Sonntag, 3. November 2013

Willkommen beim yourIT Helpdesk - you're next

Seit 2003 bieten wir unseren Kunden professionellen Support bei Fragen zu Hard- und Software. Dazu nutzen wir ein Helpdesk-System auf Basis von DOCUframe. Für jede Meldung wird ein Ticket angelegt, das je nach Priorität abgearbeitet wird. Da die Vorgehensweise teilweise Fragen aufwirft, hier eine kurze Erklärung der Vorteile.


Was ist ein "Helpdesk" und wie funktioniert er?


Der Begriff Helpdesk (auch Help-Desk oder User-Help-Desk) beschreibt einen Informationsdienst, der den Kunden-Support im Bereich Soft- und Hardware sicherstellen soll. Der Kundensupport wird dabei mit Hilfe von eines Problem-Ortungssystems (Issue Tracking System) organisiert. Diese Form von Software zur  Fallbearbeitung hilft uns, den Überblick über die vielen eingegangenen und zu bearbeitenden Kundenanfragen zu behalten.

Beim Eingang einer Kundenanfrage per E-Mail, Telefon, Fax oder Webformular wird in DOCUframe ein so genanntes “Ticket” erstellt und eine eindeutige Ticketnummer vergeben. Der Eingang der Anfrage und die Ticketnummer wird daraufhin dem Kunden per E-Mail bestätigt.

Bei yourIT wird die von Ihnen als Kunde geschilderte Problematik klassifiziert, priorisiert, an die Mitarbeiter des Helpdesk weiter geleitet und schließlich von einem Helpdesk-Mitarbeiter herausgegriffen und bearbeitet.

Die Kommunikation mit Ihnen als Kunde erfolgt auf verschiedenen Wegen. Am häufigsten kommt dabei eine Kombination von Fernwartung und Telefon zum Einsatz. Das bedeutet, dass der Techniker während des Gesprächs eine spezielle Form eines Netmeeting einleitet, in welchem er mit Zustimmung des Kunden Kontrolle über den schadhaften Computer oder Server erlangt; durch Fernsteuerung kann er so das Problem meist direkt lösen. Unnötige und teure Fahrten zum Kunden werden damit häufig unnötig.

yourIT - you're next

Welche Vorteile bringt der yourIT-Helpdesk für Sie als Kunde?


Ein essentieller Bestandteil der Funktionsweise unseres Helpdesks ist dabei unsere umfangreiche Wissensdatenbank - basierend auf DOCUframe. DOCUframe bietet umfangreiche und komfortable Suchfunktionen, mit deren Hilfe der Helpdesk-Mitarbeiter bereits bekannte Probleme schnell finden und lösen kann.

Damit wir dies gewährleistet können, müssen unsere Mitarbeiter am Helpdesk ständig geschult werden und unsere DOCUframe-Datenbank stets auf dem neuesten Stand sein. Nur unter dieser Voraussetzungen ist unser Helpdesk in der Lage, Ihnen als unserem Kunden den gewohnt zufrieden stellenden Service zu bieten.

Übrigens: Die Prozesse unseres Helpdesk sind vergleichbar mit den Anforderungen eines Beschwerde- und Reklamationsmanagements. Kein Wunder, dass viele unserer Kunden DOCUframe bereits als Lösung ihr Beschwerde- und Reklamationsmanagement einsetzen.

ESF-Förderung für unsere Organisations-Beratung von yourIT

Unternehmerische Entscheidungen auf der Chef-Etage zu treffen, ist das eine. Etwas anderes ist es, diese Entscheidungen im Unternehmen umzusetzen. Viele Unternehmer oder Führungskräfte müssen erleben, dass ihre noch so guten Ideen im Sande verlaufen.


Schuld daran sind häufig Strukturen im Unternehmen, welche die Umsetzung von Entscheidungen eher behindern als fördern: unklare Zuständigkeiten und Verantwortungsbereiche, unzureichende Kommunikation zwischen den Hierarchieebenen, keine Zielvereinbarungen mit Mitarbeitern – und nicht zuletzt Entscheidungsprozesse, die im Ergebnis eher Probleme schaffen als lösen.

Eine mangelhafte Organisation gehört zu den häufigsten Wachstumsschwellen junger Unternehmen, wird aber oft unterschätzt. Die Folge ist: unternehmerische Abläufe geraten ins Stocken, die gewünschten Qualitätsziele werden nicht erreichen, die Wettbewerbsfähigkeit lässt nach.

Organisationskonzepte für Unternehmen kann man nicht „von der Stange“ kaufen. Sie sollten individuell nach Größe, Branche, Kundenkreis, Leistungsangebot und Unternehmenskultur erstellt und begleitet werden. Auch ist hierbei zu beachten, dass weder eine Über- noch eine Unterorganisation eingeführt wird. Grundsätzlich müssen die Konzepte geeignet und erreichbar sein.

Dafür stehen unsere Organisationsspezialisten zur Verfügung, die Unternehmen vor allem zu folgenden Themen beraten:
  • unternehmerische Ausrichtung / Strategie 
  • Prozessoptimierung 
  • Aufbau- und Ablauforganisation 
  • Umstrukturierung 

Unsere Organisationsberatung ist zertifiziert - dadurch erhalten Sie unter bestimmten Voraussetzungen Fördermittel aus dem Europäischen Sozialfonds (ESF). Mehr Infos zu diesem und unseren anderen staatlich geförderten Beratungspaketen für den Mittelstand haben wir für Sie auf unserer Webseite zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu.

Das yourIT Beratungskonzept in 4 Phasen


Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Montag, 7. Oktober 2013

Grund zum Jubeln - yourIT-DOCUframe-Blog erstmals mit mehr als 1.000 Seitenaufrufe im Monat

Immer wieder werden wir von unseren Kunden, Partnern und Systemhaus-Kollegen bestaunt, wie wir es schaffen, neben unserer täglichen Arbeit als Feuerwehr in den Bereichen Datenschutz & IT-Sicherheit und als Geschäftsprozessoptimierer auch noch Blogs zu schreiben - und dann auch noch gleich mehrere. Die Antwort ist ganz einfach: Weil es uns Spaß macht.


Wir sind überhaupt nicht schreibfaul. Und das wird mittlerweile belohnt: Im September 2013 haben erstmals mehr als 1.000 Besucher unsere Beiträge aufgerufen.

Erstmals mehr als 1.000 Besucher im Monat unserem DOCUframe-Blog
Mittlerweile wurden in unserem DOCUframe-Blog 84 Posts veröffentlicht. Hier die aktuelle Hitliste:
  1. DOCUframe & Datenschutz: Geburtstagsliste und Geburtstagskalender korrekt führen
  2. Erfahrungsbericht - 10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT 
  3. yourIT ist Hauptpreisträger im Mittelstandsprogramm 2012
Hier die Zahlen unserer weiteren Blogs für September 2013:
In Summe wurden unsere Beiträge im September 2013 also 2.374 Mal aufgerufen, also über 100 Mal je Arbeitstag. Wir denken, das kann sich sehen lassen für ein mittelständisches Systemhaus wie yourIT. Trotzdem werden wir die Hände nicht in den Schoß legen und für Sie weiterschreiben.

