Erfahrungen & Bewertungen zu yourIT GmbH yourIT DOCUframe® Blog: 07/01/2015 - 08/01/2015

Freitag, 24. Juli 2015

DOCUframe - App geht die Post (Teil 2) - 10 Vorteile

Überraschenderweise sind wir von yourIT nicht die einzigen, die aktuell bei Unternehmen zum Thema mobile Prozesse und mobile Bussiness-Apps vorstellig werden. Wie so oft im IT-Bereich fällt es dem Kunden hier schwer, sich im Markt zu orientieren. Daher heute eine kurze Zusammenfassung der Vorteile, wenn Sie mit Business-Apps von yourIT auf Basis von DOCUframe arbeiten.


Vorteil 1: Weg von den Inseln!


Schon vor das Thema mobile Business-Apps aufkam, war einer unserer Vorteile, dass wir bei unseren Kunden die IT-Inseln gesucht, analysiert und wo es sich für den Kunden lohnte abgelöst haben. Hierbei ist von Vorteil, dass DOCUframe viele Unternehmensprozesse abbilden kann, für die bisher häufig 6 oder noch mehr Software-Inseln notwendig waren..

Welche Prozesse beherrscht eigentlich DOCUframe?

Hier ein kurzes (1:41 Minuten) Erklärvideo, das die Vorteile der integrierten Unternehmenslösung DOCUframe auf den Punkt bringt:

Unsere Businress-Apps greifen im Hintergrund immer auf die Dokumente, Informationen, Funktionalitäten und Prozesse von DOCUframe zu. Alles spielt perfekt zusammen.

Vorteil 2: Serverseitige App-Programmierung


Zu 90% werden die Funktionen und Erweiterungen in unseren mobilen Business-Apps von uns serverseitig programmiert. Die Programmiersprache ist die selbe, die auch für DF verwendet wird. Der Code wird dann per XML ausgerollt, was eine sehr effiziente Entwicklung schafft (unserer Erfahrung nach 60-70% weniger Aufwand). Ein erfahrener DOCUframe-Programmierer kann daher auch DOCUframe-APPs programmieren. Für Sie als Kunde bedeutet das: kein Informationsverlust und höhere Kalkulationssicherheit.

Vorteil 3: securITy in everything we do - Das gilt auch für unsere APPs


Unser Programmierungs-Konzept bietet ein hohes Maß an Sicherheit und Datenschutz, z.B. gegen Verlust und Diebstahl von Daten. Da unsere APPs in DOCUframe integriert sind, werden z.B. auch die komplexen Sicherheitseinstellungen aus DOCUframe automatisch in die APP übernommen. Der User sieht genau das und nur das, was er sehen soll. "Das richtige Dokument / die richtige Information zum richtigen Zeitpunkt beim richtigen Mitarbeiter!" Wir benötigen hier keine Schnittstelle.

Vorteil 4: Unser mobilen Business-Apps befinden sich bereits auf Entwicklungsstufe 2.0


Wir arbeiten bereits mit dem zweiten Hauptrelease, während viele Mitbewerber gerade mal anfangen.

Vorteil 5: Unsere APPs nutzen die Standard-Geräte-Eigenschaften


Sowohl auf Android- als auch auf IOS-Geräten werden geräteeigene Funktionen angesprochen und benutzt (z.B. Erinnerungen, Kontakte, etc.). Bei Android-Geräten ist sogar die Funktion "Sync" möglich. Sie können dadurch sogar offline in der APP arbeiten. Sobald Sie wieder online sind, startet der Sync.

Vorteil 6: Mit Optimierungen und Weiterentwicklungen kennen wir uns aus


Seit 13 Jahren arbeiten wir bei unseren Kunden mit der Prozessmaschine DOCUframe. Gklauben Sie uns: In dieser Zeit haben wir schon viele Prozesse immer wieder optimiert und weiterentwickelt. Da wir das auch bei APPs bereits vorhersehen, sorgen wir vor. Optimierungen / Weiterentwicklungen bedürfen daher bei unseren Apps einen geringeren Aufwand gegenüber anderen Vorgehensweisen.

Vorteil 7: Optisch an Ihr CI anpassbar


Wir passen unsere APPs mit wenigen Klicks an IHR Unternehmens CI (Corporate Identity) an.

Vorteil 8: Durchgängige Integration von Workflows aus DOCUframe

Das müssen Sie sich unbedingt anschauen!

Vorteil 9: Wir benötigen keine Schnittstelle zu DOCUframe


Die APP ist vollintegriert in DOCUframe. Komplizierte und teure Schnittstellen, die bei jedem künftigen Update wieder nachzuziehen sind, gehören der Vergangenheit an - wenn Sie mit yourIT-APPs arbeiten.

Vorteil 10: Wir können das alles beweisen!


