Elektronische Bauakte mit DOCUframe (Teil 3)

Heute beschäftigen wir uns mit der Frage:
Was gehört eigentlich alles in eine elektronische Bauakte?

Kurz zusammengefasst: Alles oder zumindest fast alles, was mit dem jeweiligen Bauprojekt zu tun hat. Dies können sein:

• die kompletten Planungsunterlagen einschließlich aller bautechnischen Nachweise, Zertifikate, etc.
• alle Unterlagen entsprechend dem Leistungskatalog HOAI,
• zusätzliche Besondere Planungsunterlagen, soweit die Erstellung erforderlich bzw. beauftragt war (z.B. Genehmigungsplanung, ...)
• behördliche / baurechtliche Nachweise, Genehmigungen, Abnahmen, Auflagen und Protokolle sowie fachtechnische Gutachten,
• detaillierte Werkplanungen im Zuge der Ausführungsplanung und planungsergebnisse der Fachplaner aktualisiert und versioniert inkl. aller Detailpläne und Berechnungen.
• Dokumente jeglicher Art, insbesondere Briefe, Formulare, E-Mails, Faxe, Telefonanrufbeantworternachrichten, ...

Nach Beauftragung der Ausführungsfirmen wird die Bauakte ergänzt

• um die kompletten Vertragsunterlagen wie Angebot auf Basis der Leistungsbeschreibung, Verhandlungsprotokoll, Bauvertrag zzgl. evtl Nachträge).

Die Bauleitung dokumentiert in der Bauakte ihr Bautagebuch mit

• Baustellenterminen,
• Baufirmen,
• Arbeitskräfte,
• Wetterdaten,
• Lieferscheine und Übereinstimmungszertifikate verbauter Materialien und Bauteile,
• Besprechungsprotokolle,
• Abnahmeprotokolle,
• Prüfzertifikate,
• Bedienungsanleitungen,
• Wartungs- und Pflegehinweise,
• Aufmaße,
• Rechnungen,
• Zahlunsfreigaben, etc.

Nicht zu vergessen:

• Reklamationen,
• Abnahmeprotokolle der Mängelbeseitigung,
• Gewährleistungsabnahme mit Bürgschaftsfreigabe.

Sonstige Angaben über den Bauherren und die allgemeinen Rahmenbedingungen:

• Auszüge aus der Tageszeitung bei Baubeginn bzw. beim Richtfest,
• Konzepte der Reden bei Baufesten, etc.

Eine Bauakte wird also in der Regel ziemlich dick. Ein Inhaltsverzeichnis für die gesamte Akte macht sicherlich Sinn.

Mal abgesehen davon, dass solch eine Bauakte bzw. deren Inhalte von verschiedenen Personen / Abteilungen zur gleichen Zeit an verschiedenen Orten benötigt wird, macht eine elektronische Abbildung (eBauakte / E-Bauakte) z.B. mittels einer Software wie DOCUframe schon deswegen Sinn, weil man einfach schneller das Gesuchte mit dem aktuellen Status findet. Fragen wie: "Wer ist nochmal der aktuelle Ansprechpartner beim Statiker?" sind in DOCUframe problemlos ad hoc beantwortbar.

Demnächst mehr zum Thema.

Beste Grüße
Thomas Ströbele