Erfahrungen & Bewertungen zu yourIT GmbH yourIT DOCUframe® Blog: 2010

Dienstag, 7. Dezember 2010

Elektronische Bauakte mit DOCUframe (Teil 5)

Eines der wichtigsten Kiterien für eine elektronische Bauakte (auch eBauakte / E-Bauakte) mit DOCUframe ist die gemeinsame Bearbeitung durch verschiedene Mitarbeiter.


Stellen Sie sich vor, Sie betreuen ein Projekt mit einem Kunden XY. Mit im Boot sind ein Bauleiter (vor Ort), ein Statiker, ein Gutachter, die CAD-Abteilung im Haus und der Vertriebler, der den Kontakt zum Kunden hält, ... Natürlich können Sie versuchen, die Kommunikation per E-Mail abzuwickeln. Bei mehr als 5 Beteiligten wird es allerdings sehr schwierig, alle immer auf demselben Wissensstand zu halten.

Über eine elektronische Bauakte, zu der alle beteiligten Personen gleichzeitig Zugang haben, geht das viel leichter. Sie können Termine abstimmen, sich über den aktuellen Stand informieren oder Ideen diskutieren. Sie können Dokumente wie Zeichnungen, PDFs oder Excel-Kalkulationen hinterlegen, sogar Bilder und Videos.

Tipp: Führen Sie jetzt DOCUframe als Basis für Ihre elektronische Bauakte ein und erlassen Sie gleichzeitig für intern eine Zero Mail Policy. DOCUframe vermeidet interne E-Mails vollständig. Das spart viele unnötige Kopien und die Arbeit mit der Versionierung.

Am Ende des Projekts haben Sie so zudem automatisch eine komplette und lückenlose Dokumentation.

Donnerstag, 25. November 2010

Elektronische Bauakte mit DOCUframe (Teil 4)

Welchen Fragen der Benutzer muss sich eine elektronische Bauakte mit DOCUframe also stellen?
  • Wo, wie und von wem wurde eine bestimmte Information abgelegt?
  • Wo ist der Auftrag zu einem Projekt?
  • Wie garantieren wir, dass jeder immer die aktuell gültige Version von Plänen, Statiken, Gutachten, etc. verwendet?
  • Wo hat ein Kollege ein bestimmtes Dokument abgelegt?
  • Wer ist der Statiker/Bauleiter/... eines bestimmten Projekts? Und wie kann ich den jetzt erreichen?
  • Wie kann ich von unterwegs auf eine Bauakte zugreifen, währen intern die Planungsabteilung damit arbeitet?
  • Wie gewährleiste ich eine schnelle und unkomplizierte Reklamationsbearbeitung?
  • Wie mache ich eine sinnvolle Angebots-Nachverfolgung?
  • Wie schaffe ich eine Übersicht über alle abgeschlossenen/aktiven/reklamierten Bauvorhaben?
  • Wie finde ich Informationen auch noch Jahre später auf Knopfdruck?
  • ...
Diese Liste ist nur ein Auszug der Fragen, die unsere Kunden mit der DOCUframe Bauakte erledigen. Jeder kann von überall (Büro, Baustelle, Home-Office) auf jede Information zugreifen, die er gerade benötigt - selbstverständlich nur, wenn er die notwendige Berechtigung dazu hat.

Unsere elektronische Bauakte hilft Ihnen
  • Dokumente wie Akten, Pläne, Zeichnungen, Besprechungsnotizen, Faxe, E-Mails, auf Knopfdruck zu finden statt danach zu suchen,
  • schnell und präzise auf Anfragen zu antworten,
  • Bauvorhaben schneller und genauer zu bearbeiten,
  • die Informations- und Papierflut zu reduzieren und
  • die interne und externe Kommunikation zu verbessern und zu beschleunigen.
Das alles erhöht die Kundenzufriedenheit entscheidend.

Ganz nebenbei spart die elektronische Bauakte (auch eBauakte / E-Bauakte) eine ganze Menge an Verwaltungskosten ein. Mancher unserer Handwerker-Kunden stand zu Projektbeginn tatsächlich vor der Frage, ob er sich einen weiteren Bauleiter für die Verwaltungsaufgaben einstellen soll. Dank DOCUframe war das dann gottseidank nicht notwendig.

