Erfahrungen & Bewertungen zu yourIT GmbH yourIT DOCUframe® Blog: 02/01/2013 - 03/01/2013

Dienstag, 26. Februar 2013

yourIT auf der CeBIT 2013 Halle 5 Stand A49


Die CeBIT ist eine der wichtigsten Messen für IT-Entscheider in ganz Deutschland. Daher ist yourIT in diesem Jahr als Aussteller dabei, um Ihnen die Neuerungen in unserer Lösungswelt zu präsentieren.

Die Messe dauert vom 05. bis 09.03.2013. Sie finden uns am Stand unseres Partners INTEC in Halle 5 Stand A49. Unsere Messethemen habe ich Ihnen in einer Wortwolke zusammengefasst:



Zeigen werden wir vor Allem die Neuerungen in folgenden Bereichen:

  • Datenschutz & IT-Sicherheit
  • Monitoring your SecurITy & Compliance
  • simplify yourIT - Geschäftsprozesse mit BPM
  • E-Billing - elektronische Rechnungen
  • Intercompany Abstimmung im Konzern

Auf dem Stand ist auch ein Forum für Vorträge eingerichtet. Mein Vortragsthema lautet „simplify yourIT - Geschäftsprozesse modellieren und optimieren“.

Ist etwas interessantes für Sie dabei? Dann melden Sie sich gleich an. Die offizielle Einladung mit Themen und Rückmeldeformular finden Sie unter http://www.yourit.de/externDATA/events/Einladung_CeBIT2013.pdf


Als Aussteller kann ich Ihnen gerne kostenlose Tickets besorgen (statt 35 EUR). Bitte einfach in die Rückmeldung die gewünschte Anzahl Tickets eintragen.

Ich freue mich darauf, Sie an unserem Stand begrüßen zu dürfen.

Ihr Thomas Ströbele
Geschäftsführer yourIT

Montag, 18. Februar 2013

Pressemitteilung: Geschäftsprozesse ISO-konform optimieren mit DOCUframe

Unsere aktuelle Pressemeldung zu DOCUframe bei unserem Kunden GEMOTEG aus Hechingen ist online.

Die Qualität von Geschäftsprozessen ist ein entscheidender Wettbewerbsfaktor und wird für Unternehmen immer wichtiger. Das comTeam-Mitglied yourIT bietet seinen Kunden maßgeschneiderte integrierte Lösungen für Geschäftsprozessoptimierung an, berät diese und implementiert anschließend die Systeme bei seinen Kunden.

Lesen Sie jetzt weiter in unserer Pressebox.

Freitag, 1. Februar 2013

Erfahrungsbericht - 10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT

In unserem Unternehmen haben wir E-Mails bereits vor 10 Jahren abgeschafft - aber nur die internen.


Wir können und wollen nicht verhindern, dass uns Menschen von außen E-Mails schreiben. Hier ist und bleibt die E-Mail ein tolles Kommunikationsmittel - vor allem wenn man sich angewöhnt, nicht sofort auf jede davon zu reagieren.

Der E-Mail-Flut Herr werden - aber wie?

Das Hauptproblem bei der aktuellen E-Mail-Flut liegt doch intern in den Unternehmen selber. Ein typisches Beispiel: Mitarbeiter Müller erhält von einem Kunden ein interessantes Dokument per E-Mail zugeschickt. Um das ganze Projektteam zu informieren, leitet er die eingegangene E-Mail an alle 5 betroffenen internen Kollegen per E-Mail weiter. Mal ehrlich: Ist das nicht so, als ob er einen eingegangenen Brief eines Kunden 5x kopiert, in einen Briefumschlag steckt und dann an die 5 internen Mitarbeiter verschickt? Würde Herr Müller das im richtigen Leben ohne Computer auch machen? Im Ergebnis haben wir so bereits 1 Original-Dokument + 5 E-Mail-Kopien macht 6 Dokumente.

10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT
10 Jahre yourIT - Zusammenfassung

Interessant wird es, wenn sich die 6 Projektmitglieder anschließend über die eingegangene E-Mail unterhalten - per E-Mail natürlich. Da kommen schnell 50, 100 oder mehr interne E-Mails zusammen.

In unserem Unternehmen yourIT haben wir dieses Problem bereits vor 10 Jahren erkannt und erledigt. Dazu haben wir uns ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) angeschafft und gleichzeitig das Versenden von internen Mails verboten - per interner Zero Mail Policy.

Wenn bei unserem Mitarbeiter Müller eine E-Mail eines Kunden mit einem interessanten Dokument als Anhang eingeht, gibt Herr Müller diese E-Mail (oder auch nur den Anhang) im Original an die 5 Projektmitglieder weiter und klebt elektronische Post-its drauf, was die einzelnen Projektmitglieder damit machen sollen. In Summe ergibt das 1 Dokument.

Der große Vorteil ist, dass alle Mitglieder des Projektteams am Original-Dokument weiterarbeiten und z.B. sofort erkennen können, wer außer ihnen das Dokument bereits erhalten, gelesen, bearbeitet und an wen weitergereicht hat. Die Kommunikation zu diesem Dokument erfolgt ausschließlich mit elektronischen Post-its am Original-Dokument (mit Zeitstempel und unveränderbar). Somit bleibt es auch nach vielen Diskussionen bei genau 1 Dokument.

Zusätzlicher Vorteil: Unsere E-Mails sind nicht in separaten E-Mail-Silos untergebracht, sondern sie bilden im DMS neben vielen anderen eine Dokumenten-Klasse. Alle Dokumente werden objektorientiert Adressen, Ansprechpartnern, Vorgängen, Projekten und Produkten zugeordnet. Damit stehen sie "im Sachzusammenhang als Wissen und in Prozessen zur Verfügung" (vgl. Projekt Consult http://bit.ly/PCHH_Email) - und zwar jedem Mitarbeiter.

Können Sie sich vorstellen, wie viele interne E-Mail-Kopien wir mit unseren 20 Mitarbeitern in den vergangenen 10 Jahren dadurch bereits eingespart haben?

Wir lieben Zero Mail - aber eben nur intern. Und wir lieben unser DOCUframe, da ohne Dokumentenmanagementsystem diese Vorteile nicht umsetzbar wären.

Gerne zeige ich Euch, wie das mit DOCUframe umzusetzen ist. Meldet Euch einfach bei mir, dann machen wir kurzfristig eine Web-Session.

Euer Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

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