Erfahrungen & Bewertungen zu yourIT GmbH yourIT DOCUframe® Blog: 2011

Donnerstag, 8. Dezember 2011

Unterschiede zwischen DOCUframe® und anderen Dokumentenmanagement Lösungen

Ein Post des Herstellers GSD Software:

Was die DMS-Software DOCUframe von den meisten anderen Dokumentenmanagement-Lösungen unterscheidet

Lösungen für Dokumentenmanagement präsentieren sich zuweilen in einem recht starren Funktionsumfang. Sie beschränken sich auf die üblichen Archivierungs-Features. Die Lösung DOCUframe® ist mehr als eine reine Dokumentenmanagement - und Archivierungssoftware. Sie unterstützt betriebswirtschaftliche Prozesse durchgängig - über die Abteilungen hinweg.

Von DMS bis CRM - von WWS bis Projektmanagement...
... so breit und vielschichtig stellt sich das Anwendungsspektrum von DOCUframe® dar.
Die grundlegenden Anforderungen an eine Dokumentenmanagement- und Archivierungslösung erfüllt DOCUframe® im Standard. Darüber hinaus dient das Dokumentenmanagement als Grundlage für ein erfolgreiches Kundenbeziehungsmanagement. Auch die Beziehungen zu Interessenten, Lieferanten, Herstellern sowie Mitarbeitern lassen sich professionell managen. Neben den DMS- und CRM-Funktionalitäten bündelt die Lösung der GSD Software mbH eine Reihe weiterer Möglichkeiten innerhalb ein und desselben Systems. So sind Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Kampagnenmanagement, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und Zeiterfassung weitere wichtige Themengebiete, die durch den Einsatz von DOCUframe® abgedeckt werden.

Geschäftsprozesse flexibel gestalten
Doch der hohe Funktionsumfang bildet "nur" die Basis für die vom Anwender konkret benötigte Funktionalität. Darauf aufbauend sieht sich der Nutzer in der Lage, DOCUframe® passgenau an seine Geschäftsprozesse anzupassen. Wo bei anderen Systemen Grenzen gesetzt werden, fängt das Dokumentenmanagement System der GSD erst an richtig spannend zu werden. Masken und Dialoge können individuell gestaltet, Workflows je nach Geschäftsprozess frei definiert werden. Während in anderen Systemen für individuelle Anpassungen teure Berater bezahlt werden müssen, wird der DOCUframe® Anwender nach entsprechender Schulung bei Bedarf dazu befähigt, Anpassungen selbst durchzuführen.

"Die durchgängige Prozessunterstützung und eine ungewöhnlich hohe Flexibilität machen DOCUframe®  zu einer einzigartigen Lösung für die Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse.", erklärt André Kirchner, Vertriebsleiter bei GSD Software. Das Unternehmen GSD Software befindet sich aus seiner Sicht damit genau auf dem richtigen Weg: "Nur mit einer durchgängigen Betrachtung der Geschäftsprozesse über alle Abteilungen hinweg sind Unternehmen heute in der Lage effizient zu agieren. Dabei spielen z.B. Aspekte wie eine gemeinsame Wissensbasis und ein verlustfreier Informationsfluss zwischen den Abteilungen eine Rolle. Diesen Anspruch erfüllt die GSD mit ihren Softwarelösungen.", führt Herr Kirchner weiter aus.

Ein Post des Herstellers GSD Software.



Donnerstag, 17. November 2011

Vereinfachte Vorschriften für den Versand elektronischer Rechnungen

Dass Unternehmen mit dem Versand elektronicher Rechnungen viel Geld sparen können, dürfte mittlerweile bekannt sein. Immerhin haben wir von yourIT bereits im Februar 2005 eine E-Billing-Komplettlösung bei einem mittelständischen Kunden installiert.

Die Einsparmöglichkeiten gegenüber dem Versand in Papierform auf dem Postweg können Sie schnell nachrechnen unter http://e-billing.de/images/stories/roi/index.html.

Dass trotzdem in den letzten Jahren einige Unternehmen auf die hohen Einsparungen verzichtet haben, lag vor Allem daran, dass die Anforderungen recht hoch, die von der Finanzverwaltung an elektronische Rechnungen beziehungsweise deren Versand gestellt wurden. Nur elektronische Rechnungen, die diesen Vorschriften entsprechend verschickt wurden, berechtigten den Rechnungs-Empfänger zum Abzug der Vorsteuer. So verzichteten viele Betriebe darauf, ihre Ausgangsrechnungen elektronisch an ihre Kunden zu versenden.

