Erfahrungen & Bewertungen zu yourIT GmbH yourIT DOCUframe® Blog: 07/01/2013 - 08/01/2013

Montag, 15. Juli 2013

Integration von DOCUframe® und ERP Software: Ein Blick über den Tellerrand

Eigentlich widmet sich dieser Blog dem Thema Dokumentenmanagement, und hier speziell DOCUframe®, der DMS Lösung des Herstellers GSD Software®. Von anderen Bereichen abgekapselte IT-Unternehmenslösungen sind im Sinne einer durchgängigen Geschäftsprozessoptimierung jedoch weitaus weniger wertvoll als integrierte Systeme. Deshalb hat dieser Beitrag das ERP System von GSD als eine der geeigneten DOCUframe®-Erweiterung  für die Unterstützung von Warenwirtschafts- und Produktionsprozessen im Fokus.



Prozesse in der Warenwirtschaft

Einkaufsabläufe, Verkaufsabläufe, Lagerhaltungsprozesse, Inventuren: alles Prozesse der Warenwirtschaft, die sich mit einem ERP System unterstützen lassen. Für kleinere Unternehmen kann hier das Modul DOCUframe® Warenwirtschaft genau die richtige Lösung sein. Bei höheren Anforderungen empfiehlt es sich allerdings, die Lösung ERPframe® genauer zu untersuchen. Spätestens, wenn umfangreiche Fertigungsprozesse unterstützt werden sollen, ist dies erforderlich.

ERPframe als Ergänzung zu DOCUframe

Prozesse in der Produktion

Unterstützung der Planungs- und Steuerungsprozesse in der Produktion, eine verlängerte Werkbank oder Kostenübersichten über Ressourcen und Verarbeitungsmengen sind Beispiele für die Funktionalität einer ERP Lösung im Unternehmen. Besonderen Mehrwert erzeugt die Verknüpfung von ERP und Dokumentenmanagement.

Dokumente in Warenwirtschaft und Produktion

In allen beschriebenen Warenwirtschafts- und Produktionsprozessen entstehen fortlaufend Dokumente, z.B. Lieferscheine, Rechnungsbelege oder Inventurlisten. Die Integration von DMS und ERP liegt daher auf der Hand. Eine Verknüpfung beider Bereiche hilft, die in Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung oder Produktion entstandenen Dokumente direkt den zugehörigen Komponenten wie Projekt, Adresse und Vorgang zuzuordnen. Der Hauptvorteil entsteht durch die vollständige Datenzuordnung zum betrachteten Datenobjekt. So wird z.B. die oft geforderte 360 Grad Sicht auf den Kunden in großen Teilen schon allein mit dieser vollständigen Dokumentenzuordnung gewährleistet.

Anmerkung der Redaktion:

Dieser Artikel stammt aus der Feder unseres langjährigen Partners GSD Software, Hersteller der Produkte DOCUframe, ERPframe, FIBUframe und DATAframe.

Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass wir als Solution Partner willens und in der Lage sind, DOCUframe auch an andere ERP- bzw. Warenwirtschaftssysteme anzubinden. In der Vergangenheit haben wir bereits verschiedenste Systeme angebunden, z.B. abas-ERP, proALPHA ERP,  Metropolis Warenwirtschaft, etc.

Samstag, 6. Juli 2013

Zero Mail Policy bei Celesio: "Do not E-Mail, Do not E-Mail and Do not E-Mail"

Ende April 2013 titelte das Manager-Magazin mit dem Rat des mittlerweile Ex-Celesio-Vorstandsschefs Markus Pinger: "Do not E-Mail, Do not E-Mail". Mit einer Rundmail an seine Führungskräfte hatte dieser laut der Presse-Meldung beim Stuttgarter Pharmagroßhändler "gegen die Celesio-notorische Flut von elektronischer Post und von Power-Point-Präsentationen ankämpfen wollen". Dass er vergangene Woche seinen Hut nehmen musste, hat mit seinem Hass auf das Kommunikationsmedium E-Mail hoffentlich nichts zu tun. Ob man Herrn Pinger nun mag oder nicht - grundsätzlich hat er die Problematik richtig erkannt: Die interne E-Mail-Flut ist "Teufelszeug" und der Produktivitätskiller Nr. 1.


Anscheinend erkennen neben Herrn Pinger aktuell auch weitere Spitzenkräfte das Problem, unter dem mittlerweile fast jeder Büroangestellte leidet: Die erdrückende Flut von Informationen - vor allem in Form von unternehmensinternen E-Mails. Seit Jahren hören wir auf den großen IT-Messen wir CeBIT und IT&Business von visionären Konzepten zum Arbeitsplatz der Zukunft. Aber alle hochgelobten Workflow-Lösungen haben es nicht geschafft, den E-Mail-Empfängern ein effizientes Management dieser Informationsflut zu ermöglichen. Tatsächlich vergeuden Angestellte täglich mehrere wertvolle Stunden mit der Suche  nach Informationen in Ihren persönlichen Mailboxen. Eine intelligente und gleichzeitig effiziente E-Mail-Management haben die meisten Unternehmen bisher nicht gefunden.


