Dienstag, 19. Juli 2022

Drucker, Dokumente und digitale Transformation

Drucker, Dokumente und digitale Transformation 

Auch wenn die Corona-Pandemie die Digitalisierung weiter beschleunigt hat: Papierdokumente spielen weiterhin eine wichtige Rolle und enthalten personenbezogene Daten. 


Digitale Transformation
Papierdokumente sind weiterhin nicht wegzudenken


Vergessen Sie deshalb bei den Schutzmaßnahmen auch das Papier nicht. Gerade im HomeOffice könnte dies leicht geschehen. 

 

Das digitale Büro bleibt Zukunft

Schon lange wird über das digitale Büro gesprochen: Alles wird digitalisiert, Aktenordner verschwinden. Doch diese Vorstellung ist auch heute noch Zukunftsmusik. Bisher verwenden erst 48 Prozent der Unternehmen Lösungen, um Dokumente zu digitalisieren, wie der Digitalverband Bitkom berichtet hat.
So kommt es auch, dass es weiterhin viele Dokumente in Papierform gibt, die personenbezogene Daten enthalten und die deshalb zu schützen sind. Dabei befinden sich die Papierdokumente nicht nur im verschlossenen Aktenschrank.


Vertrauliche Unterlagen pendeln zwischen Büro und HomeOffice 


Viele Papierdokumente werden auch außerhalb des Büros und Firmengebäudes genutzt und aufbewahrt.  Die Tätigkeit im HomeOffice und die mobile Arbeit unterwegs haben dies noch verstärkt. Wo in Zukunft die sogenannte Hybride Arbeit als Mischung aus Büro und HomeOffice zum betrieblichen Alltag wird, hat dies auch Folgen für die Papierdokumente.
So transportieren die Beschäftigten dann Akten und andere Dokumente in Papierform zwischen den verschiedenen Arbeitsorten. Es kann etwa sein, dass jemand einen aktuellen Kundenvorgang im HomeOffice ausdruckt und dann später mit ins Büro nimmt, um das Dokument in der entsprechenden Akte abzulegen. Bei diesem Transport jedoch könnte das Dokument verloren gehen oder gar gestohlen werden.

Drucker sind ein mehrfaches Angriffsziel


Aber auch der Ausdruck selbst im HomeOffice birgt Risiken. Viele Drucker werden inzwischen in das WLAN im HomeOffice eingebunden. Manche sind sogar direkt über das Internet zu erreichen, damit man auch unterwegs etwas drucken kann, das dann im HomeOffice wartet. Cyber-Attacken haben vernetzte Drucker im Visier. Es gibt aktuelle Beispiele, dass Cyberkriminelle Schwachstellen in Verbindung mit Druckern aktiv ausnutzen. Dabei bieten Drucker gleich mehrere Angriffsziele: Angreifer könnten ungeschützte Druckverbindungen abhören, ungeschützte Datenspeicher im Drucker auslesen, dort Malware deponieren und den unzureichend geschützten Drucker als heimlichen Zugang zum Endgerät und ins Netzwerk nutzen. 


Mehr Datenschutz für Dokumente und Drucker


Denken Sie bei der digitalen Transformation deshalb nicht nur an den digitalen Datenschutz, sondern auch an Papierdokumente und an die Drucker, die Dokumente in Papierform ausgeben.
Andernfalls könnten Dokumente und Drucker zum Datenleck werden, sei es bei der unsicheren Lagerung, dem ungeschützten Transport oder der fehlerhaften Entsorgung über den normalen Papiermüll. Auch im Home-Office und unterwegs müssen angemessene Schutzmaßnahmen verfügbar sein, wie zum Beispiel ein Papierschredder, der dem Schutzbedarf der Dokumente, die entsorgt werden sollen, entspricht. Denken Sie nicht zuletzt daran, dass der Schreibtisch im HomeOffice kein sicherer Ort ist, um Akten aufzubewahren. Ein HomeOffice-Arbeitsplatz kann viel mehr „Publikumsverkehr“ haben als das Büro. Mehr zum Thema Drucker-Sicherheit finden Sie hier: https://simplify-yourit.blogspot.com/2019/09/drucker-sicherheit-wenn-der-drucker-zum.html

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