Freitag, 23. Dezember 2016

yourIT wünscht Frohe Weihnachten

Wir bedanken uns bei unseren Kunden, Partnern und Geschäftsfreunden für die gute Zusammenarbeit in diesem Jahr. Vertrauen und Kontinuität sind die beste Basis für eine langfristige und stabile Geschäftsbeziehung.
Frohe Feiertage und einen guten Rutsch ins neue Jahr!

yourIT wünscht Frohe Weihnachten
yourIT wünscht Frohe Weihnachten

Donnerstag, 6. Oktober 2016

IT&Business 2016 – ISO-zertifizierte IT-Sicherheit bei yourIT

Stuttgart, 05. Oktober 2016 - Die PÜG Prüf- und Überwachungsgesellschaft mbH aus Gäufelden verleiht am Stand von GSD Software® auf der IT&Business 2016 das DAkkS-Zertifikat für den weltweit anerkannten Standard im Bereich Informationssicherheit ISO 27001:2015 an das IT-Systemhaus yourIT aus Hechingen.


Die yourIT GmbH geht einen weiteren großen Schritt in Richtung nachhaltiger Qualitätssicherung. Das IT-Systemhaus hat in einem mehrmonatigen Projekt aus dem bereits erfolgreich etablierten Datenschutzkonzept ein Informations-Sicherheits-Management-System (kurz: ISMS) erarbeitet. Dieses wurde durch den von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) zugelassenen Zertifizierer PÜG Prüf- und Überwachungsgesellschaft mbH aus Gäufelden in den dafür vorgeschriebenen Audits der Stufe 1 und 2 nach der internationalen Norm DIN ISO/IEC 27001:2015 überprüft.

yourIT hat den Gipfel ISO 27001 bereits genommen. Nun wollen sie anderen dort hinaufhelfen.
yourIT hat den Gipfel ISO 27001 bereits genommen. Nun wollen sie anderen dort hinaufhelfen.

Durch die nun erfolgte Zertifizierung bestätigt der Zertifizierer PÜG dem Systemhaus yourIT Informationssicherheit im Rechenzentrumsbetrieb, Transparenz in den Abläufen und ein systematisches Risikomanagement.

Montag, 19. September 2016

DOCUframe - mehr Software brauchen Sie nicht für Faktura, CRM und Dokumentenmanagement

Vor einiger Zeit haben wir eine interessante Anfrage erhalten. Das anfragende Unternehmen sucht eine integrierte Software für Faktura, CRM und Dokumentenmanagement. Dazu hat uns dieser Kunde zu unserer Softwarelösung "DOCUframe®" einige Fragen gestellt, die wir Ihnen hier mit unseren Antworten an die Hand geben wollen.


Weg von den Inseln - Die ERP-DMS-CRM Alleskönner kommen


Der Begriff "Insellösung" hat im Bereich Unternehmens-Software einen negativen Klang. Immer wieder trafen wir in der Vergangenheit auf Unternehmen, die ihr ERP-, DMS-, CRM- und andere Systeme getrennt voneinander parallel betrieben haben - als sogenannter best-of-breed-Ansatz. Solche Insellösungen waren früher beliebt, weil sich anscheinend jeder das Beste aus jedem Segment heraussuchen konnte. Unsere aktuellen Anfragen belegen: Vor allem im Mittelstand ist dieser Ansatz gescheitert. Unternehmen suchen heute eher nach der "eierlegenden Wollmilchsau", die für alle Unternehmensprozesse übergreifend, unternehmensweit und wirtschaftlich zuständig ist.



Eigentlich logisch: Gerade ERP- DMS, und CRM-Prozesse etc. sind heute eng miteinander verknüpft und müssen optimal ineinander greifen. Da macht der parallele Betrieb einzelner Lösungen eine Menge Schnittstellen-Arbeit und dadurch überhaupt keinen Sinn mehr. Prozessabbildende Unternehmens-Software kann nur als Komplettpaket funktionieren. "Integration statt Insellösungen" ist heute die richtige Strategie.

Dienstag, 13. September 2016

E-Mail-Flut nach Urlaub beseitigen - Achtung: Löschen verboten!

Der Urlaub ist zum Erholen und Entspannen da. Aber in Zeiten der E-Mail-Flut fürchten die meisten Arbeitnehmer den ersten Blick nach der wohlverdienten Pause in Ihr Postfach. Wer kann, räumt daher bereits während des Urlaubs den Posteingang auf - aber das schadet der Erholung. Hier einige Tipps zum Kampf gegen die E-Mail-Flut nach dem Urlaub.

Vor einiger Zeit machte die besondere Abwesenheitsmeldung eines Berliner Stadtrats die Runde, in der dieser ankündigte, dass alle während seines Urlaubs eingehenden Mails automatisch gelöscht würden. Man solle sich nach seinem Urlaub wieder an ihn wenden.

Auch Daimler ergreift einer entsprechenden Meldung zufolge solche drastischen Maßnahmen im Kampf gegen die E-Mail-Flut. Die Mitarbeiter haben seit Anfang 2013 die Möglichkeit, während ihres Urlaubs eingehende E-Mails automatisch löschen zu lassen.

Verständlich, das Abarbeiten der angesammelten E-Mail-Flut macht den Arbeitnehmern keinen Spaß und kostet das Unternehmen wertvolle Arbeitszeit.


So hilft das digitale Büro 4.0 gegen die E-Mail-Flut
So hilft das digitale Büro 4.0 gegen die E-Mail-Flut

Achten Sie auf die E-Mail-Archivierung - im Interesse Ihres Unternehmens


Achtung: Diese und ähnliche Meldungen sollten Sie nicht dazu verleiten, leichtfertig ähnliche Maßnahmen in Ihrem Unternehmen einzuführen. E-Mails unterliegen als Geschäftsbriefe der Archivierungspflicht und sind 6 oder sogar 10 Jahre aufzubewahren.

Bitte unterscheiden Sie daher unbedingt zwischen (aus dem Postfach) löschen und (aus dem System) vernichten.

Wenn Sie die Archivierung aller E-Mails sichergestellt, eine entsprechende Vertreterregelung eingeführt und die Versender darüber informiert haben, können Sie Ihre Mitarbeiter gerne die während des Urlaubs in Ihrem Postfach angesammelten Mails ruhig aus deren Postfach löschen lassen. Nur vermeiden Sie auf jeden Fall, dass die E-Mails aus dem System komplett vernichtet werden. Das könnte Sie und Ihr Unternehmen im Nachhinein viel Geld und Ärger kosten.

Tipp: Verordnen Sie sofort eine Zero-Mail-Policy für interne E-Mails, um zu vermeiden, dass nach dem Urlaub die Mitarbeiter alle möglichen E-Mails an unzählige Kollegen weiterleiten mit der Frage, ob dieser Vorgang bereits von irgendjemandem erledigt wurde. Merken Sie sich: Jedes Lesen einer E-Mail kostet Ihr Unternehmen 15 Minuten Arbeitszeit. Sollten Sie Hilfe benötigen: Wir von yourIT helfen Ihnen gerne.


Extra-Tipps für DOCUframe-Nutzer:


Tipp 1: Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten



Im digitalen Büro 4.0 DOCUframe ist die gemeinsame Arbeit an Dokumenten im Team an der Tagesordnung - nicht nur im Falle von Urlaub, Krankheit oder sonstiger Abwesenheit. Fügen Sie in den globalen und den privaten Postfächern zwei Spalten ein, in denen Sie dem gesamten Team in Farbe anzeigen, ob eine E-Mail (oder ein beliebiges anderes Dokument) noch unbearbeitet, in Bearbeitung oder bereits erledigt ist und von wem. Damit kann der Mitarbeiter sofort erkennen, um welche Dokumente er sich noch kümmern muss und welche bereits von seinen Kollegen bearbeitet werden bzw. erledigt sind. Sie sparen sich die häufig anfallende doppelte und mehrfache Bearbeitung von Vorgängen im Unternehmen.


Anzeige des Bearbeitungsstatus in DOCUframe

Ich freue mich auf das Projekt bei Ihnen. Fordern Sie uns!

Übrigens: yourIT startet im September eine Schulungs-Initiative. In maximal halbtägigen Schulungen geben wir Tipps zur Arbeit mit DOCUframe und zur Optimierung im Büroalltag an Sie und Ihre Mitarbeiter weiter. Melden Sie sich bei mir wegen den Schulungsterminen.


Tipp 2: Automatische Vorgangs-Zuordnung nutzen


Wenn Sie DOCUframe für Ihr digitales Büro 4.0 nutzen ist einer der größten Vorteile die Arbeit mit elektronischen Akten, auch eAkten genannt. In DOCUframe können Sie verschiedene Ausprägungen von E-Akten anlegen, z.B.:


  • Aufgabe
  • Vertriebsvorgang / Forecast
  • Ticket / Hotline-Vorgang
  • Reklamation, Beschwerde, Feedback
  • etc.

