in den jüngsten Enthüllungen über internationale Geheimdiensttätigkeiten. Der Zugriff auf die vom System verwalteten Dokumente über normale Webbrowser erscheint den Menschen in den Leitungsetagen vieler Firmen noch als zu unsicher.

Einsatz von DMS hat Vorteile


Mittelständische und große Unternehmen fragen aus guten Gründen Dokument-Management-Lösungen weiterhin stark nach. Die Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems habe ich Ihnen in einem anderen Blogbeitrag bereits zusammengestellt. Unsere Experten von yourIT beraten Sie gern dabei, wie Sie die Vorteile eines DMS auf sichere Art nutzen.

Tipp für mittelständische Unternehmen: Nutzen Sie jetzt die Ihnen zustehenden staatliche Fördermittel aus dem Europäischen Sozialfonds (ESF) und lassen Sie sich von uns beraten. So erhalten Sie 4 Beratertage zum Preis von 2 - ohne Risiko zum Fixpreis. Achtung: Diese Fördermittel laufen Ende 2014 aus. 

Weitere Infos zu diesem und unseren anderen staatlich geförderten Beratungspaketen haben wir für Sie zusammengestellt unter http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete.

yourIT Beratungskonzept Kern-Prozessanalyse - staatlich gefördert


Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Mittwoch, 22. Januar 2014

DATAframe Enterprise - Das Unternehmen mit Zahlen führen

Die Schwesterlösung zu DOCUframe®: DATAframe® ist die flexible Lösung für Auswertungen, Statistiken sowie Daten- und Kennzahlenanalyse. Die Datenbasis für das Arbeiten mit DATAframe® liefert das integrierte Data Warehouse auf der Grundlage einer effizienten, objektorientierten Datenbank. Die darin gesammelten Daten bilden wiederum die Basis für sämtliche statistische Auswertungen.


Durch die Unterteilung von Geschäftsdaten in verschiedene Kriterien, Kombination von Perioden, Verkaufsregion und/oder Produkten können Sie aus Ihren Daten Reports und Statistiken zusammenstellen. Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Auswertungsdarstellungen, um für Ihr Unternehmen die aussagekräftigsten Informationen zu gewinnen. Dazu werden Methoden eingesetzt, die von einfachen Berechnungen bis hin zu grafisch aufbereiteten Übersichten verschiedenster Kennzahlen reichen.



DATAframe® bietet Ihnen zusätzlich weitere gezielte Analyseformen. Diese können vom Anwender frei definiert werden. Mit der integrierten Ampelfunktion werden Schwellenwerte bei Über- oder Unterschreitung auf einen Blick sichtbar - alles im grünen Bereich oder Alarmstufe Rot?

Mit DATAframe® erstellte Berichte können über Schnittstellen in Excel und PowerPoint exportiert und weiterbearbeitet werden.

Mit DATAframe® stellen wir Ihnen eine Lösung zur Verfügung, die Ihnen hilft, die Leistungsstärke Ihres Unternehmens zu überwachen, zu messen und zu steigern.

Die Business Intelligence-Funktionen im Überblick:

  • Data Warehouse - die unternehmensweite zentrale Datensammlung
  • Kennzahlendefinition - zur Definition der unternehmerischen Erfolgsfaktoren
  • Datenanalyse - für schnelle und sichere Entscheidungen
  • Berichte/Reports - als strategische und operative Unterstützung
  • Statistiken - präzise, detailliert und zeitnah
  • Visualisierung/Diagramme - zur anschaulichen Darstellung
  • Export in Excel, HTML und PDF - zur Weiterbearbeitung der Daten
  • Einfache Anbindung an die CRM-, DMS-, ERP- und FIBU-Systeme von GSD
  • Einfache Daten-Anbindung aus weiteren Datenquellen

Die universell erweiterbare Enterprise-Variante ermöglicht Ihnen, aufbauend auf dem Umfang von DATAframe® Business, die maximale Freiheit aus einer umfassenden Lösung für Ihre Controlling-Aufgaben plus die Option, alle verfügbaren Module der GSD und ihrer Partner nutzen zu können.

Hinzu kommt die Möglichkeit, dass Sie selbst oder Ihr betreuender GSD-Partner umfangreiche Anpassungen und Erweiterungen am System und den Zusatzmodulen vornehmen können, um Ihre Auswertungen bestmöglich maßzuschneidern. Diese Anpassungen erfolgen in der integrierten mächtigen Makrosprache DOCUcontrol® und bleiben bei jedem Update erhalten, d.h. sie sind durchgängig releasefähig.

DATAframe® Direct ermöglicht die Anzeige der Standard-Reports, die andere GSD-Anwendungen bzw. -Module mitbringen. Der Aufruf dieser Standard-Reports erfolgt direkt aus der Anwendung und die Darstellung erfolgt in einem dort integrierten Dialog. Diese Variante beinhaltet keinen unmittelbaren Anwender-Zugriff auf die DATAframe®-Datenbank.


