Donnerstag, 10. März 2011

Steuerrelevante Dokumente im elektronischen Archiv markieren

Jedes Jahr beim Jahresabschluss stellt sich die Frage: Wie bereiten wir uns optimal auf eine Steuerprüfung vor?


Hintergrund: Wenn Sie ein vollautomatisches elektronisches Archivsystem wie DOCUframe einsetzen, verzichten Sie der Einfachheit halber auf die manuelle Archivierung ausschließlich der steuerrelevanten Geschäftspost und archivieren stattdessen einfach alles. Vor allem im Bereich der E-Mail-Archivierung hat sich dieses Verfahren durchgesetzt. Wer soll die Menge an E-Mails, die jeden Tag eingehen, sorgfältig nach steuerrelevanten und nicht steuerrelevanten trennen? "Die Guten uns Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen" funktioniert da einfach nicht.

Manche Unternehmen überlassen die Entscheidung dem empfangenden Mitarbeiter, ob ein Dokument geschäftsrelevant und damit archivierungspflichtig ist oder eben nicht. Ganz ehrlich, das kann doch nur schief gehen. Zum Einen weiss mancher Mitarbeiter zu wenig mit dem Befriff steuerrelevant anzufangen, zum andern werden E-Mail-Postfächer oft dann spontan geleert, wenn der Speicher mal wieder voll ist. Das Risiko, dass bei einer Steuerprüfung genau solch ein Dokument vom Steuerprüfer angefragt wird, wäre mir als Geschäftsführer zu groß.

Ein vollautomatisches Archiv wie DOCUframe verzichtet also auf die (manuelle) Trennung zwischen steuerrelevanten und nicht steuerrelevanten Dokumenten. Das bedeutet aber nicht, dass der Steuerprüfer in alle Dokumente Einblick nehmen darf. Die GDPdU-Gerüchte und -Halbwahrheiten auf dem Archivierungs-Markt sind so verrückt, dass manche Interessenten tatsächlich schon nach einer Vollausgabe aller Dokumente für den Steuerprüfer gefragt haben.

Hier sollte man meiner Meinung nach Vernunft walten lassen. Wie sieht es denn bisher im Bereich der papierbasierten Archive aus. Ich kenne kein Unternehmen, das dem Finanzamt alle Ordner zuschickt bzw. dem Steuerprüfer vorlegt. Der Steuerprüfer bekommt erstmal alle Rechnungen des zu prüfenden Zeitraums vorgelegt. Sollten sich hierbei Fragen ergeben, darf er zu den fragwürdigen Belegen weitere Dokumente anfordern. Und diese sind dann zeitnah vorzulegen.

Und genau das passiert auch bei einer Steuerprüfung in einem modernen Unternehmen mit elektronischem Archivsystem. Erstmal müssen wir dem Steuerprüfer alle aus- und eingegangenen Rechnungen des Prüfzeitraums vorlegen. Das sollte für kein Archivsystem ein Problem darstellen. Ob Sie eine Suche über den Suchbegriff "Rechnung" anstrengen oder wie in unserem Haus bereits während des Jahres alle Rechnungen in einem eigenen Vorgang - vergleichbar mit einem Papier-Rechnungsordner - sammeln, bleibt Ihnen überlassen.

Exkurs:
In vielen Unternehmen werden Belege wie z.B. Angebote oder auch Rechnungen mehrfach gedruckt, bevor sie in der endgültigen Version an den Kunden versendet werden. Da ein vollautomatisches Archiv wie DOCUframe jede Version der Belege abspeichert, sollten Sie dafür sorgen, dass immer nur der endgültige an den Kunden versendete Beleg als steuerrelevant abgelegt wird. Das kann man manuell machen, indem der Ersteller des Beleges oder auch die Finanzbuchhaltung der End-Version das Markmal steuerrelevant vergibt. Mir persönlich sind solche manuellen Vorgänge zu aufwändig und zu fehleranfällig. DOCUframe bietet durch Einsatz des Versionierungsmoduls die Möglichkeit, automatisch bei Eingang einer zweiten Version eines Beleges ein Versionsdokument anzulegen, welches die alte Version in den Archivbereich legt und die neue Version als aktiv setzt. Dies funktioniert selbstverständlich auch bei Eingang weiterer Versionen des selben Beleges.
Exkurs Ende.

Ergeben sich für den Steuerprüfer zu einem Beleg Fragen, müssen wir auf Anfrage weitere Geschäftspost zu diesem Vorgang bereitstellen. Jetzt trennt sich in der Archivierungsmethode die Spreu vom Weizen. Wenn sie jetzt nicht alles vollautomatisch archiviert haben, können bereits hier wichtige Dokumente fehlen. Achtung: Dass E-Mails anderen Geschäftsdokumenten gleichgestellt und damit zu archivieren sind, sollte sich mittlerweile herumgesprochen haben.

Welche Möglichkeiten bietet hier DOCUframe?
1. Wiederfinden bei der Adresse: Alle Dokumente wie Belege aber auch E-Mails sind in DOCUframe immer bei der Adresse verknüpft.
2. Wiederfinden beim Vorgang / Projekt: Alle Dokumente eines Vorgangs oder Projektes werden in DOCUframe zusätzlich an diesen Objekten verknüpft. Da bei einer Adresse typischerweise mehr Dokumente abgelegt sind wie in den einzelnen Vorgängen/Projekten, ist man hier meist schneller. Da Vorgänge/Projekte genau das sind, was der Steuerprüfer als zu prüfenden Geschäftsvorfall ansieht, ist die Arbeit mit Vorgängen/Projekten definitiv zu empfehlen.

Eine sorgfältige Ablage vorausgesetzt, haben wir dem Steuerprüfer die Information damit bereits beschafft und der ist glücklich. In der Regel überzeugt eine vollständige Geschäftsvorfall-bezogene Ablage sehr schnell und die Anzahl von Rückfragen nimmt dadurch signifikant ab.

Wenn nicht 100-prozentig ordentlich in Adressen / Vorgängen / Projekten abgelegt wurde, haben wir das angefragte Dokument vielleicht noch nicht gefunden. In einem vollautomatischen Archiv können Sie zumindest darauf vertrauen, dass alles archiviert wurde - wir müssen eben noch etwas sorgfältiger danach suchen - und dies ist in DOCUframe volltext, nach Keywords, etc. möglich. Wir werden das Dokument also sicher finden.

TIPP: Um die Suche zu erleichtern, bietet sich die Einführung einer Liste mit GDPdU-Schlüsselwörtern an. Damit können alle Dokumente bereits bei deren Eingang in DOCUframe nach steuerrelevanten Begriffen durchsucht werden. Wird ein Begriff erkannt, bekommt das Dokument das Merkmal "steuerrelevant". Die Suche kann dann auf dieses Merkmal beschränkt werden.

Viel Spass beim Organisieren wünscht
Thomas Ströbele

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