Donnerstag, 8. Juni 2017

yourIT stellt Dozenten beim Zertifikatslehrgang "Prozessmanager 4.0" der IHK Reutlingen

Dass die Digitalisierung im Bereich Industrie 4.0 ohne ein knackiges Optimierungs-Projekt "Büro 4.0" zum Scheitern verurteilt ist, darüber sprechen wir von yourIT nun bereits seit einigen Jahren. Mittlerweile sind die meisten Unternehmen und deren Verantwortliche hier auch einsichtig. Dass yourIT mit Thomas Ströbele nun im Rahmen des neuen Zertifikats-Lehrgangs "Prozessmanager 4.0" den Dozenten das Modul "Praktische Lösungsstrategien bei Digitalisierungsprozessen im Büro 4.0" stellen darf, zeigt, dass unsere Argumentation nun auch bei den IHKs angekommen ist.


Zielgruppe und Weitere Infos zum Lehrgang


Einladung_Prozessmanager_4Punkt0_IHK-Reutlingen_S1
Einladung_Prozessmanager_4.0_yourIT bei IHK-Reutlingen_S1
Mit diesem Lehrgang soll Projektverantwortlichen und Führungskräften aus den Kernbereichen Verwaltung, Einkauf/Beschaffung, IT und Geschäftsführern/Inhabern von kleinen und mittelständischen Unternehmen der Einstieg in die Planung von komplexen Veränderungsprozessen vermittelt werden. Die Teilnehmer sollen praktische Methodenkompetenz und Hintergrundwissen erwerben, um Digitalisierungsprozesse im Unternehmen besser strukturieren und leiten zu können.


Mittwoch, 3. Mai 2017

GoBD 2017 - Ja zur E-Mail-Archivierung, aber nie im isolierten E-Mail-Archiv

Seit dem 01. Januar 2017 gilt die verschärfte Version der GoBD für deutsche Unternehmen. Bereits seit Januar 2007 sind E-Mails in Unternehmen offiziell Geschäftsbriefe. Gesetzliche Vorgaben verpflichten Unternehmen in Deutschland dazu, E-Mails und andere Geschäftsbriefe über viele Jahre hinweg revisionssicher (vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar) zu archivieren. Aber wie verhält man sich nun richtig, um das Ziel des digitalen Büro 4.0 nicht aus den Augen zu verlieren?


Nutzen Sie die GoBD zum Vorteil für Ihr Unternehmen - durch integriertes Dokumentenmanagement
Nutzen Sie die GoBD zum Vorteil für Ihr Unternehmen - durch integriertes Dokumentenmanagement

Uns allen ist es bewusst: Die tägliche E-Mail-Flut nimmt immer mehr zu. Anfragen, Bestellungen, Rechnungen, Schriftverkehr, Newsletter und viele E-Mails mehr finden sich meist unstrukturiert in unseren Postfächern.


Dienstag, 4. April 2017

Veraltete Technik kostet Angestellte 19 Arbeitstage - Das digitale Büro 4.0 macht Schluss damit

ToDo-Listen und Projektfristen setzen feste Zeitpunkte, bis wann ein Angestellter Ergebnisse abliefern oder dem Kunden finale Daten liefern muss. In der Theorie sind Projektlaufpläne oft logisch und wirken umsetzbar, in der Praxis stoßen Angestellte jedoch immer wieder auf Hindernisse. Diese verbergen sich meist in der Technik, welche die Arbeit im Büro behindert statt diese zu fördern. Fazit: Das digitale Büro 4.0 braucht moderne und unkomplizierte Technik.


Studie deckt Verschwendung durch veraltete Technik auf


Veraltete Technik kostet Angestellte 19 Arbeitstage - Büro 4.0 macht Schluss damit
Veraltete Technik kostet Angestellte 19 Arbeitstage - Das digitale Büro 4.0 macht Schluss damit
Eine Studie des Marktfoschungsinstituts Censuswide, durchgeführt in Zusammenarbeit Sharp Business Systems, fördert nun für Unternehmer alarmierende Zahlen zutage. Der Drucker, der vor dem Ausdruck erst "warm" laufen muss oder das Dokument, das ein Kollege an einer dafür nicht vorgesehenen und somit auch nicht auffindbaren Stelle abgelegt hat, kostet den Angestellten pro Jahr rund 19 Arbeitstage. Zeit, die mit warten oder suchen verbracht wird, aber in der die Produktivität des Mitarbeiters nicht auf den Unternehmenserfolg einzahlt.


