Rechnungseingangsworkflow in DOCUframe

Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat wichtige Vereinfachungen im Bezug auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen für Unternehmen gebracht. Im Wesentlichen lauten diese Vorteile: Steuerliche Gleichbehandlung von Papier- und elektronischer Rechnung, elektronische Signatur oder andere Verfahren, Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit, Innerbetriebliches Kontrollverfahren muss schriftlich dokumentiert sein, Elektronische Rechnung muss elektronisch archiviert werden (10 Jahre), Konkludente Zustimmung möglich.

Auf Kundenanfrage haben wir von yourIT bereits Ende 2010 innerhalb kürzester Entwicklungszeit einen komplexen Rechnungseingangsworkflow (auch Eingangsrechnungsworkflow oder Rechnungsworkflow) mit einem mehrstufigen Freigabeprozess auf Basis von DOCUframe entwickelt. Wichtig für uns dabei war, dass dieser Rechnungsworkflow an beliebige ERP-Systeme angebunden werden kann, z.B. SAP, Navision, Infor, Proalpha, Abas, ...)

Rechnungseingangsworkflow-in-DOCUframe-mit-Buchungsfahne

 

Ihr Nutzen durch den Einsatz des DOCUframe-Rechnungsworkflows:

• Basis-Nutzen:
• schneller
• zuverlässiger
• transparenter
• rechtssicher
• Prozess-Nutzen:
• kürzere Durchlaufzeiten
• schnellere Informationsgewinnung
• strukturierte Arbeitsabläufe
• Unternehmens-Nutzen:
• Einhaltung der Skontofristen
• Vorteile im Wettbewerb
• gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
• Kostenersparnis
• Kundenbindung

 

Die Prozesschritte beim Rechnungseingang:

Nicht alle Prozesschritte beim Rechnungseingangsworkflow sind bedingungslos lohnenswert. Ab nur wenigen Eingangsrechnungen sollten Sie durchführen:

• Scannen
• Erfassung Finanzbuchhaltung
• Prüfung
• Endkontrolle Finanzbuchhaltung
• Freigabe
• Archivierung der Eingangsrechnung

Lohnenswerte Prozesschritte im Rechnungseingangsworkflow

Erst ab einer Anzahl von Eingangsrechnungen von mehr als 50.000 pro Jahr lohnen sich in der Regel folgende weitere Prozesschritte:

• Vorverarbeitung
• Texterkennung
• Klassifizierung
• Datenextraktion

Erfahrungsgemäß machen die meisten Unternehmen mit weniger als 50.000 Eingangsrechnungen den Fehler, zu viele Prozesschritte bei der Einführung eines Rechnungseingangsworkflows zu wollen. Irgendwann im Projekt stellen sie fest, dass sich das Projekt so nicht rechnen wird - und dann entscheiden Sie sich, erstmal gar nichts einzuführen. Dabei wäre es nur logisch, sofort die Projekt-Anforderungen auf die zuerst genannten Prozesschritte zu reduzieren und erstmal diese einzuführen.

Weshalb die moderne elektronische Rechnung die klassische Papierrechnung ersetzen wird

Folgende Vorteile bietet der Empfang elektronischer Rechnungen dem Rechnungsempfänger:

• Scannen (OCR) entfällt
• Sofortige elektronische Archivierung
• Volltextsuche möglich
• Einfache unternehmensweite Distribution möglich
• Wenn Daten mitgeliefert werden, können diese automatisch an das ERP-System weitergegeben werden.
• Verfahrensdokumentation
• Innerbetriebliches Kontrollverfahren
• Die Ersparnis für den Rechnungsempfänger beträgt etwa 10 EUR je Eingangsrechnung.

Das sollten Sie nutzen: Versenden Sie ab sofort nur noch elektronische Rechnungen (siehe hierzu http://www.E-Billing.de) und fordern Sie zusätzlich Ihre Lieferanten dazu auf, Ihnen ab sofort nur noch elektronische Rechnungen auszustellen. Wir unterstützen Sie sehr gerne dabei.

