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Mittwoch, 29. Juli 2020

Datenschutz im Offboarding-Prozess - Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter

Der Mail-Account ist noch da, der Mitarbeiter ist aber ausgeschieden. Darf der Arbeitgeber „einfach so“ auf die Mails in dem Account zugreifen? Oder ist das nur zulässig, wenn der Mitarbeiter einwilligt? Mit etwas gesundem Menschenverstand lassen sich die-se Fragen leichter lösen, als viele befürchten.


Im Normalfall: keine Probleme 


Normalerweise sollte es so laufen: Ein Mitarbeiter scheidet aus dem Unternehmen aus. Der Grund dafür spielt dabei keine Rolle. In jedem Fall sollte er alle wichtigen Mails einem Kollegen übergeben, der sich künftig um darum kümmert.

Datenschutz im Offboarding-Prozess - Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter
Datenschutz im Offboarding-Prozess - Zugriff auf E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter

Unerwartete Hindernisse 


Manchmal läuft es freilich anders. Dazu ein Beispiel: Die Übergabe der Mails war für den vorletzten Arbeitstag des Mitarbeiters vorgesehen...


Leider war der Kollege, der die Mails entgegennehmen sollte, ab dem Tag aber krank. Nun ist der ausgeschiedene Mitarbeiter weg. Den Zugriff auf den Account bekäme die EDV-Abteilung technisch hin. Aber dann tauchen plötzlich Bedenken auf, ob ein solcher Zugriff erlaubt ist.

Betriebsvereinbarung als Lösung 


Falls ein Unternehmen einen Betriebsrat hat, gibt es häufig eine Betriebsvereinbarung zu dem Thema. Aber was, wenn es entweder keinen Betriebsrat gibt oder ausgerechnet dazu keine Betriebsvereinbarung?

Gegenseitige Rücksicht als Maßstab


Die Antwort fällt relativ leicht, wenn man sich zwei Dinge vor Augen hält:

  • In keinem Fall ist der dienstliche Mail-Account eines Mitarbeiters seine reine Privatsache. Der Hauptzweck des Accounts besteht darin, damit Aufgaben für das Unternehmen zu erledigen. Beispiele: Es gehen Bestellungen von Kunden ein oder der Mitarbeiter beantwortet Anfragen von Kunden.
  • Andererseits muss ein Arbeitgeber Rücksicht auf die persönlichen Interessen des Mitarbeiters nehmen. Das wird dann wichtig, wenn Mails im Account offensichtlich einen privaten Inhalt haben.

Das Gewicht dieser beiden Aspekte hängt davon ab, ob private E-Mails erlaubt sind oder nicht.

Verbot privater Mails durch den Arbeitgeber


Am einfachsten ist es, wenn private E-Mails ausdrücklich verboten sind. Dann gehört der Mail-Account gewissermaßen ganz dem Arbeitgeber. Deshalb kann er nach Belieben darauf zugreifen. Eine Einwilligung des ausgeschiedenen Mitarbeiters ist dafür nicht notwendig.

Doch Vorsicht: Auch in solchen Fällen gibt es Grenzen. Klassisches Beispiel: Schon aus dem Betreff einer Mail lässt sich erkennen, dass sie einen rein privaten Inhalt hat. Die Fairness gebietet es, den ausgeschiedenen Mitarbeiter auf die Mail hinzuweisen und sie ihm zu übermitteln, wenn er das möchte.

Keine „Belohnung eines Regelverstoßes“


Das wirkt auf den ersten Blick etwas merkwürdig. Denn schließlich hat das Unternehmen private Mails doch ausdrücklich verboten. Warum soll es dann Rücksicht nehmen müssen? Nun, kaum jemand kann es völlig verhindern, dass ihm andere Personen private Mails ins Büro schicken. Damit muss ein Arbeitgeber dann in fairer Weise umgehen.

Erlaubnis privater Mails durch den Arbeitgeber


Komplizierter wird es, wenn der Arbeitgeber private Mails ausdrücklich erlaubt hat. Damit hat er bildlich gesprochen seine Herrschaft über den Mail-Account des Mitarbeiters aufgegeben. Der Arbeitgeber muss in solchen Fällen davon ausgehen, dass ein relevanter Teil der Mails im Account rein privater Natur ist.

Aufforderung zum „Sortieren“


Die Rücksicht auf die persönlichen Interessen des Mitarbeiters muss deshalb hier im Vordergrund stehen. Vom Grundsatz her darf der Arbeitgeber deshalb nicht auf den Mail-Account des Mitarbeiters zugreifen. Er muss vielmehr mit ihm Kontakt aufnehmen und ihn dazu auffordern, die dienstlichen Mails auszusortieren.

Berechtigtes Interesse des Arbeitgebers


Daran hat der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse. Denn diese Mails sind notwendig, um die Aufgaben des Unternehmens zu erfüllen. Deshalb darf der ehemalige Mitarbeiter sich auch nicht „einfach so“ weigern, seinen früheren Arbeitgeber beim Aussortieren zu unterstützen.

Sollte sich der ehemalige Mitarbeiter dennoch querlegen, kann sein ehemaliger Arbeitgeber durchaus rechtliche Schritte beim Arbeitsgericht einleiten. In dringenden Fällen wäre sogar eine einstweilige Verfügung denkbar.

Zwei Lösungsmöglichkeiten


Das sind jedoch Extremsituationen, die in der Praxis kaum vorkommen. Im Normalfall einigen sich der ehemalige Mitarbeiter und sein ehemaliger Arbeitgeber einvernehmlich auf eine von zwei Möglichkeiten:

  • Entweder erklärt sich der frühere Mitarbeiter mit dem Zugriff einverstanden. Dann sorgt sein Ex-Arbeitgeber dafür, dass lediglich die dienstlichen Mails anhand des Betreffs aussortiert werden.
  • Oder der frühere Mitarbeiter greift nochmals auf den Account zu und übernimmt diese Sortierarbeit selbst. 

In beiden Fällen sind die berechtigten Interessen beider Seiten gewahrt.

Und doch landen immer wieder Fälle vor dem Arbeitsgericht. Wir unterstützen Sie gerne dabei, damit es nicht soweit kommt.

Übrigens: Mit DOCUframe wäre das nicht passiert...


Bei Unternehmen, die ein vollständiges DokumentenManagementSystem (DMS) inkl. E-Mail-Verwaltung wie z.B. DOCUframe einsetzen, gibt es dieses Problem nicht. Da solche Systeme dafür gebaut sind, dass darin abgelegte Dokumente und Informationen i.d.R. für Kollegen auch sichtbar sind, wissen die Benutzer, dass eine Privatnutzung der Unternehmenssoftware unsinnig ist. Eingehende E-Mails werden so z.B. automatisch dem Sender (=Ansprechpartner), dessen Adresse und sogar dem Vorgang zugeordnet, wozu sie gehören. Daher arbeiten die Kollegen einfach mit den Vorgängen, Tickets und Aufgaben weiter, ohne dass sie Zugriff auf ein Postfach eines abwesenden oder ausgeschiedenen Mitarbeiters benötigen. Alles eine Frage der Organisation und des richtigen Systems.


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Verantwortlich für diesen Beitrag: yourIT GmbH, Balingen, Zollernalbkreis


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