Dazu sollten wir uns kennen lernen. Kontaktieren Sie uns jetzt!

Geringe Kosten durch staatliche Förderung - aber nur noch in 2015


Wir bieten Ihnen die Durchführung einer Prozess-Analyse bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT




Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Donnerstag, 16. Juli 2015

DMS im Mittelstand - IT-Systemhäuser scheuen den Beratungsaufwand

Waren Dokumenten Management Systeme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) beim Start von yourIT vor fast 13 Jahren eher ein Thema bei Großbetrieben, sind nun die elektronische Archivierung und das entsprechende Management der dann elektronischen Dokumente auch bei mittelständischen Unternehmen angekommen.


Die Vorteile von DokumentenManagementSystemen liegen dabei auf der Hand. Vergleiche dazu unseren Post "Welche Vorteile bietet eigentlich Dokumentenmanagement?". Eine Amortisation der Investitionskosten innerhalb von 6-12 Monaten ist in der Regel immer machbar - sofern man es nicht beim simplen Archivierungsansatz belässt.

Unser IT-Systemhaus yourIT bietet einige Besonderheiten im Vergleich zum Mitbewerb. Eine der auffälligsten für unsere Kunden war schon immer unser Drang zur Beratung. Während klassische IT-Systemhäuser den Beratungsaufwand scheuen, um DMS-Systeme bei ihren mittelständischen Kunden anzubringen, geht yourIT seit 2002 genau den anderen Weg.

yourIT - wir lieben Beratungsprojekte


Bereits unser erstes großes Projekt bei der Firma Bucher GmbH - die Markentreppe im Jahr 2003 in Jettingen war im Grunde eher ein Beratungsprojekt als ein Software-Projekt. Seither durften unsere Berater eine Vielzahl mittelständischer Unternehmen beraten und haben erfolgreich hauptsächlich DMS und ERP-Systeme eingeführt. Ein System wie beispielsweise DOCUframe greift tief in die Geschäftsabläufe der Kunden-Unternehmen ein und ist bei Weitem keine reine IT-Angelegenheit.

Unser Ansprechpartner im Mittelstand ist seit jeher eher nicht der IT-Leiter oder eine Fachabteilungen. Bei mittelständischen Unternehmen trifft die Entscheidung der Geschäftsführer - er sagt, wann ein DMS-Projekt für Ihn Sinn ergibt. Und Chefs sind in der Regel stark nutzenorientiert.

Für uns war es daher schon immer wichtig, nicht wie der klassische Hardwareverkäufer einfach ein Angebot zu schreiben und dann den Auftrag zu erhalten oder eben nicht. Was wir von Anfang an benötigten war ein passendes Beratungskonzept. Über die Jahre entstand so unser Beratungskonzept in den 4 Phasen A-D. Nur damit sind schnelle und erfolgreiche DMS-Projekte machbar.



Im den Jahren 2013-2014 vollzog yourIT dann die zwangsläufige Wandlung hin zum Beratungsunternehmen. Die Trennung vom langjährigen Geschäftsführer der Technik-Abteilung Anfang 2013 haben wir genutzt und das Beratungsunternehmen "yourIT consulting" gegründet. Ziel war es, unseren mittelständischen Kunden noch bessere Beratung bieten zu können und diese staatlich subventionieren zu lassen Und zwar aus Mitteln des Europäischen Sozielfonds (ESF) - denn genau dafür stehen diese seit 2005 bereit.


Dafür haben wir eine Menge Zeit und Geld investiert: Das neue Beratungsunternehmen erhielt sofort ein Qualitätsmanagement  aufgesetzt (natürlich auf Basis von DOCUframe) und wurde zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2008. Damit war der Weg frei, unser Beratungskonzept in 4 Phasen sowie die Berater ebenfalls zertifizieren zu lassen.

Unser Motto: "4für2"


Im Ergebnis erhalten unsere Kunden aus dem Mittelstand nun 4 Manntage Beratung zum Fixpreis von 2 - und das kommt gut an bei den Geschäftsführern unserer Kunden.


Das yourIT-Beratungskonzept in 4 Phasen


Unsere Idee war so erfolgreich, dass wir mittlerweile neben der klassischen Kern-Prozessanalyse auch andere förderungswürdige Beratungspakete geschnürt haben, z.B.
  • Datenschutzkonzept
  • Konzept Managed Services
  • Sicherheitsaudit "IT-Infrastruktur"

Damit erhalten unsere Kunden nun also auch in den klassischen IT-Systemhaus-Bereichen Fördermittel, wenn Sie unsere Beratungsdienstleistung in Anspruch nehmen. Weitere Infos zu unseren Beratungspaketen haben wir auf folgender Website zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu

Wenn Sie sich als Unternehmer im Mittelstand nun fragen,
  • weshalb in Ihrem Haus noch kein DMS erfolgreich beraten und eingeführt wurde und
  • weshalb Sie bei Ihrem betreuenden IT-Systemhaus immer alle Beratungsstunden selber bezahlen müssen und
  • Ihnen noch nie die Ihnen zustehende staatlich geförderte Beratung angeboten wurde
- jetzt wissen Sie Bescheid: Klassische IT-Systemhäuser werden auch weiterhin den Beratungsaufwand scheuen.