Freitag, 23. Dezember 2016

yourIT wünscht Frohe Weihnachten

Wir bedanken uns bei unseren Kunden, Partnern und Geschäftsfreunden für die gute Zusammenarbeit in diesem Jahr. Vertrauen und Kontinuität sind die beste Basis für eine langfristige und stabile Geschäftsbeziehung.
Frohe Feiertage und einen guten Rutsch ins neue Jahr!

yourIT wünscht Frohe Weihnachten
yourIT wünscht Frohe Weihnachten

Donnerstag, 6. Oktober 2016

IT&Business 2016 – ISO-zertifizierte IT-Sicherheit bei yourIT

Stuttgart, 05. Oktober 2016 - Die PÜG Prüf- und Überwachungsgesellschaft mbH aus Gäufelden verleiht am Stand von GSD Software® auf der IT&Business 2016 das DAkkS-Zertifikat für den weltweit anerkannten Standard im Bereich Informationssicherheit ISO 27001:2015 an das IT-Systemhaus yourIT aus Hechingen.


Die yourIT GmbH geht einen weiteren großen Schritt in Richtung nachhaltiger Qualitätssicherung. Das IT-Systemhaus hat in einem mehrmonatigen Projekt aus dem bereits erfolgreich etablierten Datenschutzkonzept ein Informations-Sicherheits-Management-System (kurz: ISMS) erarbeitet. Dieses wurde durch den von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) zugelassenen Zertifizierer PÜG Prüf- und Überwachungsgesellschaft mbH aus Gäufelden in den dafür vorgeschriebenen Audits der Stufe 1 und 2 nach der internationalen Norm DIN ISO/IEC 27001:2015 überprüft.

yourIT hat den Gipfel ISO 27001 bereits genommen. Nun wollen sie anderen dort hinaufhelfen.
yourIT hat den Gipfel ISO 27001 bereits genommen. Nun wollen sie anderen dort hinaufhelfen.

Durch die nun erfolgte Zertifizierung bestätigt der Zertifizierer PÜG dem Systemhaus yourIT Informationssicherheit im Rechenzentrumsbetrieb, Transparenz in den Abläufen und ein systematisches Risikomanagement.

Im Verlauf der Zertifizierung nach ISO/IEC 27001:2015 wurden nicht nur IT-Sicherheits-Risiken identifiziert und beseitigt, sondern auch IT- Sicherheitsverfahren etabliert, die die Qualität der Systeme von der Implementierung bis zur Wartung nachhaltig optimieren. Dadurch wurde eine umfassende Zertifizierung aller sicherheitsrelevanten Aspekte der IT-Infrastrukturen und Geschäftsprozesse nach den Anforderungen der international anerkannten Norm ISO/IEC 27001:2015 möglich.

PUEG_ueberreicht_Zertifikat_ISO-27001_an_yourIT_amGSD-Stand_auf_IT&Business
Die PÜG überreicht das Zertifikat ISO 27001:2015 an die yourIT am GSD-Stand auf der IT&Business 2016

Die Verleihung der Zertifizierungsurkunde fand am Stand von GSD Software® auf der IT-Messe IT&Business 2016 am Mittwoch, den 05.10.2016 gegen 14 Uhr in Stuttgart statt. Denn die Software-Basis für alle für das ISMS erforderlichen Objekte wie Assets, Maßnahmen, Risiken, Prozesse, Leitlinien, Richtlinien sowie deren Versionierung und Dokumentenlenkung, etc. bildet bei yourIT das objektorientierte Dokumenten- und Prozess-Managementsystem DOCUframe von GSD. yourIT kann bereits 12 Jahre Erfahrung mit dieser Standard-Software nachweisen und hat diese im Verlauf der ISO-Zertifizierung zum Integrierten Managementsystem (kurz: IMS) erweitert. Die Das Inkrafttreten der neuen revidierten ISO-Normen auf Basis der normübergreifenden High Level Structure wie z.B. ISO 9001:2015 Qualitätsmanagement, ISO 14001:2015 Umweltmanagement, ISO/IEC 27001:2015 etc. stützt die Strategie, anstatt einzelner getrennter Managementsysteme künftig ein solches IMS zu betreiben. Diese Weiterentwicklung zu DOCUframe stellt yourIT künftig auch interessierten Kunden zur Verfügung.