Funktionsumfang

Allgemein:
  • Unbegrenzte Max. Anzahl Benutzerlizenzen (Concurrent User)
  • Zentrale Data Warehouse Datenbank
  • Benutzerverwaltung
  • Mandantenverwaltung
  • Zugriffsrechte und Objektsicherheiten ändern
Auswertungen:
  • Anzeige Diagramme + Grafiken
  • Verschiedene Diagrammtypen
  • Drill-Down/Roll-up
  • Ampelfunktionalität
  • Abweichendes Geschäftsjahr
  • Publishing (Berichte versenden)
Schnittstellen:
  • Zu GSD-Produkten
  • Zu Fremdsoftware
  • Importformate GSD, CSV, TXT, XML…
  • Exportformate (GSD-XLS, PDF, List&Label-Druck..)
GSD-Module:
  • DATAframe® Viewer
  • Plandatenimport(-export) 1)
  • FIBU-Basismodul 1)
  • Kennzahlen 1) 2)
  • Vollkostenrechnung 1) 2)
  • Konsolidierung 1) 2)
  • DOCUframe® Warenwirtschaft 3) 4)
  • DOCUframe® Vertriebsvorgang 3) 4)
  • DOCUframe® Projektmanagement 3) 4)
  • DOCUframe® Kampagnenmanagement 3) 4)
  • DOCUframe® Vorgangsauswertung 3) 4)
  • Mobiler Zugriff
Partner-Module:
  • Mit Datenstruktur-Änderungen
  • Ohne Datenstruktur-Änderungen
  • Datenbasis:
  • Basisklassen ändern
  • Basisklassen hinzufügen
  • Cubes (Statistiken) ändern
  • Cubes (Statistiken) hinzufügen
Reporting:
  • Standardberichte hinzufügen
  • Abfragebericht / (Abfragen) hinzufügen
  • Berichte hinzufügen
  • Chartdesigner-Diagramme hinzufügen
Anpassungen:
  • Dialoge ändern
  • Dialoge hinzufügen
  • Makros ändern
  • Makros hinzufügen


Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Sonntag, 3. November 2013

Willkommen beim yourIT Helpdesk - you're next

Seit 2003 bieten wir unseren Kunden professionellen Support bei Fragen zu Hard- und Software. Dazu nutzen wir ein Helpdesk-System auf Basis von DOCUframe. Für jede Meldung wird ein Ticket angelegt, das je nach Priorität abgearbeitet wird. Da die Vorgehensweise teilweise Fragen aufwirft, hier eine kurze Erklärung der Vorteile.


Was ist ein "Helpdesk" und wie funktioniert er?


Der Begriff Helpdesk (auch Help-Desk oder User-Help-Desk) beschreibt einen Informationsdienst, der den Kunden-Support im Bereich Soft- und Hardware sicherstellen soll. Der Kundensupport wird dabei mit Hilfe von eines Problem-Ortungssystems (Issue Tracking System) organisiert. Diese Form von Software zur  Fallbearbeitung hilft uns, den Überblick über die vielen eingegangenen und zu bearbeitenden Kundenanfragen zu behalten.

Beim Eingang einer Kundenanfrage per E-Mail, Telefon, Fax oder Webformular wird in DOCUframe ein so genanntes “Ticket” erstellt und eine eindeutige Ticketnummer vergeben. Der Eingang der Anfrage und die Ticketnummer wird daraufhin dem Kunden per E-Mail bestätigt.

Bei yourIT wird die von Ihnen als Kunde geschilderte Problematik klassifiziert, priorisiert, an die Mitarbeiter des Helpdesk weiter geleitet und schließlich von einem Helpdesk-Mitarbeiter herausgegriffen und bearbeitet.

Die Kommunikation mit Ihnen als Kunde erfolgt auf verschiedenen Wegen. Am häufigsten kommt dabei eine Kombination von Fernwartung und Telefon zum Einsatz. Das bedeutet, dass der Techniker während des Gesprächs eine spezielle Form eines Netmeeting einleitet, in welchem er mit Zustimmung des Kunden Kontrolle über den schadhaften Computer oder Server erlangt; durch Fernsteuerung kann er so das Problem meist direkt lösen. Unnötige und teure Fahrten zum Kunden werden damit häufig unnötig.

yourIT - you're next

Welche Vorteile bringt der yourIT-Helpdesk für Sie als Kunde?


Ein essentieller Bestandteil der Funktionsweise unseres Helpdesks ist dabei unsere umfangreiche Wissensdatenbank - basierend auf DOCUframe. DOCUframe bietet umfangreiche und komfortable Suchfunktionen, mit deren Hilfe der Helpdesk-Mitarbeiter bereits bekannte Probleme schnell finden und lösen kann.

