Was bedeutet eigentlich Unified Messaging?

In einem der letzten Vertriebsgespräche hat uns der Vertriebsleiter des Interessenten gefragt, was wir eigentlich unter Unified Messaging, abgekürzt UM verstehen.

Hintergrund: DOCUframe - die von uns favorisierte Lösung für Dokumentenmanagement, Archivierung, Kommunikation und Workflow behauptet von sich, auch die Mittelstands-Lösung für eben dieses Unified Messaging zu sein.

Mit folgendem Beispiel, konnte ich zumindest diesem Interessenten helfen:

Ihr Kunde versucht Sie dringend zu erreichen. Sie sind aber kurzfristig nicht abkömmlich. Folgende Kommunikationskanäle stehen dem Kunden zur Verfügung und werden daher auch von diesem nacheinander genutzt:

1. Anruf am Arbeitsplatz-Telefon und Hinterlassen einer Nachricht auf dem AB.
2. Anruf über die Zentrale und hinterlassen einer Telefonnotiz.
3. E-Mail an Ihre persönliche E-Mail-Adresse.
4. Fax-Nachricht an Ihr persönliches Faxgerät.

Wenn Sie noch kein UM nutzen, kommen Sie dann an Ihren Arbeitsplatz zurück und sehen

1. Ihren Anrufbeantworter  blinken,
2. eine schriftliche Telefonnachricht an Ihrem Bildschirm kleben,
3. die E-Mail des Kunden in Ihrem E-Mail-Pistfach und
4. ein neues Fax in Ihrem Faxgerät.

Wenn Sie Unified Messaging über DOCUframe nutzen, sehen Sie alle 4 Kontaktversuche an einem Ort: In Ihrem persönlichen Eingangsordner, der alle Ihre Kommunikationsdienste in einer einzigen Plattform zusammenführt und netzübergreifend verwaltet.

1. Für Sie wurde eine Sprachnachricht hinterlegt.
2. Die Zentrale hat Ihnen eine elektronische Telefonnotiz hinterlassen.
3. Die E-Mail des Kunden ist eingegangen.
4. Das elektonisch eingegangene Fax ist ebenfalls eingegangen.

Selbstverständlich sehen Sie diese Kommunikationsversuche auch im Homeoffice oder über Ihr Mobiltelefon.

DOCUframe-Vorteil: Alle Nachrichten sind bereits mit dem Kunden und dem Ansprechpartner verknüpft. Sie können also zum einen über einen Klick:

1. zurückrufen (per Computer Telefon Integration CTI),
2. zurückrufen (per Computer Telefon Integration CTI),
3. per E-mail antworten,
4. per Fax antworten.

Zum anderen kann auch einer Ihrer Kollegen direkt über die Kunden- oder die Ansprechpartner-Akte alle Kontaktversuche sehen und Sie vertreten - z.B. wenn Sie längerfristig abwesend sind (Krankheit, Urlaub, ...).

Der Nutzen für Ihr Unternehmen ligt auf der Hand: Informationen sind schneller verfügbar und informations- bzw. dokumentengebundene Prozesse werden stark beschleunigt. Beispile für Ihre Wertschöpfungsvorteile: Angebote kommen schneller ans Ziel, Entscheidungen werden schneller getroffen, Kunden werden schneller beliefert und sind dadurch zufriedener. Das alles sind heute wichtige Bausteine für Ihren Unternehmenserfolg.

Lassen Sie uns jetzt darüber reden. Mit DOCUframe bleibt Unified Messaging keine Vision sondern kann für Sie ganz schnell zur Realität werden. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

DOCUframe goes Mobile

News der GSD

MobileACCESS wird mit Innovationspreis-IT ausgezeichnet! es hat sich einiges getan im Frühjahr 2012. Die Flexibilität der GSD Lösungswelt konnte auch auf die mobilen Lösungen übertragen werden: Für die Lösung MobileACCESS wurde die GSD mit dem Innovationspreis-IT in der Kategorie "mobile" ausgezeichnet.