„Die yourIT GmbH bestätigt mit dieser Zertifizierung, dass sie ein verlässlicher Partner für die Implementierung und den Betrieb von IT-Projekten im Bereich „DMS - digitales Büro 4.0“ und „Managed Services“ ist.“ stellt Thomas Ströbele, Geschäftsführer der yourIT fest. „Die jährlichen Überwachungsaudits durch externe Auditoren stellen unseren Kunden gegenüber sicher, dass Prozess, Datenschutz & IT-Sicherheit bei yourIT dauerhaft den internationalen hohen Standards entsprechen.“

Auditoren_Geschäftsführer_yourIT_und_Software-Hersteller_GSD_ISO_27001:2015-Zertifizierung_Wettbewerbsvorteil
Die Herren Auditoren, der Geschäftsführer der yourIT und der Software-Hersteller freuen sich über den durch die ISO 27001:2015 Zertifizierung erreichten Wettbewerbsvorteil

yourIT stellt mit Thomas Ströbele selbst einen erfahrenen Datenschutzbeauftragten und ISO/IEC 27001 Lead Auditor, der nun tatsächlich alle Seiten eines Beratungs- und Zertifizierungsprojektes aus eigener Erfahrung kennt. Nach vielen als Berater und Auditor geleiteten Projekten nahm Ströbele diesmal auf der anderen Seite des Tisches Platz und erlebte die Zertifizierung als Kunde. Ströbele ist sich sicher: „Diese Erfahrung ist echt selten und wird uns und unseren Kunden bei künftigen Beratungs- und Zertifizierungs-Projekten sicher nützen!“

Widmung:

"Widmen möchten ich dieses Zertifikat meinem langjährigen Wegbegleiter und Datenschutz-Kollegen Marco Rechenberg, der mich überhaupt erst auf die Idee gebracht hat, mich mit dem Thema ISO 27001 zu beschäftigen. Herr Rechenberg war im März 2015 leider viel zu früh nach kurzer schwerer Krankheit verstorben. Danke Marco, Du fehlst uns!"
Thomas Ströbele, Geschäftsführer yourIT GmbH

Montag, 19. September 2016

DOCUframe - mehr Software brauchen Sie nicht für Faktura, CRM und Dokumentenmanagement

Vor einiger Zeit haben wir eine interessante Anfrage erhalten. Das anfragende Unternehmen sucht eine integrierte Software für Faktura, CRM und Dokumentenmanagement. Dazu hat uns dieser Kunde zu unserer Softwarelösung "DOCUframe®" einige Fragen gestellt, die wir Ihnen hier mit unseren Antworten an die Hand geben wollen.


Weg von den Inseln - Die ERP-DMS-CRM Alleskönner kommen


Der Begriff "Insellösung" hat im Bereich Unternehmens-Software einen negativen Klang. Immer wieder trafen wir in der Vergangenheit auf Unternehmen, die ihr ERP-, DMS-, CRM- und andere Systeme getrennt voneinander parallel betrieben haben - als sogenannter best-of-breed-Ansatz. Solche Insellösungen waren früher beliebt, weil sich anscheinend jeder das Beste aus jedem Segment heraussuchen konnte. Unsere aktuellen Anfragen belegen: Vor allem im Mittelstand ist dieser Ansatz gescheitert. Unternehmen suchen heute eher nach der "eierlegenden Wollmilchsau", die für alle Unternehmensprozesse übergreifend, unternehmensweit und wirtschaftlich zuständig ist.



Eigentlich logisch: Gerade ERP- DMS, und CRM-Prozesse etc. sind heute eng miteinander verknüpft und müssen optimal ineinander greifen. Da macht der parallele Betrieb einzelner Lösungen eine Menge Schnittstellen-Arbeit und dadurch überhaupt keinen Sinn mehr. Prozessabbildende Unternehmens-Software kann nur als Komplettpaket funktionieren. "Integration statt Insellösungen" ist heute die richtige Strategie.