Handlungsempfehlung:

Der Rechnungseingangs-Workflow ist ab sofort als yourIT-Modul für DOCUframe bei uns erhältlich und kann bei Bedarf einfach an Kundenanforderungen angepasst werden. Anfragen bitte über unser Kontaktformular. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

yourIT mit DOCUframe auf dem Weg zur DIN EN ISO 9001:2008

yourIT ist seit langem Vorreiter in Sachen Dokumentenmangement & Archivierung (seit 2003), Datenschutz & IT-Sicherheit (seit 2006). In diesen Bereichen üben wir Vorbildfunktion aus für viele befreundete IT-Systemhäuser. Nun legen wir einen neuen Maßstab an: In Kürze werden wir die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008 erreichen.

Unser Kunde GEMOTEG hat es uns Ende 2012 vorgemacht (Wir berichteten in diesem Blog). Mit Hilfe der von yourIT bei GEMOTEG eingeführten Prozess-Management-Lösung DOCUframe gelangten diese ohne Probleme zur ISO-Zertifizierung.

Lesen Sie hier die Success Story zu GEMOTEG, entweder auf unserer Webseite oder als E-Paper:

Öffnen der DOCUframe Success Story GEMOTEG

Als IT-Systemhaus wird diese Norm bisher zwar nicht von uns verlangt, dennoch möchten wir uns für unsere Kunden verbessern und durch die Zertifizierung den Standard unserer Prozesse und Produkte nachweisen.

Da wir bereits seit vielen Jahren unsere Organisation komplett mit DOCUframe im Team bestreiten, rechnen wir mit einer zügigen Zertifizierung durch den beauftragen Dienstleister.

In DOCUframe bilden wir beispielsweise folgende QM-relevanten Prozesse ab:

• Versionierung
• Maßnahmenmanagent
• Dokumentenmanagement
• Aufgabenmanagement
• Reklamationsmanagement
• Ticketsystem / Helpdesk
• Prozessmanagement für spezielle Projekte oder das Auditmanagement

Künftig bildet DOCUframe zusätzlich ein komplettes QM-Portal (Cockpit) zur Statusüberwachung.

Die Einführung des QMS bedeutet für yourIT den nächsten Schritt hin zur Weiterentwicklung des eigenen Potentials und damit zur Zukunftssicherung unseres Unternehmens. Unser QMS, welches den Anforderungen der Normenreihe genügt, bereitet den Weg, unser IT-Systemhaus – trotz des Wandels und der dadurch veränderten Rahmenbedingungen und Anforderungen – auch in Zukunft sicher gestalten und lenken zu können.


Sie benötigen Hilfe bei Ihrer ISO-Zertifizierung? Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Zero Mail Policy - Problemfall interne E-Mail-Weiterleitung

Seit meinen beiden ersten Posts zur "Zero Mail Policy" bei yourIT erhalte ich hierzu viele Anfragen. Die E-Mail-Flut ist mittlerweile in jedem Unternehmen und an jedem Arbeitsplatz spürbar. Dabei fällt auf, dass vielen Lesern das Problem nicht bewusst ist. Oft lautet die Frage: "Was unterscheidet Unternehmen mit Zero Mail Policy und Dokumentenmanagementsystem (DMS, z.B. DOCUframe) von solchen mit Outlook/Exchange?"

Hier nochmal die Links zu meinen beiden ersten Zero Mail Posts:
- http://docuframe.blogspot.de/2013/02/erfahrungsbericht-10-jahre-zero-mail.html
- http://docuframe.blogspot.de/2013/07/zero-mail-policy-bei-celesio-do-not-e.html

Gerne erkläre ich die Vorteile durch den Einsatz des Dokumentenmanagementsystems DOCUframe in Ihrem Unternehmen. Dazu schauen wir uns nochmal die Gründe an, weshalb es überhaupt zur E-Mail-Flut beim Einsatz bisheriger Mailsysteme wie z.B. Outlook / Exchange kommt.

Problem 1: Quelle der E-Mail-Flut - aus 1 E-Mail mach viele

Zählen Sie einfach mit: Es geht 1 E-Mail im Postfach eines Mitarbeiters oder in der Zentrale ein. Der Empfänger versendet die E-Mail an 3 Mitarbeiter und diese jeweils wiederum an 3 weitere Mitarbeiter.

Bitte beachten Sie: Jede Weiterleitung einer E-Mail bedeutet bildlich, dass die vorhergehende E-Mail kopiert, in einen Umschlag (nichts anderes ist eine E-Mail) gesteckt und so an den nächsten Empfänger weitergeleitet wird.

E-Mail-Weiterleitung statt DOCUframe mit Zero Mail Policy

Zählen wir zusammen, ergeben sich so 13 selbständige E-Mail-Dokumente. Davon sind 12 völlig unnötig entstanden. Und das ist gefährlich. Nehmen wir nur mal an, dass an der E-Mail eine Zeichnung für einen Projektauftrag hängt. Wenn einige Mitarbeiter die Zeichnung vor der Weiterleitung verändert haben, ist jetzt schon nicht mehr klar, was der richtige Versionsstand der Zeichnung ist, um den Projektvertrag auszuführen. Ein Horrorszenario für jedes QM-Management - aber der tagtäglich Wahnsinn.

Problem 2: Viele Mitarbeiter erhalten E-Mails mehrfach

Da die per E-Mail angeschriebenen Mitarbeiter nicht wissen können, dass ein bestimmter Kollege die E-Mail bereits bekommen hat, kommt es nicht selten vor, dass ein und derselbe Mitarbeiter die interne Mail zweimal oder noch häufiger erhält. Wenn diese dann noch verschiedene Versionsstände einer Zeichnung enthalten, landen wir ganz schnell bei Problem 3.

Problem 3: Jetzt kommen die Rückfragen

E-Mails werden nicht nur in 1 Richtung weitergeleitet. Wenn jetzt die Mitarbeiter nur je 1 Rückfrage an den Versender stellen (+12 E-Mails) und dieser nur je einmal antwortet (+12 E-Mails) haben wir bereits 37 E-Mails im System. Und sind wir mal ehrlich: Schaffen Sie es jedesmal, eine Frage per E-Mail mit nur 1 Hin und Her zu klären. Nicht selten entsteht so aus nur 1 eingehenden E-Mail eine E-Mail-Flut von über 100 internen E-Mails.

Vermeiden Sie jetzt die E-Mail-Flut!

Was kostet diese E-Mail-Flut Ihr Unternehmen

Die Bearbeitung jeder einzelnen E-Mail benötigt durchschnittlich 15 Minuten Zeit. Bei 37 E-Mails in unserem Beispiel ergibt das 555 Minuten. Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 30 EUR kostet jede Minute 0,50 EUR. Demnach kostet unsere kleine Beispiel-E-Mail-Flut 277,50 EUR. Jetzt müssen Sie nur noch überlegen, wie viele solche E-Mail-Fluten tagtäglich in Ihrem Unternehmen aus eingehenden E-Mails entstehen, dann können Sie für sich kalkulieren, was Sie der Einsatz eines konventionellen E-Mail-Systems wie Outlook / Exchange tatsächlich kostet. Dagegen sind die Software-Kosten nur Peanuts. Also treffen Sie jetzt die richtigen Entscheidungen.

Problem erkannt  - wie lässt es sich lösen mit DOCUframe + Zero Mail Policy?

Mir ist keine Lösung bekannt, wie sich diese E-Mail-Flut mit einem herkömmlichen E-Mailsystem wie Outlook / Exchange lösen lässt. Im Gegenteil: Indem Sie Ihren Mitarbeitern Outlook / Exchange als E-Mailsystem anbieten, zwingen Sie diese geradezu, jedesmal solche E-Mail-Fluten loszutreten. Was sollen diese auch anderes machen?

Die Situation ist ganz anders, wenn Sie sich entschließen, DOCUframe und die Zero Mail Policy in Ihrem Unternehmen einzuführen und gleichzeitig das konventionelle E-Mailsystem Outlook / Exchange abzuschaffen. In diesem Fall geht eine eingehende E-Mail nämlich nicht mehr im Postfach eines Mitarbeiters oder der Zentrale ein, sondern Sie wird direkt in der zentralen DOCUframe-Datenbank abgelegt. Dort wird sie erstmal automatisch mit den zugehörigen Objekten Adresse, Ansprechpartner und Vorgang/Projekt verknüpft (siehe in meinem zweiten Zero Mail Post). Erst dann wird sie in das Postfach des Empfängers abgelegt - und dieses befindet sich selbstverständlich ebenfalls in DOCUframe. Da dem Mitarbeiter per Zero Mail Policy untersagt ist, intern E-Mails weiterzuleiten, kann er sie nur "an Benutzer mit Anmerkung senden".

Dabei wird eben nicht wie oben beschrieben eine Kopie der E-Mail in einem neuen Umschlag an den Kollegen verschickt, sondern das Original-Dokument wird lediglich auch in seinen Posteingang verlinkt. An der E-Mail hängt ein elektronischer Klebezettel, auf dem der Versender notiert hat, was der Empfänger mit der E-Mail machen soll. Wenn also hier 13 Mitarbeiter die E-Mail erhalten, arbeiten alle am selben Dokument. Hiermit ist Problem 1 gelöst.

DOCUframe und Zero Mail Policy statt E-Mail-Weiterleitung

Außerdem sieht jeder Mitarbeiter, wer von seinen Kollegen diese E-Mail bereits erhalten hat, wie der bisherige Weg durch das Unternehmen war und wo die E-Mail überall verknüpft ist. Somit lassen sich mehrfache Anfragen an ein und denselben Mitarbeiter vermeiden. Und selbst wenn ein Mitarbeiter zwei oder mehr Rückfragen zu der E-Mail bekommt, kann diese technisch bedingt nur 1x in seinem Postfach liegen - sie ist ja nur 1x in der Datenbank vorhanden. Es stehen dann lediglich mehrere Anweisungen auf dem elektronischen Klebezettel. Problem 2 und 3 gelöst.

Hätten Sie gedacht, dass die Lösung gegen die E-Mail-Flut in Ihrem Unternehmen so einfach sein kann? Gerne zeige ich Ihnen diesen Geschäftsprozess live in einer kurzen Web-Demo oder bei einem "DOCUframe live!" in unserem Haus. Danach unterstützen wir Sie bei der Ablösung Ihres bisherigen E-Mailsystems und der Einführung von DOCUframe und der Zero Mail Policy in Ihrem Unternehmen. Ich freue mich jetzt bereits auf das Projekt bei Ihnen. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele



Ach ja, bevor ich es vergesse: Anfang des Jahres haben wir bereits gemeldet, dass beim Windows Server 2012 der Small Business Server (SBS) wegfällt. Dem Nachfolger Essentials fehlen die für mittelständische Kunden bisher wichtigen Zugaben Exchange und Sharepoint. Vor allem Exchange war immer das wichtigste Kaufargumente für unsere Kunden. Ein Grund mehr für Sie, jetzt auf DOCUframe in Ihrem Unternehmen umzusteigen. Ich freue mich auf Ihre Anfragen.

Link: Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.

Integration von DOCUframe® und ERP Software: Ein Blick über den Tellerrand

Eigentlich widmet sich dieser Blog dem Thema Dokumentenmanagement, und hier speziell DOCUframe^®, der DMS Lösung des Herstellers GSD Software^®_. Von anderen Bereichen abgekapselte IT-Unternehmenslösungen sind im Sinne einer durchgängigen Geschäftsprozessoptimierung jedoch weitaus weniger wertvoll als integrierte Systeme. Deshalb hat dieser Beitrag das ERP System von GSD als eine der geeigneten DOCUframe^®-Erweiterung  für die Unterstützung von Warenwirtschafts- und Produktionsprozessen im Fokus.

Prozesse in der Warenwirtschaft

Einkaufsabläufe, Verkaufsabläufe, Lagerhaltungsprozesse, Inventuren: alles Prozesse der Warenwirtschaft, die sich mit einem ERP System unterstützen lassen. Für kleinere Unternehmen kann hier das Modul DOCUframe^® Warenwirtschaft genau die richtige Lösung sein. Bei höheren Anforderungen empfiehlt es sich allerdings, die Lösung ERPframe^® genauer zu untersuchen. Spätestens, wenn umfangreiche Fertigungsprozesse unterstützt werden sollen, ist dies erforderlich.

ERPframe als Ergänzung zu DOCUframe

Prozesse in der Produktion

Unterstützung der Planungs- und Steuerungsprozesse in der Produktion, eine verlängerte Werkbank oder Kostenübersichten über Ressourcen und Verarbeitungsmengen sind Beispiele für die Funktionalität einer ERP Lösung im Unternehmen. Besonderen Mehrwert erzeugt die Verknüpfung von ERP und Dokumentenmanagement.

Dokumente in Warenwirtschaft und Produktion

In allen beschriebenen Warenwirtschafts- und Produktionsprozessen entstehen fortlaufend Dokumente, z.B. Lieferscheine, Rechnungsbelege oder Inventurlisten. Die Integration von DMS und ERP liegt daher auf der Hand. Eine Verknüpfung beider Bereiche hilft, die in Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung oder Produktion entstandenen Dokumente direkt den zugehörigen Komponenten wie Projekt, Adresse und Vorgang zuzuordnen. Der Hauptvorteil entsteht durch die vollständige Datenzuordnung zum betrachteten Datenobjekt. So wird z.B. die oft geforderte 360 Grad Sicht auf den Kunden in großen Teilen schon allein mit dieser vollständigen Dokumentenzuordnung gewährleistet.

Anmerkung der Redaktion:

Dieser Artikel stammt aus der Feder unseres langjährigen Partners GSD Software, Hersteller der Produkte DOCUframe, ERPframe, FIBUframe und DATAframe.

Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass wir als Solution Partner willens und in der Lage sind, DOCUframe auch an andere ERP- bzw. Warenwirtschaftssysteme anzubinden. In der Vergangenheit haben wir bereits verschiedenste Systeme angebunden, z.B. abas-ERP, proALPHA ERP,  Metropolis Warenwirtschaft, etc.

Zero Mail Policy bei Celesio: "Do not E-Mail, Do not E-Mail and Do not E-Mail"

Ende April 2013 titelte das Manager-Magazin mit dem Rat des mittlerweile Ex-Celesio-Vorstandsschefs Markus Pinger: "Do not E-Mail, Do not E-Mail". Mit einer Rundmail an seine Führungskräfte hatte dieser laut der Presse-Meldung beim Stuttgarter Pharmagroßhändler "gegen die Celesio-notorische Flut von elektronischer Post und von Power-Point-Präsentationen ankämpfen wollen". Dass er vergangene Woche seinen Hut nehmen musste, hat mit seinem Hass auf das Kommunikationsmedium E-Mail hoffentlich nichts zu tun. Ob man Herrn Pinger nun mag oder nicht - grundsätzlich hat er die Problematik richtig erkannt: Die interne E-Mail-Flut ist "Teufelszeug" und der Produktivitätskiller Nr. 1.

Anscheinend erkennen neben Herrn Pinger aktuell auch weitere Spitzenkräfte das Problem, unter dem mittlerweile fast jeder Büroangestellte leidet: Die erdrückende Flut von Informationen - vor allem in Form von unternehmensinternen E-Mails. Seit Jahren hören wir auf den großen IT-Messen wir CeBIT und IT&Business von visionären Konzepten zum Arbeitsplatz der Zukunft. Aber alle hochgelobten Workflow-Lösungen haben es nicht geschafft, den E-Mail-Empfängern ein effizientes Management dieser Informationsflut zu ermöglichen. Tatsächlich vergeuden Angestellte täglich mehrere wertvolle Stunden mit der Suche  nach Informationen in Ihren persönlichen Mailboxen. Eine intelligente und gleichzeitig effiziente E-Mail-Management haben die meisten Unternehmen bisher nicht gefunden.


Und das, obwohl es seit vielen Jahren eine effektive Lösung gegen die interne E-Mail-Flut gäbe - zumindest im Mittelstand. Wir von yourIT haben das Problem bereits als junges Startup ausgemerzt und stemmen uns seither auch bei und mit vielen unserer Kunden gegen die zunehmende Flut. Seit über 10 Jahren bekämpen wir den Produktionskiller Nr. 1 "interne E-Mail" mit einer effektiven Waffe: DOCUframe. Und mit unserer Zero Mail Policy.

yourIT´s effektive Waffe gegen die E-Mail-Flut: DOCUframe

Schreibt Euch keine internen E-Mails

Mein Rat an Sie und Ihre Mitarbeiter: "Schreibt Euch keine internen Mails!" Wie das gehen soll? Na ganz einfach: mit DOCUframe. DOCUframe ist eine Benutzeroberfläche, in der sich E-Mails und alle anderen Dokumentenarten wie z.B. MS WORD, MS EXCEL, PDF, Telefonanrufbeantworternachrichten, elektronische Akten, Aufgaben, Termine, etc. nicht nur thematisch gruppieren und damit leicht wiederfinden lassen. Die Dokumente und Informationen werden objektorientiert mit den im System verfügbaren Objekten "Adressen", "Ansprechpartner", "Vorgänge", "Projekte" und "Produkte" verknüpft. Das geschieht meist vollautomatisch bereits beim Eingang ins System. Außerdem können mehrere Objekte gleichzeitig verknüpft werden, so entfallen unnötige Kopien und damit auch Versionen. Alle Mitarbeiter können parallel im Team an den Dokumenten und Informationen arbeiten. Die Weitergabe an andere geschieht direkt im gemeinsamen System über einen Button [an Benutzer mit Anmerkung weiterleiten]. Mal ganz ehrlich: Im richtigen Leben ohne E-Mails würden Sie doch auch nicht ein Dokument, das bei Ihnen angekommen ist, per Post an Ihren Kollegen am Nachbararbeitsplatz weiterleiten. Aber genau das machen Sie mit internen Mails. Denken Sie mal darüber nach.

Als Geschäftsführer von yourIT - ein mittelständisches IT-Systemhaus in Hechingen - wundern wir uns schon manchmal, wie schwer sich viele mittelständische Unternehmen tun, Outlook / Exchange, Tobit, etc. durch ein gemeinsames Kommunikations- Dokumentenmanagement- und Archivsystem wie DOCUframe zu ersetzen. Denken Sie nach: Wenn Sie die üblichen E-Mail-Silos einsetzen, provozieren Sie es doch geradezu, dass Ihre Mitarbeiter sich intern E-Mails schicken. Was sollen sie denn sonst tun? Sie benötigen eine passende Arbeitslösung - und schon flutscht es. Statt in vielen Insellösungen organisieren, kommunizieren und überwachen Ihre Mitarbeiter-Teams Dokumente und Informationen gemeinsam über eine zentrale Oberfläche - eben DOCUframe.