Wir haben die Lösung selbst und bei vielen unserer Kunden im Einsatz. Wir als auch unsere Kunden sind begeistert. Es gibt die Lösung in 3 Ausbaustufen, wobei die Enterpriseversion sogar durch den Partner bzw. Kunden anpassbar ist und wir so jeden beliebigen Prozess über das Handy abwickeln können. Ein Vertriebsmitarbeiter eines Kunden fährt ausschließlich mit seinem iPad zu seinen Kunden um seine Verkaufsunterlagen online zu präsentieren. Die Kunden sind begeistert von so viel Innovation. Sprechen Sie uns hierzu an, wir zeigen Ihnen gerne, was alles möglich ist. Viel Vergnügen beim mobilen Arbeiten mit DOCUframe
Ralf Ströbele

yourIT ist Hauptpreisträger im Mittelstandsprogramm 2012

Wie ich eben erfahren habe hat es yourIT dieses Jahr wieder geschafft. Mit dem erneuten Gewinn des Hauptpreises im Mittelstandsprogramms 2012 knüpft yourIT an die erfolgreichen Erfolge der Jahre 2003 bis 2009 an. Insgesamt war yourIT bereits 7 Mal Preisträger im Mittelstandsprogramm. Nachdem yourIT im September 2012 10-jähriges Firmenjubiläum feiert, kann sich diese Erfolgsbilanz sicher sehen lassen.

Hauptsponsor für diesen Preis ist die Kresse und Discher Wirtschaftsverlag GmbH, Herausgeber des Wirtschaftsmagazins econo. Das Verbreitungsgebiet von econo umfasst mehr als 200.000 Unternehmen, rund vier Millionen Einwohner und 1,2 Millionen Beschäftigte. Das Magazin setzt auf eine dezentrale Struktur und ist dabei konsequent regional.

Interessanterweise deckt sich das Verbreitungsgebiet des Magazins econo - das sind die Regionen Nord- und Südbaden sowie Schwarzwald-Alb-Bodensee - ziemlich genau mit dem "normalen" Vertriebsgebiet von yourIT für die Bereiche Systems, Solutions und Consulting.

Über yourIT: Unser Ziel ist es, die IT-Prozesse unserer Kunden zu optimieren und damit langfristig die Wettbewerbsfähigkeit im globalen Markt zu steigern. Als innovatives Systemhaus in der Region Neckar-Alb prüfen wir den Sicherheits-Status der IT-Infrastruktur, spüren vorhandene Schwachstellen auf, erarbeiten Konzepte für IT- Sicherheit & Datenschutz und implementieren die für den Kunden besten Lösungen. Wir unterstützen unsere Kunden ebenso bei der Richtlinien-Definition, Einhaltung der Policies und sichern so den laufenden Betrieb.

Wir freuen uns sehr, wieder Preisträger des Mittelstandsprogramms zu sein. Diese Auszeichnung wird unser Image weiter stärken und unseren Bekanntheitsgrad in den von econo abgedeckten Gebieten und sicher auch darüber hinaus weiter steigern.

Unterschiede zwischen DOCUframe® und anderen Dokumentenmanagement Lösungen

Ein Post des Herstellers GSD Software:

Was die DMS-Software DOCUframe von den meisten anderen Dokumentenmanagement-Lösungen unterscheidet

Lösungen für Dokumentenmanagement präsentieren sich zuweilen in einem recht starren Funktionsumfang. Sie beschränken sich auf die üblichen Archivierungs-Features. Die Lösung DOCUframe^® ist mehr als eine reine Dokumentenmanagement - und Archivierungssoftware. Sie unterstützt betriebswirtschaftliche Prozesse durchgängig - über die Abteilungen hinweg.

Von DMS bis CRM - von WWS bis Projektmanagement...

... so breit und vielschichtig stellt sich das Anwendungsspektrum von DOCUframe^® dar.

