Seit dem 01. Januar 2017 gilt die verschärfte Version der GoBD für deutsche Unternehmen. Bereits seit Januar 2007 sind E-Mails in Unternehmen offiziell Geschäftsbriefe. Gesetzliche Vorgaben verpflichten Unternehmen in Deutschland dazu, E-Mails und andere Geschäftsbriefe über viele Jahre hinweg revisionssicher (vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar) zu archivieren. Aber wie verhält man sich nun richtig, um das Ziel des digitalen Büro 4.0 nicht aus den Augen zu verlieren?
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| Nutzen Sie die GoBD zum Vorteil für Ihr Unternehmen - durch integriertes Dokumentenmanagement |
Uns allen ist es bewusst: Die tägliche E-Mail-Flut nimmt immer mehr zu. Anfragen, Bestellungen, Rechnungen, Schriftverkehr, Newsletter und viele E-Mails mehr finden sich meist unstrukturiert in unseren Postfächern.
Unternehmen durch GoBD verunsichert - yourIT erreicht eine Flut von Anfragen
Seit der Verschärfung der GoBD zum 01.01.2017 kommen vermehrt Kunden und Interessenten auf unser IT-Systemhaus yourIT zu, die von ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer auf das Thema Beleg- und E-Mail-Archivierung angesprochen wurden.
Bei einem der Interessenten hatten seine beiden bestehenden IT-Dienstleister zwei unterschiedliche isolierte E-Mail-Archive angeboten hatten - in diesem Fall waren es MailStore und Reddoxx. Er wollte von uns wissen, welches der beiden Systeme wir ihm empfehlen würde. Meine Antwort: Grundsätzlich bin ich für E-Mail-Archivierung. Ich würde aber keinem Unternehmen ein isoliertes E-Mail-Archiv empfehlen.
Als eingefleischter schwäbischer Geschäftsführer kann ich mir einfach nicht vorstellen, dass ein mittelständischer Geschäftsführer-Kollege Geld dafür ausgibt - und sei es noch so wenig - , einfach nur um "tote" E-Mails irgendwohin zu archivieren, nur für den Fall, dass ein Steuerprüfer irgendwann einmal eine dieser E-Mails sehen möchte. Stattdessen empfehle ich, eine übergreifende Dokumenten- und Informations-Strategie zu fahren, bei der "lebende" Dokumente die Digitalisierung der Geschäftsprozesse voranbringen und somit einen dauerhaften Mehrwert erzeugen.
Auch wenn unser Weg eines integrierten Dokumenten- und Prozess-Management-Systems einen höheren Investitionsbetrag bedeutet, ist es dann zumindest eine Investition. Das E-Mail-Archivierungs-Grab bedeutet dagegen keine Investition sondern nur eine unnütze Ausgabe, denn es wird kein Geldrückfluss stattfinden.
Vorteile/Nutzen der E-Mail-Archivierung für die GoBD 2017
Zuerst will ich hier kurz die Vorteile und den Nutzen einer E-Mail-Archivierung benennen.
Vermeidung rechtliche Nachteile durch die GoBD
Die in vielen Unternehmen praktizierte wissentliche Verletzung der gesetzlichen Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen und nicht selten auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
Wirtschaftliche Vorteile
- Schutz vor Datenverlust: Schluss mit fehlenden E-Mails durch defekte PST-Dateien oder durch absichtliche oder unabsichtliche Löschung durch Mitarbeiter.
- IT-Kosten reduzieren: E-Mail-Archivierung hilft gegen überlastete Server, steigende Storage-Kosten sowie aufwändige Backup- und Restore-Prozesse. Finanzielle Risiken durch Datenverlust und rechtliche Konflikte mit Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Behörden, etc. werden minimiert.
- Produktivitätssteigerung durch schnelles Suchen und Finden über alle E-Mails im Unternehmen
Technische Vorteile
- Kontrolle über alle E-Mails im Unternehmen
- E-Mail-Server entlasten
- Speicherbedarf reduzieren
- Backup- und Restore-Prozesse vereinfachen
- Verteilte E-Mails zusammenführen
- Postfach-Begrenzungen abschaffen
- Ständige Verfügbarkeit aller E-Mails im Unternehmen, auch im Falle eines Ausfalls des E-Mail-Servers.
Die genannten Vorteile sollten jeden Unternehmer und IT-Verantwortlichen überzeugen, sofort eine E-Mail-Archivierung im Unternehmen einzuführen. Allein über das schnellere Suchen und Finden amortisieren sich die Investitionskosten für Lizenzen und Einführung in der Regel in 6-12 Monaten.
Aber wenn Sie das Thema schon angehen, es gibt auch...