Und das, obwohl es seit vielen Jahren eine effektive Lösung gegen die interne E-Mail-Flut gäbe - zumindest im Mittelstand. Wir von yourIT haben das Problem bereits als junges Startup ausgemerzt und stemmen uns seither auch bei und mit vielen unserer Kunden gegen die zunehmende Flut. Seit über 10 Jahren bekämpen wir den Produktionskiller Nr. 1 "interne E-Mail" mit einer effektiven Waffe: DOCUframe. Und mit unserer Zero Mail Policy.

yourIT´s effektive Waffe gegen die E-Mail-Flut: DOCUframe

Schreibt Euch keine internen E-Mails


Mein Rat an Sie und Ihre Mitarbeiter: "Schreibt Euch keine internen Mails!" Wie das gehen soll? Na ganz einfach: mit DOCUframe. DOCUframe ist eine Benutzeroberfläche, in der sich E-Mails und alle anderen Dokumentenarten wie z.B. MS WORD, MS EXCEL, PDF, Telefonanrufbeantworternachrichten, elektronische Akten, Aufgaben, Termine, etc. nicht nur thematisch gruppieren und damit leicht wiederfinden lassen. Die Dokumente und Informationen werden objektorientiert mit den im System verfügbaren Objekten "Adressen", "Ansprechpartner", "Vorgänge", "Projekte" und "Produkte" verknüpft. Das geschieht meist vollautomatisch bereits beim Eingang ins System. Außerdem können mehrere Objekte gleichzeitig verknüpft werden, so entfallen unnötige Kopien und damit auch Versionen. Alle Mitarbeiter können parallel im Team an den Dokumenten und Informationen arbeiten. Die Weitergabe an andere geschieht direkt im gemeinsamen System über einen Button [an Benutzer mit Anmerkung weiterleiten]. Mal ganz ehrlich: Im richtigen Leben ohne E-Mails würden Sie doch auch nicht ein Dokument, das bei Ihnen angekommen ist, per Post an Ihren Kollegen am Nachbararbeitsplatz weiterleiten. Aber genau das machen Sie mit internen Mails. Denken Sie mal darüber nach.

Als Geschäftsführer von yourIT - ein mittelständisches IT-Systemhaus in Hechingen - wundern wir uns schon manchmal, wie schwer sich viele mittelständische Unternehmen tun, Outlook / Exchange, Tobit, etc. durch ein gemeinsames Kommunikations- Dokumentenmanagement- und Archivsystem wie DOCUframe zu ersetzen. Denken Sie nach: Wenn Sie die üblichen E-Mail-Silos einsetzen, provozieren Sie es doch geradezu, dass Ihre Mitarbeiter sich intern E-Mails schicken. Was sollen sie denn sonst tun? Sie benötigen eine passende Arbeitslösung - und schon flutscht es. Statt in vielen Insellösungen organisieren, kommunizieren und überwachen Ihre Mitarbeiter-Teams Dokumente und Informationen gemeinsam über eine zentrale Oberfläche - eben DOCUframe.

90.000 EUR Ersparnis pro Jahr duch den Einsatz von DOCUframe


Als Kaufmann bin ich es gewohnt zu rechnen: Angenommen, wir sparen Ihnen durch die Einführung von DOCUframe bei jedem Ihrer sagen wir 30 Mitarbeiter nur 30 Minuten Such- und Bearbeitungszeit pro Tag ein, dann sind das 15 Stunden am Tag. Bei 200 Arbeitstagen sind das 3.000 eingesparte Such-Stunden pro Jahr. Nehmen wir einen durchschnittlichen Stundensatz von 30 EUR, so kommen wir auf 90.000 EUR Ersparnis in nur einem Jahr. Und glauben Sie mir, das ist komplett untertrieben.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen hiermit die Augen öffnen. Wenn sich selbst Top-Manager von großen Konzernen um die durch interne E-Mails verschwendete Arbeitszeit sorgen, müsste sich das eigentlich bei allen logisch denkenden Geschäftsführern und Abteilungsleitern herumsprechen.

Sie können sich die Arbeitsweise von DOCUframe immer noch nicht vorstellen? Kein Problem, ich nehme mir gerne die Zeit, Ihnen unsere Lösung ausführlich zu zeigen. Kommen Sie zu einer unserer regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen DOCUframe live! oder lassen Sie mich Ihnen DOCUframe online zeigen. Schreiben Sie mir per XING oder über unser Kontaktformular.

Werden Sie unser Gefährte im gemeinsamen Kampf gegen die E-Mail Flut! Jetzt!
Ihr Thomas Ströbele
Thomas Ströbele

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