Nicht unwichtig bei diesem Wandel war die Erfahrung der Nutzer mit dem best-of-breed-Ansatz. Im Support-Fall musste man sich mit verschiedenen Ansprechpartnern herumärgern, die nicht selten die Schuld für ein Problem auf andere an der Gesamtlösung beteiligten Hersteller geschoben haben. In den modernen Komplettlösungen hat  der Kunde nur einen Anbieter als Partner. Im Idealfall hat dieser die Unternehmens-Software von der Beratung über die Implementierung bis hin zum Betrieb bzw. dem Hosting begleitet und übernimmt die Verantwortung, dass alles wunschgemäß funktioniert.

Einige IT-Systemhäuser wie z.B. yourIT aus Hechingen haben schon immer auf genau diese integrierten Lösungen gesetzt. So wurde z.B. bereits bei einem der ersten größeren Projekte der noch jungen yourIT beim Kunden Bucher GmbH - die Markentreppe auf Inseln verzichtet und auf Integration gesetzt. Was in den vergangenen 12 Jahren daraus geworden ist, lesen Sie hier.

Integration statt Insellösungen - So wird Ihre IT zum Erfolgsfaktor
Büro 4.0 - Integration statt Insellösungen - So wird Ihre IT zum Erfolgsfaktor


"Immer wieder erreichen uns heute Anfragen von Interessenten, die wir vor 5-8 Jahren an den best-of-breed-Ansatz verloren haben." so Thomas Ströbele, Geschäftsführer der yourIT. "Die Interessenten müssen in den vergangenen Jahren ihre negativen Erfahrungen mit den parallel betriebenen Lösungen gemacht haben. Oft erinnern sie sich dabei irgendwann daran, dass wir mit DOCUframe bereits vor Jahren einen vollintegrierten Ansatz einer Unternehmens-Software angeboten hatten. Heute sind diesen die Vorteile unserer Komplettlösung klar. Aus Interessenten werden Kunden."

In Anlehnung an "Industrie 4.0" nennen sich solche vollintegrierten Lösungen heute "Büro 4.0, mit dem Ansatz, die Prozesse in der Unternehmens-Verwaltung so zu digitalisieren und zu automatisieren, dass diese mit der künftigen Datenflut aus den Industrie-4.0-Systemen zurecht kommen.

1. Eignet sich Ihre Software zum Einsatz in einem Dienstleistungsunternehmen, das die Reinigungen von gewerblichen Abluftanlagen übernimmt?

yourIT: DOCUframe eignet sich zum Einsatz bei mittelständischen Unternehmen jeder Größe und Branche, die das Ziel haben: Weg von den Inseln!

2. Deckt Ihre Lösung die Bereiche Fakturierung, CRM und Dokumentenverwaltung ab?

yourIT: Ja, wir selber als IT-Systemhaus und Beratungsunternehmen haben DOCUframe bereits seit etwa 12 Jahren als Software-Lösung für die Bereiche Dokumentenmanagement, Archivierung, CRM, Kommunikation und Workflow im Einsatz. Seit 10 Jahren ist DOCUframe auch unser Helpdesk- und Ticketsystem (= Beschwerde- und Reklamationsmanagement), seit 8 Jahren lösen wir damit die Rechnungsverarbeitung für Papier- und elektronische Rechnungen (E-Billing) ein- und ausgehend. Seit etwa 1,5 Jahren ist DOCUframe auch für unsere Faktura zuständig. Außerdem nutzen wir es für unser Qualitäts- und Datenschutzmanagement.

3. Können neben Kunden auch Interessenten verwaltet werden?

yourIT: Ja selbstverständlich, ich habe nie verstanden, wie man in mittelständischen Unternehmen diese beiden Adressklassen überhaupt getrennt verarbeiten kann. Erst als ein Mitbewerber den Begriff xRM auf den Markt brachte, wurde uns klar, dass wir mit unserem Denken der Zeit weit voraus waren.

4. Gibt es eine Terminverwaltung für Kundentermine und Einsatzplanung, bei der Termine auch per E-Mail zugestellt werden können (z.B. Einladungen zu einem Termin versenden)?

yourIT: DOCUframe ist für uns auch die Alternative zur bzw. der Ersatz für die Groupware Microsoft Outlook / Exchange. Zu einer funktionierenden Groupware gehört heute auch eine Terminverwaltung mit Gruppenterminen. Termineinladungen per E-Mail können versendet und empfangen werden und funktionieren auch, wenn das Gegenüber Outlook statt DOCUframe hat.

