Montag, 24. August 2015

simplify yourIT - die besten Tipps für ein intelligentes und effektives E-Mail-Management

So sehr wir uns auch gegen die über uns hereinbrechende Dokumenten- und E-Mail-Flut stemmen - sie ist nicht zu stoppen. Die einzige Möglichkeit wäre ein vollständiger Verzicht auf das Kommunikationsmedium E-Mail - und das ist nicht möglich, wenn unser und Ihr Unternehmen weiterhin am Markt aktiv und erfolgreich sein soll. Also gehen wir strategisch vor und helfen Ihnen, die E-Mail-Flut auf ein erträgliches Maß abzuschwächen. Daher hier die typischen E-Mail-Sünden sowie unsere 9 besten Tipps für ein schlankes E-Mail-Management. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung - und demnächst ein leeres Postfach und Zeit für die wesentlichen Aufgaben.


E-Mail-Management statt E-Mail-Flut


Wichtiger Hinweis: Manche Tipps lassen sich mit herkömmlichen E-Mail-Systemen (wie z.B. MS Outlook / Exchange, Tobit David, etc.), nicht oder nur schwer umsetzen. Wir von yourIT und viele unserer Kunden nutzen das integrierte intelligente E-Mail-System in DOCUframe. Sehen Sie uns das bitte nach - Ihnen bleiben dann zwei Möglichkeiten: Entweder Sie lassen diesen Tipp aus und gehen zum nächsten. Oder Sie entscheiden sich dafür, ebenfalls zu DOCUframe zu wechseln und alle Vorteile voll auszukosten. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Hinweis 2: Wenn Sie bisher ein herkömmliches E-Mail-System nutzen, kommen in Ihrem Postfach nur E-Mails an. Intelligente Dokumenten Management Systeme (DMS) wie z.B. DOCUframe kennen keine Trennung der E-Mail von anderen Dokumentenarten wie z.B. Faxe, PDF, Word, Excel oder ganzen elektronischen Akten. Daher schreibe ich hier meist von neuen Nachrichten statt von neuen E-Mails. Wenn Sie bisher nur E-Mails in Ihrem Postfach empfangen können, sollten Sie unbedingt meinen Post zum Thema E-Mail-Archivierung lesen.

Folgende E-Mail-Sünden gilt es durch ein gezieltes E-Mail-Management unbedingt zu vermeiden:


Unklare Betreffs oder seit Wochen geführte Korrespondenz, die noch immer kein Resultat hervorgebracht hat - E-Mail-Sünden sind nicht nur lästig, sondern verschwenden auch Zeit und Geld. Ohne entsprechende Trainings sind diese aber leider nur schwer dauerhaft aus dem Posteingang zu entfernen.

Die mitgesendeten Kontaktdaten für den Ansprechpartner im neuen Projekt stehen irgendwo in einer wochenlangen Korrespondenz mit dem Kollegen, der jetzt natürlich im Urlaub ist. Ein wichtiges Angebot lässt sich im Mail-Chaos nicht mehr finden, weil der Betreff entfallen ist - allein das Suchen und Scrollen im Postfach nimmt viel Arbeitszeit in Anspruch. Bei einer vorsichtigen Schätzung von 15 Minuten Zeitverschwendung pro Tag ist nach 200 Tagen die stolze Summe von 50 Stunden erreicht. Also mehr als eine Arbeitswoche, die jeder Mitarbeiter mit dem Irren durch den Posteingang verbringt.


Die typischen E-Mail-Sünden in der Übersicht


  • Die Betreff-Sünde: Unklar, fehlend oder von einer alten E-Mail übernommen - der falsche Betreff erschwert das Finden der gewünschten Nachricht erheblich und ist ein Mehraufwand für den Empfänger.
  • Die Ketten- und Umfang-Sünde: Ellenlange Texte, weil die Arbeit und Zeit für eine Zusammenfassung vom Absender nicht investiert wurde, verschwendet die Zeit von allen Empfängern. Auch das Weiterleiten von Kettenmails, in denen bereits mehrere Schreiberlinge zu Wort gekommen sind, ist oftmals unsinnig und kann bei einigen Bemerkungen zu peinlichen oder reinweg destruktiven Momenten in der Kommunikation führen.
  • Die Mail-Ping-Pong-Sünde: Terminabsprachen oder Diskussionen über Änderungen ziehen sich bei E-Mails oftmals lange hin. Spätestens wenn dem Betreff RE:RE:RE:RE vorangeht sollte klar sein, dass ein Telefonat die bessere und schnellere Wahl gewesen wäre.
  • Die Vermeidungs-Sünde: Eine Mailkette oder E-Mail-Gruppendiskussion, die das Meeting ersetzt ist zwar ein netter Gedanke, in der Realität aber schlicht nicht erfolgreich. Wer hat schon die Zeit, mehrere hundert oder gar tausend Wörter zu lesen? Die vermeintlich bequeme und zeitsparende Alternative zum Gespräch kann beim Fällen von Entscheidungen schnell verheerend werden.
  • Die Smartphone- und SMS-Sünde: Ein Smiley hier, ein knappes "Klar" ohne Betreff da - auch bei der Kommunikation über Smartphone, SMS und Co. kommt es ohne das Einhalten von Regeln schnell zu Missverständnissen und kostspieliger Zeitverschwendung.


