Mittwoch, 1. Juni 2016

Büro 4.0 ist Chefsache - Die größten Fehler bei der Auswahl neuer integrierter Unternehmenssoftware

Windows XP und Office 2003 sind bereits seit dem 8. April 2014 tot und sollten aus Sicherheitsgründen in Ihrem Unternehmen längst nicht mehr im Einsatz sein. Der Support für den dazu passenden Windows Server 2003 endete am 14.07.2015. Lassen Sie mich das nochmal sagen: 12 Jahre nach der Markteinführung  von Windows Server 2003 R1 verschwand dieses bis heute sehr verbreitete Serversystem Mitte 2015 aus Ihrem Unternehmen aus Gründen von IT-Sicherheit und Risikomanagement. Aktuell sollten Windows 7- und 8-Lizenzen durch Windows 10 kostenlos ausgetauscht werden. Und das ist noch nicht alles: Neben dem Austausch von Harware und Betriebssystem muss in vielen Unternehmen auch die integrierte Unternehmenssoftware (Enterprise Resource Planning, ERP, Warenwirtschaftssysteme) ausgetauscht werden, weil diese auf der neuen Plattform evtl. nicht mehr sauber läuft und nach 8-12 Jahren auch in die Jahre gekommen ist und die Geschäftsprozesse sich verändert haben. Eine Ergänzung um eine "Büro 4.0-Lösung" ist dringend angeraten.


Was ist eigentlich eine "integrierte Unternehmenssoftware"?


"Integrierte Unternehmenssoftware" oder ERP-Software (z.B. von SAP, Microsoft, GSD Software, ABAS, ...) bezeichnet ein aus mehreren Komponenten / Modulen bestehendes integriertes Informationssystem, das alle wesentlichen betrieblichen Funktionsbereiche (Prozesse) umfasst, z.B. Beschaffung, Produktion, Finanzwesen, Personalwesen. Die Integration dieser Funktionsbereiche basiert in der Regel auf ein bis zwei zentralen Datenbanken. Die Geschäftsprozessorientierung wird in der betrieblichen Praxis durch ERP-Software unterstützt. Ein Datenaustausch mit anderen Systemen, z.B. Office, ist jederzeit möglich.

Das ERP-System - je umfassender je besser!?


Noch bis vor wenigen Jahren war ERP einfach: Firmen jeder Größe führten eine möglichst breite, als komplett "empfundene" ERP-Software ein - quasi als Allheilmittel. Die Erwartung der Entscheider war, dass diese alle Unternehmensbereiche optimieren würde. Mit durchgängigen Prozessen, einer gemeinsamen Datenverwaltung und einer "eingebauten" Integration.

Viele dieser Unternehmen mussten leider schmerzvoll erleben, dass
  • die Einführung langwierig und teuer ist,
  • solche Systeme schwerfällig und unflexibel sind und
  • durch die vielen oft tiefgreifenden Anpassungen die Systeme zu allem Übel auch noch die meist teuer erkaufte "Upgrade-Fähigkeit" verloren.
Probleme über Probleme mit der einst getroffenen großen ERP-Entscheidung führte mit der Zeit dazu, dass sich IT-Abteilungen und Fachabteilungen nach "Ergänzungslösungen" umsahen bzw. diese selbst "programmierten" (meist Excel oder Access). Oft sollten diese Hilfsprogramme nur so lange laufen, bis das mit dem ERP-System selbst funktioniert.

Ein Beispiel hierfür ist die Intercompany-Abstimmung in mittelständischen und großen Konzernen. Das mal schnell von der Fachabteilung aufgesetzte Excel-Reporting-Package für die ersten 5 Konzerntöchter findet häufig auch noch bei 20 oder 30 Tochtergesellschaften Anwendung. Dabei ist eigentlich jedem klar, dass Excel für diesen Einsatz einfach nicht geeignet ist. Die IC-Abstimmung ist ein Prozess, den wir von yourIT mit intercompanyWEB optimal als Weblösung abbilden und den Konzernen zur Verfügung stellen durften.

Ebenfalls ein typischer "Excel-Prozess" ist die Service-Steuerung in vielen mittelständischen Unternehmen. Entstanden aus dem Bedarf als schnelle praktikable Lösung, als 1 Innendienst-Mitarbeiter damit noch 1-4 Servicetechniker im Außendienst steuern sollte, versuchen heute 4 Innendienst-Mitarbeiter gemeinsam 15 oder 20 Service-Techniker zu verplanen. Dass das Ineffizienz bedeutet und häufig zu Fehlern führt, ist jedem klar. Aber wer soll jetzt intern drauf kommen, die Excel zu ersetzen. Und wenn, wodurch?