Haben Sie interessante Themen für uns? Dann her damit. Ich freue mich auf Ihre Anregungen.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

P.S.: Eins gebe ich noch zu bedenken: Stellen Sie sich mal vor, was es für Sie und Ihr Unternehmen bedeuten würde, wenn Ihre IT-Dokumentation, Ihr Betriebshandbuch, etc. so sorgfältig und regelmäßig aktualisiert und erweitert würde wie unsere Blogs. Sie wissen ja: "Wer schreibt, der bleibt!" Ich freue mich auf Ihre Anfragen.

Freitag, 4. Oktober 2013

Bezahlbares Produktdatenmanagement PDM mit DOCUframe

Laut Wikipedia ist Produktdatenmanagement (PDM) "ein Konzept, welches zum Gegenstand hat, produktdefinierende, -repräsentierende, -präsentierende Daten und Dokumente als Ergebnis der Produktentwicklung zu speichern, zu verwalten und in nachgelagerten Phasen des Produktlebenszyklus zur Verfügung zu stellen. Grundlage dieses Wirkens ist ein integriertes Produktmodell. Des Weiteren ist die Unterstützung der Produktentwicklung durch geeignete Methoden auf Basis von Prozessmodellen dem PDM zuzurechnen."


Wie schon so oft, hat mich die Anfrage eines Kunden nach einem PDM-System auf diesen Blog-Beitrag gebracht. Interessanterweise hatte ich erst letzte Woche mit einem DOCUframe-Partner über die besonderen Fähigkeiten von DOCUframe gesprochen, die es ermöglichen, mit diesem System schwierigste Prozesse vollständig abzudecken. Wieso also nicht auch Produktdatenmanagement (PDM)? Hier meine Überlegungen dazu:

Wikipedia führt fort: "Begleitend zum PDM entwickelt sich das Produktinformationsmanagement (PIM), welches auf die Bereitstellung von Produktinformationen für verschiedene Ausgabemedien, besonders im kaufmännischen Umfeld und Vertrieb, spezialisiert ist."

Entstanden sind die verschiedenen am Markt befindlichen PDM-Systeme aus
  • DMS-Systemen (DokumentenManagementSysteme)
  • CAD-Systemen (Computer-aided-design)
  • ERP-Systemen (Enterprise-Resource-Planning)

In der heutigen Arbeitswelt sind die Kommunikations-Möglichkeiten einer Software im Unternehmen und nach extern besonders wichtig. Diese sind bei CAD- und ERP-Systemen eher unterentwickelt.

Ziele zur Einführung eines PDM-Systems sind:
  • Steigerung der Qualität der Produktentwicklung
  • Reduzierung von Zeitbedarf und Kosten der Produktentwicklung
  • Durchgehender Informationsfluss
  • lückenlose Reproduzierbarkeit der Arbeitsstände eines Produkts

Fest steht auf jeden Fall: PDM-Systeme sind und bleiben unternehmensspezifisch.

Nimmt man dies alles zusammen, erscheint DOCUframe als die einzig richtige Plattform für Ihr PDM-System:

-> DOCUframe verarbeitet wie kein anderes System
  • unstrukturierte Daten (Dokumente),
  • strukturierte Daten und,
  • die gesamte interne und externe Kommunikation,
und das in einem einzigen System.

Verarbeitung von Dokumenten, strukturierten Daten und Kommunikation in DOCUframe


-> Die objektorientierte Datenbank von und die Vorgehensweise mit DOCUframe erlaubt die Verknüpfung des Objekts Produkt (Gerät, Maschine, Anlage, Aggregat, Werkzeug, was auch immer) mit allem, was relevant und wieder abrufbar sein kann, z.B.
  • Vorgang
  • Projekt
  • Mitarbeiter
  • Kunden- / Lieferanten- / Hersteller-Adressen
  • Ansprechpartner / Rollen
  • Dokumente (allen voran E-Mails)
  • CAD-Zeichnung (original-Datei, pdf-Datei, komprimierte Datei)
  • Angaben für Webshop
  • technische Spezifikationen, Merkmale
  • Standard-Ersatzteil-Stücklisten, Verknüpfungen zu Aggregate, Arbeitspläne, ...
  • Wartungs- oder prüfrelevante Angaben
  • Handbücher, Prospekte, Sprachversionen, ...
  • u.v.m.

DOCUframe-Verknüfung-Produkt-Adressen-Dokumente-Informationen-Kommunikation

3. Durch den integrierten Werkzeugksaten DOCUcontrol ist das System in allen Bereichen ganz auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassbar.

4. DOCUframe kann noch mehr. Sollten sich also neue Prozesse ergeben, können wir diese gerne ebenfalls mit DOCUframe aufbauen. Meist handelt es sich ja doch um die gleichen Grund-Objekte (z.B. Kunde).

Ich freue mich auf Ihre Projektanfragen. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Mittwoch, 11. September 2013

Die besten Tipps für proaktive Datendeduplizierung ganz einfach mit DOCUframe

Problemstellung: Ein heißes Thema in der IT ist aktuell die Reduzierung der Datenmenge mit Hilfe von Lösungen zur Datendeduplizierung. Als Geschäftsführer eines mittelständischen Systemhauses halte ich persönlich nichts davon, erst unorganisiert Datenmüll zu fabrizieren, um ihn nachher mit viel Aufwand und hohen Kosten entsorgen zu müssen. Daher zeige ich hier gerne einige lohnenswerte Strategien für proaktive Datendeduplizierung auf. Das Kopieren ist ausdrücklich erlaubt.


Definition lt. Wikipedia: "Deduplizierung, auch Data-Deduplication, Datendeduplizierung (engl. Deduplication), ist in der Informationstechnik ein Prozess, der redundante Daten identifiziert und eliminiert, [...]."

Bei der klassischen Datendeduplizierung darf der Datenmüll erstmal unorganisiert und ungebremst entstehen. Danach werden identische Daten identifiziert, nur ein Element davon bleibt erhalten, die anderen werden vernichtet und erhalten stattdessen einen Verweis auf das erste.
Als Unternehmer habe ich ein Problem mit dieser Vorgehensweise: Erst wird unorganisiert gearbeitet und dabei viel Datenmüll verursacht, danach braucht man eine Software, die den unnötig entstandenen Datenmüll dann wieder dedupliziert. Wäre es da nicht sinnvoller, gleich organisiert zu arbeiten und erst gar keinen Datenmüll zu verursachen?

Wie kann Ihnen die Organisation Ihrer Geschäftsprozesse mit einem intelligenten DokumentenManagementSystem wie z.B. DOCUframe helfen, Datenmüll erst gar nicht entstehen zu lassen? Wir sprechen hier von "proaktiver Datendeduplizierung".