Gut für Sie und uns, dass yourIT anders ist. Was wir wirklich zu leisten im Stande sind, werden Sie erst erfahren, wenn Sie uns endlich kennenlernen. Es ist noch nicht zu spät: Die Fördermittel stehen noch bis zum 31.12.2016 für Sie bereit.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT


Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.

yourIT gewinnt beim BEST OF CONSULTING 2015 gleich 3 Preise

Donnerstag, 2. Juli 2015

DOCUframe - App geht die Post (Teil 1)

IT- und Beratungs-Unternehmen wie z.B. yourIT entern derzeit mit mobilen Lösungen das App-Geschäft. Business-Apps gelten aktuell als eines der ganz heißen Themen.


Erinnern wir uns kurz: Angefangen hat das Thema mit den mobilen Daten mit sogenannten Handhelds wie Palm, Psian oder dem unvergessenen Nokia Communicator. Weiter ging es mit Handies mit integrierter Handheld-Funktion. Schon hier konnten unsere Kunden neben Kontakten und Terminen auch Dokumente und ganze Akten zwischen Server und dem mobilen Gerät abgleichen. Wer erinnert sich nicht an die "längeren Kaffeepausen" während die Synchronisation lief und man eigentlich schon unterwegs zum Kunden sein sollte. Danach war Blackberry einige Zeit ganz oben, wenn es um mobile Informationen ging.

Ein Reigen "historischer" mobiler Geräte - vom Handy zum Blackberry


Dann revolutionierte im Jahr 2007 Apple mit dem iPhone diesen Markt und brachte mobile Apps (= Applikationen) mit, die wir Benutzer selbst - ohne Hilfe durch den Admin - auf den mobilen Geräten aufspielen konnten. Einige Zeit handelte es sich bei diesen Mini-Programmen eher um private Dinge. Aber seit einiger Zeit haben IT-Beratungs-Unternehmen wie yourIT entdeckt, dass sich die mobilen Apps hervorragend dazu eignen, um mobile und teil-mobile Prozesse für Unternehmen abzubilden.

Beispiele aus der Praxis:


  1. Etwa 20 Servicetechniker eines Kunden, welche die fast 10.000 europaweit verteilten Anlagen warten, sind per Business-App an DOCUframe angebunden. Damit greifen Sie u.a. auf alle Informationen über bisherige Wartungen, bereits verbaute Ersatzteile und frühere Reparaturen direkt über ihre Android-Geräte wie Smartphones und Tablets zu. Nach dem Service wird direkt ein Servicebericht generiert, der Kunde unterschreibt auf dem mobilen Gerät und die App sorgt dafür, dass der Servicebericht sofort dem Innendienst zur Abrechnung bereit steht. Warten auf den Bericht und nochmaliges abtippen gehören der Vergangenheit an. Nutzen: Entlastung von Innendienst und Servictechnikern um 10-15 %.
  2. Ampelbeispiel: Über den Zugriff auf die multiplen Vernüpfungen zwischen Terminen mit Adressen, Ansprechpartnern und elektronischen Akten in der Basis-Lösung DOCUframe kann sich ein Außendienstmitarbeiter mit 3 Klicks den Namen und die Telefonnummer des Ansprechpartners raussuchen, den er gleich besuchen wird, um diesen z.B. über eine kleine Verspätung zu informieren. Dazu reicht aus eigener Erfahrung eine Rotphase an einer Ampel.
  3. Neben den Servicetechnikern erhalten auch Vertriebler im Außendienst Routenvorschläge und können sich auch kurz vor einem Termin noch über die letzten Serviceaufträge und offene Angebote informieren.
Die Liste lässt sich beliebig fortführen. Im Prinzip ist die mobile Business-App eine Art "Werkzeug-Gürtel", die dafür sorgt, dass die richtige Information / das richtige Dokument dem richtigen Mitarbeiter dann zur Verfügung steht, wenn er es braucht. Vergleiche hierzu den Video-Beitrag auf Business-Net TV mit Ralf und Thomas Ströbele vom Januar 2013.

Die besten Tipps für mobiles CRM auf iPhone, iPad, Smartphone oder Tablet - mit DOCUframe 

Relevante Informationen und Dokumente finden selbständig die  richtigen Mitarbeiter, ohne dass diese Mitarbeiter selbst oder ein "Innendienst" diese aufwändig suchen und z.B. per E-Mail versenden müssen.

