Donnerstag, 29. August 2013

Ja zur E-Mail-Archivierung - aber nie im isolierten E-Mail-Archiv

Seit Anfang 2007 sind E-Mails in Unternehmen offiziell Geschäftsbriefe. Gesetzliche Vorgaben verpflichten Unternehmen in Deutschland dazu, E-Mails und andere Geschäftsbriefe über viele Jahre hinweg revisionssicher (vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar) zu archivieren.


Erst vergangene Woche kam wieder ein Kunde auf mich zu, dem seine beiden bestehenden IT-Dienstleister zwei unterschiedliche isolierte E-Mail-Archive angeboten hatten - in diesem Fall waren es MailStore und Reddoxx. Er wollte von mir wissen, welches der beiden Systeme ich ihm empfehlen würde. Meine Antwort: Grundsätzlich bin ich für E-Mail-Archivierung. Ich würde aber keinem Unternehmen ein isoliertes E-Mail-Archiv empfehlen.

Vorteile/Nutzen der E-Mail-Archivierung

Zuerst will ich hier kurz die Vorteile und den Nutzen einer E-Mail-Archivierung benennen.

Vermeidung rechtliche Nachteile

Die in vielen Unternehmen praktizierte wissentliche Verletzung der gesetzlichen Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen und nicht selten auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

Wirtschaftliche Vorteile

  • Schutz vor Datenverlust: Schluss mit fehlenden E-Mails durch defekte PST-Dateien oder durch absichtliche oder unabsichtliche Löschung durch Mitarbeiter.
  • IT-Kosten reduzieren: E-Mail-Archivierung hilft gegen überlastete Server, steigende Storage-Kosten sowie aufwändige Backup- und Restore-Prozesse. Finanzielle Risiken durch Datenverlust und rechtliche Konflikte mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Behörden, etc. werden minimiert.
  • Produktivitätssteigerung durch schnelles Suchen und Finden über alle E-Mails im Unternehmen

Technische Vorteile

  • Kontrolle über alle E-Mails im Unternehmen
  • E-Mail-Server entlasten
  • Speicherbedarf reduzieren
  • Backup- und Restore-Prozesse vereinfachen
  • Verteilte E-Mails zusammenführen
  • Postfach-Begrenzungen abschaffen
  • Ständige Verfügbarkeit aller E-Mails im Unternehmen, auch im Falle eines Ausfalls des E-Mail-Servers.
Die genannten Vorteile sollten jeden Unternehmer und IT-Verantwortlichen überzeugen, sofort eine E-Mail-Archivierung im Unternehmen einzuführen. Allein über das schnellere Suchen und Finden amortisieren sich die Investitionskosten für Lizenzen und Einführung in der Regel in 6-12 Monaten.

Aber wenn Sie das Thema schon angehen, es gibt auch...


Kritik an isolierter E-Mail-Archivierung

Vgl. hierzu Wikipedia"Die isolierte Archivierung von E-Mails stellt für Unternehmen [...] ein Risiko dar, da E-Mails in einen Sachzusammenhang mit anderen elektronischen Dokumenten gebracht werden müssen. Information muss entsprechend Inhalt, Nutzung und Rechtscharakter archiviert werden und nicht in Abhängigkeit von der Form. Es setzt sich daher der Ansatz des E-Mail-Managements durch, der E-Mails an elektronische Archivsysteme übergibt, die auch andere elektronische Dokumente, gescannte Faksimiles und Datensätze unter einem gemeinsamen Index verwalten. So können E-Mails als Bestandteil von elektronischen Akten visualisiert werden, die die Vollständigkeit und den Kontext aller zusammengehörigen Informationen berücksichtigen."

"isoliert" bedeutet hier, dass die E-Mails getrennt von anderen Dokumentenarten wie Fax, Brief, aufbewahrt werden. Für mich und alle anderen in Projekten und anderen elektronischen Akten denkenden und ablegenden Menschen ist eine getrennte Aufbewahrung von E-Mails einfach nur unlogisch. Für alle die es bisher nicht verstanden haben: In einem isolierten E-Mail-Archiv können eben nur E-Mails aufbewahrt werden und keine anderen Dokumente.
Dokumenten-Arten in DOCUframe

Stellen Sie sich bitte vor, Sie (oder Ihr Mitarbeiter) möchten sich schnell ein Bild über alle Dokumente zu einem bestimmten Projekt oder Vorgang machen. Wollen Sie es sich und Ihren Mitarbeitern wirklich zumuten, die zum Projekt gehörenden E-Mails im E-Mail-Archiv zu suchen, während alle anderen Informationen in der Projektakte zusammengefasst sind?



DOCUframe-Projektakte-verschiedene-Dokumentenarten


Alle rechtlichen, wirtschaftlichen und technischen Vorteile lassen sich multiplizieren, wenn Sie statt einer isolierten E-Mail-Archivierung eine komplette Archivierungslösung für alle Arten von Dokumenten einführen. Die etwas höheren Investitionskosten amortisieren sich trotzdem innerhalb weniger Monate. Wenn Sie also verstanden haben, dass sich E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen rechnet, dann werden Sie erst recht verstehen, dass sich die umfassende Archivierung aller Dokumente im Unternehmen rechnen wird.

Als informierter Unternehmer oder IT-Entscheider sollten Sie nun erkannt haben, dass die Einführung eines isolierten E-Mail-Archivs in Ihrem Unternehmen definitiv zu kurzsichtig wäre. Ein isoliertes E-Mail-Archiv wird nie zu einer kompletten Archivierungslösung ausgebaut werden können. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter aber erstmal gewohnt sind, mit einem E-Mail-Archiv zu arbeiten, werden Sie ganz schnell dessen Grenzen erkennen und sich fragen, weshalb nur E-Mails archiviert werden und eben keine anderen Dokumente. Können Sie sich den Aufwand vorstellen, den die Ablösung eines als "Schnellschuss" eingeführten isolierten E-Mail-Archivs auf eine komplette Dokumenten-Archivierungslösung verursachen wird? Für mein Verständnis führt dies die isolierte E-Mail-Archivierung ad absurdum.

Denken Sie bitte langfristig und entscheiden Sie sich von Anfang an für die Archivierung aller Dokumente und Informationen in Ihrem Unternehmen in einem einzigen Archivsystem. Kombiniert mit den zusätzlichen Vorteilen eines Dokumentenmanagement-Systems wie DOCUframe werden Sie und Ihre Mitarbeiter mittel- und langfristig damit sicher zufriedener sein.

Fordern Sie uns! Wir kümmern uns gerne um Ihr Archivierungs- und Dokumentenmanagement.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Link: Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.