90.000 EUR Ersparnis pro Jahr duch den Einsatz von DOCUframe

Als Kaufmann bin ich es gewohnt zu rechnen: Angenommen, wir sparen Ihnen durch die Einführung von DOCUframe bei jedem Ihrer sagen wir 30 Mitarbeiter nur 30 Minuten Such- und Bearbeitungszeit pro Tag ein, dann sind das 15 Stunden am Tag. Bei 200 Arbeitstagen sind das 3.000 eingesparte Such-Stunden pro Jahr. Nehmen wir einen durchschnittlichen Stundensatz von 30 EUR, so kommen wir auf 90.000 EUR Ersparnis in nur einem Jahr. Und glauben Sie mir, das ist komplett untertrieben.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen hiermit die Augen öffnen. Wenn sich selbst Top-Manager von großen Konzernen um die durch interne E-Mails verschwendete Arbeitszeit sorgen, müsste sich das eigentlich bei allen logisch denkenden Geschäftsführern und Abteilungsleitern herumsprechen.

Sie können sich die Arbeitsweise von DOCUframe immer noch nicht vorstellen? Kein Problem, ich nehme mir gerne die Zeit, Ihnen unsere Lösung ausführlich zu zeigen. Kommen Sie zu einer unserer regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen DOCUframe live! oder lassen Sie mich Ihnen DOCUframe online zeigen. Schreiben Sie mir per XING oder über unser Kontaktformular.

Werden Sie unser Gefährte im gemeinsamen Kampf gegen die E-Mail Flut! Jetzt!
Ihr Thomas Ströbele


Lesen Sie jetzt auch unsere anderen Posts zum Thema Zero Mail Policy:

• Problemfall interne E-Mail-Weiterleitung: http://docuframe.blogspot.de/2013/08/zero-mail-policy-problemfall-interne-e.html
• Erfahrungsbericht 10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT: http://docuframe.blogspot.de/2013/02/erfahrungsbericht-10-jahre-zero-mail.html
• Tipps für ein intelligentes und effektives E-Mail-Management: http://docuframe.blogspot.de/2013/09/simplify-yourit-die-besten-tipps-fur.html

DokumentenManagement und E-Billing für den Umweltschutz

Ein wichtiges Argument für die Einführung eines DokumentenManagementSystems wie DOCUframe wird häufig übersehen: der Umweltschutz. Laut der Umweltschutzorganisation WWF hat sich der weltweite Papierverbrauch seit 1950 auf 367 Millionen Tonnen versiebenfacht. Papier, das dann z.B. von den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen dazu benutzt wird, um E-Mails und andere Dokumente auszudrucken.

Laut einem Video auf youTube werden aus einem Baumstamm rund 80.000 Blatt Papier hergestellt.

Die Erklaermaus auf youTube: Wie viele Blätter  stecken in einem  Baum?

Rechnen Sie mal nach: Wenn jeder Ihrer Mitarbeiter pro Arbeitstag nur 20 Blatt Papier ausdruckt sind das bei 220 Arbeitstagen und 40 druckenden Mitarbeitern pro Jahr rund 176.000 Blatt Papier - also 2 Bäume. Mindestens die Hälfte davon könnte eingespart werden.
Bei 5 EUR je 500 Blatt Papier sind das 1.760 EUR pro Jahr. Das klingt erstmal wenig. Dazu kommen dann aber noch die Druckkosten und vor allem die Personalkosten - denn Drucken kostet auch viel Zeit. Ganz fleißige Mitarbeiter archivieren die Ausdrucke dann auch noch in Kundenmappen, was zusätzlich zu Archivierungskosten und später dann zu Entsorgungskosten führt. Da kommt ganz schön was zusammen.

So können Sie im Büro Papier sparen

Weniger Papier zu benutzen, ist der beste Wald- und Klimaschutz. Das gilt vor allem für die Papierflut durch unnötig ausgedruckte E-Mails und in Briefkästen. Deshalb hier einige Tipps, wie sich der Verbrauch reduzieren lässt:

• Setzen Sie ein DokumentenManagementSystem wie z.B. DOCUframe ein;
• scannen Sie die Eingangspost und leiten Sie diese intern elektronisch weiter ("frühes Scannen");
• schulen Sie Ihre Mitarbeiter zum Thema Drucken;
• versenden Sie Angebote, Rechnungen, Bestellungen per E-Mail (www.E-Billing.de).

Wichtiger Hinweis: Beim Versand von Rechnungen per E-Mail sind spezielle Voschriften zu beachten. Die wichtigsten davon habe ich Ihnen in einem Kundenmagazin "E-Billing Now!" zusammengefasst, das Sie hier kostenlos downloaden können.

Papier sparen mit DOCUframe

DOCUframe kümmert sich um viele elektronische Geschäftsprozesse und spart dabei enorm Papier ein. Nehmen wir nur mal die Posteingangsverarbeitung. In Unternehmen ohne DokumentenManagementSystem werden eingehende Dokumente oft mehrfach kopiert und per Hauspost intern zu den entsprechenden Sachbearbeitern weitergeleitet. Unternehmen mit DokumentenManagementSystem wird die gesamte Eingangspost in der Zentrale sofort gescannt. Die Dokumente werden benannt, im System zu Adressen, Ansprechpartnern, Projekten und Vorgängen zugeordnet und danach elektronisch zu den Sachbearbeitern weitergeleitet. In intelligenten Systemen wie DOCUframe entstehen dabei keine Kopien, sondern das Originaldokument wird einfach in die elektronischen Postfächer der Sachbearbeiter verlinkt. Dadurch arbeiten alle gleichzeitig am Originaldokument, es entstehen keine unterschiedlichen Versionen und eine später Daten-Deduplizierung entfällt ersatzlos (proaktive Deduplizierung).

Vorschlag: Bei yourIT finden regelmäßig Veranstaltungen "DOCUframe live!" statt. Dabei zeigen wir u.a., wie Dokumente mit DOCUframe elektronisch intern weitergegeben und wie interne E-Mails vermieden werden können (Lesen Sie hierzu auch meinen Erfahrungsbericht zu 10 Jahren Zero Mail Policy bei yourIT). Besuchen Sie uns doch einfach mal in Hechingen.

Wir von yourIT beraten aus Erfahrung

Unser Systemhaus setzt seit über 10 Jahren auf DOCUframe als DokumentenManagementSystem und Archiv. Und wir kümmern uns seit 2005 um den elektronischen Rechnungsversand (www.E-Billing.de) zwischen Unternehmen. Wir schaffen zwar nicht das papierlose Büro, aber ein papierarmes Büro sind wir ganz bestimmt!

Jetzt Kontakt aufnehmen und Umwelt schützen

Ihr Thomas Ströbele


Link: Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.

Die besten Tipps für mobiles CRM auf iPhone, iPad, Smartphone oder Tablet - mit DOCUframe

Aufzeichnung eines Interviews von Business-net.TV in München. Am 16.01.2013 waren die yourIT-Geschäftsführer Ralf und Thomas Ströbele als Experten für Dokumentenmanagement, Archivierung, Kommunikation, Prozessoptimierung und Datenschutz nach München geladen. Thema war mobiles CRM - mobile Kundenbetreuung mit Lösungen wie DOCUframe.

Die besten Tipps für mobiles CRM auf iPhone, iPad, Smartphone oder Tablet - mit DOCUframe 

"CRM im Mittelstand bedeutet, das richtige Dokument / die richtige Information zur richtigen Zeit dem richtigen Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen." so Thomas Ströbele. Wie können z.B. Vertriebsmitarbeiter über iPhone, iPad, Smartphone oder Tablet auf Dokumente und Informationen im DMS-System DOCUframe zugreifen. Wie steht es dabei um Datenschutz & IT-Sicherheit? Welche Änderungen erleben wir aktuell in der B2B-Kommunikation und wie führt uns dies zum papierlosen oder papierarmen Büro?
Ihr Thomas Ströbele