Problem erkannt - aber wie können Sie schnell Abhilfe schaffen?


Gehen die Vorgesetzten mit gutem Beispiel voran und existiert ein firmeninterner E-Mail-Knigge, kommen all die genannten Sünden gar nicht erst auf. Allerdings ist das nur ausgesprochen selten der Fall. Hat sich erst einmal eine nachlässige Haltung gegenüber der E-Mail-Korrespondenz eingebürgert, sind Änderungen durch internen Ansporn schwierig.

Kompetent durchgeführte Trainings kombiniert mit der passende Software-Lösung können hingegen das Bewusstsein für die Bedeutung der E-Mail-Sünden wecken oder erhöhen - und damit nicht nur auf Dauer Kosten sparen, sondern auch zu einem verbesserten Miteinander im Unternehmen führen. Setzen Sie sich daher noch heute mit uns in Verbindung und lassen Sie E-Mail-Sünden schnell der Vergangenheit angehören.

Und hier kommen unsere 9 Tipps für ein intelligentes und effektives E-Mail-Management

1. Tipp: Zero Mail Policy einführen

Verzichten Sie in Ihrem Unternehmen ab sofort vollständig auf interne Mails. Dass das funktioniert, beweisen yourT und unsere Kunden seit mehr als 11 Jahren. Wie eine Zero Mail Policy funktioniert und was es Ihnen nutzt, habe ich auf diesem Blog bereits in mehreren Posts gezeigt, siehe z.B.

2. Tipp: Automatische Benachrichtigung abschalten


Wichtiger Hinweis: Bitte setzen Sie diesen Tipp nur um, wenn Sie nicht in einer Notfallzentrale, im First- oder Second Level Support oder ähnlichem arbeiten!
Vor gerade mal etwas mehr als 10 Jahren meldete in meinem damaligen E-Mail-System AOL eine nette Frauenstimme den Eingang einer neuen E-Mail mit "Sie haben Post!" Gut, damals waren das nur etwa 5-10 E-Mails am Tag. Stellen Sie sich das heute mal vor, bei 100 oder 200 neuen Nachrichten am Tag. Die Frau muss bereits seit langem schweigen und wurde ersetzt durch eine stumme Benachrichtigung, die mir anzeigte, wie viele neue Nachrichten in meinem Postfach eingegangen sind. Wenn Sie sich bei neuen Benachrichtigungen dabei ertappen, dass sie immer wieder Ihre eigentliche Tätigkeit unterbrechen und sich kurz anschauen, was neues eingegangen ist, dann schalten Sie das ab. Sparen Sie sich den psychologischen Druck. Sie werden sehen, die neue Nachricht ist nachher auch noch da.

3. Tipp: Feste Zeiten für die Bearbeitung neuer Nachrichten

Jeder Klick auf die Benachrichtigung kostet Sie etwa 15 Minuten und Ihre Konzentration auf Ihre wesentlichen Aufgaben. Vermeiden Sie diesen Zeitdieb! Und planen Sie sich feste Zeiten für die Bearbeitung Ihres Postfachs ein.

4. Tipp: Ablagefächer einrichten

Wie bearbeiten Sie Ihre Papierpost? Legen Sie alles ungeordnet auf Ihren Schreibtisch oder haben Sie wie die meisten Büroangestellten Ablagefächer z.B. für "sofort bearbeiten", "ablegen", "delegieren" und "vernichten"? Weshalb machen Sie das bei Ihrer elektronischen Post eigentlich nicht genau so?

5. Tipp: Leeren Sie Ihr Postfach täglich

Legen Sie Wert darauf, dass Ihr Postfach am Ende Ihres Arbeitstages geleert ist. Nehmen Sie keine alten Nachrichten von gestern in den neuen Arbeitstag mit. Sie wissen doch: Nichts ist so alt wie die Zeitung von gestern!

5. Tipp: Ihr E-Mail-Postfach ist kein Archiv!

Wenn Sie nicht nur für sich alleine sondern im Team arbeiten, benötigen Sie eine entsprechende Strategie für eine gemeinsame Ablage. Ganz einfach realisieren Sie das mit intelligenten Dokumenten Management und Archiv-Systemen wie z.B. DOCUframe, die bereits beim Eingang von E-Mails diese in der gemeinsamen Ablage zu Adressen, Ansprechpartnern, Vorgängen, Projekten und Produkten automatisch zuordnen und somit dem gesamten Team zur Verfügung stellen. Wie das funktioniert habe ich in meinem Post "Zero Mail Policy - 13% mehr Business E-Mails pro Jahr" beschrieben.

Hinweis: Erleichtern Sie auch Ihrem Empfänger (und dessen Kollegen) das schnelle Zuordnen von E-Mails, indem Sie die Betreffzeile aussagekräftig ausfüllen. Denken Sie immer daran, dass dieser vielleicht kein DOCUframe hat und die E-Mail z.B. in seinem Posteingang suchen muss!

