Erfahrungen & Bewertungen zu yourIT GmbH yourIT DOCUframe® Blog: 09/01/2013 - 10/01/2013

Mittwoch, 11. September 2013

Die besten Tipps für proaktive Datendeduplizierung ganz einfach mit DOCUframe

Problemstellung: Ein heißes Thema in der IT ist aktuell die Reduzierung der Datenmenge mit Hilfe von Lösungen zur Datendeduplizierung. Als Geschäftsführer eines mittelständischen Systemhauses halte ich persönlich nichts davon, erst unorganisiert Datenmüll zu fabrizieren, um ihn nachher mit viel Aufwand und hohen Kosten entsorgen zu müssen. Daher zeige ich hier gerne einige lohnenswerte Strategien für proaktive Datendeduplizierung auf. Das Kopieren ist ausdrücklich erlaubt.


Definition lt. Wikipedia: "Deduplizierung, auch Data-Deduplication, Datendeduplizierung (engl. Deduplication), ist in der Informationstechnik ein Prozess, der redundante Daten identifiziert und eliminiert, [...]."

Bei der klassischen Datendeduplizierung darf der Datenmüll erstmal unorganisiert und ungebremst entstehen. Danach werden identische Daten identifiziert, nur ein Element davon bleibt erhalten, die anderen werden vernichtet und erhalten stattdessen einen Verweis auf das erste.
Als Unternehmer habe ich ein Problem mit dieser Vorgehensweise: Erst wird unorganisiert gearbeitet und dabei viel Datenmüll verursacht, danach braucht man eine Software, die den unnötig entstandenen Datenmüll dann wieder dedupliziert. Wäre es da nicht sinnvoller, gleich organisiert zu arbeiten und erst gar keinen Datenmüll zu verursachen?

Wie kann Ihnen die Organisation Ihrer Geschäftsprozesse mit einem intelligenten DokumentenManagementSystem wie z.B. DOCUframe helfen, Datenmüll erst gar nicht entstehen zu lassen? Wir sprechen hier von "proaktiver Datendeduplizierung".

  1. Adress- und Ansprechpartnermanagement: Alle Mitarbeiter arbeiten auf derselben Datenbank. Adressen (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, etc.) und Ansprechpartner werden in dieser Datenbank 1x als Objekt angelegt und gemeinsam genutzt. Dazu werden dann die Informationen und Dokumente verknüpft. -> Müll-Ersparnis: Keine Adressdubletten
  2. Dokumentenmanagement: Jede Information und jedes Dokument ist ebenfalls nur 1x in der Datenbank vorhanden und wird mittels Workflow oder manuell per Button "an Benutzer senden" dem zuständigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit in dessen Postfach verknüpft. -> Müll-Ersparnis: Keine Dubletten, Kopien, oder Schatten von Infromationen und Dokumenten
  3. Keine internen E-Mails sondern echtes Dokumentenmanagement: Im Unternehmen untersagt eine Zero Mail Policy jeglichen Versand interner E-Mails. Stattdessen werden Dokumente manuell per Button "an Benutzer senden" dem zuständigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit in dessen Postfach verknüpft. -> Müll-Ersparnis: Keine internen E-Mails
Zero Mail Policy statt Weiterleitung per internen Mails

  1. Eingehende E-Mails für mehrere Mitarbeiter nur 1x archiviert: Von mehreren identischen eingehenden E-Mails, die für verschiedene Mitarbeiter bestimmt sind, wird nur 1 archiviert. Alle anderen werden vernichtet und eine Verknüpfung zur archivierten E-Mail gesetzt. -> Müll-Ersparnis: Keine E-Mail-Dubletten
  2. Serienmails/Serienbriefe/Serienfaxe: Wird z.B. ein Newsletter per Serienmail-Funktion an 1.000 Empfänger versendet, wird die E-Mail-Vorlage zu Adresse und Ansprechpartner zugeordnet. Die versendeten Dokumente werden nach dem Versand automatisch vernichtet. -> Müll-Ersparnis in diesem Beispiel: 999 E-Mails (mit evtl. je 5 MB PDF-Anhang).
Zusammenfassung: Die Informations-, Dokumenten- und vor allem die E-Mail-Flut bedroht unsere Unternehmen existentiell. Lassen Sie sich keine unnötigen Dinge wie Datendeduplizierungs-Software aufschwatzen. Agieren Sie logisch und organisieren Sie proaktiv. Holen Sie sich Unterstützung und Ideen von externen Beratern wie yourIT.

Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne. Jetzt staatlich gefördert.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele


Sonntag, 8. September 2013

Jetzt ESF-Fördermittel für unsere EDV/Organisations-Beratung nutzen

Ab sofort werden unsere Beratungsangebote für Datenschutz, IT-Sicherheit und Organisation durch den Europäischen Sozialfonds (ESF) gefördert.


Ein Unternehmen zu führen kann ganz schön anstrengend sein: Datenschutz, IT-Sicherheit, Organisation, EDV, neue Technologien oder Innovation – als Unternehmer müssen Sie sich mit vielen Themen vertraut machen. Wer dabei nur auf „learning by doing“ setzt, zahlt nicht selten hohes Lehrgeld. Schlimmer noch: Informationsdefizite sind die zweithäufigste Ursache für das Aus von Unternehmen.

Wir bieten Ihnen Unterstützung durch unsere Beratungsleistung an. Unser Ziel ist es, die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu erhalten.

