Dienstag, 13. September 2016

E-Mail-Flut nach Urlaub beseitigen - Achtung: Löschen verboten!

Der Urlaub ist zum Erholen und Entspannen da. Aber in Zeiten der E-Mail-Flut fürchten die meisten Arbeitnehmer den ersten Blick nach der wohlverdienten Pause in Ihr Postfach. Wer kann, räumt daher bereits während des Urlaubs den Posteingang auf - aber das schadet der Erholung. Hier einige Tipps zum Kampf gegen die E-Mail-Flut nach dem Urlaub.

Vor einiger Zeit machte die besondere Abwesenheitsmeldung eines Berliner Stadtrats die Runde, in der dieser ankündigte, dass alle während seines Urlaubs eingehenden Mails automatisch gelöscht würden. Man solle sich nach seinem Urlaub wieder an ihn wenden.

Auch Daimler ergreift einer entsprechenden Meldung zufolge solche drastischen Maßnahmen im Kampf gegen die E-Mail-Flut. Die Mitarbeiter haben seit Anfang 2013 die Möglichkeit, während ihres Urlaubs eingehende E-Mails automatisch löschen zu lassen.

Verständlich, das Abarbeiten der angesammelten E-Mail-Flut macht den Arbeitnehmern keinen Spaß und kostet das Unternehmen wertvolle Arbeitszeit.


So hilft das digitale Büro 4.0 gegen die E-Mail-Flut
So hilft das digitale Büro 4.0 gegen die E-Mail-Flut

Achten Sie auf die E-Mail-Archivierung - im Interesse Ihres Unternehmens


Achtung: Diese und ähnliche Meldungen sollten Sie nicht dazu verleiten, leichtfertig ähnliche Maßnahmen in Ihrem Unternehmen einzuführen. E-Mails unterliegen als Geschäftsbriefe der Archivierungspflicht und sind 6 oder sogar 10 Jahre aufzubewahren.

Bitte unterscheiden Sie daher unbedingt zwischen (aus dem Postfach) löschen und (aus dem System) vernichten.

Wenn Sie die Archivierung aller E-Mails sichergestellt, eine entsprechende Vertreterregelung eingeführt und die Versender darüber informiert haben, können Sie Ihre Mitarbeiter gerne die während des Urlaubs in Ihrem Postfach angesammelten Mails ruhig aus deren Postfach löschen lassen. Nur vermeiden Sie auf jeden Fall, dass die E-Mails aus dem System komplett vernichtet werden. Das könnte Sie und Ihr Unternehmen im Nachhinein viel Geld und Ärger kosten.

Tipp: Verordnen Sie sofort eine Zero-Mail-Policy für interne E-Mails, um zu vermeiden, dass nach dem Urlaub die Mitarbeiter alle möglichen E-Mails an unzählige Kollegen weiterleiten mit der Frage, ob dieser Vorgang bereits von irgendjemandem erledigt wurde. Merken Sie sich: Jedes Lesen einer E-Mail kostet Ihr Unternehmen 15 Minuten Arbeitszeit. Sollten Sie Hilfe benötigen: Wir von yourIT helfen Ihnen gerne.


Extra-Tipps für DOCUframe-Nutzer:


Tipp 1: Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten



Im digitalen Büro 4.0 DOCUframe ist die gemeinsame Arbeit an Dokumenten im Team an der Tagesordnung - nicht nur im Falle von Urlaub, Krankheit oder sonstiger Abwesenheit. Fügen Sie in den globalen und den privaten Postfächern zwei Spalten ein, in denen Sie dem gesamten Team in Farbe anzeigen, ob eine E-Mail (oder ein beliebiges anderes Dokument) noch unbearbeitet, in Bearbeitung oder bereits erledigt ist und von wem. Damit kann der Mitarbeiter sofort erkennen, um welche Dokumente er sich noch kümmern muss und welche bereits von seinen Kollegen bearbeitet werden bzw. erledigt sind. Sie sparen sich die häufig anfallende doppelte und mehrfache Bearbeitung von Vorgängen im Unternehmen.


Anzeige des Bearbeitungsstatus in DOCUframe

Ich freue mich auf das Projekt bei Ihnen. Fordern Sie uns!

Übrigens: yourIT startet im September eine Schulungs-Initiative. In maximal halbtägigen Schulungen geben wir Tipps zur Arbeit mit DOCUframe und zur Optimierung im Büroalltag an Sie und Ihre Mitarbeiter weiter. Melden Sie sich bei mir wegen den Schulungsterminen.


Tipp 2: Automatische Vorgangs-Zuordnung nutzen


Wenn Sie DOCUframe für Ihr digitales Büro 4.0 nutzen ist einer der größten Vorteile die Arbeit mit elektronischen Akten, auch eAkten genannt. In DOCUframe können Sie verschiedene Ausprägungen von E-Akten anlegen, z.B.:


  • Aufgabe
  • Vertriebsvorgang / Forecast
  • Ticket / Hotline-Vorgang
  • Reklamation, Beschwerde, Feedback
  • etc.

Jede eAkte hat Ihre eigene, eindeutige Vorgangsnummer, über die DOCUframe sie identifizieren kann. Wenn Sia also - so wie wir bei yourIT - Ihren Kunden und Lieferanten in Ihren E-Mails diese Vorgangsnummer [#...#] mitgeben und diese bitten, sie in der Antwort zu belassen, kann DOCUframe die Antworten automatisch dem richtigen Vorgang zuordnen.

Vorteil: Alle an dieser eAkte beteiligten Kollegen können sofort ebenfalls auf die eingegangenen E-Mails zugreifen - selbst wenn der eigentliche Empfänger außer Haus (im Urlaub, krank oder ausgeschieden) ist. Ein Weiterleiten von E-Mails an vertretende ist daher nicht notwendig.

In allen E-Mails, die Sie von yourIT erhalten, steht daher z.B. der Hinweis:
"Bitte geben Sie bei weiteren Anfragen zum gleichen Vorgang die yourIT Vorgangsnummer [#...#] im Betreff mit an."

Und in unseren Abwesenheitsnotizen finden Sie folgende Anmerkung:
"Aus Vertraulichkeitsgründen wird Ihre E-Mail nicht weitergeleitet. Falls Sie die yourIT-Vorgangsnummer [#...#] im Betreff genannt haben, wird Ihre E-Mail von unserem Büro 4.0 aber automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet und meine Kollegen haben bei Bedarf Zugriff darauf."


E-Mail-Management ist auch für Ihr Unternehmen interessant


Sie kennen und nutzen die Vorteile des digitalen Büros DOCUframe noch nicht? Dann wird's Zeit. dass wir uns kennenlernen. Wie wäre es mit unserer vom Europäischen Sozialfonds gesponsorten Kern-Prozessanalyse? Wir beraten - Sie erhalten viele Verbesserungsvorschläge und die Fördermittel. Mehr dazu...

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Kleines Rechenbeispiel zum E-Mail-Management


Wie viele E-Mails hatten Sie nach Ihrem Sommerurlaub im Posteingang? Wie viele Stunden brauchen Sie persönlich, um diesen Haufen abzuarbeiten? Multiplizieren Sie diese Zahl mit der Anzahl Ihrer Mitarbeiter und dann noch mit dem durchschnittlichen Stundensatz in Ihrem Unternehmen. Wenn wir von Ihrem Ergebnis die Hälfte einsparen könnten - würde sich dann ein Gespräch für Sie lohnen? Ich freue mich auf Ihre Terminanfrage. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Weitere Tipps zum E-Mail-Management:

Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.


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