Freitag, 1. Februar 2013

Erfahrungsbericht - 10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT

In unserem Unternehmen haben wir E-Mails bereits vor 10 Jahren abgeschafft - aber nur die internen.


Wir können und wollen nicht verhindern, dass uns Menschen von außen E-Mails schreiben. Hier ist und bleibt die E-Mail ein tolles Kommunikationsmittel - vor allem wenn man sich angewöhnt, nicht sofort auf jede davon zu reagieren.

Der E-Mail-Flut Herr werden - aber wie?

Das Hauptproblem bei der aktuellen E-Mail-Flut liegt doch intern in den Unternehmen selber. Ein typisches Beispiel: Mitarbeiter Müller erhält von einem Kunden ein interessantes Dokument per E-Mail zugeschickt. Um das ganze Projektteam zu informieren, leitet er die eingegangene E-Mail an alle 5 betroffenen internen Kollegen per E-Mail weiter. Mal ehrlich: Ist das nicht so, als ob er einen eingegangenen Brief eines Kunden 5x kopiert, in einen Briefumschlag steckt und dann an die 5 internen Mitarbeiter verschickt? Würde Herr Müller das im richtigen Leben ohne Computer auch machen? Im Ergebnis haben wir so bereits 1 Original-Dokument + 5 E-Mail-Kopien macht 6 Dokumente.

10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT
10 Jahre yourIT - Zusammenfassung

Interessant wird es, wenn sich die 6 Projektmitglieder anschließend über die eingegangene E-Mail unterhalten - per E-Mail natürlich. Da kommen schnell 50, 100 oder mehr interne E-Mails zusammen.

In unserem Unternehmen yourIT haben wir dieses Problem bereits vor 10 Jahren erkannt und erledigt. Dazu haben wir uns ein Dokumentenmanagementsystem (kurz DMS) angeschafft und gleichzeitig das Versenden von internen Mails verboten - per interner Zero Mail Policy.

Wenn bei unserem Mitarbeiter Müller eine E-Mail eines Kunden mit einem interessanten Dokument als Anhang eingeht, gibt Herr Müller diese E-Mail (oder auch nur den Anhang) im Original an die 5 Projektmitglieder weiter und klebt elektronische Post-its drauf, was die einzelnen Projektmitglieder damit machen sollen. In Summe ergibt das 1 Dokument.

Der große Vorteil ist, dass alle Mitglieder des Projektteams am Original-Dokument weiterarbeiten und z.B. sofort erkennen können, wer außer ihnen das Dokument bereits erhalten, gelesen, bearbeitet und an wen weitergereicht hat. Die Kommunikation zu diesem Dokument erfolgt ausschließlich mit elektronischen Post-its am Original-Dokument (mit Zeitstempel und unveränderbar). Somit bleibt es auch nach vielen Diskussionen bei genau 1 Dokument.

Zusätzlicher Vorteil: Unsere E-Mails sind nicht in separaten E-Mail-Silos untergebracht, sondern sie bilden im DMS neben vielen anderen eine Dokumenten-Klasse. Alle Dokumente werden objektorientiert Adressen, Ansprechpartnern, Vorgängen, Projekten und Produkten zugeordnet. Damit stehen sie "im Sachzusammenhang als Wissen und in Prozessen zur Verfügung" (vgl. Projekt Consult http://bit.ly/PCHH_Email) - und zwar jedem Mitarbeiter.

Können Sie sich vorstellen, wie viele interne E-Mail-Kopien wir mit unseren 20 Mitarbeitern in den vergangenen 10 Jahren dadurch bereits eingespart haben?

Wir lieben Zero Mail - aber eben nur intern. Und wir lieben unser DOCUframe, da ohne Dokumentenmanagementsystem diese Vorteile nicht umsetzbar wären.

Gerne zeige ich Euch, wie das mit DOCUframe umzusetzen ist. Meldet Euch einfach bei mir, dann machen wir kurzfristig eine Web-Session.

Euer Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

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