  1. Adress- und Ansprechpartnermanagement: Alle Mitarbeiter arbeiten auf derselben Datenbank. Adressen (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, etc.) und Ansprechpartner werden in dieser Datenbank 1x als Objekt angelegt und gemeinsam genutzt. Dazu werden dann die Informationen und Dokumente verknüpft. -> Müll-Ersparnis: Keine Adressdubletten
  2. Dokumentenmanagement: Jede Information und jedes Dokument ist ebenfalls nur 1x in der Datenbank vorhanden und wird mittels Workflow oder manuell per Button "an Benutzer senden" dem zuständigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit in dessen Postfach verknüpft. -> Müll-Ersparnis: Keine Dubletten, Kopien, oder Schatten von Infromationen und Dokumenten
  3. Keine internen E-Mails sondern echtes Dokumentenmanagement: Im Unternehmen untersagt eine Zero Mail Policy jeglichen Versand interner E-Mails. Stattdessen werden Dokumente manuell per Button "an Benutzer senden" dem zuständigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit in dessen Postfach verknüpft. -> Müll-Ersparnis: Keine internen E-Mails
Zero Mail Policy statt Weiterleitung per internen Mails

  1. Eingehende E-Mails für mehrere Mitarbeiter nur 1x archiviert: Von mehreren identischen eingehenden E-Mails, die für verschiedene Mitarbeiter bestimmt sind, wird nur 1 archiviert. Alle anderen werden vernichtet und eine Verknüpfung zur archivierten E-Mail gesetzt. -> Müll-Ersparnis: Keine E-Mail-Dubletten
  2. Serienmails/Serienbriefe/Serienfaxe: Wird z.B. ein Newsletter per Serienmail-Funktion an 1.000 Empfänger versendet, wird die E-Mail-Vorlage zu Adresse und Ansprechpartner zugeordnet. Die versendeten Dokumente werden nach dem Versand automatisch vernichtet. -> Müll-Ersparnis in diesem Beispiel: 999 E-Mails (mit evtl. je 5 MB PDF-Anhang).
Zusammenfassung: Die Informations-, Dokumenten- und vor allem die E-Mail-Flut bedroht unsere Unternehmen existentiell. Lassen Sie sich keine unnötigen Dinge wie Datendeduplizierungs-Software aufschwatzen. Agieren Sie logisch und organisieren Sie proaktiv. Holen Sie sich Unterstützung und Ideen von externen Beratern wie yourIT.

Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne. Jetzt staatlich gefördert.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele


Sonntag, 8. September 2013

Jetzt ESF-Fördermittel für unsere EDV/Organisations-Beratung nutzen

Ab sofort werden unsere Beratungsangebote für Datenschutz, IT-Sicherheit und Organisation durch den Europäischen Sozialfonds (ESF) gefördert.


Ein Unternehmen zu führen kann ganz schön anstrengend sein: Datenschutz, IT-Sicherheit, Organisation, EDV, neue Technologien oder Innovation – als Unternehmer müssen Sie sich mit vielen Themen vertraut machen. Wer dabei nur auf „learning by doing“ setzt, zahlt nicht selten hohes Lehrgeld. Schlimmer noch: Informationsdefizite sind die zweithäufigste Ursache für das Aus von Unternehmen.

Wir bieten Ihnen Unterstützung durch unsere Beratungsleistung an. Unser Ziel ist es, die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu erhalten.

BAFA-ESF-Beraterprofil-Thomas-Ströbele-yourIT

Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) betreut im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi) die Förderung von Unternehmensberatungen für kleine und mittlere Unternehme sowie Freie Berufe. Mit dieser Beratungsförderung können Unternehmen sowie Angehörige der Freien Berufe, die seit mindestens einem Jahr am Markt tätig sind einen Zuschuss zu den Kosten erhalten, die ihnen durch die Inanspruchnahme einer Beratung entstehen.

Der Berater Thomas Ströbele ist zugelassener Berater beim BAFA

Seit 2005 wird das Förderprogramm neben den Mitteln aus dem Bundeshaushalt auch aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) der Europäischen Union mitfinanziert. Thomas Ströbele von yourIT consulting ist zugelassener Berater beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle, kurz BAFA genannt.

Was wird gefördert?

Gefördert werden unsere Beratungsleistungen zu
  • Datenschutz,
  • IT-Sicherheit,
  • Organisation,
  • EDV,
  • Technologie und
  • Innovation.

Wer ist antragsberechtigt?

Es gibt einige wenige Voraussetzungen für den Erhalt der Förderung. In der Regel sind Sie als unser Beratungskunde antragsberechtigt, wenn Ihr Unternehmen
  • seit mindestens einem Jahr am Markt besteht und
  • weniger als 250 Personen beschäftigt und
  • einen Jahresumsatz von nicht mehr als 50 Millionen Euro oder eine Jahresbilanzsumme von nicht mehr als 43 Millionen Euro hat.
Mitarbeiteranzahl und Jahresumsatz bzw. Bilanzsumme dürfen zusammen mit Partner- oder verbundenen Unternehmen nicht überschritten werden.
Sprechen Sie mit mir darüber.

Höhe der Förderung?

Wenn Ihr Unternehmen die oben genannten Kriterien einhält, erhalten Sie als unser Beratungkunde Zuschüsse zu den fakturierten Beratungskosten. Der Höchstzuschuß beträgt 50% der angefallenen Beratungskosten, maximal 1.500.- Euro (alte Bundesländer inklusive Berlin)  oder 75% maximal 1.500.- Euro in den neuen Bundesländern inklusive des Regierungsbezirks Lüneburg.

yourIT consulting hat keinen Einfluss auf die Entscheidung durch die jeweiligen Förderstellen und kann daher keine Garantie für die Gewährung von Zuschüssen und Fördermitteln geben. Wir werden Sie jedoch in allen Punkten der Beantragung nach bestem Wissen und Gewissen unterstützen.

Wiederholungstäter willkommen!

Innerhalb der Geltungsdauer der Richtlinien (bis 31.12.2016) kann Ihr Unternehmen auch Zuschüsse für mehrere Beratungen erhalten. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die Beratungen sich inhaltlich voneinander unterscheiden.

Thomas Ströbele
yourIT - Ihr IT-Dienstleister und Beratungshaus in Hechingen

Thomas Ströbele

Beispiele für geförderte Beratungen durch yourIT


BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT


Am 16.03.2015 wurden unsere Beratungspakete
beim Innovationspreis-IT der Initative Mittelstand in die Liste BEST OF CONSULTING 2015 aufgenommen.

Signet Innovationspreis-IT für yourIT-Beratungspakete

Kostprobe für meine Beratungsqualitäten gefällig?

Lesen Sie jetzt meine Ausarbeitung zum Thema E-Billing - elektronische Rechnungsstellung. Hier geht´s zum kostenlosen Download.

Montag, 2. September 2013

XING Themen nach Beta-Phase beendet - Schade für unser Thema Zero Mail Policy

XING meldet heute in einer kurzen E-Mail, dass der Entschluss gefasst wurde, XING Themen nach der Beta-Phase zu beenden und diese Funktion nicht mehr anzubieten.Für fleißige Nutzer der Funktion XING Themen ist dies sehr schade, da die Themen-Beiträge in Google gut gelistet wurden.


Hier eine Übersicht der erfolgreichsten Themen von yourIT:

Erfolgreichste XING Themen von yourIT

Unser erfolgreichster Beitrag war der Erfahrungsbericht "10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT" mit 226 Besuchern, 3 Kommentaren, 3 x Interessant und 2 Empfehlungen.

Bei Google sieht die Suchanfrage zu "Zero Mail Policy" aktuell so aus:

Google Suchanfrage "Zero Mail Policy" mit Ergebnissen von yourIT


Ganz oben dominiert also das XING-Thema, erst darunter kommen unsere Posts auf docuframe.blogspot.com.


Die Löschung der bisherigen Themen erfolgt durch XING ganz kurzfristig bereits am 16.09.2013. Die Autoren wurden dazu aufgefordert, sich bis dahin ihre Beiträge selbst zu sichern. Vorausschauend haben wir von yourIT unsere eigenen Beiträge immer gleich als Dublette auf dem DOCUframe-Blog hinterlegt:

Erfahrungsbericht - 10 Jahre Zero Mail Policy bei yourIT

Zero Mail Policy - 13% mehr Business-E-Mails pro Jahr

Groupware: Effiziente Teamarbeit durch geeignete Softwareunterstützung

(letzteres entspricht dem Thema DOCUframe und das 3K-Modell aus Kommunikation, Kooperation und Kommunikation).