Lange wurde über die Abschaffung dieser bürokratischen Hürden diskutiert. Nun ist es endlich amtlich: Elektronische Rechnungen können ohne Signatur verschickt werden. Am 23. September 2011 haben Bundesrat und Bundestag dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 zugestimmt.

Zu den insgesamt 35 Steuervereinfachungen und Modernisierungen, die nun im zweiten Anlauf endgültig beschlossen wurden, zählt der Verzicht auf die Verwendung einer elektronischen Signatur oder des EDI-Verfahrens (Electronic Data Interchange) für den Versand von elektronischen Rechnungen. Diese Regelung gilt rückwirkend ab 1. Juli 2011.

Der Nationale Normenkontrollrat geht davon aus, dass aufgrund der Erleichterungen künftig rund 30 Milliarden Rechnungen auf elektronischem Wege verschickt und die Unternehmen dadurch um ca. 4 Milliarden Euro jährlich entlastet werden.
 
Damit können deutsche Unternehmen bereits in diesem Jahr von den Erleichterungen beim elektronischen Versand von Rechnungen profitieren. Laut EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EC sind diese Vereinfachungen bis 2013 in der gesamten EU umzusetzen.

Rechnungsversender und Rechnungsempfänger müssen nur folgendes gewährleisten:
1. Echtheit der Herkunft,
2. Unversehrtheit und Lesbarkeit des Rechnungsinhaltes,
3. Vollständige Pflichtangaben auf der Rechnung.

Damit können Sie allein durch den Einsatz von DOCUframe in Ihrem Unternehmen Ihre Rechnungen elektronisch versenden und gleichzeitig archivieren. Außerdem bietet DOCUframe die optimale Basis für eine lückenlose Dokumentation des gesamten Vorgangs. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.

Wie lange kann es sich Ihr Unternehmen noch leisten, auf die Einsparungsmöglichkeiten des E-Billing zu verzichten? Kontaktieren Sie mich. Ich informiere Sie gerne.

Freitag, 3. Juni 2011

DOCUframe als Faxserver: Totgesagte leben länger

Kurze Frage: Könnte Ihr Unternehmen heute bereits darauf verzichten, Faxe zu senden oder zu empfangen?


Ein DOCUframe-Neukunde machte es uns letzten Monat wieder bewusst: Wir IT-Dienstleister dürfen nie von uns selber ausgehen. Ich hab mal eine kurze Suche im von uns seit 2003 bei yourIT betriebenen DOCUframe-Archiv angestrengt:
- Dokumente gesamt: 550.000
- davon Faxe: 9.500 (weniger als 2%) (davon Eingangsfaxe 5.800 + Ausgangsfaxe 3.700) und
- davon E-Mails: 337.000 (mehr als 60%) -> (Aufgrund unserer Zero Mail Policy keine einzige interne E-Mail!!!)

Bei unserem DOCUframe-Novizen sieht das Mengenverhältnis ganz anders aus und zeigt uns: Fax gibts auch noch und ist alles andere als ein überholtes Überbleibsel aus den 70er Jahren. Dieser Kunde hatte bisher ein Papierfax (das den Geschäftsführer täglich nervte). Einer unserer jüngeren Azubis hatte solch ein Ungetüm noch gar nie gesehen. Klar, die meisten unserer Kunden haben eben DOCUframe oder eine andere Unified Communications Lösung im Einsatz. Als er hörte, dass DOCUframe neben E-Mails auch Faxe empfangen und senden kann, war er hocherfreut, dass künftig Aufträge und Bestellungen von Kunden direkt an den Bildschirmen der jeweiligen Mitarbeiter ankommen können. Auch die Dokumentenprozesse von und zu Lieferanten will er ab sofort verschlanken.