Jede eAkte hat Ihre eigene, eindeutige Vorgangsnummer, über die DOCUframe sie identifizieren kann. Wenn Sia also - so wie wir bei yourIT - Ihren Kunden und Lieferanten in Ihren E-Mails diese Vorgangsnummer [#...#] mitgeben und diese bitten, sie in der Antwort zu belassen, kann DOCUframe die Antworten automatisch dem richtigen Vorgang zuordnen.

Vorteil: Alle an dieser eAkte beteiligten Kollegen können sofort ebenfalls auf die eingegangenen E-Mails zugreifen - selbst wenn der eigentliche Empfänger außer Haus (im Urlaub, krank oder ausgeschieden) ist. Ein Weiterleiten von E-Mails an vertretende ist daher nicht notwendig.

In allen E-Mails, die Sie von yourIT erhalten, steht daher z.B. der Hinweis:
"Bitte geben Sie bei weiteren Anfragen zum gleichen Vorgang die yourIT Vorgangsnummer [#...#] im Betreff mit an."

Und in unseren Abwesenheitsnotizen finden Sie folgende Anmerkung:
"Aus Vertraulichkeitsgründen wird Ihre E-Mail nicht weitergeleitet. Falls Sie die yourIT-Vorgangsnummer [#...#] im Betreff genannt haben, wird Ihre E-Mail von unserem Büro 4.0 aber automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet und meine Kollegen haben bei Bedarf Zugriff darauf."


E-Mail-Management ist auch für Ihr Unternehmen interessant


Sie kennen und nutzen die Vorteile des digitalen Büros DOCUframe noch nicht? Dann wird's Zeit. dass wir uns kennenlernen. Wie wäre es mit unserer vom Europäischen Sozialfonds gesponsorten Kern-Prozessanalyse? Wir beraten - Sie erhalten viele Verbesserungsvorschläge und die Fördermittel. Mehr dazu...

Jetzt unsere Kern-Prozessanalyse nutzen - und Fördermittel vom ESF nutzen

Kleines Rechenbeispiel zum E-Mail-Management


Wie viele E-Mails hatten Sie nach Ihrem Sommerurlaub im Posteingang? Wie viele Stunden brauchen Sie persönlich, um diesen Haufen abzuarbeiten? Multiplizieren Sie diese Zahl mit der Anzahl Ihrer Mitarbeiter und dann noch mit dem durchschnittlichen Stundensatz in Ihrem Unternehmen. Wenn wir von Ihrem Ergebnis die Hälfte einsparen könnten - würde sich dann ein Gespräch für Sie lohnen? Ich freue mich auf Ihre Terminanfrage. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Weitere Tipps zum E-Mail-Management:

Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.


Fragen / Anregungen


Haben Sie Fragen oder Anregungen zu diesem Beitrag? Dann senden Sie uns diese hier und jetzt:
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Mittwoch, 7. September 2016

Welche Vorteile bietet eigentlich Dokumentenmanagement?

Hechingen, Zollernalbkreis, 07.09.2016: Vor Kurzem wurde ich von einem Kunden nach einer 2-stündigen Mammut-Besprechung zum Thema DokumentenManagementSystem (DMS) als Basis für das digitale Büro 4.0 gefragt: Und was bringt uns das Ganze nun konkret? Ich war der Meinung, ich hätte dem Kunden bereits die Vorteile aufgezeigt. Doch weit gefehlt...


Hier eine Auflistung der Vorteile des Einsatzes eines DokumentenManagementSystems (DMS) im Rahmen des Aufbaus eines digitalen Büro 4.0 aus meiner heutigen Sicht (Die Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit!):

Digitales Büro 4.0 Vorteile Dokumentenmanagement Nutzen
Digitales Büro 4.0 - Vorteile Dokumentenmanagement

  1. Vorteil: Reduzierung der Suchzeiten: Ist erstmal festgelegt, dass alle Dokumente und Informationen sich im DMS befinden und nirgends anders, findet man jedes gesuchte Dokument auf Anhieb. Außerdem kann man an den Dokumenten-Pfaden leicht erkennen, wer etwas sonst noch weiß. In Summe bedeutet das den automatischen Aufbau einer unternehmensweiten, durchsuchbaren Wissensmanagement-Datenbank.
  2. Vorteil: Senkung der Druck- und Zustellkosten: Die schnelle und sichere Verteilung von Dokumenten und Informationen in einem DMS trägt zur Reduktion von Druck- und Versandkosten bei, die normalerweise durch den Versan an Kunden, Partner und Mitarbeiter entstehen würden.
  3. Vorteil: Entlastung der E-Mail-Systeme und E-Mail-Postfächer: Interne E-Mails entfallen zu 100%. Siehe hierzu den Artikel "Zero Mail Policy" auf diesem DOCUframe-Blog. Externe E-Mails werden um bis zu 90% reduziert, da die Abklärung von Sachverhalten über elektronische Vorgänge weniger Fragen offen lässt.
  4. Vorteil: Einsparung von Archivräumen: Sparen Sie sofort mehrere Regalmeter an Akten. Glauben Sie mir: Es gibt immer eine sinnvollere Verwendung für einen bisherigen Archivraum!
  5. Vorteil: Senkung der Mitarbeiterkosten: Setzen Sie Mitarbeiter, die bisher für Kopieren und Ablage zuständig waren, endlich sinnvoll ein!
  6. Vorteil: Steigerung der Mitarbeitermotivation durch Einsatz moderner Informations-Technologie: Reduktion monotoner Ablage- und Suchtätigkeit - dadurch mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Aufgabenstellungen
  7. Vorteil: Höhere Effizienz und Produktivität: Automatisierte, standardisierte und beschleunigte Routing- und Freigabeprozesse optimieren Ihre Arbeits-Abläufe bzw. Arbeitsprozesse.
  8. Vorteil: Minimierung der Kosten aus behördlichen und gesetzlichen Bestimmungen: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Wohl noch nichts von Compliance gehört?!
  9. Vorteil: Geringeres Risiko / höhere Kundenzufriedenheit: Ständige Verfügbarkeit von aktuellen und korrekten Versionen erleichtert die Entscheidungsfindung und ermöglicht einen schnelleren, einen besseren Kundenservice.
  10. Vorteil: Versionierte Verwaltung archivierter Datenbestände: Die Versionsverwaltung protokolliert sämtliche Veränderungen an den Dokumenten.
  11. Vorteil: Proaktive Datendeduplizierung: Jedes Dokument im System ist nur 1x vorhanden und wird lediglich mit verschiedenen Objekten verknüpft. Es gibt weder Kopien noch Schatten.
  12. Vorteil: Ein weiterer Vorteil gewinnt immer weiter an Bedeutung: Mobility. In mobilen und dezentralen Arbeitsstrukturen können Dokumente überall zur Verfügung gestelt oder vor Ort erfasst und in den Arbeitsprozess eingebunden werden - auch per iphone, ipad, Smartphone und/oder Tablet-PC.

Achtung: Nicht jedes so genannte DokumentenManagementSystem (DMS) bietet alle diese Vorteile. Aber ich kenne zumindest 1 DokumentenManagementSystem, das alle diese Vorteile bietet: DOCUframe.

Erklärvideo: Arbeiten OHNE DOCUframe vs. Arbeiten MIT DOCUframe


Hier ein kurzes Erklärvideo des DOCUframe-Herstellers, das die Vorteile des Einsatzes von DOCUframe als DokumentenManagementSystem und damit als Basis Ihres digitalen Büro 4.0 einprägsam rüberbringt:


Wieso stellt DOCUframe als "besonderes" DokumentenManagementSystem die optimale Basis für das digitale Büro 4.0?


DOCUframe nimmt unter den DokumentenManagementSystemen eine besondere Rolle ein, da es mehr kann als nur DMS, zum Beispiel:
- Archivierung
- Business Process Management (BPM), Workflow-Management, Prozess-Management
- CRM
United Communications and Collaboration (UCC)

Hier eine Keyword-Wolke zu den Begrifflichkeiten, die wir von yourIT mit DOCUframe als Dokumenten-Management-System verbinden:

Keyword-Wolke zu DOCUframe als Dokumenten-Management-System
Keyword-Wolke zu DOCUframe als Dokumenten-Management-System

Auf dem Weg zu Ihrem digitalen Büro 4.0 sollten Sie sich unbedingt DOCUframe anschauen


Falls Sie auf Ihrem Weg zum digitalen Büro 4.0 mehrere DokumentenManagementSysteme in der Auswahl haben: Vergleichen Sie bitte selbst. Zu Ihrer Unterstützung habe ich eine kleine Vergleichs-Tabelle erarbeitet, die ich Ihnen gerne auf Anforderung kostenlos zusende.

Welche Mehrwerte bietet DOCUframe Ihrem Büro 4.0?


