Donnerstag, 4. April 2013

Groupware: Effiziente Teamarbeit durch geeignete Softwareunterstützung

DOCUframe und das 3K-Modell aus Kommunikation, Kooperation und Kommunikation. Ein Gastbeitrag unseres Partners und DOCUframe-Herstellers GSD Software


Die Herausforderungen einer zielführenden Teamarbeit betreffen wohl jedes Unternehmen, das aus mehr als einem Mitarbeiter besteht. Da abteilungsübergreifende Zusammenarbeit in Zeiten übergreifender und hoch komplexer Geschäftsprozesse nicht nur sinnvoll, sondern notwendig ist, ist die Nutzung einer sog. Groupware, also einer Software für die Unterstützung der Teamarbeit, mittlerweile selbstverständlich geworden. Synonym werden häufig die Begriffe Kollaborationssoftware oder auch Unified Messaging verwendet, wobei letzteres vor allem die Kommunikation  (auch über Unternehmensgrenzen hinaus) fokussiert. Mit DOCUframe®, der GSD Lösung für Dokumentenmanagement, CRM und Groupware, lassen sich die Anforderungen an eine Lösung zur Verbesserung der Zusammenarbeit durchgängig erfüllen. Dies kann vor allem im Hinblick auf eine abteilungsübergreifende Teamarbeit enorme Effizienzvorteile mit sich bringen.

3K-Modell


Kommunikation:
Nicht nur per E-Mail sind interne Abstimmungen in DOCUframe® möglich. Der in der Regel bessere Weg sind hier aufgabenorientierte Spezial-Werkzeuge wie Mitteilungen oder Anmerkungen. Denn mit diesen Features wird die Datenbank nicht unnötig belastet. Mit Hilfe der DOCUframe®-Kommunikationsplattform können Anwender Adressen, Dokumente oder Vorgänge von jedem Arbeitsplatz aus versenden, verwalten und archivieren. Zudem ist z.B. über die angesprochene Funktion „mit Anmerkung versenden“ eine direkte Bezugnahme zum Dokument möglich ohne den Umweg über den E-Mail Kanal machen zu müssen. (Anmerkung der Redaktion: Das entspricht unserem Gedanken der Zero Mail Policy.) 

Kooperation:
Die gemeinsame Dokumentenbearbeitung über das DOCUframe®-Prinzip des Vorgangswesens stellt für die Anwender eine erhebliche Arbeitserleichterung dar. Alle zu einem Geschäftsprozess gehörenden Dokumente werden zentral mit dem dafür angelegten Vorgang verknüpft. So kann jeder Mitarbeiter auf die Dokumente zugreifen. Auch ersparen sich Mitarbeiter dadurch aufwändiges Suchen. Alle Informationen sind in DOCUframe® transparent verknüpft und dienen in Summe somit als Wissensdatenbank für alle Mitarbeiter. Die Informationen bleiben dabei übrigens sicher im Unternehmen: Durch Vergabe verschiedener Kriterien kann klar definiert werden, welche Befugnis jeder Anwender hat.

Koordination:
Das Planen gemeinsamer Ressourcen ist in DOCUframe® an verschiedenen Stellen möglich. Anhand des Gruppenterminkalenders lassen sich gemeinsam Termine planen und Abstimmungen durchführen. Jeder Mitarbeiter kann die Terminplanung seiner Kollegen einsehen und diese somit in die eigene Planung einbeziehen. Hiermit ist einer der wichtigsten Bausteine für die effiziente Planung der Ressource Mensch gelegt. So können z.B. im Rahmen des Projektmanagements Personalengpässe rechtzeitig erkannt werden. Dadurch besteht die Möglichkeit frühzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen und Eskalation zu vermeiden.

Fazit:
Das hier skizzierte "3K-Modell" – Kommunikation, Kooperation, Koordination – (vgl. hierzu auch Teufel et al. (1995), S.16f) lässt sich mit DOCUframe® vollständig über die integrierten Groupware Features abbilden. Zielgenaue Tools zur internen Kommunikation, das Vorgangsprinzip für eine gelungene Kooperation und differenzierte Ressourcenplanungsoptionen zur Verbesserung der Koordination bilden in DOCUframe® den Grundstock für eine Optimierung der teamorientierten Prozesse.

Weitere Informationen zum Thema DOCUframe? Ich freue mich auf Ihre Anfragen.
Ihr Thomas Ströbele
Thomas Ströbele

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