Klar, wenn wir z.B. einen Vertrag ändern oder kündigen wollen, dann schreiben auch wir keine E-Mail sondern ein Fax - und zwar direkt aus DOCUframe. Anders geht das rechtlich auch gar nicht, denn solche Geschäftsvorfälle bedürfen der "Schriftform" - und da gehört die E-Mail immer noch nicht dazu. Die klassische Post geht für uns als IT-Systemhaus gar nicht. Außerdem: Faxe haben ein paar ganz tolle Eigenschaften, die bis heute kein anderes Medium so schafft: Faxe sind einfach, billig, schnell, zuverlässig, nachweisbar, sicher, ... Und wenn ich genau darüber nachdenke: In den wenigen Streitigkeiten, die wir mit Kunden / Lieferanten bisher hatten, haben uns die in DOCUframe bei den jeweiligen Vorgängen archivierten Faxdokumente immer zuverlässig den Hintern gerettet.

Das Fax wird unterschätzt! Es lebe also das Fax!

Freitag, 1. April 2011

Pressemitteilung: comTeam Innovationspreis 2011

Hechingen, April 2011. yourIT nimmt mit groupreportWEB am comTeam Innovationspreis 2011 teil. Die Erfolgsaussichten stehen gut...




Insgesamt 26 Lösungen aus 17 Kategorien der IT und TK-Branche stehen seit dem 01.04.2011 auf der Seite http://www.comteam.de/innovationspreis2011.html zur Wahl. Welche Lösung überzeugt wohl am meisten - sei es aufgrund ihrer Einfachheit, Neuheit, Benutzerfreundlichkeit, Umsetzung etc.?
Zur Begründung, warum unser Produkt innovativ ist: groupreportWEB kombiniert gleich mehrere TOP-IT-Themen von 2011:

• Business Intelligence / Controlling
• ASP (Active Service Providing) / SaaS (Software as a Service)
• Außerdem gibt es unseren Recherchen nach derzeit keine vergleichbare Lösung am Markt.

Der Bedarf ist riesig, da sich fast alle Konzerne mit heterogener IT-Umgebung mit diesen Problemen herumschlagen müssen. Wie bitte definieren Sie "innovativ"?


(Dies war eine Pressemitteilung auf unserer alten Webseite www.yourIT.de und wurde beim Relaunch 2013 hierher übernommen.)

Donnerstag, 10. März 2011

Steuerrelevante Dokumente im elektronischen Archiv markieren

Jedes Jahr beim Jahresabschluss stellt sich die Frage: Wie bereiten wir uns optimal auf eine Steuerprüfung vor?


Hintergrund: Wenn Sie ein vollautomatisches elektronisches Archivsystem wie DOCUframe einsetzen, verzichten Sie der Einfachheit halber auf die manuelle Archivierung ausschließlich der steuerrelevanten Geschäftspost und archivieren stattdessen einfach alles. Vor allem im Bereich der E-Mail-Archivierung hat sich dieses Verfahren durchgesetzt. Wer soll die Menge an E-Mails, die jeden Tag eingehen, sorgfältig nach steuerrelevanten und nicht steuerrelevanten trennen? "Die Guten uns Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen" funktioniert da einfach nicht.

Manche Unternehmen überlassen die Entscheidung dem empfangenden Mitarbeiter, ob ein Dokument geschäftsrelevant und damit archivierungspflichtig ist oder eben nicht. Ganz ehrlich, das kann doch nur schief gehen. Zum Einen weiss mancher Mitarbeiter zu wenig mit dem Befriff steuerrelevant anzufangen, zum andern werden E-Mail-Postfächer oft dann spontan geleert, wenn der Speicher mal wieder voll ist. Das Risiko, dass bei einer Steuerprüfung genau solch ein Dokument vom Steuerprüfer angefragt wird, wäre mir als Geschäftsführer zu groß.

Ein vollautomatisches Archiv wie DOCUframe verzichtet also auf die (manuelle) Trennung zwischen steuerrelevanten und nicht steuerrelevanten Dokumenten. Das bedeutet aber nicht, dass der Steuerprüfer in alle Dokumente Einblick nehmen darf. Die GDPdU-Gerüchte und -Halbwahrheiten auf dem Archivierungs-Markt sind so verrückt, dass manche Interessenten tatsächlich schon nach einer Vollausgabe aller Dokumente für den Steuerprüfer gefragt haben.

Hier sollte man meiner Meinung nach Vernunft walten lassen. Wie sieht es denn bisher im Bereich der papierbasierten Archive aus. Ich kenne kein Unternehmen, das dem Finanzamt alle Ordner zuschickt bzw. dem Steuerprüfer vorlegt. Der Steuerprüfer bekommt erstmal alle Rechnungen des zu prüfenden Zeitraums vorgelegt. Sollten sich hierbei Fragen ergeben, darf er zu den fragwürdigen Belegen weitere Dokumente anfordern. Und diese sind dann zeitnah vorzulegen.

