Samstag, 2. Februar 2019

Immer wieder Ärger mit E-Mail-Verteilern - Achtung Bußgeld!

Praktikanten passiert es, erfahrenen Mitarbeitern allerdings auch: Eine größere Zahl von Adressaten soll parallel eine inhaltlich identische Mail erhalten. Der Versand erfolgt versehentlich so, dass jeder Empfänger alle anderen Adressaten sehen kann. Ein klarer Verstoß gegen den Datenschutz! Manchmal verhängt die Datenschutzaufsicht auch ein Bußgeld gegen den „Täter“. Lesen Sie, wie sich solche Pannen leicht vermeiden lassen!


Erst denken, dann klicken!


Wie so oft sollte es schnell gehen. Der Kunden-Newsletter war diesen Monat sowieso schon spät dran. Also schnell einen früheren Text für die Mail an die Kunden herüberkopiert, ihn inhaltlich leicht angepasst, den Newsletter angehängt und dann hinaus damit!

Immer wieder Ärger mit E-Mail-Verteilern - Achtung Bußgeld
Immer wieder Ärger mit E-Mail-Verteilern - Achtung Bußgeld!


Schon nach wenigen Minuten kam der erste Anruf. Ein Kunde war stocksauer und beschwerte sich: „Wie kann es sein, dass auch alle anderen Newsletter-Empfänger sehen können, dass ich den Newsletter beziehe?“ Die ehrliche Antwort wäre gewesen: Die Aushilfe hat aus den drei Möglichkeiten der Adressierung leider die falsche ausgewählt und mit dem Cc-Feld gearbeitet!



Die drei Varianten des E-Mail-Versands


Wenn eine E-Mail an viele Adressaten zugleich gehen soll, gibt es drei Varianten:

  • Variante 1: Alle Empfänger werden in das An-Feld eingetragen.
  • Variante 2: In das An-Feld schreibt man die eigene E-Mail-Adresse. Die eigentlichen Adressaten kommen in das Cc-Feld.
  • Variante 3: Wieder schreibt man in das An-Feld die eigene Mail-Adresse. Die eigentlichen Adressaten kommen in das Bcc-Feld.


Im Normalfall immer nur Bcc nehmen!


Dass Variante 1 nicht geht, war auch der Aushilfe klar. Hier sieht jeder Empfänger auch alle anderen Empfänger, das wusste sie. Allerdings meinte sie, dass Variante 2 und Variante 3 irgendwie dasselbe sind. Ein großer Irrtum! Bei Variante 2 kann jeder Empfänger die vollständigen Adressen aller anderen Empfänger im Cc-Feld sehen. Bei Variante 3 sieht ein Empfänger die Adressen der anderen Empfänger im Bcc-Feld dagegen gerade nicht!

Kopie und Blindkopie: zwei verschiedene Dinge!


Wie das? Des Rätsels Lösung ist einfach. Cc (also Variante 2) bedeutet „für alle sichtbare Kopie“, Bcc (also Variante 3) heißt dagegen „Blindkopie, für die anderen Empfänger nicht sichtbar“. Damit ist klar: Wer den Datenschutz beachtet, verwendet in solchen Fällen immer Variante 3 (Bcc) und nie Variante 2 (Cc)!

Bußgeld für Mitarbeiter persönlich


Einfach nur blöd gelaufen und mit einem „Tut mir leid!“ für die Aushilfe erledigt? Leider nein. Mehrere Aufsichtsbehörden für den Datenschutz (unter anderem in Bayern) haben in solchen Fällen auch schon gegen Mitarbeiter persönlich Bußgelder von einigen 100 Euro verhängt. Die Rufschädigung für das Unternehmen kommt hinzu. Diese ist oft erheblich.

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