Veraltete Technik kostet Angestellte 19 Arbeitstage - Das digitale Büro 4.0 macht Schluss damit

ToDo-Listen und Projektfristen setzen feste Zeitpunkte, bis wann ein Angestellter Ergebnisse abliefern oder dem Kunden finale Daten liefern muss. In der Theorie sind Projektlaufpläne oft logisch und wirken umsetzbar, in der Praxis stoßen Angestellte jedoch immer wieder auf Hindernisse. Diese verbergen sich meist in der Technik, welche die Arbeit im Büro behindert statt diese zu fördern. Fazit: Das digitale Büro 4.0 braucht moderne und unkomplizierte Technik.

Studie deckt Verschwendung durch veraltete Technik auf

Veraltete Technik kostet Angestellte 19 Arbeitstage - Das digitale Büro 4.0 macht Schluss damit

Eine Studie des Marktfoschungsinstituts Censuswide, durchgeführt in Zusammenarbeit Sharp Business Systems, fördert nun für Unternehmer alarmierende Zahlen zutage. Der Drucker, der vor dem Ausdruck erst "warm" laufen muss oder das Dokument, das ein Kollege an einer dafür nicht vorgesehenen und somit auch nicht auffindbaren Stelle abgelegt hat, kostet den Angestellten pro Jahr rund 19 Arbeitstage. Zeit, die mit warten oder suchen verbracht wird, aber in der die Produktivität des Mitarbeiters nicht auf den Unternehmenserfolg einzahlt.



In der Studie wurden Angestellten befragt, wie viel Zeit für welchen Vorgang konkret verschwendet worden ist. Zum Beispiel wurde den Marktforschern genannt:

• das Suchen nach Dateien oder Bildern, die nach der Bearbeitung durch andere Kollegen abgelegt worden: 22 Minuten.
• das Warten auf den Drucker, der nach dem deaktivieren des Standby-Modus wieder "warm" werden muss: 8 Minuten.
• der Gang zum Drucker, warten und drucken: 9 Minuten.

Erschreckendes Ergebnis: Über 19 Manntage gehen pro Jahr verloren

Insgesamt machen diese Verzögerungen durchschnittlich 38 Minuten des Arbeitstages aus, wobei jede einzelne dieser Minuten eben nicht direkt für den Erfolg des Unternehmens eingesetzt wird. Auf ein gesamtes Arbeitsjahr hochgerechnet ergibt dies 20 Arbeitstage.

Neben der unübersichtlichen Ablage von Dokumenten wurde auch die langsame Internetgeschwindigkeit moniert, die im Arbeitsfluss Verzögerungen generiert. Weiterhin gab ein Viertel der Befragten an, dass veraltete und langsame Technik allgemein viel Zeit kostet. Auch die Hilfe anderer Kollegen bei technischen Schwierigkeiten oder die Einstellung von Videokonferenzen verschwendet wertvolle Minuten, in denen sinnvollere Tätigkeiten ausgeführt hätten werden könnten.

Lediglich 15 Prozent der befragten Arbeitnehmer gaben in der Studie an, dass sie keinerlei zeitliche Verzögerungen durch schwierige oder nicht funktionierende Technik verspüren.

In der gesamten Studie wurden mehr als 6.000 Angestellte diverser Büros befragt, von denen rund 1.000 in Deutschland tätig sind. Im europäischen Vergleich lag Deutschland mit 19,67 Tagen pro Jahr im Mittelfeld. Weniger Verzögerungen durch moderne Technik gibt es in Schweden, etwa 15 Tage im Jahr. Schneller geht's auch in Polen, Tschechien, Ungarn und den Niederlanden. In Italien laufen die manche Prozesse in Büros noch langsamer ab. Hier kommen die Italiener auf rund 23 Arbeitstage im Jahr, die verschwendet werden.

Bei einem angenommenen Lohn von 15,00 Euro pro Stunde eines Arbeitnehmers werden bei 20 Arbeitstagen á 8 Stunden 2.400,00 Euro pro Jahr und Arbeitnehmer für Arbeitszeit bezahlt, in der die Produktivität nur gering oder im schlimmsten Fall gleich null ist. Mit Lohnnebenkosten sind das schnell 3 bis 4.000 EUR oder mehr pro Jahr und Arbeitnehmer.

Abhilfe schafft das digitale Büro 4.0

Abhilfe schafft das digitale Büro 4.0 durch die Aufwertung der Technik im Büro. Damit wird die Zahl der verschwendeten Minuten stark reduziert. Eine höhere Geschwindigkeit des Internets, eine neue Lösung zur Ablage und gemeinsamen Nutzung von Daten, die Einführung einer Zero-Mail-Policy oder moderne Hardware tragen zur Steigerung der Effizienz des Mitarbeiters bei.

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