Und genau das passiert auch bei einer Steuerprüfung in einem modernen Unternehmen mit elektronischem Archivsystem. Erstmal müssen wir dem Steuerprüfer alle aus- und eingegangenen Rechnungen des Prüfzeitraums vorlegen. Das sollte für kein Archivsystem ein Problem darstellen. Ob Sie eine Suche über den Suchbegriff "Rechnung" anstrengen oder wie in unserem Haus bereits während des Jahres alle Rechnungen in einem eigenen Vorgang - vergleichbar mit einem Papier-Rechnungsordner - sammeln, bleibt Ihnen überlassen.

Exkurs:
In vielen Unternehmen werden Belege wie z.B. Angebote oder auch Rechnungen mehrfach gedruckt, bevor sie in der endgültigen Version an den Kunden versendet werden. Da ein vollautomatisches Archiv wie DOCUframe jede Version der Belege abspeichert, sollten Sie dafür sorgen, dass immer nur der endgültige an den Kunden versendete Beleg als steuerrelevant abgelegt wird. Das kann man manuell machen, indem der Ersteller des Beleges oder auch die Finanzbuchhaltung der End-Version das Markmal steuerrelevant vergibt. Mir persönlich sind solche manuellen Vorgänge zu aufwändig und zu fehleranfällig. DOCUframe bietet durch Einsatz des Versionierungsmoduls die Möglichkeit, automatisch bei Eingang einer zweiten Version eines Beleges ein Versionsdokument anzulegen, welches die alte Version in den Archivbereich legt und die neue Version als aktiv setzt. Dies funktioniert selbstverständlich auch bei Eingang weiterer Versionen des selben Beleges.
Exkurs Ende.

Ergeben sich für den Steuerprüfer zu einem Beleg Fragen, müssen wir auf Anfrage weitere Geschäftspost zu diesem Vorgang bereitstellen. Jetzt trennt sich in der Archivierungsmethode die Spreu vom Weizen. Wenn sie jetzt nicht alles vollautomatisch archiviert haben, können bereits hier wichtige Dokumente fehlen. Achtung: Dass E-Mails anderen Geschäftsdokumenten gleichgestellt und damit zu archivieren sind, sollte sich mittlerweile herumgesprochen haben.

Welche Möglichkeiten bietet hier DOCUframe?
1. Wiederfinden bei der Adresse: Alle Dokumente wie Belege aber auch E-Mails sind in DOCUframe immer bei der Adresse verknüpft.
2. Wiederfinden beim Vorgang / Projekt: Alle Dokumente eines Vorgangs oder Projektes werden in DOCUframe zusätzlich an diesen Objekten verknüpft. Da bei einer Adresse typischerweise mehr Dokumente abgelegt sind wie in den einzelnen Vorgängen/Projekten, ist man hier meist schneller. Da Vorgänge/Projekte genau das sind, was der Steuerprüfer als zu prüfenden Geschäftsvorfall ansieht, ist die Arbeit mit Vorgängen/Projekten definitiv zu empfehlen.

Eine sorgfältige Ablage vorausgesetzt, haben wir dem Steuerprüfer die Information damit bereits beschafft und der ist glücklich. In der Regel überzeugt eine vollständige Geschäftsvorfall-bezogene Ablage sehr schnell und die Anzahl von Rückfragen nimmt dadurch signifikant ab.

Wenn nicht 100-prozentig ordentlich in Adressen / Vorgängen / Projekten abgelegt wurde, haben wir das angefragte Dokument vielleicht noch nicht gefunden. In einem vollautomatischen Archiv können Sie zumindest darauf vertrauen, dass alles archiviert wurde - wir müssen eben noch etwas sorgfältiger danach suchen - und dies ist in DOCUframe volltext, nach Keywords, etc. möglich. Wir werden das Dokument also sicher finden.

TIPP: Um die Suche zu erleichtern, bietet sich die Einführung einer Liste mit GDPdU-Schlüsselwörtern an. Damit können alle Dokumente bereits bei deren Eingang in DOCUframe nach steuerrelevanten Begriffen durchsucht werden. Wird ein Begriff erkannt, bekommt das Dokument das Merkmal "steuerrelevant". Die Suche kann dann auf dieses Merkmal beschränkt werden.