Toll finde ich da auch die Aussage des Geschäftsführers unseres Kunden Schwarte Haustechnik (http://www.schwarte-haustechnik.de/) (Praxisbericht siehe unter http://www.yourit.de/docSites/loesungen/projekte/Success_Story_Tobit-Abloesung_bei_Schwarte.html), der sich heute nicht mehr vorstellen kann, wie er sein erfolgreiches Unternehmen ohne die Hilfe seiner elektronischen Bauakte in DOCUframe führen könnte. Dazu muss man wissen, dass Herr Schwarte mit der Einführung von DOCUframe die Softwarelösungen Tobit David V8 und CAS genesisWORLD komplett ersetzt hat. Die Firma Schwarte fing im Jahr 2006 mit 5 Usern DOCUframe an. Heute bearbeitet das stark gewachsene Unternehmen alle Bauvorhaben mit 20 Usern DOCUframe.



Ich wünsche Ihnen für die Zukunft einen sinnvollen Einsatz Ihrer Mitarbeiter-Ressourcen und mindestens genau soviel Erfolg wie ihn unser Kunde Schwarte Haustechnik mit der elektronischen Bauakte in DOCUframe hat.

Beste Grüße aus Hechingen

Thomas Ströbele

News: DOCUframe-Blog live geschaltet

yourIT-Mitarbeiter schreiben künftig alle News zu DOCUframe als Post unter http://docuframe.blogspot.com



 
Als erfahrene DOCUframe-Profis posten wir gerne künftig für Sie auf unserem neuen DOCUframe-Blog. Sie erfahren dort alles wichtige zu Technik und Organisation mit DOCUframe.

Den Blog finden Sie hier: http://docuframe.blogspot.com

Wir haben bereits angefangen mit den aktuellen Themen elektronische Bauakte und Rechnungseingangsworkflow.

Wir sehen uns dort.

(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

Mittwoch, 24. November 2010

Elektronische Bauakte mit DOCUframe (Teil 3)

Heute beschäftigen wir uns mit der Frage:
Was gehört eigentlich alles in eine elektronische Bauakte?


Kurz zusammengefasst: Alles oder zumindest fast alles, was mit dem jeweiligen Bauprojekt zu tun hat. Dies können sein:
  • die kompletten Planungsunterlagen einschließlich aller bautechnischen Nachweise, Zertifikate, etc.
  • alle Unterlagen entsprechend dem Leistungskatalog HOAI,
  • zusätzliche Besondere Planungsunterlagen, soweit die Erstellung erforderlich bzw. beauftragt war (z.B. Genehmigungsplanung, ...)
  • behördliche / baurechtliche Nachweise, Genehmigungen, Abnahmen, Auflagen und Protokolle sowie fachtechnische Gutachten,
  • detaillierte Werkplanungen im Zuge der Ausführungsplanung und planungsergebnisse der Fachplaner aktualisiert und versioniert inkl. aller Detailpläne und Berechnungen.
  • Dokumente jeglicher Art, insbesondere Briefe, Formulare, E-Mails, Faxe, Telefonanrufbeantworternachrichten, ...
Nach Beauftragung der Ausführungsfirmen wird die Bauakte ergänzt
  • um die kompletten Vertragsunterlagen wie Angebot auf Basis der Leistungsbeschreibung, Verhandlungsprotokoll, Bauvertrag zzgl. evtl Nachträge).
Die Bauleitung dokumentiert in der Bauakte ihr Bautagebuch mit
  • Baustellenterminen,
  • Baufirmen,
  • Arbeitskräfte,
  • Wetterdaten,
  • Lieferscheine und Übereinstimmungszertifikate verbauter Materialien und Bauteile,
  • Besprechungsprotokolle,
  • Abnahmeprotokolle,
  • Prüfzertifikate,
  • Bedienungsanleitungen,
  • Wartungs- und Pflegehinweise,
  • Aufmaße,
  • Rechnungen,
  • Zahlunsfreigaben, etc.
Nicht zu vergessen:
  • Reklamationen,
  • Abnahmeprotokolle der Mängelbeseitigung,
  • Gewährleistungsabnahme mit Bürgschaftsfreigabe.
Sonstige Angaben über den Bauherren und die allgemeinen Rahmenbedingungen:
  • Auszüge aus der Tageszeitung bei Baubeginn bzw. beim Richtfest,
  • Konzepte der Reden bei Baufesten, etc.
Eine Bauakte wird also in der Regel ziemlich dick. Ein Inhaltsverzeichnis für die gesamte Akte macht sicherlich Sinn.