Damit wir dies gewährleistet können, müssen unsere Mitarbeiter am Helpdesk ständig geschult werden und unsere DOCUframe-Datenbank stets auf dem neuesten Stand sein. Nur unter dieser Voraussetzungen ist unser Helpdesk in der Lage, Ihnen als unserem Kunden den gewohnt zufrieden stellenden Service zu bieten.

Übrigens: Die Prozesse unseres Helpdesk sind vergleichbar mit den Anforderungen eines Beschwerde- und Reklamationsmanagements. Kein Wunder, dass viele unserer Kunden DOCUframe bereits als Lösung ihr Beschwerde- und Reklamationsmanagement einsetzen.

ESF-Förderung für unsere Organisations-Beratung von yourIT

Unternehmerische Entscheidungen auf der Chef-Etage zu treffen, ist das eine. Etwas anderes ist es, diese Entscheidungen im Unternehmen umzusetzen. Viele Unternehmer oder Führungskräfte müssen erleben, dass ihre noch so guten Ideen im Sande verlaufen.


Schuld daran sind häufig Strukturen im Unternehmen, welche die Umsetzung von Entscheidungen eher behindern als fördern: unklare Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche, unzureichende Kommunikation zwischen den Hierarchieebenen, keine Zielvereinbarungen mit Mitarbeitern – und nicht zuletzt Entscheidungsprozesse, die im Ergebnis eher Probleme schaffen als lösen.

Eine mangelhafte Organisation gehört zu den häufigsten Wachstumsschwellen junger Unternehmen, wird aber oft unterschätzt. Die Folge ist: unternehmerische Abläufe geraten ins Stocken, die gewünschten Qualitätsziele werden nicht erreichen, die Wettbewerbsfähigkeit lässt nach.

Organisationskonzepte für Unternehmen kann man nicht „von der Stange“ kaufen. Sie sollten individuell nach Größe, Branche, Kundenkreis, Leistungsangebot und Unternehmenskultur erstellt und begleitet werden. Auch ist hierbei zu beachten, dass weder eine Über- noch eine Unterorganisation eingeführt wird. Grundsätzlich müssen die Konzepte geeignet und erreichbar sein.

Dafür stehen unsere Organisationsspezialisten zur Verfügung, die Unternehmen vor allem zu folgenden Themen beraten:
  • unternehmerische Ausrichtung / Strategie 
  • Prozessoptimierung 
  • Aufbau- und Ablauforganisation 
  • Umstrukturierung 

Unsere Organisationsberatung ist zertifiziert - dadurch erhalten Sie unter bestimmten Voraussetzungen Fördermittel aus dem Europäischen Sozialfonds (ESF). Mehr Infos zu diesem und unseren anderen staatlich geförderten Beratungspaketen für den Mittelstand haben wir für Sie auf unserer Webseite zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu.

Das yourIT Beratungskonzept in 4 Phasen


Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Montag, 7. Oktober 2013

Grund zum Jubeln - yourIT-DOCUframe-Blog erstmals mit mehr als 1.000 Seitenaufrufe im Monat

Immer wieder werden wir von unseren Kunden, Partnern und Systemhaus-Kollegen bestaunt, wie wir es schaffen, neben unserer täglichen Arbeit als Feuerwehr in den Bereichen Datenschutz & IT-Sicherheit und als Geschäftsprozessoptimierer auch noch Blogs zu schreiben - und dann auch noch gleich mehrere. Die Antwort ist ganz einfach: Weil es uns Spaß macht.


Wir sind überhaupt nicht schreibfaul. Und das wird mittlerweile belohnt: Im September 2013 haben erstmals mehr als 1.000 Besucher unsere Beiträge aufgerufen.

Erstmals mehr als 1.000 Besucher im Monat unserem DOCUframe-Blog
Mittlerweile wurden in unserem DOCUframe-Blog 84 Posts veröffentlicht. Hier die aktuelle Hitliste:
  1. DOCUframe & Datenschutz: Geburtstagsliste und Geburtstagskalender korrekt führen
  2. Erfahrungsbericht - 10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT 
  3. yourIT ist Hauptpreisträger im Mittelstandsprogramm 2012
Hier die Zahlen unserer weiteren Blogs für September 2013:
In Summe wurden unsere Beiträge im September 2013 also 2.374 Mal aufgerufen, also über 100 Mal je Arbeitstag. Wir denken, das kann sich sehen lassen für ein mittelständisches Systemhaus wie yourIT. Trotzdem werden wir die Hände nicht in den Schoß legen und für Sie weiterschreiben.