Durch den Einsatz des richtigen DokumentenManagementSystems wie z.B. DOCUframe ergeben sich für Ihr Unternehmen mindestens die folgenden Mehrwerte:
  • Kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten
  • Kurze Transport- und Such-Zeiten
  • Kostenreduktion trotz wachsendem Geschäftsvolumen
  • Schnelles Wiederfinden
  • Zugriff ist von überall möglich (mobile App)
  • Reduzierung des E-Mail-Aufkommens um bis zu 90% (extern) und 100% (intern)
  • Vermeidung von Doppelarbeit und damit Fehlerminimierung
  • Vermeidung von Dubletten / Mehrfachablage
  • Reduzierung von Speicherplatz
  • Gleichzeitiger Zugriff unterschiedlicher Personen auf dieselben Informationen
  • Optimale Anbindung des Außendiensts (Vertrieb, Servicetechniker, etc.)
  • Weltweiter Zugriff möglich
  • Verbesserung der Transparenz, Qualität und Produktivität
  • Verbesserte Controlling-Möglichkeiten
  • Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen
  • Verbesserung von Datenschutzes & Informationssicherheit durch Zugriffsschutz
  • Weniger Dokumenten- und Informationsverlust
  • Einheitliche Informationsplattform / keine Medienbrüche
  • Schutz vor Feuer- und Wasserschäden
  • Optimierung der Zusammenarbeit im Unternehmen (auch bei Urlaubs- und Krankheitsvertretung)
  • Meetings werden auf das notwendigste reduziert
  • Schaffung eines "Wir-Gefühls" im Unternehmen
  • Das Unternehmen wird attraktiver für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten

Versuchen wir mal, diese Vorteile auf die einzelnen Geschäftsbereiche herunter zu brechen:


  • Geschäftsführung: Endlich haben Sie eine unternehmens-übergreifende Sicht auf alle Projekte und Vorgänge. Informationen fließen schneller, Prozesse fließen reibungsloser. In Folge ergeben sich weniger Fehler und geringere Kosten. Das DMS ist Ihr Steuerrad.
  • Vertrieb: Sie sehen Projekte vom Kennenlernen des Kunden bis zur Bearbeitung. Dadurch halten Sie den Kontakt zu Ihrem Kunden und bereiten das nächste Geschäft gleich vor. Ihr Umsatz geht nach oben.
  • Einkauf: Auf einen Blick erfassen Sie die gesamte Einkaufskommunikation. Alle Belege wie Angebote, Aufträge, Bestellungen und Rechnungen zu einem Projekt sind geordnet und sortiert.
  • Buchhaltung: Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen sind an ihrem Platz. Ein Rechnungseingangsworkflow hilft Ihnen bei Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen. Gestzliche Archivierungsfristen halten Sie spielend ein.
  • EDV: Dokumentenmanagementsysteme wie z.B. DOCUframe binden Sie spielend in die bestehende IT-Infrastruktur ein. Die Administration von Dokumenten und Informationen wird durch eine logische Rechtevergabe unterstützt. Das DMS lässt sich im laufenden Betrieb sichern. DOCUframe beseitigt Insellösungen, verringert Ihren Administrationsaufwand und erhöht die Ausfallsicherheit Ihrer IT.

Ein Beispiel aus der Büro-4.0-Praxis:

Mittelständisches Unternehmen mit 19 Mitarbeiter in der Verwaltung.

Tabelle-Berechnung-Vorteil-Netto-Nutzen-Dokumentenmanagement-Büro-4.0
Tabelle-Berechnung-Vorteil-Netto-Nutzen-Dokumentenmanagement-Büro-4.0

Die Ersparnis liegt bei diesem Unternehmen bei etwas mehr als 50.000 EUR - und das pro Jahr.

Mit all diesen Vorteilen ist es kein Wunder, dass sich die Investition in ein elektronisches DMS in der Regel innerhalb von 6-12 Monaten amortisiert.

Ich denke, wir sind uns einig: An einem DokumentenManagementSystem  und am digitalen Büro 4.0 führt auch in Ihrem Unternehmen kein Weg vorbei! Die Frage ist nur, wie viel Zeit und Geld (und Nerven) Sie bis dahin noch zu verschenken haben.

Hat Ihr Unternehmen Bedarf an einem DokumentenManagementSystem?


Durch das Beantworten der nachfolgenden Fragen können Sie selbst schnell und einfach herausfinden, ob Ihr Unternehmen Nutzen aus der Einführung eines DokumentenManagement- und Workflowsystem (DMS, ECM, BPM, ...) ziehen wird.

  • Ist Ihnen die Ablage im Tagesgeschäft lästig?
  • Suchen Sie häufig Dokumente, Mails, Rechnungen, Faxe, Schriftverkehr, Lieferscheine in der Papierablage / auf Ihrem PC / Server?
  • Kommt es vor, dass Sie auf Unterlagen zugreifen müssen, die nur bei anderen Kollegen oder Abteilungen abgelegt sind?
  • Sind Sie sicher, dass Sie mit der Art Ihrer derzeiten Ablage den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen? (AO, GoBD, GdPDU, GoBS usw.)
  • Haben Sie den Eindruck, dass Sie im Tagesgeschäft nicht genügend Zeit für Ihre Kernaufgaben haben?
  • Fällt es Ihnen schwer, gewährte Skontofristen Ihrer Lieferanten jederzeit optimal zu nutzen?
  • Verpassen Sie bei Ihren laufenden Verträgen (z.B. für Mobiltelefone, Telefonanlage, Versicherungen, Leasing, etc.) Kündigungsfristen oder Zahlungstermine?
  • Werden eingehende Anfragen von Kunden und Lieferanten nicht in einem annehmbaren Zeitrahmen bearbeitet (z.B. Reklamationsmanagement)?
  • Wenn Sie für abwesende / kranke Kollegen einspringen: Haben Sie Mühe, die zu bearbeitenden Vorgänge zu finden?
  • Suchen Sie häufig Dokumente (z.B. in Hängemappen oder ähnlichem), die zu einem laufenden Vorgang/Projekt gehören?
  • Ist Ihr Außendienst (Vertrieb, Servicetechniker, etc.) optimal angebunden?
  • Ist Ihr Unternehmen auf dem Weg zum digitalen Büro 4.0?

Ergebnis:

Falls Sie eine oder mehrere der obigen Fragen mit Ja beantwortet haben, haben Sie Potential, Ihre Tagesabläufe / Geschäftsprozesse durch den Einsatz eines DokumentenManagement- und Workflow-Systems wie DOCUframe sinnvoll zu vereinfachen.

Jetzt professionell beraten lassen - und ESF-Fördermittel nutzen


Halt! Bei allen Vorteilen für Ihr Unternehmen - Bitte entscheiden Sie sich nicht für das nächstbeste ECM- oder DokumentenManagementSystem (DMS). Seit einigen Jahren bieten wir von yourIT unser Beratungspaket "Kern-Prozessanalyse" an. Ziel ist es, mit Ihnen bereits vor der Auswahl eines Systems zu erarbeiten, die Optimierung welcher Prozesse in Ihrem Unternehmen am meisten Sinn macht. Dazu durchlaufen wir mit Ihnen die Phasen A (Prozessanalyse) und B (Konzeptentwicklung). Erst danach macht eine Entscheidung für eine passende ECM- bzw. DMS-Software Sinn - meinen Sie nicht auch?

yourIT - Beratungspaket Kern-Prozessanalyse - sponsored by ESF


Geringe Kosten durch staatliche Förderung


Wir bieten Ihnen die Durchführung der Phasen A+B derzeit zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu.

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Mittwoch, 27. Juli 2016

Mit Büro 4.0 Verwaltungsaufgaben optimieren

Die Produktionsoptimierung in der herstellenden Industrie hat in den vergangenen Jahrzehnten dazu geführt, dass immer mehr Stückzahlen zu niedrigeren Kosten produziert werden. Solche Optimierungsvorgänge haben hingegen im Bereich der Büro-Verwaltung seit dem Einzug des Internets kaum stattgefunden. Tatsächlich können Unternehmer in den indirekten Bereichen fast ein Drittel von geleisteten Arbeitsstunden einsparen, wenn sie sich mit dem Thema Verwaltungsoptimierung im Büro beschäftigen - genannt Büro 4.0.