5. Können Dokumente direkt per E-Mail versendet werden?

yourIT: DOCUframe ermöglicht den Empfang und den Versand von Dokumenten jeglicher Art per E-Mail. Die E-Mail selbst stellt ebenfalls eine Dokumentenklasse dar. Wichtiger Hinweis "Zero Mail Policy": Das Hin und Her interner E-Mails können Sie sich mit DOCUframe künftig komplett sparen. Lesen Sie hierzu unseren Blogbeitrag.



6. Gibt es eine Aufgabenverwaltung, die ähnlich wie Outlook funktioniert?

yourIT: Auch eine einfach zu benutzende Aufgabenverwaltung haben wir in DOCUframe integriert. Allerdings geht diese viel weiter als die in Outlook.

7. Werden alle Arbeitsschritte protokolliert?

yourIT: Ja, mit DOCUframe kann man alle Arbeitsschritte / Änderungen im System protokollieren und nachvollziehen.

8. Ist die Software netzwerkfähig?

yourIT: DOCUframe ist für die Zusammenarbeit (Kollaboration) gemacht. Daher muss sie netzwerkfähig sein.

9. Kann sich auch ein kleineres Unternehmen DOCUframe leisten?

yourIT: Unsere Hauptaufgabe sehen wir nicht im Verkauf von Software, sondern in der Beratung und Optimierung der Kern-Prozesse unserer Kunden.

Häufig stellen wir dabei fest, dass für bestimmte Abläufe (Prozesse / Workflows) das entsprechende Werkzeug / Tool fehlt. Kommen wir zum Ergebnis, dass dafür der Einsatz von DOCUframe sinnvoll ist, amortisieren sich die Anschaffungskosten in aller Regel bereits nach sehr kurzer zeit. Prozessoptimierung lohnt sich bei allen Unternehmen - auch bei kleineren.

Die Kern-Prozessanalyse gehört übrigens zu unseren Beratungspaketen, die für kleine und mittelständische Unternehmen bis zum 31.12.2016 vom Europäischen Sozialfonds ESF finanziell gefördert wird. Ein weiterer Hinweis darauf, dass sich auch kleinere Unternehmen unsere Dienstleistung leisten können.

10. Inwieweit unterstützt die Software die Datensicherung?

yourIT: DOCUframe ersetzt größtenteils die Dateiablage / das Filesystem im Unternehmen. Dokumente liegen nicht mehr in Papierform sondern ausschließlich in elektronischer Form vor. Klar, dass DOCUframe dabei auch die Datensicherung / das Backup organisieren muss.

11. Wie ist Ihre Vorgehensweise bei der Einführung der Unternehmens-Software DOCUframe?

yourIT: Unsere Vorgehensweise nennt sich Kern-Prozessanalyse. Bevor wir mit der Installation (Phase C) beginnen, nehmen wir in den Phasen A und B die Unternehmensprozesse unseres Kunden ganz genau unter die Lupe. In Zusammenarbeit mit dem Kunden erarbeiten wir so die bestmögliche Abbildung und Steuerung der Prozesse. Dadurch sind wir in Phase D  der zentrale Kontakt für unsere Kunden, egal welche Unternehmensbereiche betroffen sind.

Jetzt professionell beraten lassen - und ESF-Fördermittel nutzen


Seit einigen Jahren bieten wir von yourIT unser Beratungspaket "Kern-Prozessanalyse" an. Ziel ist es, mit Ihnen bereits vor der Auswahl eines Systems zu erarbeiten, welche Prozesse optimiert werden sollten. Dazu durchlaufen wir mit Ihnen die Phasen A (Prozessanalyse) und B (Konzeptentwicklung). Erst danach macht eine Entscheidung für eine passende ECM- bzw. DMS-Software Sinn - meinen Sie nicht auch?

yourIT - Beratungspaket Kern-Prozessanalyse - sponsored by ESF


Geringe Kosten durch staatliche Förderung


Wir bieten Ihnen die Durchführung der Phasen A+B derzeit zum Festpreis von 3.900 EUR netto zzgl. Nebenkosten an. Für mittelständische Unternehmen ist diese Beratung in der Regel förderfähig. Abzüglich der Ihnen zustehenden 1.500 EUR Fördermittel bleibt ein Eigenanteil von gerade mal 2.400 EUR. Sie erhalten also 4 Beratertage zum Preis von 2. Weitere Infos zu unseren ESF-geförderten Beratungspaketen haben wir Ihnen hier zusammengestellt: http://www.mitgroup.eu/unsere-beratungspakete/10-kern-prozessanalyse.