Ich bin gespannt, wie sich die Schließung der XING Themen auf unser Google Ranking auswirken wird. Nun werden wir eben unsere eigenen Blogs weiter forcieren (siehe docuframe.blogspot.com, mydatenschutz.blogspot.com, schwabissimo.blogspot.com und ganz neu simplify.yourIT.de).

Zum Schluss bleibt irgendwo die Hoffnung, dass die Verantwortlichen bei XING doch noch erkennen, dass viele potentielle Nutzer die XING Themen eventuell nur deshalb nicht so stark genutzt haben, weil sich diese eben in der Beta-Phase befunden haben und genau die nun angekündigte Beendigung des Angebots befürchtet wurde.

Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Donnerstag, 29. August 2013

Ja zur E-Mail-Archivierung - aber nie im isolierten E-Mail-Archiv

Seit Anfang 2007 sind E-Mails in Unternehmen offiziell Geschäftsbriefe. Gesetzliche Vorgaben verpflichten Unternehmen in Deutschland dazu, E-Mails und andere Geschäftsbriefe über viele Jahre hinweg revisionssicher (vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar) zu archivieren.


Erst vergangene Woche kam wieder ein Kunde auf mich zu, dem seine beiden bestehenden IT-Dienstleister zwei unterschiedliche isolierte E-Mail-Archive angeboten hatten - in diesem Fall waren es MailStore und Reddoxx. Er wollte von mir wissen, welches der beiden Systeme ich ihm empfehlen würde. Meine Antwort: Grundsätzlich bin ich für E-Mail-Archivierung. Ich würde aber keinem Unternehmen ein isoliertes E-Mail-Archiv empfehlen.


Vorteile/Nutzen der E-Mail-Archivierung

Zuerst will ich hier kurz die Vorteile und den Nutzen einer E-Mail-Archivierung benennen.

Vermeidung rechtliche Nachteile

Die in vielen Unternehmen praktizierte wissentliche Verletzung der gesetzlichen Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen und nicht selten auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.


Wirtschaftliche Vorteile

  • Schutz vor Datenverlust: Schluss mit fehlenden E-Mails durch defekte PST-Dateien oder durch absichtliche oder unabsichtliche Löschung durch Mitarbeiter.
  • IT-Kosten reduzieren: E-Mail-Archivierung hilft gegen überlastete Server, steigende Storage-Kosten sowie aufwändige Backup- und Restore-Prozesse. Finanzielle Risiken durch Datenverlust und rechtliche Konflikte mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Behörden, etc. werden minimiert.
  • Produktivitätssteigerung durch schnelles Suchen und Finden über alle E-Mails im Unternehmen

Technische Vorteile

  • Kontrolle über alle E-Mails im Unternehmen
  • E-Mail-Server entlasten
  • Speicherbedarf reduzieren
  • Backup- und Restore-Prozesse vereinfachen
  • Verteilte E-Mails zusammenführen
  • Postfach-Begrenzungen abschaffen
  • Ständige Verfügbarkeit aller E-Mails im Unternehmen, auch im Falle eines Ausfalls des E-Mail-Servers.
Die genannten Vorteile sollten jeden Unternehmer und IT-Verantwortlichen überzeugen, sofort eine E-Mail-Archivierung im Unternehmen einzuführen. Allein über das schnellere Suchen und Finden amortisieren sich die Investitionskosten für Lizenzen und Einführung in der Regel in 6-12 Monaten.

Aber wenn Sie das Thema schon angehen, es gibt auch...


Kritik an isolierter E-Mail-Archivierung

Vgl. hierzu Wikipedia"Die isolierte Archivierung von E-Mails stellt für Unternehmen [...] ein Risiko dar, da E-Mails in einen Sachzusammenhang mit anderen elektronischen Dokumenten gebracht werden müssen. Information muss entsprechend Inhalt, Nutzung und Rechtscharakter archiviert werden und nicht in Abhängigkeit von der Form. Es setzt sich daher der Ansatz des E-Mail-Managements durch, der E-Mails an elektronische Archivsysteme übergibt, die auch andere elektronische Dokumente, gescannte Faksimiles und Datensätze unter einem gemeinsamen Index verwalten. So können E-Mails als Bestandteil von elektronischen Akten visualisiert werden, die die Vollständigkeit und den Kontext aller zusammengehörigen Informationen berücksichtigen."

"isoliert" bedeutet hier, dass die E-Mails getrennt von anderen Dokumentenarten wie Fax, Brief, aufbewahrt werden. Für mich und alle anderen in Projekten und anderen elektronischen Akten denkenden und ablegenden Menschen ist eine getrennte Aufbewahrung von E-Mails einfach nur unlogisch. Für alle die es bisher nicht verstanden haben: In einem isolierten E-Mail-Archiv können eben nur E-Mails aufbewahrt werden und keine anderen Dokumente.
Dokumenten-Arten in DOCUframe

Stellen Sie sich bitte vor, Sie (oder Ihr Mitarbeiter) möchten sich schnell ein Bild über alle Dokumente zu einem bestimmten Projekt oder Vorgang machen. Wollen Sie es sich und Ihren Mitarbeitern wirklich zumuten, die zum Projekt gehörenden E-Mails im E-Mail-Archiv zu suchen, während alle anderen Informationen in der Projektakte zusammengefasst sind?



DOCUframe-Projektakte-verschiedene-Dokumentenarten


Alle rechtlichen, wirtschaftlichen und technischen Vorteile lassen sich multiplizieren, wenn Sie statt einer isolierten E-Mail-Archivierung eine komplette Archivierungslösung für alle Arten von Dokumenten einführen. Die etwas höheren Investitionskosten amortisieren sich trotzdem innerhalb weniger Monate. Wenn Sie also verstanden haben, dass sich E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen rechnet, dann werden Sie erst recht verstehen, dass sich die umfassende Archivierung aller Dokumente im Unternehmen rechnen wird.

Als informierter Unternehmer oder IT-Entscheider sollten Sie nun erkannt haben, dass die Einführung eines isolierten E-Mail-Archivs in Ihrem Unternehmen definitiv zu kurzsichtig wäre. Ein isoliertes E-Mail-Archiv wird nie zu einer kompletten Archivierungslösung ausgebaut werden können. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter aber erstmal gewohnt sind, mit einem E-Mail-Archiv zu arbeiten, werden Sie ganz schnell dessen Grenzen erkennen und sich fragen, weshalb nur E-Mails archiviert werden und eben keine anderen Dokumente. Können Sie sich den Aufwand vorstellen, den die Ablösung eines als "Schnellschuss" eingeführten isolierten E-Mail-Archivs auf eine komplette Dokumenten-Archivierungslösung verursachen wird? Für mein Verständnis führt dies die isolierte E-Mail-Archivierung ad absurdum.

Denken Sie bitte langfristig und entscheiden Sie sich von Anfang an für die Archivierung aller Dokumente und Informationen in Ihrem Unternehmen in einem einzigen Archivsystem. Kombiniert mit den zusätzlichen Vorteilen eines Dokumentenmanagement-Systems wie DOCUframe werden Sie und Ihre Mitarbeiter mittel- und langfristig damit sicher zufriedener sein.

Fordern Sie uns! Wir kümmern uns gerne um Ihr Archivierungs- und Dokumentenmanagement.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Link: Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.