Produktion versus Management


Mit dem Beginn der Industrialisierung und der zunehmenden Nutzenmaximierung im Bereich der Produktionsarbeit hat sich im Bereich der Arbeitsoptimierung und der damit verbundenen Kostenersparnis durch strukturierte Arbeitsabläufe ein kalkulierbares Geschäftsmodell ergeben. In den vergangenen hundert Jahren haben sich Unternehmer laufend mit diesem Thema beschäftigt, um durch die Zerlegung von Arbeitsschritten die Ausgaben für Mitarbeiter nutzenoptimiert zu gestalten.
Schwieriger wird die Nutzen-Kosten-Rechnung im Arbeitsfeld von denkenden Menschen, die im Management oder im Bereich der Administration tätig sind. Verwaltungsaufgaben lassen sich nur schwer optimieren, insbesondere, seitdem Mitarbeiter durch das Internet von einer Informationsflut überrollt werden. Die Nachfrage nach produktionsoptimierende Lösungen für Bürokunden ist deshalb äußerst präsent, da

  • indirekte Bereiche in deutschen Unternehmen stark zunehmen,
  • Erkenntnisse für aus Lean-Beratungen, Wertstromanalysen, Regelmeetings und Shop-Floor-Management-Lösungen gezogen werden können und
  • das Internet in Sekunden über den Erfolg von Unternehmen entscheidet



Schwer zu kalkulierende interne Bereiche


In den sogenannten internen Bereichen von Unternehmen hängt der Erfolg stark von den ausführenden Mitarbeitern ab, da diese durch die Digitalisierung in engen Kontakt mit Kunden und Geschäftspartnern stehen. Immer mehr deutsche Unternehmen, die Optimierungsprozesse in der Verwaltung durchführen möchten, stoßen dabei an gewisse Grenzen. Denn das Internet zog rasch in den Verwaltungsalltag ein, ohne dass Mitarbeiter und Unternehmer darauf vorbereitet wurden. Doch wie sollen solche Verwaltungsaufgaben optimiert werden? Dieser Frage widmen sich Unternehmensberater wie yourIT aus Hechingen in Diskussionen rund um das Büro 4.0. Sie suchen nach Lösungen, um die Teile von Erkenntnissen aus den Optimierungsprozessen des Produktionsbereiches für die Optimierung von Verwaltungsaufgaben heranzuziehen. Und tatsächlich wird in naher Zukunft dieser indirekte Bereich in deutschen Unternehmen stark zunehmen, da die Massenproduktion größtenteils ins Ausland verlagert wurde. Ein rascher Handlungsbedarf hinsichtlich dieser Erkenntnis ist gegeben, da durch die Vernetzung und Online-Feedbacks ein Mausklick über den Erfolg oder den Ruin eines Unternehmens entscheiden kann.

Fazit


Von Mitarbeitern in indirekten Bereichen von deutschen Unternehmen werden Problemlösungskompetenzen sowie Kreativität zunehmend gefragt, damit diese mit der Flut an Informationen zeitsparend und kostenoptimierend agieren. Auf Managementebene müssen digitale Arbeitsmittel ebenfalls verbessert eingesetzt werden, indem Tagesabläufe mit einer klaren Struktur versehen werden. Damit sich Großunternehmen auch in Zukunft von der Konkurrenz abheben können, muss der indirekte Bereich als Teil der Wertschöpfungskette betrachtet werden. Denn das Einsparungspotential durch das Büro-4.0-Prinzip liegt wie erwähnt bei rund 30 Prozent, wenn Unternehmer und ihre Mitarbeiter lernen, mit überfüllten E-Mail-Eingängen und ähnlichen Informationsverarbeitungsaufgaben methodisch zu operieren.

yourIT - so wird Ihre IT zum Erfolgsfaktor


Wir von yourIT beschäftigen uns seit der Gründung unseres Systemhauses vor fast 14 Jahren mit der Optimierung von Verwaltungsprozessen in Unternehmen. Die Software-Basis dafür bildet unser Dokumenten- und Prozessmanagementsystem DOCUframe. Optimierungsschritte wie der Erlass einer Zero Mail Policy, der Einführung von papierarmen Prozessen wie Eingangsrechnungs- und Postmanagement, Vertragsmanagement, Beschwerde- und Reklamationsmanagement, Risikomanagement / IKS, etc. führen nach und nach zu den gewünschten Einsparungen.

yourIT - So wird Ihre IT zum Erfolgsfaktor

yourIT gewinnt den Innovationspreis-IT 2016 - mit Büro 4.0


Die Softwarelösung Büro 4.0 von yourIT wurde von der Innitiative Mittelstand mit dem Innovationspreis-IT 2016 ausgezeichnet. Ein Grund mehr, sich jetzt mit uns zu unterhalten!

Büro 4.0 ist BEST OF SYSTEMMANAGEMENT 2016

Ich freue mich auf Ihre Termin- und Projektanfragen. Fordern Sie uns!

Ihr

Thomas Ströbele 

Mittwoch, 1. Juni 2016

Büro 4.0 ist Chefsache - Die größten Fehler bei der Auswahl neuer integrierter Unternehmenssoftware

Windows XP und Office 2003 sind bereits seit dem 8. April 2014 tot und sollten aus Sicherheitsgründen in Ihrem Unternehmen längst nicht mehr im Einsatz sein. Der Support für den dazu passenden Windows Server 2003 endete am 14.07.2015. Lassen Sie mich das nochmal sagen: 12 Jahre nach der Markteinführung  von Windows Server 2003 R1 verschwand dieses bis heute sehr verbreitete Serversystem Mitte 2015 aus Ihrem Unternehmen aus Gründen von IT-Sicherheit und Risikomanagement. Aktuell sollten Windows 7- und 8-Lizenzen durch Windows 10 kostenlos ausgetauscht werden. Und das ist noch nicht alles: Neben dem Austausch von Harware und Betriebssystem muss in vielen Unternehmen auch die integrierte Unternehmenssoftware (Enterprise Resource Planning, ERP, Warenwirtschaftssysteme) ausgetauscht werden, weil diese auf der neuen Plattform evtl. nicht mehr sauber läuft und nach 8-12 Jahren auch in die Jahre gekommen ist und die Geschäftsprozesse sich verändert haben. Eine Ergänzung um eine "Büro 4.0-Lösung" ist dringend angeraten.


Was ist eigentlich eine "integrierte Unternehmenssoftware"?


"Integrierte Unternehmenssoftware" oder ERP-Software (z.B. von SAP, Microsoft, GSD Software, ABAS, ...) bezeichnet ein aus mehreren Komponenten / Modulen bestehendes integriertes Informationssystem, das alle wesentlichen betrieblichen Funktionsbereiche (Prozesse) umfasst, z.B. Beschaffung, Produktion, Finanzwesen, Personalwesen. Die Integration dieser Funktionsbereiche basiert in der Regel auf ein bis zwei zentralen Datenbanken. Die Geschäftsprozessorientierung wird in der betrieblichen Praxis durch ERP-Software unterstützt. Ein Datenaustausch mit anderen Systemen, z.B. Office, ist jederzeit möglich.

Das ERP-System - je umfassender je besser!?


Noch bis vor wenigen Jahren war ERP einfach: Firmen jeder Größe führten eine möglichst breite, als komplett "empfundene" ERP-Software ein - quasi als Allheilmittel. Die Erwartung der Entscheider war, dass diese alle Unternehmensbereiche optimieren würde. Mit durchgängigen Prozessen, einer gemeinsamen Datenverwaltung und einer "eingebauten" Integration.

Viele dieser Unternehmen mussten leider schmerzvoll erleben, dass
  • die Einführung langwierig und teuer ist,
  • solche Systeme schwerfällig und unflexibel sind und
  • durch die vielen oft tiefgreifenden Anpassungen die Systeme zu allem Übel auch noch die meist teuer erkaufte "Upgrade-Fähigkeit" verloren.
Probleme über Probleme mit der einst getroffenen großen ERP-Entscheidung führte mit der Zeit dazu, dass sich IT-Abteilungen und Fachabteilungen nach "Ergänzungslösungen" umsahen bzw. diese selbst "programmierten" (meist Excel oder Access). Oft sollten diese Hilfsprogramme nur so lange laufen, bis das mit dem ERP-System selbst funktioniert.

Ein Beispiel hierfür ist die Intercompany-Abstimmung in mittelständischen und großen Konzernen. Das mal schnell von der Fachabteilung aufgesetzte Excel-Reporting-Package für die ersten 5 Konzerntöchter findet häufig auch noch bei 20 oder 30 Tochtergesellschaften Anwendung. Dabei ist eigentlich jedem klar, dass Excel für diesen Einsatz einfach nicht geeignet ist. Die IC-Abstimmung ist ein Prozess, den wir von yourIT mit intercompanyWEB optimal als Weblösung abbilden und den Konzernen zur Verfügung stellen durften.

Ebenfalls ein typischer "Excel-Prozess" ist die Service-Steuerung in vielen mittelständischen Unternehmen. Entstanden aus dem Bedarf als schnelle praktikable Lösung, als 1 Innendienst-Mitarbeiter damit noch 1-4 Servicetechniker im Außendienst steuern sollte, versuchen heute 4 Innendienst-Mitarbeiter gemeinsam 15 oder 20 Service-Techniker zu verplanen. Dass das Ineffizienz bedeutet und häufig zu Fehlern führt, ist jedem klar. Aber wer soll jetzt intern drauf kommen, die Excel zu ersetzen. Und wenn, wodurch?