Nachtrag: Innovationspreis-IT für Kern-Prozessanalyse


Am 16.03.2015 wurde unser Beratungspaket Kern-Prozessanalyse mit dem Innovationspreis BEST OF CONSULTING 2015 der Initiative Mittelstand ausgezeichnet.

Signet BEST OF CONSULTING 2015 für die Kern-Prozessanalyse von yourIT

Ich freue mich auf Ihre Projektanfrage. Fordern Sie uns!

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Dienstag, 13. September 2016

E-Mail-Flut nach Urlaub beseitigen - Achtung: Löschen verboten!

Der Urlaub ist zum Erholen und Entspannen da. Aber in Zeiten der E-Mail-Flut fürchten die meisten Arbeitnehmer den ersten Blick nach der wohlverdienten Pause in Ihr Postfach. Wer kann, räumt daher bereits während des Urlaubs den Posteingang auf - aber das schadet der Erholung. Hier einige Tipps zum Kampf gegen die E-Mail-Flut nach dem Urlaub.

Vor einiger Zeit machte die besondere Abwesenheitsmeldung eines Berliner Stadtrats die Runde, in der dieser ankündigte, dass alle während seines Urlaubs eingehenden Mails automatisch gelöscht würden. Man solle sich nach seinem Urlaub wieder an ihn wenden.

Auch Daimler ergreift einer entsprechenden Meldung zufolge solche drastischen Maßnahmen im Kampf gegen die E-Mail-Flut. Die Mitarbeiter haben seit Anfang 2013 die Möglichkeit, während ihres Urlaubs eingehende E-Mails automatisch löschen zu lassen.

Verständlich, das Abarbeiten der angesammelten E-Mail-Flut macht den Arbeitnehmern keinen Spaß und kostet das Unternehmen wertvolle Arbeitszeit.


So hilft das digitale Büro 4.0 gegen die E-Mail-Flut
So hilft das digitale Büro 4.0 gegen die E-Mail-Flut

Achten Sie auf die E-Mail-Archivierung - im Interesse Ihres Unternehmens


Achtung: Diese und ähnliche Meldungen sollten Sie nicht dazu verleiten, leichtfertig ähnliche Maßnahmen in Ihrem Unternehmen einzuführen. E-Mails unterliegen als Geschäftsbriefe der Archivierungspflicht und sind 6 oder sogar 10 Jahre aufzubewahren.

Bitte unterscheiden Sie daher unbedingt zwischen (aus dem Postfach) löschen und (aus dem System) vernichten.

Wenn Sie die Archivierung aller E-Mails sichergestellt, eine entsprechende Vertreterregelung eingeführt und die Versender darüber informiert haben, können Sie Ihre Mitarbeiter gerne die während des Urlaubs in Ihrem Postfach angesammelten Mails ruhig aus deren Postfach löschen lassen. Nur vermeiden Sie auf jeden Fall, dass die E-Mails aus dem System komplett vernichtet werden. Das könnte Sie und Ihr Unternehmen im Nachhinein viel Geld und Ärger kosten.

Tipp: Verordnen Sie sofort eine Zero-Mail-Policy für interne E-Mails, um zu vermeiden, dass nach dem Urlaub die Mitarbeiter alle möglichen E-Mails an unzählige Kollegen weiterleiten mit der Frage, ob dieser Vorgang bereits von irgendjemandem erledigt wurde. Merken Sie sich: Jedes Lesen einer E-Mail kostet Ihr Unternehmen 15 Minuten Arbeitszeit. Sollten Sie Hilfe benötigen: Wir von yourIT helfen Ihnen gerne.


