Teil (2) Auf der Suche nach dem passenden EDV-System
Uns 3 neugebackenen Geschäftsführern war schnell klar: Wenn wir nicht sofort eine
größere Anzahl Mitarbeiter für (Projekt-) Verwaltung und Vertrieb einstellen
wollten, mussen wir ein IT-System finden und so aufbauen, das dieses uns so gut wie nur möglich
unterstützt. Unnötige Prozesse konnten und wollten wir uns nicht leisten.
Ich muss zugeben, es lag vermutlich vor allem an mir, dass
wir nicht bei Microsoft Outlook / Exchange geblieben sind. Als Vertriebler
wünschte ich mir eben eine besondere Sicht auf Kunden, Ansprechpartner,
Projekte, Vorgänge, Produkte, Dokumente und andere Informationen. Ich hatte
viele Fragen - und als Non-IT´ler traute ich mich, diese zu stellen:
- Weshalb sind in meinem Outlook-Eingang nur
E-Mails? Weshalb sind die anderen Dokumente wie z.B. Faxe oder Besuchsberichte woanders
abgelegt – z.B. im Papierordner oder im Explorer?
- Wie bekommen wir alle Dokumente elektronisch
dargestellt, damit wir alle gleichzeitig, jederzeit und von überall auf diese
zugreifen können?
- Wie ist die optimale Struktur im Explorer? Kunde
– Produkt - Projekt oder Produkt – Kunde – Projekt oder doch besser Projekt –
Kunde – Projekt? In meinen Gesprächen mit den Kollegen stellte ich schnell
fest, dass jeder anders dachte. Daraus folgte die nächste Frage:
- Wieso muss man überhaupt eine feste Struktur
vorgeben? Wäre es nicht denkbar, alle Objekte einfach mal anzulegen und dann
nach Bedarf zu verknüpfen?
- Wenn mein Posteingang doch bereits die
E-Mail-Adresse einer eingehenden E-Mail erkennt – wieso verknüpft er dann nicht
dieses E-Mail-Dokument sofort mit dem Ansprechpartner und der diesem
zugeordneten Hauptadresse? Was ist mit Eingangsfaxen? Könnte man so auch
Dokumente automatisch mit den passenden Projekten/Vorgängen verknüpfen?
- Wieso muss man E-Mails und andere Dokumente nach
dem Ablegen (z.B. im CRM) danach noch einmal archivieren?
- Wenn mir ein Kunde anruft, wie bekomme ich dann
schnellstmöglich die gesamte elektronische Kunden- und Projektakte auf meinen
Tisch? Wenn das Telefon mit dem Server verbunden ist – wieso öffnen sich diese
Akten dann nicht bereits beim Anruf des
Kunden?
Ich vermute, mit meinen Fragen ging ich meinen beiden
Mitgeschäftsführern so lange auf die Nerven, bis mein Bruder Ralf mit mir im
September 2002 nach München zur Systems fuhr. Ich kam mir damals vor wie ein
Bub, der mit seinem Vater in den Spielwaren-Großmarkt fahren durfte um sich
etwas auszusuchen. Allerdings hatte ich mit meiner rein kaufmännischen
Ausbildung das Problem, dass ich annähernd kein Wort von dem verstand, was die Verkäufer
an den Messeständen mir zu verkaufen versuchten. Das wiederum zeigte mir, dass
wir mit unserer Geschäfts-Idee, EDV-Lösungen für unsere Kunden verständlich
darzustellen, auf dem richtigen Weg waren. Zum Glück hatte ich meinen
Dolmetscher dabei – in Form meines Bruders Ralf. Dieser bemühte sich redlich,
den IT-Abkürzungs-Kauderwelsch irgendwie zu übersetzen. Teilweise musste aber
auch er aufgeben. Die Aussteller erzählten uns von DMS, CRM, CMS, ERP, CTI, … Auf
meine Fragen gingen dabei die wenigsten ein. Das war denen egal. Ich sollte
mich anscheinend deren Lösung anpassen und nicht deren Lösung an mich. Mir schwirrte
bald der Kopf und wir waren kurz davor, die Sache aufzugeben und wieder nach
Hause zu fahren.
Am späten Nachmittag dann standen wir plötzlich am Stand der GSD Software und
alles änderte sich schlagartig. Während wir uns auf dieser armseligen Systems
2002 bis dahin unsere Getränke selber kaufen mussten, hatten wir am GSD-Stand
sofort einen Kaffee in der Hand und es gab sogar noch etwas zu beißen dazu. Als
Schwaben erkannten wir am auf diesem Stand gesprochenen Oberfränkisch sofort:
Hier verstellt sich keiner! Die sind alle echt! Ein Mitarbeiter nahm sich
wirklich Zeit für uns, hörte sich meine Non-IT-Fragen geduldig an und präsentierte
uns dann „DOCUframe“. Plötzlich jemand,
der meine Ideen aufnahm, verstand und mir eine Lösung vorstellte, die genau
dafür gemacht war, Dokumente und Informationen mit Adressen, Ansprechpartnern,
Projekten, Vorgängen und Produkten zu verknüpfen. Das wichtigste Wort, das ich
an diesem Tag lernte war sicherlich „objektorientiert“. Denn DOCUframe bringt
eine objektorientierte Datenbank mit – das bedeutet, dass tatsächlich alles mit
allem verknüpft werden kann. Es gibt kein oben und unten, kein rechts und kein
links. Eine fantastische Lösung für flexible Unternehmen mit Ideen!
Zwei Wochen nach der Messe kauften wir DOCUframe als
zentrale IT-Lösung für alle unsere wichtigsten Prozesse als IT-Systemhaus. Wir fuhren mitten im Winter zu
GSD nach Oberfranken und besuchten alle verfügbaren DOCUframe-Schulungen - auch
ich! Ich denke, ich spreche hier im Namen meiner Geschäftsführer-Kollegen:
Bis heute war der Kauf von DOCUframe eine unserer wichtigsten und besten Entscheidungen. Wir
haben es nie bereut.
Aber damit ging es erst los. Kurz darauf fragte uns nämlich
GSD, ob wir nicht Partner für deren Lösungen werden möchten. Und damit begann
unsere erfolgreiche Karriere des Geschäftsbereichs Solutions, den damals mein
Bruder Ralf übernahm. Wer konnte damals ahnen, dass viele der heutigen
Lösungen bei unseren Kunden auf Basis dieser Software-Lösung DOCUframe entstehen
würden.
Tipp 1: Wenn Sie jemals auf einer IT-Messe an einem Stand das
Logo der GSD-Software erblicken, gehen Sie bitte auf keinen Fall dran vorbei!Gehen Sie stattdessen an den Empfang, lassen Sie sich einen
Kaffee und/oder ein Häppchen anbieten und hören Sie einem der GSD-Mitarbeiter
zu, wenn er Ihnen in breitestem Oberfränkisch die Vorzüge der
GSD-Software-Lösungen ERPframe, DOCUframe, DATAframe, FIBUframe, … erklärt. Man
sieht sofort, dass denen ihre Arbeit am Messestand Spaß macht und dass sie von
den eigenen Lösungen absolut begeistert sind. Im Messe-Alltag tut so etwas
wirklich gut. Und vielleicht bekommen Sie so die Gelegenheit, den visionären
Firmengründer Hans Rebhan kennen zu lernen , der sich z.B. die heutigen
Leistungen von DOCUframe zu einer Zeit vorstellen konnte, als Festplattenplatz
wirklich noch eine große Rolle spielte. Scheuen Sie sich nicht, dem ehemaligen
Elektromeister die Hand zu drücken. Er ist ein ganz netter.