Viel Spass beim Organisieren wünscht
Thomas Ströbele

Donnerstag, 3. März 2011

Aus CRM wird XRM

Seit mittlerweile 9 Jahren beschäftigen wir von yourIT uns mit dem Thema CRM (= customer relationship management). Bisher vor Kurzem war dieser Begriff gleichbedeutend mit "Kundenmanagement". Für unsere Kunden funktionierte CRM z.B. immer dann, wenn eine Kundenanfrage oder Reklamation von einem beliebigen Mitarbeiter entweder sofort gelöst oder zumindest in die richtigen Bahnen gelenkt werden konnte. Sie stimmen mir sicher zu: In der heutigen Zeit sollten Auskünfte wie "Ich lasse mir Ihre Akte kommen und rufe dann zurück" einfach nicht mehr vorkommen. Die Beziehung zum Kunden sollte mittels CRM-Systemen wie DOCUframe so optimiert werden, dass insgesamt der Unternehmenserfolg maximiert wird.

Während in vielen mittelständischen Unternehmen das Thema CRM noch nicht mal als Kundenmanagement angekommen ist, hat sich das Beziehungsmanagement mittlerweile auf XRM (any relationship management) ausgeweitet. Das bedeutet nicht nur, dass neben Kunden auch die Beziehungen zu Lieferanten, Herstellern etc. mit dem XRM-System gepflegt werden können. In Zeiten von sozialen Netzwerken wie XING, Facebook & Co. müssen sich Unternehmen vielmehr eine Strategie zulegen, wie jegliche Beziehung der Organisation erfasst, gesteuert und genutzt werden kann.

Dabei bleibt natürlich die effektive Beziehung zum Kunden im Mittelpunkt des Interesses. Ebenso werden nun aber die Beziehungen zu allen Menschen gepflegt, die ebenfalls einen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten können. Denken Sie dabei bitte an Mitarbeiter und Partner, aber auch an die Presse und Hochschulen. Sogar eine Verdichtung der Informazionen über Wetbewerber kann den eigenen Unternehmenserfolg steigern.

Wie soll diese wichtige Aufgabe durch eine Warenwirtschaft abgebildet werden? Die Plattform für diese Optimierung der Unternehmensbeziehungen bildet in der Regel eine XRM-Software wie z.B. DOCUframe. Hier werden Adressen (Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Partner, ...) und deren Ansprechpartner angelegt und aktuell gehalten. Die objektorientierte Datenbank stattet DOCUframe-Kunden bereits im Standard mit allem Notwendigen aus, um beliebige Verknüpfungen zwischen Adressen, Ansprechpartnern, Informationen, Dokumenten und Vorgängen herstellen zu können.

Gerne zeige ich Ihnen persönlich in einer kurzen WEB-Session, wie XRM mit DOCUframe funktioniert. Wann können wir das tun? Sie erreichen mich natürlich ganz im Sinne des XRM-Gedankens auch über XING und Facebook.

Montag, 28. Februar 2011

Umfassende Bestellprozessoptimierung mit DOCUframe

Soeben habe ich die Freigabe für unsere neueste Referenz - Success Story zur Einführung von DOCUframe bei einem namhaften Elektronik-Konzern erhalten. Das sollten Sie sich unbedingt anschauen.


Herausforderung:
Automatisierung der Bestellprozesse: Automatischer Mail-Versand von manuell unterschriebenen Bestellungen. Gleichzeitige Archivierung der Bestell-Belege im SAP-System. Automatisierte Status-Benachrichtigung an zuständigen Einkäufer.

Fazit und Ausblick:
Zahlreiche Vorteile durch die Einführung von DOCUframe: Bestellung und Auftragsbestätigung innerhalb kürzester Zeit beim richtigen Ansprechpartner. Einfachstes Wiederfinden relevanter Daten. Reduktion des manuellen Aufwands. Minimale Verwaltungsaufgaben, maximale Prozessverkürzung und die hohe Zeitersparnis des Sachbearbeiters als Hauptnutzen.