Dabei beteuern Chefs und Fachabteilungs-Mitarbeiter übereinstimmend, dass das Unternehmen davon stark profitieren würde, wenn Servicetechniker durch den Innendienst optimal eingeplant würden und dann auch noch von extern Zugriff auf alle den Kunden oder die zu wartende Maschine betreffenden Dokumente und Informationen hätten. Was würden Sie davon halten, wenn Ihr Servicetechniker sogar das aktuelle Angebot des Vertriebsmitarbeiters sehen könnte und den Kunden beim Service direkt darauf ansprechen würde? Manchmal bekäme ein Techniker, mit dem der Kunde jetzt gerade sehr zufrieden ist, so ganz nebenbei eine Unterschrift auf einen Auftrag, auf die der Vertrieb schon lange warten musste...

Hier hilft in den meisten Fällen einzig und allein eine an einen externen Berater vergebene Kern-Prozessanalyse. Erst wenn die Wertschöpfungs-Prozesse analysiert und hinsichtlich des Optimierungsbedarf bewertet wurden, lässt sich herausfinden, wo sich eine Investition lohnt.

Softwareauswahl zu Beginn des neuen Jahrtausends


Aber der Reihe nach: Erinnern Sie sich noch daran, wie Ihre letzte Softwareauswahl im Bereich integrierte Unternehmenssoftware abgelaufen ist? Den meisten der daran beteiligten bricht allein beim Gedanken daran heute noch der Schweiß aus. Anfang des neuen Jahrtausends war es üblich, Checklisten mit oft mehreren hundert Fragen zu entwerfen (oder für teures Geld zu kaufen) und diese an mindestens 10-20 Software-Anbieter zu versenden. Die Software-Anbieter mussten diese Checklisten dann ausfüllen und zurücksenden. Danach wurden teilweise bis zu 10 Anbieter ausgewählt, ihre Software im Unternehmen vorzustellen. Teilweise saßen dann 3-5 Mitarbeiter jedes auserwählten Anbieters 8-15 Mitarbeitern des potentiellen Kunden gegenüber und klickten 2-3 Stunden durch die Software.

Solche "Klicki-Klicki-Termine" brachten meist mehr Verwirrung als Erkenntnis. Daher wurden danach 3-5 Anbieter ausgewählt, Ihre Unternehmens-Software vor den 8-15 internen Mitarbeitern in 1-2-tägigen Workshops nochmal ausführlich "vorzutanzen".

Danach mussten die für solche Auswahlverfahren nicht ausgebildeten Mitarbeiter sich für einen Anbieter entscheiden - in der Regel eine Bauchentscheidung. Aktuelle Studien belegen: Die Wahrscheinlichkeit, mit diesem Auswahlverfahren die zum Unternehmen passende integrierte Unternehmens-Software zu finden, geht gegen Null. Viele so initiierte Einführungen gingen in der Vergangenheit schief.

Und eines ist sicher: Ein zu großer Teil des für die integrierte Unternehmenssoftware vorgesehenen Budgets war weg, bevor überhaupt eine Entscheidung getroffen wurde. Hier eine typische Kalkulation, wie Sie damals hätte stattfinden sollen aber meist nicht durchgeführt wurde:
  • Erstellung Checkliste: 3 Mitarbeiter à 16 Stunden = 48 Stunden
  • Auswahl Anbieter: 3 Mitarbeiter + Chef à 8 Stunden = 32 Stunden
  • Versand der Checklisten, Telefonate, Überprüfung und Nacharbeit: 3 Mitarbeiter à 3 Tage = 48 Stunden
  • Auswahl Anbieter: 3 Mitarbeiter + Chef à 8 Stunden = 32 Stunden
  • Erste Runde mit 6 Anbietern: 8 Mitarbeiter + Chef à 2 Stunden = 108 Stunden
  • Auswahl Anbieter: 3 Mitarbeiter + Chef à 2 Stunden = 8 Stunden
  • Zweite Runde Workshop mit 3 Anbietern: 8 Mitarbeiter + Chef à 4 Stunden = 108 Stunden
  • Auswahl Anbieter: 3 Mitarbeiter + Chef à 2 Stunden = 8 Stunden
In Summe macht das 392 Stunden. Bei 40 EUR durchschnittlichem Stundensatz ergeben sich in unserer kleinen Kalkulation 15.680 EUR interne Kosten - definitiv zu viel für eine nachfolgende 90-prozentige Bauchentscheidung! Nicht kalkuliert waren hierbei die Gespräche der beteiligten und unbeteiligten Mitarbeiter untereinander sowie die externen Kosten für die Anbieter. Ihnen ist sicherlich klar, dass letztere ihre durch die Art der Softwareauswahl bedingten enormen Vertriebskosten (für Checklisten ausfüllen, Vortanzen 1 und Vortanzen 2) im Nachhinein dem Kunden irgendwie berechnen mussten und haben. Wenn nicht direkt, dann indirekt durch höhere Stundensätze o.ä. Dabei werden auch die Kosten der nicht erfolgreichen Vertriebsprojekte auf die erfolgreichen umgelegt. Wer das Auswahlverfahren bestimmt, zahlt den Preis dafür!

Wie organisiert man heute eine Softwareauswahl im Bereich integrierte Unternehmenssoftware?


Die erste gute Nachricht: Ein Auswahlverfahren wie vor 10 Jahren wollen und müssen wir und Sie nicht mehr haben. Die zweite gute Nachricht: Standard-Funktionalitäten wie z.B. aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung, eine Bestellung, den Wareneingang, den Versand und die Rechnung zu organisieren, sind heute tatsächlich in fast allen ERP-Systemen enthalten und brauchen nicht mehr in Workshops abgenommen werden.

Viel interessanter als die Auswahl der zum Unternehmen passenden Software ist daher heute die Auswahl der im Unternehmen bereits vorhandenen und künftig notwendigen Geschäftsprozesse. Genau darauf sollten Sie sich bei Ihrere Entscheidung konzentrieren. Und genau darauf haben wir von yourIT unsere Beratung der Kern-Prozesse im Deutschen Mittelstand ausgerichtet.

Die Kern-Prozessanalyse mit yourIT - sponsored by ESF

Prozess-Entscheidungen sind Chefsache - Zu viele Köche verderben den Brei


Wenn Ihre Mitarbeiter es nun einmal nicht gewohnt sind, Entscheidungen zu treffen, sollten Sie keine 8-15 davon in Ihre Entscheidung bzgl. einer neuen integrierten Unternehmenssoftware mit einbeziehen. Wenn überhaupt, nehmen Sie 2-3 Führungskräfte mit hinzu, von denen Sie wissen, dass diese ihre Entscheidung nachher nicht aus dem Bauch heraus treffen werden.

Auch die weit verbreitete Meinung, die Akzeptanz einer neuen Software wäre größer, wenn viele oder sogar alle Mitarbeiter diese mit ausgewählt haben, stimmt leider nicht.

Dazu ein kleines Beispiel: Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter liefern seit vielen Jahren mit Hand-Leiterwagen die Waren an die Kunden aus. Wenn Sie diese fragen, ob sie stattdessen die Waren nicht mit einem neuen LKW ausliefern möchten, dann wird es immer welche geben, die sich an der fehlenden Deichsel stören und mit dem LKW-Lenkrad einfach nicht zurecht kommen wollen.

Obwohl doch eigentlich jedem klar sein müsste, dass heute eine Warenauslieferung mit einem Hand-Leiterwagen nicht mehr rentabel sein kann.

Wieso entscheiden Chefs die strategische Einführung von LKWs ganz alleine? Wieso wollen Sie dann bei der strategischen Einführung und Änderung softwareunterstützter Geschäftsprozesse alle Mitarbeiter mitentscheiden lassen?

Geschäftsprozessentscheidung Hand-Leiterwagen vs. LKW

Keine Zeit verlieren


Auch wenn wir durch unsere Kern-Prozessanalyse Ihren Auswahlprozess der neuen integrierten Unternehmenssoftware drastisch verkürzen - die Einführung der Unternehmenssoftware dauert mindestens 3-6 Monate. Für unsere Kern-Prozessanalyse sollten Sie 1-2 Monate rechnen.

Jetzt Fördermittel nutzen


Übrigens: Mittelständische Unternehmen bis 250 Mitarbeiter haben in der Regel einen Anspruch auf Beratungsförderung durch den Europäischen Sozialfonds. Wir von yourIT haben bereits alles notwendige getan, damit Sie diese Fördermittel erhalten. Sie sollten diese auf keinen Fall verschenken. Das wäre doch schade! Weiter zur Kern-Prozess-Analyse mit Fördermitteln >>

Ich freue mich auf Ihre Terminanfrage. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele


BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT


Unsere Beratungspakete
wurden beim Innovationspreis-IT der Initiative Mittelstand als BEST OF CONSULTING 2015 ausgezeichnetr.

yourIT gewinnt beim BEST OF CONSULTING 2015 gleich 3 Preise

Montag, 30. Mai 2016

yourIT erneut als innovatives IT-Unternehmen BEST OF 2016 ausgezeichnet

Nach dem "Hattrick"im Jahr 2015 (wir berichteten auf diesem Blog) wurden auch in 2016 gleich mehrere Software-Lösungen und Beratungs-Pakete der yourIT GmbH aus Hechingen von der Initiative Mittelstand mit dem Innovationspreis IT ausgezeichnet. Das Prädikat "BEST OF 2016" erhalten nur IT-Unternehmen, die in hohem Maße innovativ sind und die Zukunft für den Mittelstand in digitaler Hinsicht erfolgreich mitgestalten. Die Bekanntgabe der Sieger erfolgte auf der CeBIT in Hannover.