Rechnungseingangsworkflow in DOCUframe

Das Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat wichtige Vereinfachungen im Bezug auf die Verarbeitung von Eingangsrechnungen für Unternehmen gebracht. Im Wesentlichen lauten diese Vorteile: Steuerliche Gleichbehandlung von Papier- und elektronischer Rechnung, elektronische Signatur oder andere Verfahren, Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit, Innerbetriebliches Kontrollverfahren muss schriftlich dokumentiert sein, Elektronische Rechnung muss elektronisch archiviert werden (10 Jahre), Konkludente Zustimmung möglich.


Auf Kundenanfrage haben wir von yourIT bereits Ende 2010 innerhalb kürzester Entwicklungszeit einen komplexen Rechnungseingangsworkflow (auch Eingangsrechnungsworkflow oder Rechnungsworkflow) mit einem mehrstufigen Freigabeprozess auf Basis von DOCUframe entwickelt. Wichtig für uns dabei war, dass dieser Rechnungsworkflow an beliebige ERP-Systeme angebunden werden kann, z.B. SAP, Navision, Infor, Proalpha, Abas, ...)

Rechnungseingangsworkflow-in-DOCUframe-mit-Buchungsfahne

 

Ihr Nutzen durch den Einsatz des DOCUframe-Rechnungsworkflows:

  • Basis-Nutzen:
    • schneller
    • zuverlässiger
    • transparenter
    • rechtssicher
  • Prozess-Nutzen:
    • kürzere Durchlaufzeiten
    • schnellere Informationsgewinnung
    • strukturierte Arbeitsabläufe
  • Unternehmens-Nutzen:
    • Einhaltung der Skontofristen
    • Vorteile im Wettbewerb
    • gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit
    • Kostenersparnis
    • Kundenbindung

 

Die Prozesschritte beim Rechnungseingang:


Nicht alle Prozesschritte beim Rechnungseingangsworkflow sind bedingungslos lohnenswert. Ab nur wenigen Eingangsrechnungen sollten Sie durchführen:
  • Scannen
  • Erfassung Finanzbuchhaltung
  • Prüfung
  • Endkontrolle Finanzbuchhaltung
  • Freigabe
  • Archivierung der Eingangsrechnung
Lohnenswerte Prozesschritte im Rechnungseingangsworkflow

Erst ab einer Anzahl von Eingangsrechnungen von mehr als 50.000 pro Jahr lohnen sich in der Regel folgende weitere Prozesschritte:
  • Vorverarbeitung
  • Texterkennung
  • Klassifizierung
  • Datenextraktion
Erfahrungsgemäß machen die meisten Unternehmen mit weniger als 50.000 Eingangsrechnungen den Fehler, zu viele Prozesschritte bei der Einführung eines Rechnungseingangsworkflows zu wollen. Irgendwann im Projekt stellen sie fest, dass sich das Projekt so nicht rechnen wird - und dann entscheiden Sie sich, erstmal gar nichts einzuführen. Dabei wäre es nur logisch, sofort die Projekt-Anforderungen auf die zuerst genannten Prozesschritte zu reduzieren und erstmal diese einzuführen.

Weshalb die moderne elektronische Rechnung die klassische Papierrechnung ersetzen wird


Folgende Vorteile bietet der Empfang elektronischer Rechnungen dem Rechnungsempfänger:
  • Scannen (OCR) entfällt
  • Sofortige elektronische Archivierung
  • Volltextsuche möglich
  • Einfache unternehmensweite Distribution möglich
  • Wenn Daten mitgeliefert werden, können diese automatisch an das ERP-System weitergegeben werden.
  • Verfahrensdokumentation
  • Innerbetriebliches Kontrollverfahren
  • Die Ersparnis für den Rechnungsempfänger beträgt etwa 10 EUR je Eingangsrechnung.

Das sollten Sie nutzen: Versenden Sie ab sofort nur noch elektronische Rechnungen (siehe hierzu http://www.E-Billing.de) und fordern Sie zusätzlich Ihre Lieferanten dazu auf, Ihnen ab sofort nur noch elektronische Rechnungen auszustellen. Wir unterstützen Sie sehr gerne dabei.

Handlungsempfehlung:

Der Rechnungseingangs-Workflow ist ab sofort als yourIT-Modul für DOCUframe bei uns erhältlich und kann bei Bedarf einfach an Kundenanforderungen angepasst werden. Anfragen bitte über unser Kontaktformular. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Dienstag, 6. August 2013

yourIT mit DOCUframe auf dem Weg zur DIN EN ISO 9001:2008

yourIT ist seit langem Vorreiter in Sachen Dokumentenmangement & Archivierung (seit 2003), Datenschutz & IT-Sicherheit (seit 2006). In diesen Bereichen üben wir Vorbildfunktion aus für viele befreundete IT-Systemhäuser. Nun legen wir einen neuen Maßstab an: In Kürze werden wir die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008 erreichen.

Unser Kunde GEMOTEG hat es uns Ende 2012 vorgemacht (Wir berichteten in diesem Blog). Mit Hilfe der von yourIT bei GEMOTEG eingeführten Prozess-Management-Lösung DOCUframe gelangten diese ohne Probleme zur ISO-Zertifizierung.

Lesen Sie hier die Success Story zu GEMOTEG, entweder auf unserer Webseite oder als E-Paper:


Öffnen der DOCUframe Success Story GEMOTEG

Als IT-Systemhaus wird diese Norm bisher zwar nicht von uns verlangt, dennoch möchten wir uns für unsere Kunden verbessern und durch die Zertifizierung den Standard unserer Prozesse und Produkte nachweisen.

Da wir bereits seit vielen Jahren unsere Organisation komplett mit DOCUframe im Team bestreiten, rechnen wir mit einer zügigen Zertifizierung durch den beauftragen Dienstleister.

In DOCUframe bilden wir beispielsweise folgende QM-relevanten Prozesse ab:
  • Versionierung
  • Maßnahmenmanagent
  • Dokumentenmanagement
  • Aufgabenmanagement
  • Reklamationsmanagement
  • Ticketsystem / Helpdesk
  • Prozessmanagement für spezielle Projekte oder das Auditmanagement
Künftig bildet DOCUframe zusätzlich ein komplettes QM-Portal (Cockpit) zur Statusüberwachung.

Die Einführung des QMS bedeutet für yourIT den nächsten Schritt hin zur Weiterentwicklung des eigenen Potentials und damit zur Zukunftssicherung unseres Unternehmens. Unser QMS, welches den Anforderungen der Normenreihe genügt, bereitet den Weg, unser IT-Systemhaus – trotz des Wandels und der dadurch veränderten Rahmenbedingungen und Anforderungen – auch in Zukunft sicher gestalten und lenken zu können.


Sie benötigen Hilfe bei Ihrer ISO-Zertifizierung? Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Samstag, 3. August 2013

Zero Mail Policy - Problemfall interne E-Mail-Weiterleitung

Seit meinen beiden ersten Posts zur "Zero Mail Policy" bei yourIT erhalte ich hierzu viele Anfragen. Die E-Mail-Flut ist mittlerweile in jedem Unternehmen und an jedem Arbeitsplatz spürbar. Dabei fällt auf, dass vielen Lesern das Problem nicht bewusst ist. Oft lautet die Frage: "Was unterscheidet Unternehmen mit Zero Mail Policy und Dokumentenmanagementsystem (DMS, z.B. DOCUframe) von solchen mit Outlook/Exchange?"

