Vorträge von Rechtsanwälten, in der Presse, im Fernsehen - Alle Welt spricht aktuell vom Lizenzmanagement. Doch was ist Lizenzmanagement eigentlich und wie kommen Sie da schnellstmöglich hin.
Lizenzmanagement ist erst einmal nichts anderes als Asset Management - nur eben für Software-Lizenzen.
Welche Aufgaben sind beim Lizenzmanagement zu erledigen?
- Zusammenfassung aller im Unternehmen vorhandener Lizenzen, Rechner, Konfigurationen sowie Kosten und Auslastung.
- Überblick über die derzeitige Nutzung und Verfügbarkeit.
- Vertrags-, Support und Garantie-Informationen.
- Vergabe und Vererbung von Nutzungsrechten.
- Verwaltung von Produktschlüsseln.
- Beliebige Definition von Lizenzarten und Rechten.
- Zeitplanungen und aktive Information an betroffene Mitarbeiter bei Updates oder Roll-Outs.
- Aktives Erinnerungs- und Eskalationsmanagement über Fristen, Erreichung von Schwellenwerten (KPI), Eskalationen, Verpflichtungen und Vorgängen.
- Planung von Investitionen und Updatemöglichkeiten.
- Zusammenfassung mehrerer Versionen und Patches.
- Kostenrechnung mit Aufteilung auf Kostenstellen.
- Automatisierte Lizenzrücknahme, z.B. bei Personalaustritt.
- Es werden alle Eingangskanäle, z.B. Telefon, Fax, bugbuster, E-Mail, Webseite, etc. für Help-Desk Anfragen unterstützt.
- Weltweiter Einsatz möglich durch Unterstützung aller ISO Sprachen sowie Mandantenfähigkeit.
- Es lassen sich Kataloge von Drittanbietern, z.B. Microsoft oder IBM integrieren.
- Anbindung von Inventory Systemen und Filterung von Informationen.
- Unterstützung der revisionssicheren Archivierung aller Daten inkl. Barcode und PDF/A Unterstützung.
- Individuelle Reports über Serviceintervalle oder Problembereiche.
- Modulares System, wobei z.B. Angebotsmanagement, Arbeitsmittelvergabe, Vertragsmanagement, etc. einfach erweitert werden können.
Weshalb stellt ein Prozessmanagement-Tool wie DOCUframe oder BPM inspire hier eine optimale Ergänzung Ihrer bisherigen Umgebung dar?
Die Aufgabe ist es, mehrere Objekte wie Lizenzen, Adressen, Mitarbeiter, Dokumente, Vorgänge, Tickets, Mitarbeiterakten, ... temporär miteinander zu verknüpfen und automatisiert zu kontrollieren bzw. ggfs. wieder automatisiert zu trennen. Genau dies können Prozessmanagement-Tools wie DOCUframe oder BPM inspire besonders gut. In den meisten Unternehmen fehlen diese Tools - deshalb kommen an solchen Stellen sehr häufig Excel-Tabellen und Access-Datenbanken zum Einsatz. Das birgt Fehlerpotential und muss nicht sein.
Baustelle: Dieser Post wird noch vervollständigt.
Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!
Ihr Thomas Ströbele
