Mittwoch, 11. September 2013

Die besten Tipps für proaktive Datendeduplizierung ganz einfach mit DOCUframe

Problemstellung: Ein heißes Thema in der IT ist aktuell die Reduzierung der Datenmenge mit Hilfe von Lösungen zur Datendeduplizierung. Als Geschäftsführer eines mittelständischen Systemhauses halte ich persönlich nichts davon, erst unorganisiert Datenmüll zu fabrizieren, um ihn nachher mit viel Aufwand und hohen Kosten entsorgen zu müssen. Daher zeige ich hier gerne einige lohnenswerte Strategien für proaktive Datendeduplizierung auf. Das Kopieren ist ausdrücklich erlaubt.


Definition lt. Wikipedia: "Deduplizierung, auch Data-Deduplication, Datendeduplizierung (engl. Deduplication), ist in der Informationstechnik ein Prozess, der redundante Daten identifiziert und eliminiert, [...]."

Bei der klassischen Datendeduplizierung darf der Datenmüll erstmal unorganisiert und ungebremst entstehen. Danach werden identische Daten identifiziert, nur ein Element davon bleibt erhalten, die anderen werden vernichtet und erhalten stattdessen einen Verweis auf das erste.
Als Unternehmer habe ich ein Problem mit dieser Vorgehensweise: Erst wird unorganisiert gearbeitet und dabei viel Datenmüll verursacht, danach braucht man eine Software, die den unnötig entstandenen Datenmüll dann wieder dedupliziert. Wäre es da nicht sinnvoller, gleich organisiert zu arbeiten und erst gar keinen Datenmüll zu verursachen?

Wie kann Ihnen die Organisation Ihrer Geschäftsprozesse mit einem intelligenten DokumentenManagementSystem wie z.B. DOCUframe helfen, Datenmüll erst gar nicht entstehen zu lassen? Wir sprechen hier von "proaktiver Datendeduplizierung".

  1. Adress- und Ansprechpartnermanagement: Alle Mitarbeiter arbeiten auf derselben Datenbank. Adressen (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, etc.) und Ansprechpartner werden in dieser Datenbank 1x als Objekt angelegt und gemeinsam genutzt. Dazu werden dann die Informationen und Dokumente verknüpft. -> Müll-Ersparnis: Keine Adressdubletten
  2. Dokumentenmanagement: Jede Information und jedes Dokument ist ebenfalls nur 1x in der Datenbank vorhanden und wird mittels Workflow oder manuell per Button "an Benutzer senden" dem zuständigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit in dessen Postfach verknüpft. -> Müll-Ersparnis: Keine Dubletten, Kopien, oder Schatten von Infromationen und Dokumenten
  3. Keine internen E-Mails sondern echtes Dokumentenmanagement: Im Unternehmen untersagt eine Zero Mail Policy jeglichen Versand interner E-Mails. Stattdessen werden Dokumente manuell per Button "an Benutzer senden" dem zuständigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit in dessen Postfach verknüpft. -> Müll-Ersparnis: Keine internen E-Mails
Zero Mail Policy statt Weiterleitung per internen Mails

  1. Eingehende E-Mails für mehrere Mitarbeiter nur 1x archiviert: Von mehreren identischen eingehenden E-Mails, die für verschiedene Mitarbeiter bestimmt sind, wird nur 1 archiviert. Alle anderen werden vernichtet und eine Verknüpfung zur archivierten E-Mail gesetzt. -> Müll-Ersparnis: Keine E-Mail-Dubletten
  2. Serienmails/Serienbriefe/Serienfaxe: Wird z.B. ein Newsletter per Serienmail-Funktion an 1.000 Empfänger versendet, wird die E-Mail-Vorlage zu Adresse und Ansprechpartner zugeordnet. Die versendeten Dokumente werden nach dem Versand automatisch vernichtet. -> Müll-Ersparnis in diesem Beispiel: 999 E-Mails (mit evtl. je 5 MB PDF-Anhang).
Zusammenfassung: Die Informations-, Dokumenten- und vor allem die E-Mail-Flut bedroht unsere Unternehmen existentiell. Lassen Sie sich keine unnötigen Dinge wie Datendeduplizierungs-Software aufschwatzen. Agieren Sie logisch und organisieren Sie proaktiv. Holen Sie sich Unterstützung und Ideen von externen Beratern wie yourIT.

Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne. Jetzt staatlich gefördert.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele


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