Hier nochmal die Links zu meinen beiden ersten Zero Mail Posts:
http://docuframe.blogspot.de/2013/02/erfahrungsbericht-10-jahre-zero-mail.html
http://docuframe.blogspot.de/2013/07/zero-mail-policy-bei-celesio-do-not-e.html

Gerne erkläre ich die Vorteile durch den Einsatz des Dokumentenmanagementsystems DOCUframe in Ihrem Unternehmen. Dazu schauen wir uns nochmal die Gründe an, weshalb es überhaupt zur E-Mail-Flut beim Einsatz bisheriger Mailsysteme wie z.B. Outlook / Exchange kommt.

Problem 1: Quelle der E-Mail-Flut - aus 1 E-Mail mach viele

Zählen Sie einfach mit: Es geht 1 E-Mail im Postfach eines Mitarbeiters oder in der Zentrale ein. Der Empfänger versendet die E-Mail an 3 Mitarbeiter und diese jeweils wiederum an 3 weitere Mitarbeiter.

Bitte beachten Sie: Jede Weiterleitung einer E-Mail bedeutet bildlich, dass die vorhergehende E-Mail kopiert, in einen Umschlag (nichts anderes ist eine E-Mail) gesteckt und so an den nächsten Empfänger weitergeleitet wird.

E-Mail-Weiterleitung statt DOCUframe mit Zero Mail Policy

Zählen wir zusammen, ergeben sich so 13 selbständige E-Mail-Dokumente. Davon sind 12 völlig unnötig entstanden. Und das ist gefährlich. Nehmen wir nur mal an, dass an der E-Mail eine Zeichnung für einen Projektauftrag hängt. Wenn einige Mitarbeiter die Zeichnung vor der Weiterleitung verändert haben, ist jetzt schon nicht mehr klar, was der richtige Versionsstand der Zeichnung ist, um den Projektvertrag auszuführen. Ein Horrorszenario für jedes QM-Management - aber der tagtäglich Wahnsinn.

Problem 2: Viele Mitarbeiter erhalten E-Mails mehrfach

Da die per E-Mail angeschriebenen Mitarbeiter nicht wissen können, dass ein bestimmter Kollege die E-Mail bereits bekommen hat, kommt es nicht selten vor, dass ein und derselbe Mitarbeiter die interne Mail zweimal oder noch häufiger erhält. Wenn diese dann noch verschiedene Versionsstände einer Zeichnung enthalten, landen wir ganz schnell bei Problem 3.

Problem 3: Jetzt kommen die Rückfragen

E-Mails werden nicht nur in 1 Richtung weitergeleitet. Wenn jetzt die Mitarbeiter nur je 1 Rückfrage an den Versender stellen (+12 E-Mails) und dieser nur je einmal antwortet (+12 E-Mails) haben wir bereits 37 E-Mails im System. Und sind wir mal ehrlich: Schaffen Sie es jedesmal, eine Frage per E-Mail mit nur 1 Hin und Her zu klären. Nicht selten entsteht so aus nur 1 eingehenden E-Mail eine E-Mail-Flut von über 100 internen E-Mails.

Vermeiden Sie jetzt die E-Mail-Flut!

Was kostet diese E-Mail-Flut Ihr Unternehmen

Die Bearbeitung jeder einzelnen E-Mail benötigt durchschnittlich 15 Minuten Zeit. Bei 37 E-Mails in unserem Beispiel ergibt das 555 Minuten. Bei einem durchschnittlichen Stundenlohn von 30 EUR kostet jede Minute 0,50 EUR. Demnach kostet unsere kleine Beispiel-E-Mail-Flut 277,50 EUR. Jetzt müssen Sie nur noch überlegen, wie viele solche E-Mail-Fluten tagtäglich in Ihrem Unternehmen aus eingehenden E-Mails entstehen, dann können Sie für sich kalkulieren, was Sie der Einsatz eines konventionellen E-Mail-Systems wie Outlook / Exchange tatsächlich kostet. Dagegen sind die Software-Kosten nur Peanuts. Also treffen Sie jetzt die richtigen Entscheidungen.

Problem erkannt  - wie lässt es sich lösen mit DOCUframe + Zero Mail Policy?

Mir ist keine Lösung bekannt, wie sich diese E-Mail-Flut mit einem herkömmlichen E-Mailsystem wie Outlook / Exchange lösen lässt. Im Gegenteil: Indem Sie Ihren Mitarbeitern Outlook / Exchange als E-Mailsystem anbieten, zwingen Sie diese geradezu, jedesmal solche E-Mail-Fluten loszutreten. Was sollen diese auch anderes machen?

Die Situation ist ganz anders, wenn Sie sich entschließen, DOCUframe und die Zero Mail Policy in Ihrem Unternehmen einzuführen und gleichzeitig das konventionelle E-Mailsystem Outlook / Exchange abzuschaffen. In diesem Fall geht eine eingehende E-Mail nämlich nicht mehr im Postfach eines Mitarbeiters oder der Zentrale ein, sondern Sie wird direkt in der zentralen DOCUframe-Datenbank abgelegt. Dort wird sie erstmal automatisch mit den zugehörigen Objekten Adresse, Ansprechpartner und Vorgang/Projekt verknüpft (siehe in meinem zweiten Zero Mail Post). Erst dann wird sie in das Postfach des Empfängers abgelegt - und dieses befindet sich selbstverständlich ebenfalls in DOCUframe. Da dem Mitarbeiter per Zero Mail Policy untersagt ist, intern E-Mails weiterzuleiten, kann er sie nur "an Benutzer mit Anmerkung senden".

Dabei wird eben nicht wie oben beschrieben eine Kopie der E-Mail in einem neuen Umschlag an den Kollegen verschickt, sondern das Original-Dokument wird lediglich auch in seinen Posteingang verlinkt. An der E-Mail hängt ein elektronischer Klebezettel, auf dem der Versender notiert hat, was der Empfänger mit der E-Mail machen soll. Wenn also hier 13 Mitarbeiter die E-Mail erhalten, arbeiten alle am selben Dokument. Hiermit ist Problem 1 gelöst.

DOCUframe und Zero Mail Policy statt E-Mail-Weiterleitung

Außerdem sieht jeder Mitarbeiter, wer von seinen Kollegen diese E-Mail bereits erhalten hat, wie der bisherige Weg durch das Unternehmen war und wo die E-Mail überall verknüpft ist. Somit lassen sich mehrfache Anfragen an ein und denselben Mitarbeiter vermeiden. Und selbst wenn ein Mitarbeiter zwei oder mehr Rückfragen zu der E-Mail bekommt, kann diese technisch bedingt nur 1x in seinem Postfach liegen - sie ist ja nur 1x in der Datenbank vorhanden. Es stehen dann lediglich mehrere Anweisungen auf dem elektronischen Klebezettel. Problem 2 und 3 gelöst.

Hätten Sie gedacht, dass die Lösung gegen die E-Mail-Flut in Ihrem Unternehmen so einfach sein kann? Gerne zeige ich Ihnen diesen Geschäftsprozess live in einer kurzen Web-Demo oder bei einem "DOCUframe live!" in unserem Haus. Danach unterstützen wir Sie bei der Ablösung Ihres bisherigen E-Mailsystems und der Einführung von DOCUframe und der Zero Mail Policy in Ihrem Unternehmen. Ich freue mich jetzt bereits auf das Projekt bei Ihnen. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Ach ja, bevor ich es vergesse: Anfang des Jahres haben wir bereits gemeldet, dass beim Windows Server 2012 der Small Business Server (SBS) wegfällt. Dem Nachfolger Essentials fehlen die für mittelständische Kunden bisher wichtigen Zugaben Exchange und Sharepoint. Vor allem Exchange war immer das wichtigste Kaufargumente für unsere Kunden. Ein Grund mehr für Sie, jetzt auf DOCUframe in Ihrem Unternehmen umzusteigen. Ich freue mich auf Ihre Anfragen.