Dabei beteuern Chefs und Fachabteilungs-Mitarbeiter übereinstimmend, dass das Unternehmen davon stark profitieren würde, wenn Servicetechniker durch den Innendienst optimal eingeplant würden und dann auch noch von extern Zugriff auf alle den Kunden oder die zu wartende Maschine betreffenden Dokumente und Informationen hätten. Was würden Sie davon halten, wenn Ihr Servicetechniker sogar das aktuelle Angebot des Vertriebsmitarbeiters sehen könnte und den Kunden beim Service direkt darauf ansprechen würde? Manchmal bekäme ein Techniker, mit dem der Kunde jetzt gerade sehr zufrieden ist, so ganz nebenbei eine Unterschrift auf einen Auftrag, auf die der Vertrieb schon lange warten musste...

Hier hilft in den meisten Fällen einzig und allein eine an einen externen Berater vergebene Kern-Prozessanalyse. Erst wenn die Wertschöpfungs-Prozesse analysiert und hinsichtlich des Optimierungsbedarf bewertet wurden, lässt sich herausfinden, wo sich eine Investition lohnt.

Softwareauswahl zu Beginn des neuen Jahrtausends


Aber der Reihe nach: Erinnern Sie sich noch daran, wie Ihre letzte Softwareauswahl im Bereich integrierte Unternehmenssoftware abgelaufen ist? Den meisten der daran beteiligten bricht allein beim Gedanken daran heute noch der Schweiß aus. Anfang des neuen Jahrtausends war es üblich, Checklisten mit oft mehreren hundert Fragen zu entwerfen (oder für teures Geld zu kaufen) und diese an mindestens 10-20 Software-Anbieter zu versenden. Die Software-Anbieter mussten diese Checklisten dann ausfüllen und zurücksenden. Danach wurden teilweise bis zu 10 Anbieter ausgewählt, ihre Software im Unternehmen vorzustellen. Teilweise saßen dann 3-5 Mitarbeiter jedes auserwählten Anbieters 8-15 Mitarbeitern des potentiellen Kunden gegenüber und klickten 2-3 Stunden durch die Software.

Solche "Klicki-Klicki-Termine" brachten meist mehr Verwirrung als Erkenntnis. Daher wurden danach 3-5 Anbieter ausgewählt, Ihre Unternehmens-Software vor den 8-15 internen Mitarbeitern in 1-2-tägigen Workshops nochmal ausführlich "vorzutanzen".

Danach mussten die für solche Auswahlverfahren nicht ausgebildeten Mitarbeiter sich für einen Anbieter entscheiden - in der Regel eine Bauchentscheidung. Aktuelle Studien belegen: Die Wahrscheinlichkeit, mit diesem Auswahlverfahren die zum Unternehmen passende integrierte Unternehmens-Software zu finden, geht gegen Null. Viele so initiierte Einführungen gingen in der Vergangenheit schief.

Und eines ist sicher: Ein zu großer Teil des für die integrierte Unternehmenssoftware vorgesehenen Budgets war weg, bevor überhaupt eine Entscheidung getroffen wurde. Hier eine typische Kalkulation, wie Sie damals hätte stattfinden sollen aber meist nicht durchgeführt wurde:
  • Erstellung Checkliste: 3 Mitarbeiter à 16 Stunden = 48 Stunden
  • Auswahl Anbieter: 3 Mitarbeiter + Chef à 8 Stunden = 32 Stunden
  • Versand der Checklisten, Telefonate, Überprüfung und Nacharbeit: 3 Mitarbeiter à 3 Tage = 48 Stunden
  • Auswahl Anbieter: 3 Mitarbeiter + Chef à 8 Stunden = 32 Stunden
  • Erste Runde mit 6 Anbietern: 8 Mitarbeiter + Chef à 2 Stunden = 108 Stunden
  • Auswahl Anbieter: 3 Mitarbeiter + Chef à 2 Stunden = 8 Stunden
  • Zweite Runde Workshop mit 3 Anbietern: 8 Mitarbeiter + Chef à 4 Stunden = 108 Stunden
  • Auswahl Anbieter: 3 Mitarbeiter + Chef à 2 Stunden = 8 Stunden
In Summe macht das 392 Stunden. Bei 40 EUR durchschnittlichem Stundensatz ergeben sich in unserer kleinen Kalkulation 15.680 EUR interne Kosten - definitiv zu viel für eine nachfolgende 90-prozentige Bauchentscheidung! Nicht kalkuliert waren hierbei die Gespräche der beteiligten und unbeteiligten Mitarbeiter untereinander sowie die externen Kosten für die Anbieter. Ihnen ist sicherlich klar, dass letztere ihre durch die Art der Softwareauswahl bedingten enormen Vertriebskosten (für Checklisten ausfüllen, Vortanzen 1 und Vortanzen 2) im Nachhinein dem Kunden irgendwie berechnen mussten und haben. Wenn nicht direkt, dann indirekt durch höhere Stundensätze o.ä. Dabei werden auch die Kosten der nicht erfolgreichen Vertriebsprojekte auf die erfolgreichen umgelegt. Wer das Auswahlverfahren bestimmt, zahlt den Preis dafür!