Kritik an isolierter E-Mail-Archivierung
Vgl. hierzu Wikipedia: "Die isolierte Archivierung von E-Mails stellt für Unternehmen [...] ein Risiko dar, da E-Mails in einen Sachzusammenhang mit anderen elektronischen Dokumenten gebracht werden müssen. Information muss entsprechend Inhalt, Nutzung und Rechtscharakter archiviert werden und nicht in Abhängigkeit von der Form. Es setzt sich daher der Ansatz des E-Mail-Managements durch, der E-Mails an elektronische Archivsysteme übergibt, die auch andere elektronische Dokumente, gescannte Faksimiles und Datensätze unter einem gemeinsamen Index verwalten. So können E-Mails als Bestandteil von elektronischen Akten visualisiert werden, die die Vollständigkeit und den Kontext aller zusammengehörigen Informationen berücksichtigen."
"isoliert" bedeutet hier, dass die E-Mails getrennt von anderen Dokumentenarten wie Fax, Brief, aufbewahrt werden. Für mich und alle anderen in Projekten und anderen elektronischen Akten denkenden und ablegenden Menschen ist eine getrennte Aufbewahrung von E-Mails einfach nur unlogisch. Für alle die es bisher nicht verstanden haben: In einem isolierten E-Mail-Archiv können eben nur E-Mails aufbewahrt werden und keine anderen Dokumente.
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| Dokumenten-Arten in DOCUframe |
Stellen Sie sich bitte vor, Sie (oder Ihr Mitarbeiter) möchten sich schnell ein Bild über alle Dokumente zu einem bestimmten Projekt oder Vorgang machen. Wollen Sie es sich und Ihren Mitarbeitern wirklich zumuten, die zum Projekt gehörenden E-Mails im E-Mail-Archiv zu suchen, während alle anderen Informationen in der Projektakte zusammengefasst sind?
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| DOCUframe-Projektakte-verschiedene-Dokumentenarten |
Alle rechtlichen, wirtschaftlichen und technischen Vorteile lassen sich potenzieren, wenn Sie statt einer isolierten E-Mail-Archivierung ein integriertes Dokumenten-Management-System (DMS) mit integrierter Archivierungslösung für alle Arten von Dokumenten und Informationen einführen. Die etwas höheren Investitionskosten amortisieren sich trotzdem innerhalb weniger Monate. Danach profitiert Ihr Unternehmen dauerhaft von den digitalen Prozessen Ihres Büro 4.0. Wenn Sie also verstanden haben, dass sich E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen rechnet, dann werden Sie erst recht verstehen, dass sich die umfassende Archivierung und das Management aller Dokumente im Unternehmen rechnen wird.
Als informierter Unternehmer oder IT-Entscheider sollten Sie nun erkannt haben, dass die Einführung eines isolierten E-Mail-Archivs in Ihrem Unternehmen definitiv zu kurzsichtig wäre. Ein isoliertes E-Mail-Archiv wird nie zu einer kompletten Archivierungslösung ausgebaut werden können. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter aber erstmal gewohnt sind, mit den digital verfügbaren "E-Mail-Geschäftsbriefen" in einem E-Mail-Archiv zu arbeiten, werden Sie ganz schnell dessen Grenzen erkennen und sich fragen, weshalb nur E-Mails archiviert werden und eben keine anderen Dokumente und Informationen.
Können Sie sich den Aufwand vorstellen, den die Ablösung eines aufgrund der GoBD als "Schnellschuss" eingeführten isolierten E-Mail-Archivs auf eine komplette Dokumenten-Management- und -Archivierungslösung verursachen wird? Für mein Verständnis führt dies die Diskussion über isolierte E-Mail-Archivierungs-Lösungen ad absurdum.
Welches E-Mail-Archiv empfiehlt den nun yourIT?
Zurück zu den Anfragenden Kunden und Interessenten. Wir empfehlen also derzeit weder die isolierten E-Mail Archive von MailStore, Reddox, Securepoint noch eines anderen Anbieters. Den vorprogrammierten Ärger mit dem Kunden tun wir uns ganz sicher nicht an, wenn er bemerkt, dass ihm das E-Mail-Archiv keinen Nutzen bringt und auch die Suche in den unstrukturiert archivierten E-Mails nach einem ganz bestimmten Vorgang häufig nicht zum gewünschten Erfolg führt.
Stattdessen empfehlen wir z.B. jetzt die Durchführung einer Kern-Prozessanalyse, mit der wir ganz klar herausarbeiten, welche Prozesse für die Digitalisierung verändert werden müssten, um den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen daraus zu ziehen.
Denken Sie bitte langfristig und entscheiden Sie sich von Anfang an für die Archivierung aller Dokumente und Informationen in Ihrem Unternehmen in einem einzigen integrierten Dokumenten- und Archivsystem. Kombiniert mit den zusätzlichen Vorteilen eines Dokumentenmanagement-Systems wie DOCUframe werden Sie und Ihre Mitarbeiter mittel- und langfristig damit sicher zufriedener sein.
Fordern Sie uns! Wir kümmern uns gerne um Ihr Archivierungs- und Dokumentenmanagement.
Ihr Thomas Ströbele
Link: Mehr Tipps für ein effektives und intelligentes E-Mail-Management in Ihrem Unternehmen finden sie hier.