Link: Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.

Montag, 15. Juli 2013

Integration von DOCUframe® und ERP Software: Ein Blick über den Tellerrand

Eigentlich widmet sich dieser Blog dem Thema Dokumentenmanagement, und hier speziell DOCUframe®, der DMS Lösung des Herstellers GSD Software®. Von anderen Bereichen abgekapselte IT-Unternehmenslösungen sind im Sinne einer durchgängigen Geschäftsprozessoptimierung jedoch weitaus weniger wertvoll als integrierte Systeme. Deshalb hat dieser Beitrag das ERP System von GSD als eine der geeigneten DOCUframe®-Erweiterung  für die Unterstützung von Warenwirtschafts- und Produktionsprozessen im Fokus.



Prozesse in der Warenwirtschaft

Einkaufsabläufe, Verkaufsabläufe, Lagerhaltungsprozesse, Inventuren: alles Prozesse der Warenwirtschaft, die sich mit einem ERP System unterstützen lassen. Für kleinere Unternehmen kann hier das Modul DOCUframe® Warenwirtschaft genau die richtige Lösung sein. Bei höheren Anforderungen empfiehlt es sich allerdings, die Lösung ERPframe® genauer zu untersuchen. Spätestens, wenn umfangreiche Fertigungsprozesse unterstützt werden sollen, ist dies erforderlich.

ERPframe als Ergänzung zu DOCUframe

Prozesse in der Produktion

Unterstützung der Planungs- und Steuerungsprozesse in der Produktion, eine verlängerte Werkbank oder Kostenübersichten über Ressourcen und Verarbeitungsmengen sind Beispiele für die Funktionalität einer ERP Lösung im Unternehmen. Besonderen Mehrwert erzeugt die Verknüpfung von ERP und Dokumentenmanagement.

Dokumente in Warenwirtschaft und Produktion

In allen beschriebenen Warenwirtschafts- und Produktionsprozessen entstehen fortlaufend Dokumente, z.B. Lieferscheine, Rechnungsbelege oder Inventurlisten. Die Integration von DMS und ERP liegt daher auf der Hand. Eine Verknüpfung beider Bereiche hilft, die in Einkauf, Verkauf, Lagerhaltung oder Produktion entstandenen Dokumente direkt den zugehörigen Komponenten wie Projekt, Adresse und Vorgang zuzuordnen. Der Hauptvorteil entsteht durch die vollständige Datenzuordnung zum betrachteten Datenobjekt. So wird z.B. die oft geforderte 360 Grad Sicht auf den Kunden in großen Teilen schon allein mit dieser vollständigen Dokumentenzuordnung gewährleistet.

Anmerkung der Redaktion:

Dieser Artikel stammt aus der Feder unseres langjährigen Partners GSD Software, Hersteller der Produkte DOCUframe, ERPframe, FIBUframe und DATAframe.

Wir möchten an dieser Stelle darauf hinweisen, dass wir als Solution Partner willens und in der Lage sind, DOCUframe auch an andere ERP- bzw. Warenwirtschaftssysteme anzubinden. In der Vergangenheit haben wir bereits verschiedenste Systeme angebunden, z.B. abas-ERP, proALPHA ERP,  Metropolis Warenwirtschaft, etc.

Samstag, 6. Juli 2013

Zero Mail Policy bei Celesio: "Do not E-Mail, Do not E-Mail and Do not E-Mail"

Ende April 2013 titelte das Manager-Magazin mit dem Rat des mittlerweile Ex-Celesio-Vorstandsschefs Markus Pinger: "Do not E-Mail, Do not E-Mail". Mit einer Rundmail an seine Führungskräfte hatte dieser laut der Presse-Meldung beim Stuttgarter Pharmagroßhändler "gegen die Celesio-notorische Flut von elektronischer Post und von Power-Point-Präsentationen ankämpfen wollen". Dass er vergangene Woche seinen Hut nehmen musste, hat mit seinem Hass auf das Kommunikationsmedium E-Mail hoffentlich nichts zu tun. Ob man Herrn Pinger nun mag oder nicht - grundsätzlich hat er die Problematik richtig erkannt: Die interne E-Mail-Flut ist "Teufelszeug" und der Produktivitätskiller Nr. 1.


Anscheinend erkennen neben Herrn Pinger aktuell auch weitere Spitzenkräfte das Problem, unter dem mittlerweile fast jeder Büroangestellte leidet: Die erdrückende Flut von Informationen - vor allem in Form von unternehmensinternen E-Mails. Seit Jahren hören wir auf den großen IT-Messen wir CeBIT und IT&Business von visionären Konzepten zum Arbeitsplatz der Zukunft. Aber alle hochgelobten Workflow-Lösungen haben es nicht geschafft, den E-Mail-Empfängern ein effizientes Management dieser Informationsflut zu ermöglichen. Tatsächlich vergeuden Angestellte täglich mehrere wertvolle Stunden mit der Suche  nach Informationen in Ihren persönlichen Mailboxen. Eine intelligente und gleichzeitig effiziente E-Mail-Management haben die meisten Unternehmen bisher nicht gefunden.


Und das, obwohl es seit vielen Jahren eine effektive Lösung gegen die interne E-Mail-Flut gäbe - zumindest im Mittelstand. Wir von yourIT haben das Problem bereits als junges Startup ausgemerzt und stemmen uns seither auch bei und mit vielen unserer Kunden gegen die zunehmende Flut. Seit über 10 Jahren bekämpen wir den Produktionskiller Nr. 1 "interne E-Mail" mit einer effektiven Waffe: DOCUframe. Und mit unserer Zero Mail Policy.

yourIT´s effektive Waffe gegen die E-Mail-Flut: DOCUframe

Schreibt Euch keine internen E-Mails


Mein Rat an Sie und Ihre Mitarbeiter: "Schreibt Euch keine internen Mails!" Wie das gehen soll? Na ganz einfach: mit DOCUframe. DOCUframe ist eine Benutzeroberfläche, in der sich E-Mails und alle anderen Dokumentenarten wie z.B. MS WORD, MS EXCEL, PDF, Telefonanrufbeantworternachrichten, elektronische Akten, Aufgaben, Termine, etc. nicht nur thematisch gruppieren und damit leicht wiederfinden lassen. Die Dokumente und Informationen werden objektorientiert mit den im System verfügbaren Objekten "Adressen", "Ansprechpartner", "Vorgänge", "Projekte" und "Produkte" verknüpft. Das geschieht meist vollautomatisch bereits beim Eingang ins System. Außerdem können mehrere Objekte gleichzeitig verknüpft werden, so entfallen unnötige Kopien und damit auch Versionen. Alle Mitarbeiter können parallel im Team an den Dokumenten und Informationen arbeiten. Die Weitergabe an andere geschieht direkt im gemeinsamen System über einen Button [an Benutzer mit Anmerkung weiterleiten]. Mal ganz ehrlich: Im richtigen Leben ohne E-Mails würden Sie doch auch nicht ein Dokument, das bei Ihnen angekommen ist, per Post an Ihren Kollegen am Nachbararbeitsplatz weiterleiten. Aber genau das machen Sie mit internen Mails. Denken Sie mal darüber nach.