Das Thema Digitalisierung ist eine der größten gegenwärtigen und zukünftigen Herausforderungen für Unternehmen - insbesondere im Mittelstand. yourIT hat sich seit ihrer Gründung 2002 auf die Digitalisierung von Dokumentenprozessen in Unternehmen fokussiert.

yourIT wurde gleich 4 mal mit dem Innovationspreis-IT "BEST OF 2016" ausgezeichnet

Die Jury des Innovationspreises IT sagt dazu: "Die ausgezeichneten Produkte der yourIT haben die Jury überzeugt und gehören zur Spitzengruppe des diesjährigen Innovationspreis-IT." Die Initiative Mittelstand kürt mit der Auszeichnung besonders innovative Software-Lösungen und Beratungs-Pakete, die mittelständische Unternehmen fit machen für eine erfolgreiche digitale Zukunft.

Industrien 4.0 braucht Büro 4.0


"Die Basis für jede Digitalisierungs-Strategie in Richtung Industrie 4.0 (auch: IoT) ist die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden Dokumenten- und Prozessmanagement-Systems. Experten sind sich sicher: Unternehmen, die auch in Zukunft noch auf papierbasierte Geschäftsprozesse setzen, sind nicht mehr wettbewerbsfähig. Aber vor Industrie 4.0 müssen erst die Hausaufgaben im Büro 4.0 gemacht werden. Hier unterstützen wir die digitale Transformation ganzheitlich mit unserer ausgezeichneten Software-Lösung Büro 4.0." erklärt Ralf Ströbele, technischer Geschäftsführer der yourIT. Die verdiente Auszeichnung: BEST OF SYSTEMMANAGEMENT 2016.

Schritte zum Erfolg - mit DOCUstep


Eine praktische Umsetzung dieser Büro-4.0-Digitalisierungsstrategie als Branchenlösung DOCUstep beim Stammhaus der Treppenmeister-Gemeinschaft Bucher GmbH - die Markentreppe wurde als BEST OF 2016 ausgezeichnet in der Kategorie ERP. Dieser Kunde optimierte seine Geschäftsprozesse seit 2004 immer weiter - mit Unterstützung von yourIT. Am Ende steht eine vollintegrierte Lösung aus Warenwirtschaft, CRM, Dokumenten-, Prozess- und Kommunikations-Management sowie Groupware und FIBU. Lesen Sie selbst...

Einstieg in den Aufbau des ISMS-Standards - Basis Check ISO27001


Doch die Digitalisierung als "Smart Factory" birgt neben lohnenswerten Chancen eben auch gefährliche Risiken. Damit mittelständische Unternehmen die Risiken gering halten können, bietet die yourIT-Gruppe mit der yourIT Consulting gleich mehrere IT-Sicherheits-Beratungspakete an. Von diesen wurde jetzt der "Basis Check ISO27001" als BEST OF CONSULTING 2016 ausgezeichnet. Interessant ist dies nicht nur für die vom 2015 beschlossenen IT-Sicherheitsgesetz direkt (KRITIS) und indirekt betroffenen Unternehmen sondern für alle, die sich mit einem Informations-Sicherheits-Management-Symitem (kurz ISMS) gegen die Gefahren der Digitalisierung wappnen wollen.

§-11-Zertifizierung für Auftragsdatenverarbeiter im Sinne des BDSG


Zu guter Letzt wurde auch das yourIT-Beratungsthema "Datenschutz" mit einem IT-Innovationspreis honoriert. BEST OF CONSULTING 2016 hieß es bei der Verleihung für das Beratungspaket "§-11-Zertifizierung für Auftragsdatenverarbeiter", das der Geschäftsführung betroffener Dienstleistungsunternehmen die Sicherheit gibt, alles Notwendige im Bereich Datenschutz getan zu haben. Potentielle Auftraggeber bekommen durch das Zertifikat ein eindeutiges Signal, welche Anbieter sich als zuverlässige Auftragsdatenverarbeiter empfehlen. Hierdurch werden auf beiden Seiten viel Zeit und Geld gespart. Wie vorausschauend dieses Beratungspaket ist, zeigt sich in der im Mai 2016 beschlossenen EU-Datenschutz-Grundverordnung (kurz EU-DSGVO - wir berichteten auf unserem Datenschutz-Blog), nach der nun jeder europäische Auftragsdatenverarbeiter unabhängig von der Beschäftigtenzahl einen Datenschutzbeauftragten bestellen muss.

„Es freut uns sehr, dass wir mit unseren Software-Lösungen und Beratungs-Paketen am Puls der Zeit sind! Diese erneute Auszeichnung ist ein Zeichen für die Innovationskraft, die in yourIT und unserem Team steckt und stellt die Anerkennung für unsere geleistete Arbeit dar. Wir sind stolz, den Innovationspreis ‚BEST OF‘ in direkter Folge zum zweiten Mal in Folge erhalten zu haben“, so der kaufmännische Geschäftsführer Thomas Ströbele.

Montag, 2. Mai 2016

Projektmanagement - Mit DOCUframe keine Deadlines versäumen

Irgendwann reicht "Management by Excel" oder "Management by Outlook" nicht mehr aus. Etwa dann, wenn Ihr Team aus räumlich verteilten Mitarbeitern bei einem Projekt zusammen arbeiten soll.


Um solche Team-Arbeiten zu koordinieren, eignet sich ein Projektmanagement-Tool besser. DOCUframe bietet die Lösung mit dem Modul "Projektmanagement" - für kleine bis mittelgroße Arbeitsgruppen.

DOCUframe Projektmanagement - Projekte verwalten - Prozesse optimieren

Dieses Modul stellt z.B. Projekte und den Projektfortschritt in Gantt-Diagrammen dar. Zudem lassen sich Teams und einzelnen Beteiligten Aufgaben zuweisen. Alle Informationen werden zentral in DOCUframe verwaltet. Sie lassen sich selbstverständlich in übersichtlicher Form auflisten.

Jeder DOCUframe-Nutzer kann nach Belieben Projekte anlegen und diesen Teams zuordnen. Zudem hat der Projektmanager die Möglichkeit, Kollegen und Partner zu Projekten einzuladen.


DOCUframe Projektmanagement bietet Ihnen unter anderem folgende Vorteile:
  • Optimierung Ihrer projektbezogenen Geschäftsprozesse
  • Höchste Transparenz im gesamten Projektverlauf
  • Perfekte Integration in Ihre vorhandene Systemumgebung

Ich freue mich auf Ihre Termin- und Projektanfragen. Fordern Sie uns!

Ihr

Thomas Ströbele 

Mittwoch, 9. März 2016

Das DOCUframe-Prinzip - Neues Erklärvideo zu unserer Büro 4.0 Basis-Software

Unser Partner und DOCUframe-Hersteller GSD hat ein neues Erklärvideo veröffentlicht. Darin werden die grundlegenden Eigenschaften von DOCUframe eindrucksvoll beschrieben, die DOCUframe zur optimalen Basis für jedes Büro 4.0-Projekt macht.


Die E-Mail- und Dokumenten-Flut rollt über die Mitarbeiter der Unternehmen hinweg


Unternehmen stehen täglich einer Flut von eingehenden Dokumenten gegenüber (lesen Sie hierzu unsere Beiträge zur E-Mail-Flut). Mit DOCUframe können sämtliche Eingangs-Dokumente in einer einzigen Datenbank erfasst, be- und verarbeitet und revisionssicher archiviert werden (Stichwort GoBD, früher GDPdU und GoBS).



PDF, E-Mail, Faxe, Bilder und Audio-Dateien, Office-Dokumente (Word, Excel, Powerpoint, etc.), Notizen, und eingehende sowie ausgehende Belege wie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen - Jeder Benutzer kann auf alle Dokumente zugreifen, vorausgesetzt er besitzt die notwendigen Rechte.