Hier die gesamte Success Story als PDF:
http://download.yourit.de/externDATA/DOCUframe/Success_Story_Fahrzeugzulieferer.pdf

Und hier als Flashpaper:





Viel Spaß beim Lesen wünscht Thomas Ströbele

Montag, 21. Februar 2011

DOCUframe und Datenschutz

Als Mitglied der Arbeitsgruppe Datenschutz im comTeam nutze ich den heutigen Tag, um mich mit andern Datenschutzbeauftragten und Rechtsanwälten über das Thema Dokumentenmanagement und Datenschutz auszutauschen. Damit Sie auch etwas davon haben, hier eine kurze Zusammenfassung.

Erfreulicherweise bietet DOCUframe einige tolle Eigenschaften, die die Umsetzung eines Datenschutz-Konzepts im Unternehmen begünstigen. Um nur die wichtigsten davon zu nennen:
  1. Umsetzung einer Anfrage eines Betroffenen auf Sperrung
  2. Eingabekontrolle (Anlage zu § 9 Satz 1 Nr. 5 BDSG)
  3. Umgang mit Bewerbungen per E-Mail
zu 1.: Umsetzung einer Anfrage eines Betroffenen auf Sperrung
Ein Unternehmen mit "revisionsfähiger Archivierung" hat in der Regel Schwierigkeiten damit, wenn ein Betroffener die Löschung oder Sperrung aller über ihn gespeicherten Daten verlangt. Zum Einen ist der Aufwand für das Auffinden aller Informationen (Daten + Dokumente) über mehrere Systeme in der Regel sehr aufwändig. Zum Anderen fehlen meist die Funktionen für eine Sperrung all dieser Informationen. Beachtet werden sollte, dass man nicht direkt sperren sondern mit Filten arbeiten sollte, für den Fall, dass man im Ernstfall auf eine ältere Datensicherung zurückgreifen muss.
Da in DOCUframe bei richtiger Anwendung der Anfrager als eigenes Objekt Ansprechpartner angelegt ist, und bei diesem alle Dokumente (= E-Mails, Faxe, gescannte Post, ...) hinterlegt sind, kann diese Sperrung auf Knopfdruck durchgeführt werden.
Der Ansprechpartner und die Informationen bekommen dadurch besondere Rechte und Sicherheiten und sind damit nur noch eingeschränkt und nur für einen bestimmten Mitarbeiterkreis zu sehen. Gleichzeitig wird der Anfrager auf eine Robinson-Liste gesetzt, wodurch jede weiter Kommunikation mit diesem systemunterstützt unterbunden wird.
Achtung: Es empfiehlt sich, einen Anfrager nicht zu löschen sondern zu sperren, da es sonst zu einer erneuten Anlage und Aufnahme der Kommunikation kommen könnte.

zu 2.: Eingabekontrolle (Anlage zu § 9 Satz 1 Nr. 5 BDSG)
Jede Eingabe in DOCUframe wird protokolliert (Wer hat wann was gemacht?). Damit kann den Anforderungen der Anlage zu § 9 Satz 1 Nr. 5 BDSG entsprochen werden: "... zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder enfernt worden sind (Eingabekontrolle).

zu 3.: Umgang mit Bewerbungen per E-Mail
Bewerbungen per E-Mail sind heute an der Tagesordnung. Vorsicht ist geboten, wenn Ihre internen Abläufe die Weiterleitung per E-Mail vorsehen. Die Posteingangs-Stelle schickt die Bewerbungs-E-Mail an die Personalabteilung, die leitet weiter an die eventuell passenden Abteilungen, Rückfragen bedingen weitere E-Mail-Kopien. Am Ende haben sie die Kontrolle verloren, wo im Unternehmen diese E-Mail-Bewerbung vorhanden ist. Wenn Sie diesem Bewerber absagen, hat dieser das Recht, die Löschung oder Sperrung zu verlangen. Spätestens 6-7 Monate danach müssen alle Kopien der Bewerbungs-E-Mail gelöscht oder gesperrt sein.
Ein riesiger (in vielen Fällen unlösbarer) Aufwand, den Sie sich durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems wie DOCUframe sparen können.
In DOCUframe werden intern keine E-Mail-Kopien erstellt und versendet, sondern wie im richtigen Leben das Original. Die Bewerbung ist also im Unternehmen nur 1x abgelegt und wurde im Original an bestimmte Stellen weitergereicht. Zur Löschung bzw. Sperrung muss nur diese eine Orihginal-E-Mail gelöscht bzw. gesperrt werden. That´s it!