Die grundlegenden Anforderungen an eine Dokumentenmanagement- und Archivierungslösung erfüllt DOCUframe^® im Standard. Darüber hinaus dient das Dokumentenmanagement als Grundlage für ein erfolgreiches Kundenbeziehungsmanagement. Auch die Beziehungen zu Interessenten, Lieferanten, Herstellern sowie Mitarbeitern lassen sich professionell managen. Neben den DMS- und CRM-Funktionalitäten bündelt die Lösung der GSD Software mbH eine Reihe weiterer Möglichkeiten innerhalb ein und desselben Systems. So sind Warenwirtschaft, Projektverwaltung, Kampagnenmanagement, Workflow-Steuerung, Vorgangsverwaltung und Zeiterfassung weitere wichtige Themengebiete, die durch den Einsatz von DOCUframe^® abgedeckt werden.

Geschäftsprozesse flexibel gestalten

Doch der hohe Funktionsumfang bildet "nur" die Basis für die vom Anwender konkret benötigte Funktionalität. Darauf aufbauend sieht sich der Nutzer in der Lage, DOCUframe^® passgenau an seine Geschäftsprozesse anzupassen. Wo bei anderen Systemen Grenzen gesetzt werden, fängt das Dokumentenmanagement System der GSD erst an richtig spannend zu werden. Masken und Dialoge können individuell gestaltet, Workflows je nach Geschäftsprozess frei definiert werden. Während in anderen Systemen für individuelle Anpassungen teure Berater bezahlt werden müssen, wird der DOCUframe^® Anwender nach entsprechender Schulung bei Bedarf dazu befähigt, Anpassungen selbst durchzuführen.

"Die durchgängige Prozessunterstützung und eine ungewöhnlich hohe Flexibilität machen DOCUframe^®  zu einer einzigartigen Lösung für die Optimierung betriebswirtschaftlicher Prozesse.", erklärt André Kirchner, Vertriebsleiter bei GSD Software. Das Unternehmen GSD Software befindet sich aus seiner Sicht damit genau auf dem richtigen Weg: "Nur mit einer durchgängigen Betrachtung der Geschäftsprozesse über alle Abteilungen hinweg sind Unternehmen heute in der Lage effizient zu agieren. Dabei spielen z.B. Aspekte wie eine gemeinsame Wissensbasis und ein verlustfreier Informationsfluss zwischen den Abteilungen eine Rolle. Diesen Anspruch erfüllt die GSD mit ihren Softwarelösungen.", führt Herr Kirchner weiter aus.

Ein Post des Herstellers GSD Software.

Vereinfachte Vorschriften für den Versand elektronischer Rechnungen

Dass Unternehmen mit dem Versand elektronicher Rechnungen viel Geld sparen können, dürfte mittlerweile bekannt sein. Immerhin haben wir von yourIT bereits im Februar 2005 eine E-Billing-Komplettlösung bei einem mittelständischen Kunden installiert.

Die Einsparmöglichkeiten gegenüber dem Versand in Papierform auf dem Postweg können Sie schnell nachrechnen unter http://e-billing.de/images/stories/roi/index.html.

Dass trotzdem in den letzten Jahren einige Unternehmen auf die hohen Einsparungen verzichtet haben, lag vor Allem daran, dass die Anforderungen recht hoch, die von der Finanzverwaltung an elektronische Rechnungen beziehungsweise deren Versand gestellt wurden. Nur elektronische Rechnungen, die diesen Vorschriften entsprechend verschickt wurden, berechtigten den Rechnungs-Empfänger zum Abzug der Vorsteuer. So verzichteten viele Betriebe darauf, ihre Ausgangsrechnungen elektronisch an ihre Kunden zu versenden.

Lange wurde über die Abschaffung dieser bürokratischen Hürden diskutiert. Nun ist es endlich amtlich: Elektronische Rechnungen können ohne Signatur verschickt werden. Am 23. September 2011 haben Bundesrat und Bundestag dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 zugestimmt.

Zu den insgesamt 35 Steuervereinfachungen und Modernisierungen, die nun im zweiten Anlauf endgültig beschlossen wurden, zählt der Verzicht auf die Verwendung einer elektronischen Signatur oder des EDI-Verfahrens (Electronic Data Interchange) für den Versand von elektronischen Rechnungen. Diese Regelung gilt rückwirkend ab 1. Juli 2011.

Der Nationale Normenkontrollrat geht davon aus, dass aufgrund der Erleichterungen künftig rund 30 Milliarden Rechnungen auf elektronischem Wege verschickt und die Unternehmen dadurch um ca. 4 Milliarden Euro jährlich entlastet werden.
 
Damit können deutsche Unternehmen bereits in diesem Jahr von den Erleichterungen beim elektronischen Versand von Rechnungen profitieren. Laut EU-Mehrwertsteuerrichtlinie 2006/112/EC sind diese Vereinfachungen bis 2013 in der gesamten EU umzusetzen.

Rechnungsversender und Rechnungsempfänger müssen nur folgendes gewährleisten:
1. Echtheit der Herkunft,
2. Unversehrtheit und Lesbarkeit des Rechnungsinhaltes,
3. Vollständige Pflichtangaben auf der Rechnung.

Damit können Sie allein durch den Einsatz von DOCUframe in Ihrem Unternehmen Ihre Rechnungen elektronisch versenden und gleichzeitig archivieren. Außerdem bietet DOCUframe die optimale Basis für eine lückenlose Dokumentation des gesamten Vorgangs. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.

Wie lange kann es sich Ihr Unternehmen noch leisten, auf die Einsparungsmöglichkeiten des E-Billing zu verzichten? Kontaktieren Sie mich. Ich informiere Sie gerne.

DOCUframe als Faxserver: Totgesagte leben länger

Kurze Frage: Könnte Ihr Unternehmen heute bereits darauf verzichten, Faxe zu senden oder zu empfangen?
Ein DOCUframe-Neukunde machte es uns letzten Monat wieder bewusst: Wir IT-Dienstleister dürfen nie von uns selber ausgehen. Ich hab mal eine kurze Suche im von uns seit 2003 bei yourIT betriebenen DOCUframe-Archiv angestrengt:
- Dokumente gesamt: 550.000
- davon Faxe: 9.500 (weniger als 2%) (davon Eingangsfaxe 5.800 + Ausgangsfaxe 3.700) und
- davon E-Mails: 337.000 mehr als 60%)

Bei unserem DOCUframe-Novizen sieht das Mengenverhältnis ganz anders aus und zeigt uns: Fax gibts auch noch und ist alles andere als ein überholtes Überbleibsel aus den 70er Jahren. Dieser Kunde hatte bisher ein Papierfax (das den Geschäftsführer täglich nervte). Einer unserer jüngeren Azubis hatte solch ein Ungetüm noch gar nie gesehen. Klar, die meisten unserer Kunden haben eben DOCUframe oder eine andere Unified Communications Lösung im Einsatz. Als er hörte, dass DOCUframe neben E-Mails auch Faxe empfangen und senden kann, war er hocherfreut, dass künftig Aufträge und Bestellungen von Kunden direkt an den Bildschirmen der jeweiligen Mitarbeiter ankommen können. Auch die Dokumentenprozesse von und zu Lieferanten will er ab sofort verschlanken.

Klar, wenn wir z.B. einen Vertrag ändern oder kündigen wollen, dann schreiben auch wir keine E-Mail sondern ein Fax - und zwar direkt aus DOCUframe. Anders geht das rechtlich auch gar nicht, denn solche Geschäftsvorfälle bedürfen der "Schriftform" - und da gehört die E-Mail immer noch nicht dazu. Die klassische Post geht für uns als IT-Systemhaus gar nicht. Außerdem: Faxe haben ein paar ganz tolle Eigenschaften, die bis heute kein anderes Medium so schafft: Faxe sind einfach, billig, schnell, zuverlässig, nachweisbar, sicher, ... Und wenn ich genau darüber nachdenke: In den wenigen Streitigkeiten, die wir mit Kunden / Lieferanten bisher hatten, haben uns die in DOCUframe bei den jeweiligen Vorgängen archivierten Faxdokumente immer zuverlässig den Hintern gerettet.

Das Fax wird unterschätzt! Es lebe also das Fax!

DOCUframe & Datenschutz: Geburtstagsliste und Geburtstagskalender korrekt führen

In vielen Unternehmen ist es noch üblich, dass abteilungsweise oder unternehmensweit Geburtstagslisten umlaufen, aus denen jeder Mitarbeiter ersehen kann, wann wem zum Geburtstag zu gratulieren ist. Manchmal hängen auch die Geburtstage am Schwarzen Brett oder im Eingangsbereich aus.

Oft werden Geburtstage auch von fleißigen Mitarbeitern in den eigenen Kalender eingetragen. In Zeiten von Groupware, Social Media und Web 2.0 bedeutet das aber, dass diese Geburtstagseinträge auch von anderen Kollegen eingesehen werden können. Man verlässt sich sogar drauf, dass ein(e) bestimmte(r) Mitarbeiter(in) quasi einen Geburtstagskalender pflegt.

Problemstellung:
Was tun, wenn ein Mitarbeiter sich beschwert, dass er im Geburtstagskalender oder in der Geburtstagskalender nicht mit vollem Geburtstag (Tag / Monat / Jahr) erscheinen möchte.

Datenschutzrechtliche Betrachtung:
Für den Umlauf von Geburtstagslisten oder das Führen von Geburtstagskalendern in Gruppenkalendern gibt es erstmal gemäß BDSG keine Zulässigkeit. Es sei denn, jeder Mitarbeiter hätte vorher eingewilligt.

Wir haben mal wieder den für das BDSG typischen Interessenskonflikt der Beteiligten:
- Auf der einen Seite hat der einzelne Mitarbeiter als Betroffener ein schutzwürdiges Interesse an der Nutzung seiner Daten.
- Auf der anderen Seite gehört das Gratulieren zum Geburtstag zum Anstand und steigert das Betriebsklima. Die Unternehmensleitung wird dies vermutlich befürworten.

Zu beachten ist hier, dass ein Ignorieren des Themas und die Vernachlässigung der geregelten Geburtstags-Führung durch das Unternehmen dazu führt, dass die fleißigen Mitarbeiter das Problem selbst regeln. Als Ergebnis haben wir dann z.B. die oben erwähnten Geburtstags-Einträge ím Gruppenkalender.

Nach Gola/Schomerus (Bundesdatenschutzgesetz Kommentar, 10. Auflage 2010) ist es in bestimmten Fällen ausreichend, dem Betroffenen die Möglichkeit eines Widerspruchs einzuräumen. Keineswegs ersetzt die Widerspruchsmöglichkeit die eigentlich erforderliche Einwilligung. "Ist jedoch wegen der Art der zu verarbeitenden Daten oder wegen der beabsichtigten Nutzung davon auszugehen, dass schutzwürdige Interessen im Regelfall nicht beeinträchtigt werden, so kann aus der Tatsache, dass von der ausdrücklich eingeräumten Widerspruchsmöglichkeit kein Gebrauch gemacht wurde, darauf geschlossen werden, dass eventuelle, für die verantwortliche Stelle nicht erkennbare, entgegenstehende Interessen Einzelner nicht vorliegen. Als Beispiel werden hier ausdrücklich betriebliche Geburtstage genannt.

Wie sieht eine Lösung des Problems in DOCUframe aus?
In DOCUframe werden Mitarbeiterakten als eigene Objekte durch die Personalabteilung geführt. Dort wird z.B. das Geburtsdatum des Mitarbeiters hinterlegt. Sicht auf die Mitarbeiterakten haben selbstverständlich ausschließlich die Mitglieder der Benutzergruppe "Personal".

Die Mitarbeiter werden in einem Rundbrief informiert, dass künftig die Geburtstage aller Mitarbeiter in den Kalendern als "Geburtstagstermine" am jeweiligen Tag angezeigt werden. Das Geburtsjahr ist zum Gratulieren nicht notwendig. Also wird es auch nicht angezeigt. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter auf Ihr Widerspruchsrecht hingewiesen.

Widerspricht ein Mitarbeiter der Eintragung seines Geburtstags im Gruppenkalender, setzt die Personalabteilung einen "Widerspruchs-Haken". Dadurch wird dieser Geburtstag nicht mehr angezeigt.

Wieder einmal zeigt sich, dass anscheinend komplizierte Datenschutz-Probleme durch den Einsatz einer Software wie DOCUframe mit sehr wenig Aufwand und Organisation in den Griff zu bekommen ist.

Steuerrelevante Dokumente im elektronischen Archiv markieren

Jedes Jahr beim Jahresabschluss stellt sich die Frage: Wie bereiten wir uns optimal auf eine Steuerprüfung vor.

Hintergrund: Wenn Sie ein vollautomatisches elektronisches Archivsystem wie DOCUframe einsetzen, verzichten Sie der Einfachheit halber auf die manuelle Archivierung ausschließlich der steuerrelevanten Geschäftspost und archivieren stattdessen einfach alles. Vor allem im Bereich der E-Mail-Archivierung hat sich dieses Verfahren durchgesetzt. Wer soll die Menge an E-Mails, die jeden Tag eingehen, sorgfältig nach steuerrelevanten und nicht steuerrelevanten trennen? "Die Guten uns Töpfchen, die schlechten ins Kröpfchen" funktioniert da einfach nicht.

Manche Unternehmen überlassen die Entscheidung dem empfangenden Mitarbeiter, ob ein Dokument geschäftsrelevant und damit archivierungspflichtig ist oder eben nicht. Ganz ehrlich, das kann doch nur schief gehen. Zum Einen weiss mancher Mitarbeiter zu wenig mit dem Befriff steuerrelevant anzufangen, zum andern werden E-Mail-Postfächer oft dann spontan geleert, wenn der Speicher mal wieder voll ist. Das Risiko, dass bei einer Steuerprüfung genau solch ein Dokument vom Steuerprüfer angefragt wird, wäre mir als Geschäftsführer zu groß.

Ein vollautomatisches Archiv wie DOCUframe verzichtet also auf die (manuelle) Trennung zwischen steuerrelevanten und nicht steuerrelevanten Dokumenten. Das bedeutet aber nicht, dass der Steuerprüfer in alle Dokumente Einblick nehmen darf. Die GDPdU-Gerüchte und -Halbwahrheiten auf dem Archivierungs-Markt sind so verrückt, dass manche Interessenten tatsächlich schon nach einer Vollausgabe aller Dokumente für den Steuerprüfer gefragt haben.

Hier sollte man meiner Meinung nach Vernunft walten lassen. Wie sieht es denn bisher im Bereich der papierbasierten Archive aus. Ich kenne kein Unternehmen, das dem Finanzamt alle Ordner zuschickt bzw. dem Steuerprüfer vorlegt. Der Steuerprüfer bekommt erstmal alle Rechnungen des zu prüfenden Zeitraums vorgelegt. Sollten sich hierbei Fragen ergeben, darf er zu den fragwürdigen Belegen weitere Dokumente anfordern. Und diese sind dann zeitnah vorzulegen.

Und genau das passiert auch bei einer Steuerprüfung in einem modernen Unternehmen mit elektronischem Archivsystem. Erstmal müssen wir dem Steuerprüfer alle aus- und eingegangenen Rechnungen des Prüfzeitraums vorlegen. Das sollte für kein Archivsystem ein Problem darstellen. Ob Sie eine Suche über den Suchbegriff "Rechnung" anstrengen oder wie in unserem Haus bereits während des Jahres alle Rechnungen in einem eigenen Vorgang - vergleichbar mit einem Papier-Rechnungsordner - sammeln, bleibt Ihnen überlassen.

Exkurs:
In vielen Unternehmen werden Belege wie z.B. Angebote oder auch Rechnungen mehrfach gedruckt, bevor sie in der endgültigen Version an den Kunden versendet werden. Da ein vollautomatisches Archiv wie DOCUframe jede Version der Belege abspeichert, sollten Sie dafür sorgen, dass immer nur der endgültige an den Kunden versendete Beleg als steuerrelevant abgelegt wird. Das kann man manuell machen, indem der Ersteller des Beleges oder auch die Finanzbuchhaltung der End-Version das Markmal steuerrelevant vergibt. Mir persönlich sind solche manuellen Vorgänge zu aufwändig und zu fehleranfällig. DOCUframe bietet durch Einsatz des Versionierungsmoduls die Möglichkeit, automatisch bei Eingang einer zweiten Version eines Beleges ein Versionsdokument anzulegen, welches die alte Version in den Archivbereich legt und die neue Version als aktiv setzt. Dies funktioniert selbstverständlich auch bei Eingang weiterer Versionen des selben Beleges.
Exkurs Ende.

Ergeben sich für den Steuerprüfer zu einem Beleg Fragen, müssen wir auf Anfrage weitere Geschäftspost zu diesem Vorgang bereitstellen. Jetzt trennt sich in der Archivierungsmethode die Spreu vom Weizen. Wenn sie jetzt nicht alles vollautomatisch archiviert haben, können bereits hier wichtige Dokumente fehlen. Achtung: Dass E-Mails anderen Geschäftsdokumenten gleichgestellt und damit zu archivieren sind, sollte sich mittlerweile herumgesprochen haben.

Welche Möglichkeiten bietet hier DOCUframe?
1. Wiederfinden bei der Adresse: Alle Dokumente wie Belege aber auch E-Mails sind in DOCUframe immer bei der Adresse verknüpft.
2. Wiederfinden beim Vorgang / Projekt: Alle Dokumente eines Vorgangs oder Projektes werden in DOCUframe zusätzlich an diesen Objekten verknüpft. Da bei einer Adresse typischerweise mehr Dokumente abgelegt sind wie in den einzelnen Vorgängen/Projekten, ist man hier meist schneller. Da Vorgänge/Projekte genau das sind, was der Steuerprüfer als zu prüfenden Geschäftsvorfall ansieht, ist die Arbeit mit Vorgängen/Projekten definitiv zu empfehlen.

Eine sorgfältige Ablage vorausgesetzt, haben wir dem Steuerprüfer die Information damit bereits beschafft und der ist glücklich. In der Regel überzeugt eine vollständige Geschäftsvorfall-bezogene Ablage sehr schnell und die Anzahl von Rückfragen nimmt dadurch signifikant ab.

Wenn nicht 100-prozentig ordentlich in Adressen / Vorgängen / Projekten abgelegt wurde, haben wir das angefragte Dokument vielleicht noch nicht gefunden. In einem vollautomatischen Archiv können Sie zumindest darauf vertrauen, dass alles archiviert wurde - wir müssen eben noch etwas sorgfältiger danach suchen - und dies ist in DOCUframe volltext, nach Keywords, etc. möglich. Wir werden das Dokument also sicher finden.

TIPP: Um die Suche zu erleichtern, bietet sich die Einführung einer Liste mit GDPdU-Schlüsselwörtern an. Damit können alle Dokumente bereits bei deren Eingang in DOCUframe nach steuerrelevanten Begriffen durchsucht werden. Wird ein Begriff erkannt, bekommt das Dokument das Merkmal "steuerrelevant". Die Suche kann dann auf dieses Merkmal beschränkt werden.