Der Clou in DOCUframe - die objektorientierte Mehrfach-Zuordnung von Dokumenten und Informationen


Jede Datei in der DOCUframe-Datenbank kann gleichzeitig zu mehreren verschiedenen Objekten zugeordnet werden - und das zum Großteil vollautomatisiert. Zu diesen Objekten gehören zum Beispiel Projekte, Adressen, Ansprechpartner, Artikel / Produkte oder verschiedene elektronische Vorgänge. Letztere entsprechen elektronischen Akten (sogenannte eAkten) - vergleichbar mit elektronischen Hängemappen oder auch Ordnern. Ausprägungen von Vorgängen können z.B. sein:
- Vertriebsvorgänge
- Geräteakten / Fahrzeugakten
- Aufgaben
- Hotline-Tickets
- Reklamationsvorgänge
- und viele andere mehr.

Ein Dokument / eine Information kann also zum Beispiel gleichzeitig bei einem Projekt, einem Vorgang, zwei Adressen (z.B. Lieferant und Kunde) und bei einem Ansprechpartner in der jeweiligen Struktur gefunden werden.

Keine Dubletten - dank proaktiver Datendeduplizierung in DOCUframe


Das Besondere in DOCUframe ist dabei, dass sich jedes Dokument trotzdem nur ein einziges Mal in der Datenbank befindet. Dank virtueller Links ist das Dokument aber dennoch an verschiedenen Orten in dem System auffindbar. Das Versenden interner Emails kann entfallen (vgl. unsere Beiträge zur Zero Mail Policy). Dokumente lassen sich mit oder ohne Anmerkung (eine Art elektronischer Klebezettel - Wer, Wann, Was an Wen) intern weiterleiten, sodass erst gar keine keine Dubletten entstehen (vgl. hierzu unseren Beitrag zur proaktiven Datendeduplizierung).

Somit wird auch sichergestellt, dass Anwender immer auf die aktuellste Version der Dokumente zugreifen. Jeder Benutzer kann also auf das Original-Dokument zugreifen und es bearbeiten. Inwieweit Dokumente gelesen und bearbeitet werden dürfen, wird in DOCUframe über Sicherheiten bestimmt. Diese können auf Benutzer- und Benutzergruppen-Ebene individuell gesetzt werden.

Das DOCUframe-Prinzip - attraktive Vorteile für Ihr Unternehmen


Die Vorteile, die das Arbeiten mit DOCUframe für Ihr Unternehmen mit sich bringt, liegen auf der Hand:

  • Jedes Dokument existiert nur ein einziges Mal in der Datenbank.
  • Es entstehen keine Dubletten, wodurch die Datenbankgröße gering gehalten wird.
  • Die Zeitersparnis beim Suchen und Finden von Dokumenten ist dank multipler interner Verlinkungen enorm.
  • Dokumente können mehreren Objekten zugeordnet werden. Sie sind also an verschiedenen Orten auffindbar, was die Zusammenhänge von Geschäftsprozessen schneller erkennbar werden lässt.
  • Das interne Weiterleiten von Dokumenten mit Anmerkungen ist problemlos möglich. Interne Mails können also vollständig entfallen.
  • DOCUframe stellt auch sicher, dass jeder Benutzer immer auf alle Versionen und die Original-Dokumente zugreifen können.
  • Unternehmen, die auf DOCUframe zurückgreifen, arbeiten deutlich effizienter und Ressourcen-schonender .



Eine ausführlichere Ausarbeitung zu den Vorteilen von Dokumentenmanagementsystemen haben wir Ihnen in unserem Beitrag "Welche Vorteile bietet eigentlich Dokumentenmanagement?" zusammengefasst. Hier weiterlesen...

Das DOCUframe-Prinzip - die optimale Basis für Ihr Büro 4.0

Büro 4.0 beschreibt die notwendige Digitalisierung der Verwaltungsprozesse in mittelständischen Unternehmen zur Vorbereitung kommender Industrie 4.0-Projekte. Erst muss die Kommunikation "Mensch - Mensch" optimiert werden, bevor Sie an die Ebenen "Mensch - Maschine" und "Maschine - Maschine" herangehen. Anders gesagt: Was bringt Ihnen die Digitalisierung Ihrer Produktion, wenn Ihre Verwaltung, Ihr Vertrieb und Ihr Service mangels entsprechender technischer Möglichkeiten nicht mit den digitalen Informationen umgehen können.

Kostenloser Download der Success Story "Büro 4.0 bei GEMOTEG"


Die attraktivsten Ziele und Vorteile von Büro 4.0 Projekten sind:
+++ digitaler +++ kommunikativer +++ schneller +++ einfacher +++ effizienter +++ transparenter +++ sicherer +++ gesünder +++ und Vieles mehr +++

Wann starten wir Ihr Büro 4.0 Projekt - mit DOCUframe als Basis?


Zum Schluss noch ein Hinweis in eigener Sache: yourIT ist einer der erfolgreichsten Partner von DOCUframe. Wir leben seit 13 Jahren dafür, Kunden zu beraten, bei diesen DOCUframe und andere IT-Lösungen zu implementieren und immer wieder die Geschäfts- und speziell die Kern-Prozesse zu optimieren. Nebenbei schreiben wir Blogbeiträge und helfen so vielen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse - ganz im Sinne von "simplify yourIT". Wenn Ihnen unsere Beiträge wie dieser gefallen, dann bieten Sie uns die Chance, unser Können auch in Ihrem Unternehmen zu beweisen. Was wir wirklich zu leisten im Stande sind, werden Sie nur erfahren, wenn wir uns persönlich kennenlernen.

Ich freue mich auf Ihre Anfragen. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele


Unser Angebot für Sie: Die yourIT-Kern-Prozessanalyse - Geringe Kosten durch staatliche Förderung


Wir bieten Ihnen die Durchführung einer Kern-Prozessanalyse bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT




Unsere Beratungspakete
wurden beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand mit dem Preis BEST OF CONSULTING 2015 ausgezeichnet.

Sonntag, 28. Februar 2016

yourIT gratuliert Büro 4.0-Kunde GEMOTEG zur ISO 9001

GEMOTEG schafft ISO 9001 Zertifizierung - mit Unterstützung durch Büro 4.0 von yourIT.


Die Firma GEMOTEG GmbH & Co. KG in Hechingen führte mit dem yourIT-Systemmanagement Büro 4.0 eine integrierte Lösung für die Geschäftsprozessoptimierung ein. Das Hechinger Unternehmen aus der Branche der Antriebstechnik unterstützt damit u.a. die Bereiche Managed IT-Services, Dokumentenmanagement (DMS), Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Kommunikation.

Vor allem die Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) DOCUframe sowie der Aufbau unternehmensspezifischer Geschäftsprozesse haben stark dazu beigetragen, dass die ISO-9001-Zertifizierung so problemlos vonstatten ging.

Eine Ausdehnung der Anwendung auf die Abläufe in der Warenwirtschaft ist bereits geplant.

"Bei der Einführung des Systems und den zukünftig damit verbundenen Aufgaben standen und stehen wir vom Systemhaus yourIT als Partner zur Seite."
Ralf Ströbele, Geschäftsführer, yourIT

Lesen Sie hier die aktuelle Success Story zu Büro 4.0 bei GEMOTEG (kostenloser Download):

GEMOTEG setzt mit yourIT auf Büro 4.0
ISO-gerechte Prozesse und optimierte Abläufe

Handfeste Aussagen zu Büro 4.0 von Seiten der GEMOTEG-Verantwortlichen:


„Ganz aktuell hat der Einsatz von Büro 4.0 bei GEMOTEG die Zertifizierung ISO-9001 enorm beschleunigt.“
Stefan Eggenweiler, Geschäftsführer, GEMOTEG

„Alles wird archiviert, alles ist nachvollziehbar. Bei einem Anruf eines Kunden kann ich mit nur einem Mausklick in die Kundenakte des Anrufers wechseln und diesem sofort
Auskunft erteilen ...“
Manfred Gindele, Verkaufsleiter, GEMOTEG

„Jeder kann auf alles zugreifen – solange er die Berechtigung dazu hat. Es geht nichts verloren. Auch die automatische schnelle Zuordnung von Eingangsdokumenten bringt enorme Vorteile.“
Regina Eggenweiler, Kaufmännische Leiterin, GEMOTEG

Wir von yourIT freuen uns riesig über den Erfolg unseres Büro 4.0-Kunden GEMOTEG.

Gerne unterstützen wir auch Ihr Unternehmen. Fordern Sie uns!

Wie Ihr Büro 4.0 aussehen kann, erfahren Sie durch einen Anruf bei uns! Zögern Sie nicht und nehmen Sie jetzt Kontakt auf.

Ihr
Thomas Ströbele
yourIT.de
thomas.stroebele@yourit.de
+49 7471 93010-0

Projekthintergrund: Die ISO-Normen

Viele Unternehmen sind auf der Suche nach einem Dokumentenmanagement-System (DMS) mit der Begründung, dass sie den so genannten ISO-Richtlinien entsprechen wollen. Aber was sind diese Richtlinien bzw. Normen? Für wen gelten sie? Und warum sollten Sie sich die Mühe machen?