BAFA-ESF-Beraterprofil-Thomas-Ströbele-yourIT

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) betreut im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi) die Förderung von Unternehmensberatungen für kleine und mittlere Unternehme sowie Freie Berufe. Mit dieser Beratungsförderung können Unternehmen sowie Angehörige der Freien Berufe, die seit mindestens einem Jahr am Markt tätig sind einen Zuschuss zu den Kosten erhalten, die ihnen durch die Inanspruchnahme einer Beratung entstehen.

Der Berater Thomas Ströbele ist zugelassener Berater beim BAFA

Seit 2005 wird das Förderprogramm neben den Mitteln aus dem Bundeshaushalt auch aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) der Europäischen Union mitfinanziert. Thomas Ströbele von yourIT consulting ist zugelassener Berater beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, kurz BAFA genannt.

Was wird gefördert?

Gefördert werden unsere Beratungsleistungen zu
  • Datenschutz,
  • IT-Sicherheit,
  • Organisation,
  • EDV,
  • Technologie und
  • Innovation.

Wer ist antragsberechtigt?

Es gibt einige wenige Voraussetzungen für den Erhalt der Förderung. In der Regel sind Sie als unser Beratungskunde antragsberechtigt, wenn Ihr Unternehmen
  • seit mindestens einem Jahr am Markt besteht und
  • weniger als 250 Personen beschäftigt und
  • einen Jahresumsatz von nicht mehr als 50 Millionen Euro oder eine Jahresbilanzsumme von nicht mehr als 43 Millionen Euro hat.
Mitarbeiteranzahl und Jahresumsatz bzw. Bilanzsumme dürfen zusammen mit Partner- oder verbundenen Unternehmen nicht überschritten werden.
Sprechen Sie mit mir darüber.

Höhe der Förderung?

Wenn Ihr Unternehmen die oben genannten Kriterien einhält, erhalten Sie als unser Beratungkunde Zuschüsse zu den fakturierten Beratungskosten. Der Höchstzuschuß beträgt 50% der angefallenen Beratungskosten, maximal 1.500.- Euro (alte Bundesländer inklusive Berlin)  oder 75% maximal 1.500.- Euro in den neuen Bundesländern inklusive des Regierungsbezirks Lüneburg.

yourIT consulting hat keinen Einfluss auf die Entscheidung durch die jeweiligen Förderstellen und kann daher keine Garantie für die Gewährung von Zuschüssen und Fördermitteln geben. Wir werden Sie jedoch in allen Punkten der Beantragung nach bestem Wissen und Gewissen unterstützen.

Wiederholungstäter willkommen!

Innerhalb der Geltungsdauer der Richtlinien (bis 31.12.2016) kann Ihr Unternehmen auch Zuschüsse für mehrere Beratungen erhalten. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Beratungen sich inhaltlich voneinander unterscheiden.

Thomas Ströbele
yourIT - Ihr IT-Dienstleister und Beratungshaus in Hechingen

Thomas Ströbele

Beispiele für geförderte Beratungen durch yourIT


BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT


Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.

Signet Innovationspreis-IT für yourIT-Beratungspakete

Kostprobe für meine Beratungsqualitäten gefällig?

Lesen Sie jetzt meine Ausarbeitung zum Thema E-Billing - elektronische Rechnungsstellung. Hier geht´s zum kostenlosen Download.

Montag, 2. September 2013

XING Themen nach Beta-Phase beendet - Schade für unser Thema Zero Mail Policy

XING meldet heute in einer kurzen E-Mail, dass der Entschluss gefasst wurde, XING Themen nach der Beta-Phase zu beenden und diese Funktion nicht mehr anzubieten.Für fleißige Nutzer der Funktion XING Themen ist dies sehr schade, da die Themen-Beiträge in Google gut gelistet wurden.


Hier eine Übersicht der erfolgreichsten Themen von yourIT:

Erfolgreichste XING Themen von yourIT

Unser erfolgreichster Beitrag war der Erfahrungsbericht "10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT" mit 226 Besuchern, 3 Kommentaren, 3 x Interessant und 2 Empfehlungen.

Bei Google sieht die Suchanfrage zu "Zero Mail Policy" aktuell so aus:

Google Suchanfrage "Zero Mail Policy" mit Ergebnissen von yourIT


Ganz oben dominiert also das XING-Thema, erst darunter kommen unsere Posts auf docuframe.blogspot.com.


Die Löschung der bisherigen Themen erfolgt durch XING ganz kurzfristig bereits am 16.09.2013. Die Autoren wurden dazu aufgefordert, sich bis dahin ihre Beiträge selbst zu sichern. Vorausschauend haben wir von yourIT unsere eigenen Beiträge immer gleich als Dublette auf dem DOCUframe-Blog hinterlegt:

Erfahrungsbericht - 10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT

Zero Mail Policy - 13% mehr Business-E-Mails pro Jahr

Groupware: Effiziente Teamarbeit durch geeignete Softwareunterstützung

(letzteres entspricht dem Thema DOCUframe und das 3K-Modell aus Kommunikation, Kooperation und Kommunikation).

Ich bin gespannt, wie sich die Schließung der XING Themen auf unser Google Ranking auswirken wird. Nun werden wir eben unsere eigenen Blogs weiter forcieren (siehe docuframe.blogspot.com, mydatenschutz.blogspot.com, schwabissimo.blogspot.com und ganz neu simplify.yourIT.de).

Zum Schluss bleibt irgendwo die Hoffnung, dass die Verantwortlichen bei XING doch noch erkennen, dass viele potentielle Nutzer die XING Themen eventuell nur deshalb nicht so stark genutzt haben, weil sich diese eben in der Beta-Phase befunden haben und genau die nun angekündigte Beendigung des Angebots befürchtet wurde.

Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele