Ist Ihr Posteingang auch schon wieder voll? Das Gefühl täuscht nicht: Tatsächlich steigt die Anzahl E-Mails im B2B jährlich um 13%. Und dieses Mehr müssen wir abarbeiten.
Die folgende Grafik zeigt eine Schätzung von Statista zur Zahl der täglich weltweit versendeten E-Mails.
Mehr Statistiken finden Sie bei Statista
Im Jahr 2012 wurden also etwa 89 Milliarden Business-E-Mails weltweit versendet. Da loht es sich doch, darüber nachzudenken, wie Sie die E-Mail-Flut in Ihrem Unternehmen in den Griff bekommen.
Allem voran sollten sie den unnötigen Anteil der E-Mails in Ihrem Unternehmen mit einer "Zero Mail Policy" verbieten. Ich rede hier von nichts anderem als dem Produktivitätskiller Nr. 1 in jedem Unternehmen - den internen E-Mails. Mit dem richtigen System im Hintergrund, lassen sich die internen Mails komplett einsparen. Das wären dann bereits etwa 50% der Mails weniger.
Ein großes Problem stellt in der Regel aber auch die Zuordnung dieser E-Mails zu Ansprechpartnern, Adressen und Vorgängen / Projekten / Tickets dar.
Aus meiner Vertriebserfahrung der letzten 10 Jahre weiß ich, dass tatsächlich in einigen Unternehmen E-Mails von den Mitarbeitern immer noch ausgedruckt und in Papier-Projektmappen eingeordnet werden. Das geht gar nicht mehr.
Auch die manuelle Zuordnung von E-Mails durch die Mitarbeiter in Dateistrukturen kostet einfach zu viel Zeit und Geld.
Wäre es nicht toll, wenn das von Ihnen eingesetzte E-Mail-System eingehende E-Mails automatisch dem richtigen Ansprechpartner, der richtigen Adresse und dem richtigen Vorgang / Projekt / Ticket zuordnet und somit dem gesamten Team zur gemeinsamen Bearbeitung freigibt. Das geht - mit DOCUframe!
Für eine automatische Zuordnung einer eingehenden E-Mail benötigen wir immer ein eindeutiges Merkmal:
- Für die automatische Zuordnung zum Ansprechpartner wäre das die E-Mail-Adresse.
- Für die automatische Zuordnung zur Adresse wäre das entweder die Domain aus der E-Mail-Adresse oder die Hauptadresse, zu der der Ansprechpartner zugeordnet ist.
- Die automatische Zuordnung zum richtigen Vorgang / Projekt / Ticket funktioniert, wenn Sie in Ihren Mails Vorgansnummern / Projektnummern / Ticketnummern mitschicken, auf die Ihr Kommunikationspartner dann antwortet.
Können Sie sich vorstellen, wieviel Zeit und Geld Ihr Unternehmen jeden Tag einsparen könnte, wenn alle eingehenden E-Mails bereits wie oben aufgeführt automatisch zugeordnet wären? Gleichzeitig sparen Sie Zeit und Geld, da die Suche nach Dokumenten für alle Mitarbeiter vereinfacht und beschleunigt wird.
Sie wollen mit eigenen Augen sehen, wie das mit DOCUframe funktioniert? Kein Problem. Melden Sie sich bei mir, dann machen wir eine kurze WEB-Session.
Ihr Thomas Ströbele
Übrigens: Im Privatbereich nimmt die Zahl der E-Mails eher ab. Hier kommen eher Instant Massager oder die Kommunikation über Social Networks wie Facebook oder XING zum Einsatz.
Tipp: Unternehmen sollten darauf achten, dass diese Verschiebung hin zu Sozialen Netzwerken nicht auch unbemerkt im B2B-Bereich übernommen wird. Sonst könnte es passieren, dass irgendwann die CRM-Systeme des Unternehmens leer bleiben.