Wie organisiert man heute eine Softwareauswahl im Bereich integrierte Unternehmenssoftware?


Die erste gute Nachricht: Ein Auswahlverfahren wie vor 10 Jahren wollen und müssen wir und Sie nicht mehr haben. Die zweite gute Nachricht: Standard-Funktionalitäten wie z.B. aus einem Angebot eine Auftragsbestätigung, eine Bestellung, den Wareneingang, den Versand und die Rechnung zu organisieren, sind heute tatsächlich in fast allen ERP-Systemen enthalten und brauchen nicht mehr in Workshops abgenommen werden.

Viel interessanter als die Auswahl der zum Unternehmen passenden Software ist daher heute die Auswahl der im Unternehmen bereits vorhandenen und künftig notwendigen Geschäftsprozesse. Genau darauf sollten Sie sich bei Ihrere Entscheidung konzentrieren. Und genau darauf haben wir von yourIT unsere Beratung der Kern-Prozesse im Deutschen Mittelstand ausgerichtet.

Die Kern-Prozessanalyse mit yourIT - sponsored by ESF

Prozess-Entscheidungen sind Chefsache - Zu viele Köche verderben den Brei


Wenn Ihre Mitarbeiter es nun einmal nicht gewohnt sind, Entscheidungen zu treffen, sollten Sie keine 8-15 davon in Ihre Entscheidung bzgl. einer neuen integrierten Unternehmenssoftware mit einbeziehen. Wenn überhaupt, nehmen Sie 2-3 Führungskräfte mit hinzu, von denen Sie wissen, dass diese ihre Entscheidung nachher nicht aus dem Bauch heraus treffen werden.

Auch die weit verbreitete Meinung, die Akzeptanz einer neuen Software wäre größer, wenn viele oder sogar alle Mitarbeiter diese mit ausgewählt haben, stimmt leider nicht.

Dazu ein kleines Beispiel: Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeiter liefern seit vielen Jahren mit Hand-Leiterwagen die Waren an die Kunden aus. Wenn Sie diese fragen, ob sie stattdessen die Waren nicht mit einem neuen LKW ausliefern möchten, dann wird es immer welche geben, die sich an der fehlenden Deichsel stören und mit dem LKW-Lenkrad einfach nicht zurecht kommen wollen.

Obwohl doch eigentlich jedem klar sein müsste, dass heute eine Warenauslieferung mit einem Hand-Leiterwagen nicht mehr rentabel sein kann.

Wieso entscheiden Chefs die strategische Einführung von LKWs ganz alleine? Wieso wollen Sie dann bei der strategischen Einführung und Änderung softwareunterstützter Geschäftsprozesse alle Mitarbeiter mitentscheiden lassen?

Geschäftsprozessentscheidung Hand-Leiterwagen vs. LKW

Keine Zeit verlieren


Auch wenn wir durch unsere Kern-Prozessanalyse Ihren Auswahlprozess der neuen integrierten Unternehmenssoftware drastisch verkürzen - die Einführung der Unternehmenssoftware dauert mindestens 3-6 Monate. Für unsere Kern-Prozessanalyse sollten Sie 1-2 Monate rechnen.

Jetzt Fördermittel nutzen


Übrigens: Mittelständische Unternehmen bis 250 Mitarbeiter haben in der Regel einen Anspruch auf Beratungsförderung durch den Europäischen Sozialfonds. Wir von yourIT haben bereits alles notwendige getan, damit Sie diese Fördermittel erhalten. Sie sollten diese auf keinen Fall verschenken. Das wäre doch schade! Weiter zur Kern-Prozess-Analyse mit Fördermitteln >>

Ich freue mich auf Ihre Terminanfrage. Fordern Sie uns! Wir beraten Sie gerne.

Ihr Thomas Ströbele

Thomas Ströbele


BEST OF CONSULTING 2015 - Initiative Mittelstand prämiert yourIT-Beratungspakete mit dem Innovationspreis-IT


Unsere Beratungspakete
wurden beim Innovationspreis-IT der Initiative Mittelstand als BEST OF CONSULTING 2015 ausgezeichnetr.

yourIT gewinnt beim BEST OF CONSULTING 2015 gleich 3 Preise

Keine Kommentare:

Kommentar veröffentlichen