Mal abgesehen davon, dass solch eine Bauakte bzw. deren Inhalte von verschiedenen Personen / Abteilungen zur gleichen Zeit an verschiedenen Orten benötigt wird, macht eine elektronische Abbildung (eBauakte / E-Bauakte) z.B. mittels einer Software wie DOCUframe schon deswegen Sinn, weil man einfach schneller das Gesuchte mit dem aktuellen Status findet. Fragen wie: "Wer ist nochmal der aktuelle Ansprechpartner beim Statiker?" sind in DOCUframe problemlos ad hoc beantwortbar.

Demnächst mehr zum Thema.

Beste Grüße
Thomas Ströbele

Dienstag, 9. November 2010

Elektronische Bauakte mit DOCUframe (Teil 2)

Woher kommt die Informationsflut? Das Problem haben wir uns selbst geschaffen. Vor kurzem war ich auf einer IT-Veranstaltung in München eingeladen. Einer der Redner erzählte dazu folgende Geschichte:


Wenn früher (er meinte damit ganz früher vor Fax und E-Mail) eine Anfrage bei einem Unternehmen einging, dann brauchte diese auf dem Postweg 1-3 Tage. Danach benötigte sie vom Briefkasten zum Bearbeiter nochmal 1-2 Tage. Gab es Rückfragen, die man nicht telefonisch stellen konnte, brauchte jede davon ebenfalls 3-4 Tage. Man hatte also mindestens 2-4 Wochen Zeit, bis ein Angebot abgegeben werden musste.

Wenn heute eine Anfrage per E-Mail eingeht, erwartet der Anfrage meist eine sofortige Antwort. Wenn man nicht innerhalb eines Tages antwortet, wird man meist schon als "unzuverlässig" abgestempelt.

Wenn dann noch Smartphone, iPhone und Blackberry ins Spiel kommen, ist oft sofort schon zu spät.

Zudem steigt die Informationsflut auch noch stetig an. Man muss ständig auf Adressen, Ansprechpartner, Telefonnummern, E-Mails, Bauakten, Ausschreibungs-Unterlagen, Pläne und sonstige Dokumente zugreifen können.

Die Informationsflut wird zur Zeit- und Kostenfalle. Aber so wollen wir in der Regel nicht arbeiten. Gerade im Handwerk wird KOSTENEINSPARUNG groß geschrieben. Das wird schwierig, wenn jedes Dokument, das nicht sofort gefunden wird, Kosten von 50 EUR und mehr verursacht.

Es wird Zeit, dass wir weiterhelfen: Mit der elektronischen Bauakte in DOCUframe (auch eBauakte / E-Bauakte). Weitere Infos folgen.

Einen schönen Abend wünscht

Thomas Ströbele

Elektronische Bauakte mit DOCUframe (Teil 1)

Immer wieder erhalten wir Anfragen von Handwerkern. Diese beklagen sich über die Informationsflut an
  • Adressen
  • Ansprechpartner
  • Bauvorhaben/Projekte
  • Vorgänge/elektronische Akten
  • E-Mails/Faxe (Stichwort: Zero Mail Policy)
  • Dokumente (Word, Excel, ...)
  • Pläne/Zeichnungen
Da die Handwerker (zumindest die, die bei uns anfragen) lieber draußen arbeiten als im Büro, suchen sie eine umfassende effektive Verwaltung und Bearbeitung dieser Informationen.

Anscheinend gibt es wenig wirklich taugliche Software für die Baubranche. Dabei haben wir bereits 2004 bei der Firma Bucher Treppen in Jettingen auf DOCUframe eine elektronische Bauakte entworfen, die all das und noch mehr kann.

Im Unterschied zu vielen anderen Lösungen wurde diese mit dem Handwerk für das Handwerk und in der Sprache des Handwerks entwickelt. Unsere Bauakte ist für jedes Gewerk anpassbar.