6. Tipp: Das richtige Medium auswählen

Es gibt unterschiedliche Kommunikationsmedien - und jedes hat seine Berechtigung. Auch die E-Mail. Ein Grund für die E-Mail-Flut ist, dass manche Menschen versuchen, E-Mails als Ersatz für andere sinnvollere Medien einzusetzen. Das ist absoluter Unsinn.

Wenn Sie z.B. einen Termin mit einem anderen Menschen auswählen und vereinbaren möchten, rufen Sie ihn am besten per Telefon an.

Wollen Sie hingegen einen Termin mit mehreren anderen Menschen auswählen und vereinbaren, nutzen Sie ein Tool wie z.B. Doodle, das genau für diese Aufgabe entwickelt wurde.

7. Tipp: Lassen Sie sich keinen Stress machen!
Wenn sie eine eingegangene E-Mail nicht sofort bearbeiten können oder wollen, senden Sie dem Absender einen Zwischenbescheid, bis wann Sie sich bei ihm melden werden. Dann weiß dieser Bescheid, dass sich jemand um sein Anliegen kümmert und kommt nicht in Versuchung, Ihnen zwischendurch mehrere Anfragen wegen des Bearbeitungsstands zu schicken.

8. Tipp: Newsletter an gemeinsame E-Mail-Adressen senden lassen

Vor einiger Zeit haben wir die Newsletter bei yourIT aufgeräumt und dabei festgestellt, dass wir jede Woche über 300 Newsletter erhalten. Teilweise ging derselbe Newsletter bei 5 Mitarbeiter ein - die diesen dann meist nur gelöscht haben. Auf Anfrage waren die meisten Newsletter unnütz und konnten abgemeldet werden. Wenn Sie schon mal versucht haben, Newsletter wieder abzumelden, dann wissen Sie, wieviel Zeit und Geduld sie dafür benötigen. Nicht alle Versender von Newslettern halten sich an die geltenden Datenschutz-Vorschriften zum Abmelden.

Sparen Sie sich diesen Aufwand, indem Sie in Ihrem Unternehmen den Newsletter-Empfang ausschließlich auf gemeinsamen Postfächern erlauben.

Hinweis zur Datendeduplizierung: Hier bringt DOCUframe den klaren Vorteil, dass bei mehreren identischen E-Mails an unterschiedliche Empfänger immer nur eine aufbewahrt und in die Postfächer aller Empfänger verknüpft wird. Die Dubletten werden direkt beim Eingang vernichtet.

9. Tipp: Besser gut als perfekt!

Unsere Studien haben gezeigt: Der Hauptgrund für liegengebliebene Nachrichten ist, dass wir immer ausführlich und perfekt antworten möchten - nur dafür fehlt uns dann meist die Zeit. Bei der Menge an Nachrichten (vor allem E-Mails), die Tag für Tag auf uns einprasseln, ist Perfektionismus fehl am Platz. Antworten Sie lieber kurz und schnell. Klick und weg! Aber achten Sie im Geschäftsleben auf Rechtschreibung und Form.

Allerletzter Tipp: Fangen Sie heute an!

"Verschiebe nicht auf morgen, was Du heute kannst besorgen." Lassen Sie sich von den Altlasten in Ihrem Posteingang nicht entmutigen. Sorgen Sie dafür, dass ab heute keine weiteren Nachrichten in Ihrem Postfach liegen bleiben (oder "archiviert" werden). Und nehmen Sie sich fest vor, jeden Tag 50 bis 100 alte Nachrichten zu entsorgen. Und machen Sie eine Flasche Sekt auf

Sie haben weitere Tipps für das Management von E-Mails, Dokumenten und anderen Informationen in Unternehmen?

Immer her damit. Ich werde diese gerne hier veröffentlichen.



Zum Schluss noch ein Hinweis in eigener Sache: yourIT ist einer der erfolgreichsten Partner von DOCUframe. Wir leben seit 13 Jahren davon, Kunden zu beraten, bei diesen DOCUframe und andere IT-Lösungen zu implementieren und immer wieder die Geschäfts- und speziell die Kern-Prozesse zu optimieren. Nebenbei schreiben wir Blogbeiträge und helfen so vielen Unternehmen bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse - ganz im Sinne von "simplify yourIT". Wenn Ihnen unsere Beiträge wie dieser gefallen, dann bieten Sie uns die Chance, unser Können auch in Ihrem Unternehmen zu beweisen. Was wir wirklich zu leisten im Stande sind, werden Sie nur erfahren, wenn wir uns persönlich kennenlernen.

Ich freue mich auf Ihre Anfragen. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Unser Angebot für Sie: Die yourIT-Kern-Prozessanalyse - Geringe Kosten durch staatliche Förderung - aber nur noch in 2016


Wir bieten Ihnen die Durchführung einer Kern-Prozessanalyse bis zum 31.12.2016 zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.

BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT




Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.


Bildnachweis:
- https://stocksnap.io/photo/NRB5T25KRG

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