Extra-Tipps für DOCUframe-Nutzer:


Tipp 1: Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten



Im digitalen Büro 4.0 DOCUframe ist die gemeinsame Arbeit an Dokumenten im Team an der Tagesordnung - nicht nur im Falle von Urlaub, Krankheit oder sonstiger Abwesenheit. Fügen Sie in den globalen und den privaten Postfächern zwei Spalten ein, in denen Sie dem gesamten Team in Farbe anzeigen, ob eine E-Mail (oder ein beliebiges anderes Dokument) noch unbearbeitet, in Bearbeitung oder bereits erledigt ist und von wem. Damit kann der Mitarbeiter sofort erkennen, um welche Dokumente er sich noch kümmern muss und welche bereits von seinen Kollegen bearbeitet werden bzw. erledigt sind. Sie sparen sich die häufig anfallende doppelte und mehrfache Bearbeitung von Vorgängen im Unternehmen.


Anzeige des Bearbeitungsstatus in DOCUframe

Ich freue mich auf das Projekt bei Ihnen. Fordern Sie uns!

Übrigens: yourIT startet im September eine Schulungs-Initiative. In maximal halbtägigen Schulungen geben wir Tipps zur Arbeit mit DOCUframe und zur Optimierung im Büroalltag an Sie und Ihre Mitarbeiter weiter. Melden Sie sich bei mir wegen den Schulungsterminen.


Tipp 2: Automatische Vorgangs-Zuordnung nutzen


Wenn Sie DOCUframe für Ihr digitales Büro 4.0 nutzen ist einer der größten Vorteile die Arbeit mit elektronischen Akten, auch eAkten genannt. In DOCUframe können Sie verschiedene Ausprägungen von E-Akten anlegen, z.B.:


  • Aufgabe
  • Vertriebsvorgang / Forecast
  • Ticket / Hotline-Vorgang
  • Reklamation, Beschwerde, Feedback
  • etc.

Jede eAkte hat Ihre eigene, eindeutige Vorgangsnummer, über die DOCUframe sie identifizieren kann. Wenn Sia also - so wie wir bei yourIT - Ihren Kunden und Lieferanten in Ihren E-Mails diese Vorgangsnummer [#...#] mitgeben und diese bitten, sie in der Antwort zu belassen, kann DOCUframe die Antworten automatisch dem richtigen Vorgang zuordnen.

Vorteil: Alle an dieser eAkte beteiligten Kollegen können sofort ebenfalls auf die eingegangenen E-Mails zugreifen - selbst wenn der eigentliche Empfänger außer Haus (im Urlaub, krank oder ausgeschieden) ist. Ein Weiterleiten von E-Mails an vertretende ist daher nicht notwendig.

In allen E-Mails, die Sie von yourIT erhalten, steht daher z.B. der Hinweis:
"Bitte geben Sie bei weiteren Anfragen zum gleichen Vorgang die yourIT Vorgangsnummer [#...#] im Betreff mit an."

Und in unseren Abwesenheitsnotizen finden Sie folgende Anmerkung:
"Aus Vertraulichkeitsgründen wird Ihre E-Mail nicht weitergeleitet. Falls Sie die yourIT-Vorgangsnummer [#...#] im Betreff genannt haben, wird Ihre E-Mail von unserem Büro 4.0 aber automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet und meine Kollegen haben bei Bedarf Zugriff darauf."


E-Mail-Management ist auch für Ihr Unternehmen interessant


Sie kennen und nutzen die Vorteile des digitalen Büros DOCUframe noch nicht? Dann wird's Zeit. dass wir uns kennenlernen. Wie wäre es mit unserer vom Europäischen Sozialfonds gesponsorten Kern-Prozessanalyse? Wir beraten - Sie erhalten viele Verbesserungsvorschläge und die Fördermittel. Mehr dazu...

Jetzt unsere Kern-Prozessanalyse nutzen - und Fördermittel vom ESF nutzen

Kleines Rechenbeispiel zum E-Mail-Management


Wie viele E-Mails hatten Sie nach Ihrem Sommerurlaub im Posteingang? Wie viele Stunden brauchen Sie persönlich, um diesen Haufen abzuarbeiten? Multiplizieren Sie diese Zahl mit der Anzahl Ihrer Mitarbeiter und dann noch mit dem durchschnittlichen Stundensatz in Ihrem Unternehmen. Wenn wir von Ihrem Ergebnis die Hälfte einsparen könnten - würde sich dann ein Gespräch für Sie lohnen? Ich freue mich auf Ihre Terminanfrage. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele

Weitere Tipps zum E-Mail-Management:

Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.


Fragen / Anregungen


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