Haben Sie interessante Themen für uns? Dann her damit. Ich freue mich auf Ihre Anregungen.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

P.S.: Eins gebe ich noch zu bedenken: Stellen Sie sich mal vor, was es für Sie und Ihr Unternehmen bedeuten würde, wenn Ihre IT-Dokumentation, Ihr Betriebshandbuch, etc. so sorgfältig und regelmäßig aktualisiert und erweitert würde wie unsere Blogs. Sie wissen ja: "Wer schreibt, der bleibt!" Ich freue mich auf Ihre Anfragen.

Freitag, 4. Oktober 2013

Bezahlbares Produktdatenmanagement PDM mit DOCUframe

Laut Wikipedia ist Produktdatenmanagement (PDM) "ein Konzept, welches zum Gegenstand hat, produktdefinierende, -repräsentierende, -präsentierende Daten und Dokumente als Ergebnis der Produktentwicklung zu speichern, zu verwalten und in nachgelagerten Phasen des Produktlebenszyklus zur Verfügung zu stellen. Grundlage dieses Wirkens ist ein integriertes Produktmodell. Des Weiteren ist die Unterstützung der Produktentwicklung durch geeignete Methoden auf Basis von Prozessmodellen dem PDM zuzurechnen."


Wie schon so oft, hat mich die Anfrage eines Kunden nach einem PDM-System auf diesen Blog-Beitrag gebracht. Interessanterweise hatte ich erst letzte Woche mit einem DOCUframe-Partner über die besonderen Fähigkeiten von DOCUframe gesprochen, die es ermöglichen, mit diesem System schwierigste Prozesse vollständig abzudecken. Wieso also nicht auch Produktdatenmanagement (PDM)? Hier meine Überlegungen dazu:

Wikipedia führt fort: "Begleitend zum PDM entwickelt sich das Produktinformationsmanagement (PIM), welches auf die Bereitstellung von Produktinformationen für verschiedene Ausgabemedien, besonders im kaufmännischen Umfeld und Vertrieb, spezialisiert ist."

Entstanden sind die verschiedenen am Markt befindlichen PDM-Systeme aus
  • DMS-Systemen (DokumentenManagementSysteme)
  • CAD-Systemen (Computer-aided-design)
  • ERP-Systemen (Enterprise-Resource-Planning)

In der heutigen Arbeitswelt sind die Kommunikations-Möglichkeiten einer Software im Unternehmen und nach extern besonders wichtig. Diese sind bei CAD- und ERP-Systemen eher unterentwickelt.

Ziele zur Einführung eines PDM-Systems sind:
  • Steigerung der Qualität der Produktentwicklung
  • Reduzierung von Zeitbedarf und Kosten der Produktentwicklung
  • Durchgehender Informationsfluss
  • lückenlose Reproduzierbarkeit der Arbeitsstände eines Produkts

Fest steht auf jeden Fall: PDM-Systeme sind und bleiben unternehmensspezifisch.

Nimmt man dies alles zusammen, erscheint DOCUframe als die einzig richtige Plattform für Ihr PDM-System:

-> DOCUframe verarbeitet wie kein anderes System
  • unstrukturierte Daten (Dokumente),
  • strukturierte Daten und,
  • die gesamte interne und externe Kommunikation,
und das in einem einzigen System.

Verarbeitung von Dokumenten, strukturierten Daten und Kommunikation in DOCUframe


-> Die objektorientierte Datenbank von und die Vorgehensweise mit DOCUframe erlaubt die Verknüpfung des Objekts Produkt (Gerät, Maschine, Anlage, Aggregat, Werkzeug, was auch immer) mit allem, was relevant und wieder abrufbar sein kann, z.B.
  • Vorgang
  • Projekt
  • Mitarbeiter
  • Kunden- / Lieferanten- / Hersteller-Adressen
  • Ansprechpartner / Rollen
  • Dokumente (allen voran E-Mails)
  • CAD-Zeichnung (original-Datei, pdf-Datei, komprimierte Datei)
  • Angaben für Webshop
  • technische Spezifikationen, Merkmale
  • Standard-Ersatzteil-Stücklisten, Verknüpfungen zu Aggregate, Arbeitspläne, ...
  • Wartungs- oder prüfrelevante Angaben
  • Handbücher, Prospekte, Sprachversionen, ...
  • u.v.m.

DOCUframe-Verknüfung-Produkt-Adressen-Dokumente-Informationen-Kommunikation

3. Durch den integrierten Werkzeugksaten DOCUcontrol ist das System in allen Bereichen ganz auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassbar.

4. DOCUframe kann noch mehr. Sollten sich also neue Prozesse ergeben, können wir diese gerne ebenfalls mit DOCUframe aufbauen. Meist handelt es sich ja doch um die gleichen Grund-Objekte (z.B. Kunde).

Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele
Erfahrungen & Bewertungen zu yourIT GmbH