Als Geschäftsführer von yourIT - ein mittelständisches IT-Systemhaus in Hechingen - wundern wir uns schon manchmal, wie schwer sich viele mittelständische Unternehmen tun, Outlook / Exchange, Tobit, etc. durch ein gemeinsames Kommunikations- Dokumentenmanagement- und Archivsystem wie DOCUframe zu ersetzen. Denken Sie nach: Wenn Sie die üblichen E-Mail-Silos einsetzen, provozieren Sie es doch geradezu, dass Ihre Mitarbeiter sich intern E-Mails schicken. Was sollen sie denn sonst tun? Sie benötigen eine passende Arbeitslösung - und schon flutscht es. Statt in vielen Insellösungen organisieren, kommunizieren und überwachen Ihre Mitarbeiter-Teams Dokumente und Informationen gemeinsam über eine zentrale Oberfläche - eben DOCUframe.

90.000 EUR Ersparnis pro Jahr duch den Einsatz von DOCUframe


Als Kaufmann bin ich es gewohnt zu rechnen: Angenommen, wir sparen Ihnen durch die Einführung von DOCUframe bei jedem Ihrer sagen wir 30 Mitarbeiter nur 30 Minuten Such- und Bearbeitungszeit pro Tag ein, dann sind das 15 Stunden am Tag. Bei 200 Arbeitstagen sind das 3.000 eingesparte Such-Stunden pro Jahr. Nehmen wir einen durchschnittlichen Stundensatz von 30 EUR, so kommen wir auf 90.000 EUR Ersparnis in nur einem Jahr. Und glauben Sie mir, das ist komplett untertrieben.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen hiermit die Augen öffnen. Wenn sich selbst Top-Manager von großen Konzernen um die durch interne E-Mails verschwendete Arbeitszeit sorgen, müsste sich das eigentlich bei allen logisch denkenden Geschäftsführern und Abteilungsleitern herumsprechen.

Sie können sich die Arbeitsweise von DOCUframe immer noch nicht vorstellen? Kein Problem, ich nehme mir gerne die Zeit, Ihnen unsere Lösung ausführlich zu zeigen. Kommen Sie zu einer unserer regelmäßig stattfindenden Veranstaltungen DOCUframe live! oder lassen Sie mich Ihnen DOCUframe online zeigen. Schreiben Sie mir per XING oder über unser Kontaktformular.

Werden Sie unser Gefährte im gemeinsamen Kampf gegen die E-Mail Flut! Jetzt!
Ihr Thomas Ströbele
Thomas Ströbele

Lesen Sie jetzt auch unsere anderen Posts zum Thema Zero Mail Policy:

Dienstag, 18. Juni 2013

DokumentenManagement und E-Billing für den Umweltschutz

Ein wichtiges Argument für die Einführung eines DokumentenManagementSystems wie DOCUframe wird häufig übersehen: der Umweltschutz. Laut der Umweltschutzorganisation WWF hat sich der weltweite Papierverbrauch seit 1950 auf 367 Millionen Tonnen versiebenfacht. Papier, das dann z.B. von den Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen dazu benutzt wird, um E-Mails und andere Dokumente auszudrucken.


Laut einem Video auf youTube werden aus einem Baumstamm rund 80.000 Blatt Papier hergestellt.


Die Erklaermaus auf youTube: Wie viele Blätter  stecken in einem  Baum?

Rechnen Sie mal nach: Wenn jeder Ihrer Mitarbeiter pro Arbeitstag nur 20 Blatt Papier ausdruckt sind das bei 220 Arbeitstagen und 40 druckenden Mitarbeitern pro Jahr rund 176.000 Blatt Papier - also 2 Bäume. Mindestens die Hälfte davon könnte eingespart werden.
Bei 5 EUR je 500 Blatt Papier sind das 1.760 EUR pro Jahr. Das klingt erstmal wenig. Dazu kommen dann aber noch die Druckkosten und vor allem die Personalkosten - denn Drucken kostet auch viel Zeit. Ganz fleißige Mitarbeiter archivieren die Ausdrucke dann auch noch in Kundenmappen, was zusätzlich zu Archivierungskosten und später dann zu Entsorgungskosten führt. Da kommt ganz schön was zusammen.

So können Sie im Büro Papier sparen


Weniger Papier zu benutzen, ist der beste Wald- und Klimaschutz. Das gilt vor allem für die Papierflut durch unnötig ausgedruckte E-Mails und in Briefkästen. Deshalb hier einige Tipps, wie sich der Verbrauch reduzieren lässt:
  • Setzen Sie ein DokumentenManagementSystem wie z.B. DOCUframe ein;
  • scannen Sie die Eingangspost und leiten Sie diese intern elektronisch weiter ("frühes Scannen");
  • schulen Sie Ihre Mitarbeiter zum Thema Drucken;
  • versenden Sie Angebote, Rechnungen, Bestellungen per E-Mail (www.E-Billing.de).
Wichtiger Hinweis: Beim Versand von Rechnungen per E-Mail sind spezielle Voschriften zu beachten. Die wichtigsten davon habe ich Ihnen in einem Kundenmagazin "E-Billing Now!" zusammengefasst, das Sie hier kostenlos downloaden können.

Papier sparen mit DOCUframe


DOCUframe kümmert sich um viele elektronische Geschäftsprozesse und spart dabei enorm Papier ein. Nehmen wir nur mal die Posteingangsverarbeitung. In Unternehmen ohne DokumentenManagementSystem werden eingehende Dokumente oft mehrfach kopiert und per Hauspost intern zu den entsprechenden Sachbearbeitern weitergeleitet. Unternehmen mit DokumentenManagementSystem wird die gesamte Eingangspost in der Zentrale sofort gescannt. Die Dokumente werden benannt, im System zu Adressen, Ansprechpartnern, Projekten und Vorgängen zugeordnet und danach elektronisch zu den Sachbearbeitern weitergeleitet. In intelligenten Systemen wie DOCUframe entstehen dabei keine Kopien, sondern das Originaldokument wird einfach in die elektronischen Postfächer der Sachbearbeiter verlinkt. Dadurch arbeiten alle gleichzeitig am Originaldokument, es entstehen keine unterschiedlichen Versionen und eine später Daten-Deduplizierung entfällt ersatzlos (proaktive Deduplizierung).

Vorschlag: Bei yourIT finden regelmäßig Veranstaltungen "DOCUframe live!" statt. Dabei zeigen wir u.a., wie Dokumente mit DOCUframe elektronisch intern weitergegeben und wie interne E-Mails vermieden werden können (Lesen Sie hierzu auch meinen Erfahrungsbericht zu 10 Jahren Zero Mail Policy bei yourIT). Besuchen Sie uns doch einfach mal in Hechingen.

Wir von yourIT beraten aus Erfahrung


Unser Systemhaus setzt seit über 10 Jahren auf DOCUframe als DokumentenManagementSystem und Archiv. Und wir kümmern uns seit 2005 um den elektronischen Rechnungsversand (www.E-Billing.de) zwischen Unternehmen. Wir schaffen zwar nicht das papierlose Büro, aber ein papierarmes Büro sind wir ganz bestimmt!

Jetzt Kontakt aufnehmen und Umwelt schützen


Ihr Thomas Ströbele
Thomas Ströbele

Link: Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.