Dienstag, 15. Juli 2014

DOCUframe & Datenschutz: Geburtstagsliste und Geburtstagskalender korrekt führen

In vielen Unternehmen ist es noch üblich, dass abteilungsweise oder unternehmensweit Geburtstagslisten umlaufen, aus denen jeder Mitarbeiter ersehen kann, wann wem zum Geburtstag zu gratulieren ist. Manchmal hängen auch die Geburtstage am Schwarzen Brett oder im Eingangsbereich aus.


Oft werden Geburtstage auch von fleißigen Mitarbeitern in den eigenen Kalender eingetragen. In Zeiten von Groupware, Social Media und Web 2.0 bedeutet das aber, dass diese Geburtstagseinträge auch von anderen Kollegen eingesehen werden können. Man verlässt sich sogar drauf, dass ein(e) bestimmte(r) Mitarbeiter(in) quasi einen Geburtstagskalender pflegt.

Muster eines typischen Firmen-Geburtstagskalenders mit personenbezogenen Daten

Problemstellung:
Was tun, wenn ein Mitarbeiter sich beschwert, dass er im Geburtstagskalender oder in der Geburtstagsliste nicht mit vollem Geburtstag (Tag / Monat / Jahr) erscheinen möchte.

Datenschutzrechtliche Betrachtung:
Für den Umlauf von Geburtstagslisten oder das Führen von Geburtstagskalendern in Gruppenkalendern gibt es erstmal gemäß BDSG keine Zulässigkeit. Es sei denn, jeder Mitarbeiter hätte vorher eingewilligt.

Wir haben mal wieder den für das BDSG typischen Interessenskonflikt der Beteiligten:
- Auf der einen Seite hat der einzelne Mitarbeiter als Betroffener ein schutzwürdiges Interesse an der Nutzung seiner Daten.
- Auf der anderen Seite gehört das Gratulieren zum Geburtstag zum Anstand und steigert das Betriebsklima. Die Unternehmensleitung wird dies vermutlich befürworten.

Zu beachten ist hier, dass ein Ignorieren des Themas und die Vernachlässigung der geregelten Geburtstags-Führung durch das Unternehmen dazu führt, dass die fleißigen Mitarbeiter das Problem selbst regeln. Als Ergebnis haben wir dann z.B. die oben erwähnten Geburtstags-Einträge ím Gruppenkalender.

Nach Gola/Schomerus (Bundesdatenschutzgesetz Kommentar, 10. Auflage 2010) ist es in bestimmten Fällen ausreichend, dem Betroffenen die Möglichkeit eines Widerspruchs einzuräumen. Keineswegs ersetzt die Widerspruchsmöglichkeit die eigentlich erforderliche Einwilligung. "Ist jedoch wegen der Art der zu verarbeitenden Daten oder wegen der beabsichtigten Nutzung davon auszugehen, dass schutzwürdige Interessen im Regelfall nicht beeinträchtigt werden, so kann aus der Tatsache, dass von der ausdrücklich eingeräumten Widerspruchsmöglichkeit kein Gebrauch gemacht wurde, darauf geschlossen werden, dass eventuelle, für die verantwortliche Stelle nicht erkennbare, entgegenstehende Interessen Einzelner nicht vorliegen. Als Beispiel werden hier ausdrücklich betriebliche Geburtstage genannt.

Wie sieht eine Lösung des Problems in DOCUframe aus?
In DOCUframe werden Mitarbeiterakten als eigene Objekte durch die Personalabteilung geführt. Dort wird z.B. das Geburtsdatum des Mitarbeiters hinterlegt. Sicht auf die Mitarbeiterakten haben selbstverständlich ausschließlich die Mitglieder der Benutzergruppe "Personal".

Die Mitarbeiter werden in einem Rundbrief informiert, dass künftig die Geburtstage aller Mitarbeiter in den Kalendern als "Geburtstagstermine" am jeweiligen Tag angezeigt werden. Das Geburtsjahr ist zum Gratulieren nicht notwendig. Also wird es auch nicht angezeigt. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter auf Ihr Widerspruchsrecht hingewiesen.

Widerspricht ein Mitarbeiter der Eintragung seines Geburtstags im Gruppenkalender, setzt die Personalabteilung einen "Widerspruchs-Haken". Dadurch wird dieser Geburtstag nicht mehr angezeigt.

Wieder einmal zeigt sich, dass anscheinend komplizierte Datenschutz-Probleme durch den Einsatz einer Software wie DOCUframe mit sehr wenig Aufwand und Organisation in den Griff zu bekommen ist.

Was können wir für Sie tun?

yourIT ist ein mittelständisches Systemhaus in Hechingen. Wir beraten Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz zu verschiedenen IT-Themen.

Sie befinden sich auf unserem DOCUframe-Blog. Hier informieren wir zu Themen wie z.B. Dokumentenmanagement, CRM, Archivierung, Kommunikation und Workflow.

Weitere Infos zum Thema Datenschutz haben wir auf unserem separaten Datenschutz-Blog für Sie zusammengestellt.

Was wir wirklich zu leisten im Stande sind, werden Sie nur erfahren, wenn Sie uns persönlich kennen lernen. Ich freue mich auf Ihren Kontakt.

Ihr Thomas Ströbele
Thomas Ströbele

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