Viel Spass beim Organisieren wünscht
Thomas Ströbele

Aus CRM wird XRM

Seit mittlerweile 9 Jahren beschäftigen wir von yourIT uns mit dem Thema CRM (= customer relationship management). Bisher vor Kurzem war dieser Begriff gleichbedeutend mit "Kundenmanagement". Für unsere Kunden funktionierte CRM z.B. immer dann, wenn eine Kundenanfrage oder Reklamation von einem beliebigen Mitarbeiter entweder sofort gelöst oder zumindest in die richtigen Bahnen gelenkt werden konnte. Sie stimmen mir sicher zu: In der heutigen Zeit sollten Auskünfte wie "Ich lasse mir Ihre Akte kommen und rufe dann zurück" einfach nicht mehr vorkommen. Die Beziehung zum Kunden sollte mittels CRM-Systemen wie DOCUframe so optimiert werden, dass insgesamt der Unternehmenserfolg maximiert wird.

Während in vielen mittelständischen Unternehmen das Thema CRM noch nicht mal als Kundenmanagement angekommen ist, hat sich das Beziehungsmanagement mittlerweile auf XRM (any relationship management) ausgeweitet. Das bedeutet nicht nur, dass neben Kunden auch die Beziehungen zu Lieferanten, Herstellern etc. mit dem XRM-System gepflegt werden können. In Zeiten von sozialen Netzwerken wie XING, Facebook & Co. müssen sich Unternehmen vielmehr eine Strategie zulegen, wie jegliche Beziehung der Organisation erfasst, gesteuert und genutzt werden kann.

Dabei bleibt natürlich die effektive Beziehung zum Kunden im Mittelpunkt des Interesses. Ebenso werden nun aber die Beziehungen zu allen Menschen gepflegt, die ebenfalls einen Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten können. Denken Sie dabei bitte an Mitarbeiter und Partner, aber auch an die Presse und Hochschulen. Sogar eine Verdichtung der Informazionen über Wetbewerber kann den eigenen Unternehmenserfolg steigern.

Wie soll diese wichtige Aufgabe durch eine Warenwirtschaft abgebildet werden? Die Plattform für diese Optimierung der Unternehmensbeziehungen bildet in der Regel eine XRM-Software wie z.B. DOCUframe. Hier werden Adressen (Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Partner, ...) und deren Ansprechpartner angelegt und aktuell gehalten. Die objektorientierte Datenbank stattet DOCUframe-Kunden bereits im Standard mit allem Notwendigen aus, um beliebige Verknüpfungen zwischen Adressen, Ansprechpartnern, Informationen, Dokumenten und Vorgängen herstellen zu können.

Gerne zeige ich Ihnen persönlich in einer kurzen WEB-Session, wie XRM mit DOCUframe funktioniert. Wann können wir das tun? Sie erreichen mich natürlich ganz im Sinne des XRM-Gedankens auch über XING und Facebook.

Umfassende Bestellprozessoptimierung mit DOCUframe

Guten Morgen,

soeben habe ich die Freigabe für unsere neueste Referenz - Success Story zur Einführung von DOCUframe beu einem namhaften Elektronik-Konzern erhalten. Das sollten Sie sich unbedingt anschauen.

Herausforderung:
Automatisierung der Bestellprozesse: Automatischer Mail-Versand von manuell unterschriebenen Bestellungen. Gleichzeitige Archivierung der Bestell-Belege im SAP-System. Automatisierte Status-Benachrichtigung an zuständigen Einkäufer.

Fazit und Ausblick:
Zahlreiche Vorteile durch die Einführung von DOCUframe: Bestellung und Auftragsbestätigung innerhalb kürzester Zeit beim richtigen Ansprechpartner. Einfachstes Wiederfinden relevanter Daten. Reduktion des manuellen Aufwands. Minimale Verwaltungsaufgaben, maximale Prozessverkürzung und die hohe Zeitersparnis des Sachbearbeiters als Hauptnutzen.

Hier die gesamte Success Story als PDF:
http://www.yourit.de/externdata/docuframe/success_story_fahrzeugzulieferer.pdf

Und hier als Flashpaper:

Viel Spaß beim Lesen wünscht Thomas Ströbele