Ziel ist es, alle Informationen bereits beim Eingang/Entstehen so abzulegen, dass die Verwaltung und das Wiederfinden zum Kinderspiel werden. Das bedeutet "Information auf Knopfdruck" für alle am Bauvorhaben oder Projekt Beteiligten.

In den folgenden Posts werde ich Ihnen die elektronische Bauakte (oder auch eBauakte / E-Bauakte) mit DOCUframe näher bringen.

Beste Grüße aus Hechingen
Thomas Ströbele

Freitag, 29. Oktober 2010

Blog eingerichtet

Nach einem gelungenen Messeauftritt mit jeder Menge interessierter und interessanter Besucher bei der IT & Business habe ich mich entschieden, diesen Blog zu schreiben.
Ziel ist es, über aktuelle Neuerungen, Neuentwicklungen oder Verbesserungen rund um das Produkt DOCUframe zu berichten.

Freitag, 19. März 2010

News: 3. Afterwork Party Zollernalb 2010

yourIT lädt zur 3. Afterwork Party ins WunderWERK nach Hechingen


Das Krisen-Jahr 2009 mit all der Plackerei ist vorbei. Es wird Zeit, das entsprechend zu feiern.

 Alle Unternehmer aus dem Zollernalbkreis sind daher eingeladen, am Mittwoch 14. April ab 17:45 Uhr ins WunderWERK bistro * bar * lounge zu kommen.

Thema des Abends: "Archivierung, CRM und Datenschutz"

Mit dem IT-Anwalt Dr. Felix Buchmann von den Rechtsanwälten Alber, Buchmann und Stefan aus Reutlingen haben wir diesmal einen jungen Referenten gefunden, der sich rechtlich mit dem aktuellen Thema Archivierung, CRM & Datenschutz. beschäftigt.

Die Arbeit mit Data Mining und Data Warehousing birgt enorme Gefahren für den Datenschutz. So liegt ein Verstoß gegen den im Datenschutz geltenden Zweckbindungsgrundsatz nach § 14 BDSG bereits vor, wenn personenbezogene Daten in einem allgemein verwendbaren Data Warehouse vom ursprünglichen Verwendungszweck entfernt „auf Vorrat“ und ohne Zweckbindung gespeichert werden. Auch unzulässig ist es, wenn beispielsweise eine Bank die personenbezogenen Daten eines Kunden in einen Datenpool speichert, auf das auch eine verbundene Versicherung Zugriff hat.

Freuen Sie sich auf einen spannenden Vortrag und interessante Tipps für die Praxis.

Ort:
WunderWERK im city|park
bistro * bar * lounge
Neustraße 12, Hechingen
Tel: 07471 871999
Ablauf des Abends:
17:45 Sektempfang und Begrüßung
18:15 Eröffnung des Buffets
18:45 Kurzvortrag "Archivierung, CRM und Datenschutz"
Nach dem Vortrag bleibt noch Zeit für Diskussionen, Kontakte knüpfen, Wissen austauschen, usw.

Es wäre toll, wenn jeder ein gut lesbares Namensschildchen zum Anstecken mitbringen würde.

Im Preis von 12.- EUR je Person sind enthalten:
- Begrüßungs-Sekt
- 1 Freigetränk
- Buffet

Damit wir planen können, bitten wir um Ihre verbindliche Zusage per E-Mail an thomas.stroebele@yourIT.de bis zum 10.04.2010.

Wir freuen uns auf Ihr Kommen.

(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

Samstag, 23. Januar 2010

News: 1. Afterwork Party Zollernalb 2010

yourIT lädt zur 1. Afterwork Party ins WunderWERK nach Hechingen


Das Krisen-Jahr 2009 mit all der Plackerei ist vorbei. Es wird Zeit, das entsprechend zu feiern.

Alle Unternehmer aus dem Zollernalbkreis sind daher eingeladen, am Mittwoch 3. Februar ab 17:45 Uhr ins WunderWERK bistro * bar * lounge zu kommen.

Thema des Abends: "Datenschutz in kleinen und mittelständischen Unternehmen"

Im Preis von 12.- EUR sind enthalten:
- Begrüßungs-Sekt
- 1 Freigetränk
- Buffet

Anmeldung per E-Mail an thomas.stroebele@yourIT.de
Wir freuen uns auf Ihr Kommen!
(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)