Nicht alle ISO-Normen sind für jedes Unternehmen gleichermaßen von Bedeutung. Es ist wichtig, herauszufinden, welche Richtlinien für Ihr Unternehmen maßgeblich sind. Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems  (DMS) kann auf jeden Fall eine wichtige Schlüsselrolle bei Ihren Bemühungen spielen, um ISO-zertifiziert zu werden. Aber nicht alle DMS-Lösungen sind auf die ISO-Normen spezialisiert. Wie finden Sie also heraus, ob ein DMS Anbieter Ihre spezifischen ISO-Anforderungen berücksichtigt?

Die Berater von yourIT können Ihnen dabei helfen. In unseren Beratungspaketen Kernprozessanalyse sowie Büro 4.0 finden wir für Sie heraus, welche DMS-Prozesse zu Ihrem Budget, Ihren Ziele und Ihren ganz speziellen ISO-Anforderungen passen.

Was oder wer ist diese ISO?


ISO ist die Internationale Organisation für Normung - eine nichtstaatliche Vereinigung von Organisationen. Die ISO ist dabei unabhängig und der weltweit größte Entwickler von freiwilligen internationalen Normen.

ISO hat mehr als 19000 internationale Normen in fast allen Branchen veröffentlicht - von Technik bis zur Lebensmittelsicherheit, von Landwirtschaft bis zum Gesundheitswesen.

Ist Ihr Unternehmen verpflichtet, ISO zu erfüllen?


Als nichtstaatliche Organisation hat ISO keine Macht, Ihr Unternehmen zu verpflichten, die Normen, die sie entwickelt, umzusetzen. Eine Reihe von ISO-Normen - vor allem jene die Gesundheit, Sicherheit und Umwelt betreffen - sind in einigen Ländern in den Rechtsrahmen aufgenommen worden oder werden dort in der Gesetzgebung erwähnt. Sie dienen hier als technische Basis. Jedoch liegen solche Adoptions-Entscheidungen bei den Regulierungsbehörden und Regierungen der betroffenen Länder. ISO selbst schreibt nichts vor und erlässt keine Gesetze.

Obwohl freiwillig (oder gerade deswegen) können ISO-Normen eine Marktanforderung werden, wie dies im Fall der ISO 9000 Normen für Qualitätsmanagementsysteme geschehen ist.

Was ist die ISO-Zertifizierung?


Wenn eine Organisation den Regeln bestimmter ISO-Normen folgt, besteht für diese die Möglichkeit, dafür "ISO zertifiziert" zu werden. DieseZrrtifizierung wird jedoch nicht durch ISO selbst durchgeführt. Die Zertifikate erteilt keine Zertifikate. Dafür gibt es wiederum speziell qualifizierte und zertifizierte Zertifizierungsstellen.

Die ISO-Zertifizierung als Marketing-und Werbebotschaft


Wenn Sie es einmal geschafft haben, sich für eine ISO-Norm zertifizieren zu lassen, sind Sie berechtigt, damit zu werben. Und das sollten Sie auch tun. Denn viele Kunden und auch Lieferanten suchen nach Partnern, die wie sie selbst ISO-zertifiziert sind.

Im Übrigen ist auch yourIT mittlerweile seit 2013 ISO-9001-zertifiziert. Ein Grund mehr, uns als Berater und Software-Dienstleister bei Ihren geplanten Projekten mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS), Geschäftsprozess-Optimierung und Büro 4.0 zu berücksichtigen.

Beliebte ISO-Normen kurz erklärt


Die ISO hat Tausende von Normen herausgegeben, mit denen fast alle Aspekte der Geschäftsprozesse in jeder Branche behandelt werden. Einige, die besonders interessant sind:
  1. ISO 9001 - Qualitätsmanagement
    Die ISO 9000/90001-Standards sind die beliebtesten und verbreitesten in der Welt. Sie enthalten Richtlinien, um sicherzustellen, dass Ihre Produkte und Dienstleistungen den Wünschen und Zielen Ihres Kunden entsprechen.
  2. ISO 27001 - Informationssicherheit
    Diese Standards helfen Unternehmen, Datenbestände sicher zu halten. Diese Norm trägt unter anderm dazu bei, in Ihrer Organisation die Sicherheit der Vermögenswerte wie Finanzinformationen, geistiges Eigentum, Mitarbeiterdaten oder Informationen, die Ihnen von Dritten übertragen werden, zu verwalten und zu sichern.
  3. ISO 31000 - Risikomanagement
    ISO 31000 stellt Prinzipien und allgemeine Richtlinien für das Risikomanagement auf.
Es ist natürlich unmöglich, alle ISO-Normen hier zu diskutieren bzw. in jnseren Beratungspaketen vollumfänglich zu berücksichtigen. Deshalb konzentrieren wir von yourIT uns auf die vielleicht beliebtesten von allen: ISO 9001 und ISO 27001.

Dienstag, 16. Februar 2016

Büro 4.0 in Zusammenarbeit mit Industrie 4.0

Wie sie mit der richtigen Strategie auch Ihr Büro 4.0 startklar machen und dem Wettbewerb einen Schritt voraus sind.

Während die 4. industrielle Revolution mit intelligenten Fabriken auf Basis von cyberphysischen Systemen in produzierenden Unternehmen Einzug erhält und  damit die Zusammenarbeit zwischen Mensch & Maschine immer enger verknüpft wird, stehen die selben Unternehmen vor der Herausforderung die Zusammenarbeit zwischen Mensch & Mensch zu optimieren. Egal wie sie den Prozess nennen – Eines ist sicher! Um im Wettbewerb bestehen zu können oder dem Mitbewerber einen Schritt voraus zu sein, ist es notwendig nicht nur die Produktion zu einer „Smart Factory" (Industrie 4.0) zu machen, Sie werden auch Ihr Büro in ein „Smart Office" (Büro 4.0) führen müssen.

Mensch & Mensch mit Büro 4.0

Büro 4.0 – Integration statt Insellösungen


Um die Kommunikation und die Warenwirtschafts- und Dokumentenprozesse so zu optimieren, dass eine Zusammenarbeit verschiedenster Unternehmensabteilungen und Mitarbeiter überhaupt möglich ist, werden mit der Einführung von Büro 4.0 sämtliche strukturierte Daten (z.B. aus ERP, Warenwirtschaft, FiBu, etc.) und unstrukturierten Daten (z.B. aus Excel-Tabellen, CAD, Outlook, etc.)  zusammengeführt. Der daraus resultierende Datenschnitt kann erst optimiert werden, um Daten und Dokumente dort verfügbar zu machen, wo sie benötigt werden. Danach ist eine vollumfängliche Kommunikation intern aber auch gegenüber Kunden, Lieferanten und Projektteilnehmern uvm. möglich. Prozesse können automatisiert und Übersichten oder Reports mit der neu gewonnen 360° Sicht erstellt werden.

Typische Vorteile durch Büro 4.0 sind:

  • Bessere Kommunikation
  • Spürbare Zeiteinsparung
  • Hohe Transparenz
  • Leistungsstarke Workflows
  • Integration statt Insellösungen
  • Und nicht zuletzt: Deutliche Kostenreduzierung


Wichtige Faktoren für den Erfolg Ihres Projekts Büro 4.0 sind:

  • Ein eindeutiges Ja der Geschäftsführung und der Führungskräfte zum digitalen Büro.
  • Durchführung einer Kern-Prozessanalyse und nachfolgend einer Prozessoptimierung.


Nicht warten – jetzt mit Ihrem Büro 4.0 starten!


Die digitale Revolution mit Büro 4.0 und Industrie 4.0 lässt sich nicht aufhalten. Unternehmen, die sich jetzt nicht den Vorteil gegenüber Ihren Wettbewerbern herausarbeiten, werden diesen Vorteil später nur schwer aufholen können. Eine Kern-Prozessanalyse zeigt die Prozesse auf, deren Optimierung am dringendsten notwendig sind und die sich am schnellsten amortisieren werden. Oft sprechen wir hier von einem ROI (Return on Invest) von weniger als 12 Monaten.  Starten Sie jetzt mit Ihrer Kern-Prozessanalyse.

Besser ist es also, jetzt mitzumachen. Sie gewinnen durch Büro 4.0 den entscheidenden Vorsprung gegenüber Ihren Marktbegleitern, verbessern den Informationsfluss, sorgen für umfassende und effiziente Kommunikation und motivieren Ihre Mitarbeiter durch moderne Arbeitsabläufe, minimalen Aufwand und transparente Information. Das Ziel ist eine integrierte Informations- und Kommunikationsplattform auf einer gemeinsamen Datenbank. Nur so lässt sich die Komplexität bewältigen.

Wie Ihr Büro 4.0 aussieht, erfahren Sie durch einen Anruf bei uns! Zögern Sie nicht und nehmen Sie jetzt Kontakt auf.

Ihr
Thomas Ströbele

thomas.stroebele@yourit.de
+49 7471 93010-0