Wo macht die Optimierung mobiler Prozesse durch Business-Apps Sinn?


Prinzipiell können mobile Prozesse in allen Unternehmensbereichen optimiert werden. Erfahrungsgemäß handelt es sich aber vorrangig um:

  • Außendienst
  • Marketing
  • Personal
  • Betriebsorganisation
  • Finanzen / Controlling
  • IT


Folgende Szenarien werden häufig angefragt:

  • Office to go: Quasi der Standard. Mein Büro auch unterwegs (Office to go). Alle Dokumente im Unternehmen im Griff. Zusätzlich kann auf alle Kunden- und Projekt-Daten zugegriffen werden.
  • In Verbindung zur BI-Lösung DATAframe: Alle Geschäftszahlen im Griff. Mobiler Zugriff auf alle Berichte des BI-Tools DATAframe.
  • In Verbindung zur Warenwirtschaft: Belegerfassung vom mobilen Gerät aus. Schnelles Versenden von Angeboten. Anlegen von Aufträgen usw. Zugriff auf aktuelle Lagerbestände und Produktionsaufträge --> Vertriebsaussendienst.
  • Logistik-Lösung: Jeder Zeit wissen, wo welches Fahrzeug gerade steckt, welche Ladung noch auf dem Fahrzeug ist und was bereits ausgeliefert wurde. Schnellere und bessere Kommunikation mit dem Abnehmer/Kunde. Route wird an Navi-App übermittelt.
  • Serviceabwicklung: Information der Servicetechniker über ihren nächsten Auftrag, Buchen von Zubehörteilen per App, Servicebericht per App erstellen und versenden. Tracking, welcher Servicetechniker ist in der Nähe und hätte Zeit.
  • Werkzeugverwaltung: Über RFID wird erfasst, welcher Mitarbeiter welches Werkzeug aus dem Lager nimmt, welches Werkzeug er bei welchem Kunden einsetzt und wann er es wieder abholt bzw. zurückbringt (z.B. Bautrocknung oder Werkzeugverwaltung beim Maler , Bautreppe beim Treppenbauer).
  • Zählererfassung: Ablesen von Wasser/Strom oder Heizungszählern oder anderen Zählerständen direkt Mobil. (Hausmeisterservice / Kopiererreparatur)
  • Produktionsauftragsbearbeitung: Auftragsdaten und Arbeitsanweisungen direkt an den Arbeitsplatz des Mitarbeiters. Rückmeldung Stückzahlen und Zeiten direkt über Tablet.
  • Lagerverwaltung: Vom Wareneingang über Einlagerung, Umlagerung und Auslagerung alles per MobileAccess und integriertem Barcodescanner, bis hin zur Unterstützung der Inventur.

Die Basis bildet DOCUframe


Die Business-Apps von yourIT basieren auf dem bekannten und ausgereiften Softwarepaket DOCUframe von GSD Software. Dabei ist DOCUframe unter anderem für das Dokumentenmanagement und die Prozesssteuerung verantwortlich. Die angeforderten Informationen und Dokumente werden nicht mehr zwischen Server und mobilem Gerät synchronisiert, sondern es erfolgt ein direkter Zugriff über die DOCUframe Business App.

yourIT zählt zu den Vorreitern im Bereich der Beratung für mobile Geschäftsprozesse unter Einsatz von Business-Apps. Angespornt durch die bisherigen Erfolge  erwartet yourIT einen großen Markt bei den mittelständischen Unternehmen in Deutschland. Während bisher im App-Markt vor allem Miniprogramme für Endkunden dominieren (z.B. Spiele, Navigation, Fitness, ...) setzen sich immer mehr auch Business-Apps durch. Zumindest was den Umsatz anbelangt, werden Business-Apps die Endkunden-Apps ganz schnell überholen.

Jetzt professionell beraten lassen - und ESF-Fördermittel nutzen


Seit einigen Jahren bieten wir von yourIT unser Beratungspaket "Kern-Prozessanalyse" an. Ziel ist es, mit Ihnen bereits vor der Auswahl eines Systems zu erarbeiten, welche Prozesse optimiert werden sollten. Dazu durchlaufen wir mit Ihnen die Phasen A (Prozessanalyse) und B (Konzeptentwicklung). Dabei schauen wir uns auch die mobilen und teil-mobilen Prozesse in Ihrem Unternehmen an und prüfen, ob sich diese mittels Einsatz mobiler Geräte und Business-Apps optimiert werden können.

yourIT - Beratungspaket Kern-Prozessanalyse - sponsored by ESF


Geringe Kosten durch staatliche Förderung - aber nur noch in 2016


Wir bieten Ihnen die Durchführung der Phasen A+B bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT




Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele